Заголовок слайда отсутствует - Профессионал управления

Система обеспечения
качества управления
проектами как
стандарт компании
Александр Товб, Григорий Ципес, Илья Виноградов
Компания IBS
Миссия компании IBS
С помощью современных
технологий управления
информацией способствовать
как российским, так и
международным компаниям,
государственным предприятиям
и организациям в достижении
качественно нового уровня
эффективности
Через управление информацией –
к управлению бизнесом
IT - рынок в России: доля Группы Компаний IBS
25
20
15
%
10
5
0
Компания IBS •
•
Создана в 1992 году
Сегодня - 1500 сотрудников
2000 год
Доля Группы компаний IBS на
рынке IT в целом
Доля Группы компаний IBS на
рынке Системной интеграции
Доля Группы компаний IBS на
рынке IT оборудования
“...IBS крупнейшая российская
компания в сфере
информационных
технологий…»
Ведомости 26 сентября 2000г.
Структура компании
К
Маркетинговые
подразделения
Отделение тендерных
предложений и
поддержки продаж
Отделение ТЭК
Л
И
Отделение финансовых
институтов
Технологические подразделения
Департамент
Департамент
корпоративных
инженерно-
Интернет -
технологических
технологий
решений
Отделение
торговых систем
Отделение
сервиса и
поддержки
Департамент
сетевых
прикладных
решений
решений
Отделение управленческого
консалтинга
Отделение системного анализа и проектирования
Отделение корпоративных
проектов
IT - технологические
Отделение
телекоммуникаций
Центры Компетенций
Отделение по развитию
бизнеса
служба
Службы
ТЭЛКО
ТЭК
Служба поддержки
реализации проектов
Служба автоматизации
бизнес-процессов
Служба управления
персоналом
Финансовая служба
Служба управления
проектами
Служба управления
качеством
Маркетинговая
Е
Департамент
Отдел корпоративного развития
Служба корпоративных технологий
Сертификат
Стандарты компании IBS
Система управления качеством
Технология управления
проектами
Методология внедрения
ERP-систем
Стандарты разработки
программного
обеспечения
Система обеспечения
качества управления
проектами
Процессы обеспечения качества
управления проектами
 Планирование качества проекта
 Выполнение запланированных мероприятий
 Контроль качества выполнения проекта:
 Аудит
 Мониторинг
Экспертиза
Планирование качества проекта
 План управления проектом, раздел
«Обеспечение качества» (план по качеству)
 План аудиторских проверок проекта
 Формы анкет мониторинга и управленческой
отчетности, адаптированные для данного
проекта
Контроль качества выполнения
проекта
Руководитель
проекта
Руководство
Компании
Аудит проекта
Мониторинг
проекта
Экспертиза
проекта
1
Архив проекта
Аудит проекта
АУДИТОРСКОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ по ПРОЕКТУ № ХХХХ «НАИМЕНОВАНИЕ ПРОЕКТА»
№ аудита NN-XXXX-YYYYY
Менеджер проекта: ______________
Дата:
_______________________________
Эксперт-аудитор (Председатель группы):
Члены группы аудита:
Проверяемые Процедуры СУП (в соответствии с текущей стадией проекта):
Наименование процедуры
да/нет
Процедура Пр.01 СУП. Открытие коммерческого проекта
Процедура Пр.02 СУП. Организация работ по проекту
Процедура Пр.03 СУП. Анализ контракта
Процедура Пр.03А СУП. Принятие решения
Процедура Пр.04 СУП. Создание инфраструктуры проекта
Процедура Пр.05 СУП. Планирование работ коммерческого проекта
Процедура Пр.06 СУП. Исполнение и контроль работ по проекту
Процедура Пр.07 СУП. Управление изменениями
Процедура Пр.08М СУП. Мониторинг проекта
Процедура Пр.09 СУП. Заключение и изменение Контракта
Процедура Пр.10 СУП. Закрытие Контракта
Процедура Пр.11 СУП. Закрытие проекта
Пункты проектного плана: ___________________________________________________________
Проверенные документы:____________________________________________________________
Аудит проекта
АУДИТОРСКОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ по ПРОЕКТУ № ХХХХ «НАИМЕНОВАНИЕ ПРОЕКТА»
(продолжение)
Результаты проверки:
№
1.
…
M
…
N
Процедура
Соответ
ствует
да/нет
Замечания по соответствию/ причины
признания несоответствия, ссылки на
рекомендации, приведенные ниже.
Пр.01 СУП Открытие
коммерческого проекта.
…
Пп.17 проектного плана
Разработка ТЗ на
выполняемые работы
…
Пр.11 СУП Закрытие
проекта.
Рекомендуемые корректирующие мероприятия:
1. _______________________________________________________________________________
2. _______________________________________________________________________________
Общая оценка управления проектом:
Эксперт-аудитор ____________________________________(фамилия, подпись, дата)
Аудитор
____________________________________ (фамилия, подпись, дата)
Аудитор
____________________________________ (фамилия, подпись, дата)
Менеджер проекта: ____________________________________(фамилия, подпись, дата)
Дата следующего аудита _____/______/_______
Результат выполнения рекомендаций: ______________________________________________________
Аудитор
____________________________________ (фамилия, подпись, дата)
Мониторинг проекта
 Сбор необходимой информации по мере ее
появления в ходе проекта
 Хранение всей необходимой информации по
проекту
 Представление этой информации, как в
интегральной, так и в детальной форме в
соответствии с запросами пользователей
 Отображение соответствия плана и
фактических событий проекта
Оценка проекта по анкете
Диаграмма текущего статуса управления проектом
Управ ление коммуникациями
Управ ление рисками
Управ ление предметной областью
Проектное планиров ание
Управ ление качеств ом
Финансов ое и контрактное управ ление
Управ ление ресурсами
Управ ление изменениями
В СРЕДНЕМ ПО ПРОЕКТУ
1
3
5
7
9
11
13
15
Анкета мониторинга
4.0
Проектное планирование
8.0
Управление изменениями
Функции управления планированием заключаются в создании планов, которые охватывают
3.0
календарные графики поставок, потребности в ресурсах и работы в предметной области.
Функция Управления изменениями заключается в создании системы и определения процедур
7.0
Руководитель Проекта оценивает правильность планов, подтверждает выполнение работ,
для учета и сопровождения каждого изменения в проекте от появления потребности в нем до
затраты ресурсов
в соответствии
с планом, и обновляет
планыпроектных
в соответствии
Функции управления
предметной
областью заключаются
в определении
целей,с ходом работ.
2.0
завершения
реализации.
Функция
Управления
заключается
в создании стратегии и определении процедур
6.0 Финансовое
и ресурсами
контрактное
управление
требований и результатов. Управление предметной областью обеспечивает уверенность в
для своевременного и эффективного сбора, использования, и перераспределения ресурсов
При предусмотрены
заполнении используйте
следующие
варианты
ответов: работы не
том, что в проекте
все необходимые
работы
и отсутствуют
Управление
коммуникациями
Управление
Рисками включает
выявление
специфических
проектных
рисков
и
при
выполнении
проекта.
При заполнении используйте следующие варианты ответов:
Дана= достижение
Существует,проектных
документировано
и эффективно
используется
в
направленные
целей. Оно
главным образом
фокусируется
на 5.0
систематическую оценку показателей
риска проекта.
Управление
рисками
заключается в
Да =и Контрактное
Существует,
документировано
и эффективно
в
с целями,
задачами
требованиями
определении рамок соответствии
проектной деятельности,
на том, ичто
включено в проекта.
проект, а что нет.
Финансовое
Управление
заключается
в построениииспользуется
финансовой инфраструктуры
выработке решений по их Нет
принятию,
переносу,
снижению,
созданию
резервного
плана
При
заполнении
используйте
следующие
варианты
ответов:
= Отсутствует, или существует, но используется в проекте
соответствии
с целями,
задачами
и требованиями
Менеджер
проекта идентифицирует
юридические
обязательствапроекта.
которые относятся к
Управление коммуникациями
охватывает функции,
позволяющие
эффективно определять
Управлениепроекта.
качеством
заключается
в определении проектных
требований
и в планировании
действий для уменьшения
связанных
с рискомпо
неопределенностей
и негативных
Да
=
Существует,
документировано
и
эффективно
используется
в
неэффективно
ряду
причин.
Нетпроектной
= Отсутствует,
существует,
используется
в проекте
При заполнении
используйте
следующие
варианты ответов:
заказчику,
группе, иили
поставщикам.
Онно
контролирует
строгое
соблюдение
кто, когда и в какой форме должен
осуществлять
обмен информацией
по проекту.
мероприятий по
данных
требований.
Деятельность
по выполнению
проекта
последствий. Управление НП
Рисками
предполагает
роли положительных событий и
Д достижению
соответствии
с целями,
и требованиями
проекта.
= Неприменимо
дляувеличение
проекта.
неэффективно
по задачами
ряду причин.
необходимых
условий,
чтобы
гарантировать
удовлетворение
сторон
и уменьшить юридические
Да = Существует,
документировано
иданного
эффективно
используется в
анализируется,
и =прогресс
проектных
работ отслеживается
таким образом,
чтобы
снижения последствий неблагоприятных
событий
проекта.
Н
Нет
Отсутствует,
или
существует,
но
используется
в
проекте
НИ
=
Неизвестно
на
данный
момент.
риски.
Менеджер
проекта
оговаривает
обязательства
с
субподрядчиками
на планируемые
соответствии
с целями,
задачами и требованиями проекта.
НП = Неприменимо
для
данногоипроекта.
При заполнении используйте следующие
варианты
ответов:
гарантировать
соответствие
ожиданиям,
и
заказчика,
исполнителя
проекта.
НП координирует
по ряду
причин.
работы,
их действия,
и контролирует
Д
Нет = Отсутствует,
илииспользуется
существует,в но используется в проекте
Да = Существует, документировано
и эффективно
НИнеэффективно
= Неизвестно
на данный
момент. результаты.
НИ
При
заполнении
используйте
следующие
варианты
ответов:
НП = Неприменимо для данного проекта.
соответствии с целями, задачами
и требованиями
проекта.
Н
неэффективно
по ряду
причин.
Д заполнении используйте следующие варианты ответов:
При
Разработана
ли
структура
декомпозиции
работ
(WBS)
проекта,
которая
включает
все
работы,
Да
=
Существует,
документировано
и
эффективно
используется
в
НИ заполнении
= Неизвестно
на данный
момент. варианты ответов:
При
используйте
следующие
Нет = Отсутствует, или существует,
но используется
проекте проекта.
НП
НП = Неприменимо
длявданного
ДаН= Существует,
документировано и эффективно используется в
4.1
которые
требуются
для
его
завершения?
(перечень
должен
включать
работы
по
обеспечению
Н
соответствии
с
целями,
задачами
и
требованиями
проекта.
Да = Существует, документировано и эффективно используется в
неэффективно по ряду
причин.
НИ
НИ
= Неизвестно на данный момент.
НП соответствии
В проекте
определена,
и выполняется процедура изменения проектного
с целями,
и документирована
требованиями
проекта.
качества, оценке
хода проекта,
подготовке планов)
Нет = Отсутствует,
или существует,
но используется
в проекте
8.1 соответствии
сзадачами
целями, задачами
и требованиями
проекта.
НП = Неприменимо
для данного проекта.
НИ= Отсутствует,
плана
и графика
работ?
Нет
или существует,
ногруппы
используется
в проекте
Формирование
рабочей
выполняется
в соответствии
с утвержденным Ресурсным
Д
Основывается
декомпозиции работ (WBS)
и
причин. ли календарный план проекта на структуре
Нет
=
Отсутствует,
или
существует,
но
используется
в
проекте
НИ = Неизвестно на неэффективно
данный момент.по ряду
7.1 Н
Д
По проекту
4.2 разработан документ (план управления проектом) содержащий формулировку
Д
неэффективно
причин.
планом?
Н
формализованной
НП = Неприменимо для данного
проекта. методике по оценке требуемых ресурсов?
неэффективно
по ряду
причин.
Всепо
лиряду
изменения
оргструктуры
проекта документированы и производятся в соответствии с
3.1 целей, постановку задач и методов их решения? (как явно выраженные,
так и
Н
8.2= Неприменимо
НПН = Неприменимо
для данного
проекта.
Д
НП
НИ = Неизвестно на данный
момент.
НП
для
данного
проекта.
Все ли
допущения, сделанные при разработке Календарного
плана проекта зафиксированы
Роли
и
ответственности
в
проекте
определены,
и
участники
рабочей
группы
отобраны
в
принятой
процедурой?
подразумеваемые
потребности заказчика должны быть документированы
и согласованы)
Д
4.3
НП
7.2НИН= Неизвестно
Д
НИ = Неизвестно
на данный на
момент.
Н
НИ
данный
момент.
документально?
соответствии
с этими
требованиями?
Предусматривает
ли процедура изменений в предметной области порядок
Н
НИ
НПсогласования
8.3
3.2заказчика
Определение
состава
и(лицо
содержания
проектных
работработ,
проводилось
совместно
с заказчиком?
НП
Определен ли Сделана
со стороны
куратор
проекта
из
высшего
руководства
компании,
Количественные
оценки
результатов
проекта
(строки
кода,
страницы
документации,
и
т.
д.)
Ограничения
на
выполнение
проектных
определяемые
технологией,
заказчиком,
изменений
проектного
плана?
НП
ли (и оформлена документально) обобщенная оценка рисков c обсуждением в
НИ
7.3
НИ
Н
наиболее2.1
заинтересованое в успехе проекта
и имеющее
возможности решать
стратегические
Д
4.4рассматривались
компанией
поставщиком,
илипроекта
руководством
IBS отражены
в Календарном
Д Проводятся
оценивались
согласно
процессу?
НИ
рабочей группе?
(оценка
делается
на -начальной
стадии
и уточняется
в дальнейшем)
В проекте
альтернативные
варианты
решения,
результаты
оформленыплане проекта
Созданаи ли организационная
структура
проекта (в соответствии
с планом
управления
ли надокументированному
регулярной
основе оценки
изменений
календарного плана, бюджета,
затрат
НП
вопросы относящиеся к3.3
целям и финансированию
проектаю) и его участие в проекте п
5.1
Д
8.4
документированы?
Предусмотрена
ли
процедура
контроля
фактических
расходов
проекта
в
соответствии
со
Требования
любого
типа ресурсов (аппаратные средства, программное обеспечение иДт.д.)
документально и согласованы руководством ИБС и заказчиком?
проектом)
и эффективно
лидля
она
работает?
ресурсов
во
взаимосвязи?
6.17.4
Д
2.2 Проводится ли в проекте регистрация
используемых
при
оценке
рисков
методик?
Н
статьями
бюджета?
документированы?
Зависимости,
трудоемкость, ии регулярно
ресурсы определены
и учтены
по всем
работам
Календарного
Проектные
документированы
обсуждаются
командой
проекта
с
Разработан лиДи выполняется ли план по обеспечению качества (как раздел плана управления
4.5требования
3.4ИБС и заказчиком
НП
5.2
Н
Между командой проекта
сложилась рабочая атмосфера?
Д
Среда
проектом поддерживает
данныхизменений
для финансовой
8.5 (инфраструктура)
Извещаются лиуправления
все заинтересованные
стороны осбор
принятии
в проекте?
привлечениемплана?
представителей заказчика?
проекта)?
6.27.5 Все ли допущения, сделанные при планировании ресурсов, документированы?
Д
Н
отчетности в соответствии с установленными требованиями?
2.3 Выявленныевзаимодействия
риски разделены
по уровнюина
низкий,
средний ипроекта
высокий?
Д
Порядок информационного
с детальное
Заказчиком
между
участниками
Существует
всех
работ
входящих
в WBS
(Work Breakdown Structure
4.6 ли
Разработан
лиописание
по проекту
план
по вехам
(milestone
plan)?
Д Изменения
документации
(проектнойдокументов
папки) проводятся
и
3.5(Должны быть
Н
5.3 Проведен
ли 8.6
рабочей
группой проектной
анализ контракта
и других стартовых
проекта? по документированной
Д
определен и согласован?
определены состав
официально
структура декомпазиции
работ)
проекта? распростаняемой
Создана
ли
схема
организационной
структуры
проекта
для
наглядного
представления
6.3 Все
ли финансовые
процедуры
в
проекте
оговорены
и
выполняются?
Д
Н
утвержденной процедуре?
7.6
Н
2.4 средства
Документированы
ли ав также
"журнале
рисков
и угроз"
потенциальные
проектные
Д
информации,
ее передачи,
регламент
обмена
этой
информацией. Кроме
того риски?
субординации
и ответственности участников проекта?
Все ли представляемые
заказчику
результаты, предусмотренные
перечнем
работ
или
4.7
В
проектном
графике
отслеживаются
реальные
сроки
выполнения
и
продолжительность
работ?
Д
Отражает деловой
ли проектная
папка актуальное
состояние
3.6
Д
должн
Стандарты
для технической,
деятельности,
обеспечения
качества,проекта
а также с учетом всех изменений
календарным планом контракта, отражены в Плане Проекта?
6.4 Обучена
ли рабочая
проекта
принятым финансовым
процедурам
стандартам? Д
Д
Согласована
ли сгруппа
заказчиком
документированная
оценка
ресурсови(материально-технических,
8.7
5.4
прошедших вработ
процессе
его выполнения?
7.7
Н
Было ли сделано
объявление
о старте
(чтобы
увеличить
осведомленность
по проекту)
количественные
характеристики
установлены,
документированы, и выполняются?
2.5 Был
ли рассмотрен
на проекта
совещании
рабочей
группы
план
рисками
?Д
Н
Отражает
ли
календарный
плануправления
ограничения
и доступность
ресурсов?фиксируемый
(материальных
и
персонала
и т.д.) привлекаемых со стороны заказчика?
Предусмотрена
ли,
и
производится
ли
приемка
заказчиком
всех
работ,
имеющих
4.8
Н
как в организации клиента
3.7 так и в ИБС? людских)
Д
Все
ли
изменения
стандартов
и
требований
к
выполняемым
работам
проводятся
в
6.5 Бюджет
НП
контрактом
результат?
8.8 проекта основывается на расчете ресурсов и ресурсном плане?
Классифицированы
ли проектные
риски по приоритету, вероятности возникновения, и влиянию
7.8 Проектные
требования
к Календарного
квалификации
и опыту
исполнителей
определены
и документированы? Н
соответствии
с формально
принятой
и проекта
документированной
процедурой?
2.6 ли протоколы каждого совещания всем затронутым сторонам ?
Д
Проводилось
ли перед
утверждением
плана
его всестороннее
Рассылаются
Н
содержащий
все необходимые
для завершения
проекта
работы, согласован
на результатыПлан
и ходПроекта,
проекта?
5.5и
Д
Учитывает
ли календарный
план проекта
резерв ресурсов
необходимый
для выполнения
3.8
Н 6.6 Фактические
рассмотрение
проекта?
4.9 утвержден всеми сторонами участвующими в проекте?
Нвсеми участниками
издержки
прослеживаются
и сверяются
сидентифицируются,
плановыми?
НП
формально
Потребности
в
подготовке
и
обучении
персонала
планируются,
и
условий контракта в соответствии с планами чрезвычайных действий?
8.9 Предусматривает ли процедура изменений в проекте пересмотр оценки рисков
проекта?Д
7.9
2.7
Документирован
ли
подход
к
управлению
каждым
принятым
риском?
Д
Определена ли (и выполняется на практике) процедура работы с проблематикой проекта?
Д
для всех участников
проекта?
Регулярно ли выполняются
проводится сопоставление
календарного
плана и бюджета с ходом работ и
Определены ли
и
задокументированы
ли
обязательные
для
проведения
работ
требования
5.6
Д
Документированы
ли все допущения,
призаказчика,
составлении
сметы
проекта?
Д
Полностью ли определена процедура контроля статуса проекта в плане управления
проектом?
3.9совещания
Д 6.7 по
На
команды
проекта ипринятые
со
и ИБС
могут
быть наложены
затратами
проекту?
Существует
ли
план действий
для
каждого
риска, для
которого выбрана
переноса
Регулярно ли проводятся
по статусу
проекта
с участием
представителей
клиентастратегия
и
4.10
Н участников
налагаемые
внешним
окружением
Установлены
ли приоритеты
длястороны
классификации
изменений
в проекте?
7.10 8.10
Д
2.8
Д и др.)?
Выполняется
ли она в (законодательством,
процессе реализацииэкологией,
проекта?Д гос.регулированием
взыскания
и они могут
быть
представлены
к поощрениям?
субподрядчиков?
или снижения риска?
CобираютсяВсе
ли
и анализируются
ли количественные
характеристики
хода
проектных
работ для
статьи
проектных
затрат,
такие
как командировки,
закупки
и аренда
оборудования,
6.8
Д
5.7
Д
обучение
и
т.д.
включены
в
проектный
бюджет?
оценки
тенденций
проекта?
Разработан
чрезвычайный
план
действий
для экспертиза
принятых
рисков
предусмотрен
Итог 6
3.10лиБыла
ли произведена
независимая
технического
уровня проектных решений?
Н
Ведется ли
по
проекту
в части
проблем
и решений,
возникающих
по иходу
Итог 9 Итог
2.9сбор информации
Н
Д
соответствующий
резерв
ресурсов?
обязательства,
которые должны
быть закрыты
к завершению
проекта
СуществуетВсе
ли контрактные
и выполняется
ли план по управлению
конфигурацией
продукта
(продуктов)
его исполнения,
для последующего
анализа
и использования в Компании.
6.9
Д
5.8
НИ
идентифицированы
и
документированы?
проекта?
Итог
8
2.10 В рамках
совещаний
по статусу
проектных рисков?
Д
Были ли разьяснены
все плановых
роли и обязанности
членов
рабочейпроекта
группы проводится
на стартовомобзор
совещании
Д
Содержит
ли Папка проекта актуальные версии всех документов, составленных в рамках
6.10 Вовлечен ли МПр в проектную орг. структуру и реально выполняет соответствующую роль?
Д
по проекту?
5.9
Д
проекта и отражающих процесс его выполнения?
Итог 9
Все ли принятые изменения проектных планов и процедур доводятся до сведения команды
Д
проекта и заказчика?
5.10 Осуществляется ли контроль качества в проекте в соответствии с планом ?
Н Итог 16
Управление предметной областью
Управление ресурсами
Управление рисками
1.0
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
Управление качеством
Итог 12
Итог 12
Д
Н
НП
НИ
Н
Д
Д
Н
Д
Н
Д
Н
Н
Н
7
Экспертиза проекта
Заключение:
• Рекомендации по преодолению
проблем
• Тиражирование положительного
опыта
•
•
Источники информации:
Формализованные данные
процедур аудита и мониторинга
проекта.
консультации и собеседования
Политика качества компании
Предпосылки создания системы
обеспечения качества проектов
Политика качества Компании, которая
определяет основные цели обеспечения
качества проектов
 Руководство Компании по качеству, которое
определяет основные методы обеспечения
качества и структуру документов системы
обеспечения качества
 Система управления качеством Компании
 Технология управления проектами как
составная часть системы управления качеством

Основные задачи внедрения
системы обеспечения качества
проектов
 Создание в компании организационной
структуры контроля качества проектов
 Создание нормативно-методической базы
обеспечения качества проектов
 Формирование технологии обеспечения
качества (планирование, выполнение и
контроль мероприятий)
Организационное и нормативнометодическое обеспечение системы
управления качеством
Генеральный
директор
Политика качества
Зам.Генерального
директора
Зам.Генерального
директора
Служба управления
качеством
Служба управления
проектами
Процедуры управления
проектом
Управление
проектами
Мониторинг
Детальные инструкции по
исполнению процедур
Методология
Экспертиза
Аудит
Руководство по качеству
Шаблоны документов
Главные выводы
 Реальные проблемы внедрения:
 Значительная стоимость работ
 Увеличение «непроизводительных»
трудозатрат
 Негативная реакция «регламентируемого»
персонала
 Ожидаемые результаты:
 Повышение качества выполнения проектов
за счёт четкого определения сфер
функциональной ответственности,
обязанностей и порядка взаимодействия
сотрудников в соответствии с их позициями
в корпоративной иерархии и ролями в
выполняемых проектах
СПАСИБО
ЗА ВНИМАНИЕ!
• Звоните:
967 80 80
• Пишите: [email protected]