Тема 8. Автоматизация составления электронных документов

Тема 8. Автоматизация составления
электронных документов
Электронная форма документа
это страница с пустыми
полями, оставленными
для заполнения
пользователем.
это не изображения
бумажного документа,
а электронная
технология работы с
формами, где
бумажная форма
появляется только по
требованию в качестве
твердой копии
электронной.
Типы полей электронного
документа
Поля с постоянными реквизитами, не изменяющимися
среди экземпляров документа одного типа. Особенностью
таких полей является необходимость занесения их в
форму ЭД в процессе проектирования его структуры.
Поля с наименованием переменных реквизитов,
изменяющих свои значения при переходе от одного
экземпляра документа к другому, и также требующие
предварительного занесения в форму ЭД.
Поля со значениями переменных реквизитов, которые
могут быть двух типов: заполняемые вручную и
автоматически.
Типы полей электронного
документа
Управляющие кнопки, предназначенные для
инициирования каких-либо более сложных
вычислений или отсылки в базу данных, по
сети другому специалисту, по электронной
почте или факсу.
Поля для отметок, которые ставятся в
документе в процессе его просмотра.
Поля с электронными подписями.
Типы автоматически
заполняемых полей
вычисляемые поля с
помощью подключения
стандартных
статистических,
математических,
финансовых функций
или макросов
автоматически
заполняемые поля из
базы данных и из
справочников.
Преимущества использования
электронных документов:
уменьшается время обслуживания клиентов за счет
сокращения времени на поиск документов и на
реакцию на запрос;
повышается эффективность управления
информацией за счет получения более быстрого
доступа к документам, выбора более оптимального
способа хранения документов, получения
возможности собирать и обрабатывать документы в
большем количестве, чем раньше;
Преимущества использования
электронных документов:
принимаются быстрее более точные и обоснованные
управленческие решения;
повышается степень защищенности документа при хранении за
счет компактности документа, быстроты и дешевизны
копирования электронного документа в стольких копиях, сколько
нужно;
обеспечивается защита информации от несанкционированного
доступа с помощью выполнения более быстрой и дешевой
операции шифрования и дешифрования информации в
электронном документе;
увеличивается производительность труда за счет сокращения
подготовительных операций над документами и увеличения
времени на выполнение основных операций;
Преимущества использования
электронных документов:
доступ к документу получают одновременно нескольких
пользователей из рабочей группы, обеспечивается
взаимодействие сотрудников всех подразделений
предприятия, что позволяет избежать дублирования
выполняемых функций и задач;
уменьшаются затраты на обработку документа (снижаются
расходы по распространению и сбору форм, а также по
перемещению между исполнителями);
осуществляется полный контроль над формой в момент ее
движения между исполнителями, появляется возможность
определять сроки каждого этапа обработки формы и
контролировать исполнение.
Недостатки использования ЭД:
неполная юридическая проработка процесса
«подписи формы»,
сравнительная «молодость» технологий
подписи формы и отсутствие абсолютно
надежных технологий
Типы форм ЭД и технологий их
применения
Формы, предназначенные для сбора данных и
последующей статистической обработки.
Формы, предназначенные для сбора информации как
внутри, так и вне предприятия, но требующие
процедуры ознакомления, согласования и
подтверждения.
Создание Web - форм, доступных удаленным
пользователям, расширяет возможности групповой
работы с партнерами, клиентами и заказчиками.
Операции по созданию и
обработке ЭД:
проектирование структуры формы ЭД;
проектирование содержания формы ЭД;
установление связи между формами, что позволяет
автоматизировать процессы актуализации сведений,
заключенных в связанных формах;
осуществление работы с готовой формой, путем ее
заполнения из различных источников, автоматической
проверки правильности заполнения переменных полей, в
которые информация вводится вручную, проставления
отметок о просмотре документа, выполнения дальнейшей
пересылки его на рабочий стол другого специалиста или
передачи его по электронной почте или факсу.
Средства автоматизации работы с
ЭД должны включать:
гибкие графические средства создания и переналадки
структуры форм;
средства поддержки процесса заполнения форм и
контроля вводимых данных;
связь полей электронных форм с полями баз данных;
средства автоматизации вычислений значений полей с
переменной информацией;
средства маршрутизации и администрирования
прохождения форм как внутри организации, так и
между компаниями.
Средства разработки ЭД
средства MS Office;
программные средства проектирования
функциональных приложений ЭИС;
специализированные программные продукты,
которые позволяют встраивать ЭД в систему
электронного документооборота.
Средства MS Office
подготовка и хранение в базах шаблонов текстовых
и табличных документов;
поиск шаблонов для заполнения;
автоматизация процессов заполнения полей с
переменной информацией из базы данных;
автоматизация вычисления значений полей ЭД с
переменной информацией;
отсылка документов по электронной почте или по
сети.
Программные средства проектирования
функциональных приложений ЭИС:
разрабатывать структуру и содержание формы ЭД;
производить заполнение запрограммированных
экранных форм документов при вводе информации
с бумажных носителей;
производить автоматический контроль
правильности заполнения на основе информации
баз данных, по шаблонам заполняемых полей и с
использованием других методов контроля;
автоматически выполнять вычисления в документах
на основе информации, хранящейся в базах
данных, и алгоритмов расчета.
Специализированные
программные продукты
продукты, предназначены для проектирования ЭД и помогают
быстро имитировать бумажные формы;
большинство из них предоставляют таблицы, кнопки,
просматриваемые списки, штриховые коды и другие функции
автоматизации, включающие связи с различными базами
данных;
вносить элементы настройки типа «персонифицированных»
командных кнопок, но базовые формы не могут быть изменены;
для основных вычислений в электронных формах доступны как
стандартные операции, так и специальные финансовые и
статистические функции (применение таких средств
напоминает построение формул для электронных таблиц).
Возможности системы «JetForm»
хорошо структурированные средства
проектирования форм ЭД,
средства заполнения форм ЭД пользователем,
клиент-серверную обработку,
мощные средства централизованного управления
выдачей информации из корпоративных баз данных
и прикладных приложений в готовые формы на
печать,
отправку по электронной почте и по факсу и др.