Порядок учета документов, входящих в состав

Порядок учета документов,
входящих в состав библиотечного
фонда.
Электронные документы.
Голендухина Елена Борисовна
Заведующая отделом электронных ресурсов
СОУНБ им. В.Г.Белинского
Библиотечный фонд сегодня включает: "все документы, предоставляемые
библиотекой ее пользователям; включая документы, имеющиеся в
библиотеке, и удаленные ресурсы, для которых оформлены права доступа,
постоянного или временного значения".
Международный стандарт ISO 2789:2006 «Информация и документация.
Международная библиотечная статистика».
•
"Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда",
утвержден Приказом Министерства культуры Российской Федерации 8
октября 2012 г. №1077, введен в действие 3 июня 2013 г. взамен
«Инструкции об учёте библиотечного фонда» (1998г.).
•
Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда с
комментариями и приложениями. Руководство РБА. Утверждено на ХХ
Ежегодной конференции РБА (Самара, 21 мая 2015 г.)
«Порядок учета документов…»
• Документ потребует уточнений и доработки. Он будет
дополняться и совершенствоваться в связи с принятием новых
нормативных документов, по мере накопления опыта работы
с электронными сетевыми ресурсами и другими
документами.
• «Как следует из текста, термины для обозначения сетевых
электронных документов приняты условно, поскольку они
не имеют определений в отечественных нормативных
документах, а жанр такого документа, как "порядок", не
позволяет утверждать новую терминологию. Но эти термины
согласуются с международной терминологией, поэтому будем
пользоваться ими до их официального подтверждения или
утверждения новых понятий в российских стандартах»
(Н.И.Хахалева, РГБ).
Порядок учета. Общие положения
Документы поступают в библиотеку и включаются в библиотечный
фонд в результате поставки обязательного экземпляра, покупки
(подписки, обмена, дарения, пожертвования, копирования
оригиналов из фонда библиотеки).
Учету подлежат все документы (постоянного, длительного,
временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и
выбывающие из фонда библиотеки, независимо от вида носителя.
Виды электронных документов Электронные документы на съемных носителях
Электронные сетевые документы:
•Сетевые локальные документы
•Инсталлированные документы
•Сетевые удаленные документы
Формы учетных документов
Учет документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного
учета в традиционном и (или) электронном виде.
Электронные документы – Реестр индивидуального и суммарного учета.
Рекомендуется ведение Реестров суммарного и индивидуального учета
раздельно: для документов на материальных (физических) носителях и
для электронных документов.
Последние могут учитываться в одном реестре, например, реестр
суммарного учета сетевых электронных документов или в отдельных
реестрах для инсталлированных, сетевых локальных документов,
сетевых удаленных документов.
Сайт РБА. Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного
фонда, с комментариями и приложениями.- М., 2014.- 52 с.;
Приложения. Примерные формы и образцы учетных документов.- 22с. http://www.rba.ru/content/news/vid_news_str.php?id=3316
Формы учетных документов
• Примерные формы и образцы основных учётных
документов не носят строго регламентированного
характера, их можно видоизменять, дополнять,
редактировать, использовать в соответствии с типом
библиотеки, объёмом фонда, традициями учёта,
решаемыми задачами, наличием автоматизированной
библиотечной системы, её особенностями и т.д.
• Единственный документ, форма которого носит
регламентированный характер — это форма «Акт о
списании исключённых объектов библиотечного
фонда».
Единицы учета
Основными единицами учета документов библиотечного фонда
являются экземпляр и название. В «Порядке учета» сохранена
обобщающая единица учета фонда – «экземпляр» для обозначения
унифицированного показателя величины библиотечного фонда, но
при этом допускается высокий уровень условности в
использовании данного термина.
Под показателем «количество экземпляров» суммируются:
• отдельные физические единицы на пленочных и иных видах
носителей информации (рулоны микрофильмов, микрофиши
(пластины), слайды, бобины, диски, кассеты);
• файлы на уровне электронных копий отдельных физических
единиц оригиналов;
• базы данных инсталлированных электронных документов и
включенные в них полнотекстовые электронные документы;
• базы данных удаленных сетевых ресурсов и включенные в них
полнотекстовые электронные документы, имеющие
самостоятельное заглавие.
Порядок учета. Общие положения
• Суммарный и индивидуальный учет фонда ведется
структурными подразделениями библиотеки, в ведении
которых находится комплектование фонда, а также
подразделениями, обеспечивающими хранение и использование
закрепленных за ними частей общего фонда библиотеки.
• В библиотеках со сложной системой фондов необходимо
сочетание учетных форм на общебиблиотечном и локальном
уровнях.
Например: Реестры инсталлированных и сетевых локальных
документов ведутся подразделениями или ответственными
лицами, выделенными в библиотеках, исходя из организационнотехнологической целесообразности.
Порядок учета. Общие положения
Для того чтобы в максимальной степени
использовать все возможности Порядка учёта и
Руководства, на их основе каждой библиотеке
необходимо разработать собственный
внутренний документ по порядку учёта с
отражением своей специфики.
(например - Инструкцию по учету библиотечных
фондов, Правила ведения учета фонда, Порядок
учета фонда библиотеки и т.п.)
Учет электронных документов
Виды электронных документов
• К электронным документам относятся документы на съемных
носителях (компакт-диски, флеш-карты);
• документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере)
библиотеки и доступные пользователям через информационнотелекоммуникационные сети (далее -сетевые локальные
документы);
• документы, размещаемые на автономных автоматизированных
рабочих станциях библиотеки (далее инсталлированные
документы);
• документы, размещенные на внешних технических средствах,
получаемые библиотекой во временное пользование через
информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора,
контракта, лицензионного соглашения с производителями
информации (далее -сетевые удаленные документы).
Документы на съемных носителях.
Компакт-диски.
Документы на компакт-дисках разделяются по своему функциональному
назначению:
1. Завершенное электронное издание, которое нерасторжимо с носителем и
программной оболочкой;
2. Приложение к печатному изданию;
3. Версия баз данных, которая предназначена исключительно для
обслуживания пользователей и подлежит возврату поставщику или
уничтожению по истечении времени подписки;
4. Архивная / резервная копия электронных документов, пользовательские
версии которых доступны с сервера библиотеки.
Учету подлежат все виды перечисленных документов на компакт-дисках.
Не подлежат учету компакт-диски технического назначения, предназначенные для
переноса информации на сервер библиотеки, т.е. выполняющие функцию
промежуточного носителя.
Компакт-диски
Документы на компакт-дисках:
1. Завершенное электронное издание, которое нерасторжимо с носителем и
программной оболочкой;
2. Приложение к печатному изданию;
3. Версия баз данных, которая предназначена исключительно для обслуживания
пользователей и подлежит возврату поставщику или уничтожению по истечении
времени подписки – это в основном мастер-копии ; внутренний учет по
решению администрации.
4. Архивная / резервная копия электронных документов, пользовательские версии
которых доступны с сервера библиотеки; внутренний учет по решению
администрации.
Рекомендации: учет экземплярности электронных копий на основе выделения
мастер-копий, архивных копий и пользовательских копий осуществлять во
внутреннем учете фонда по решению администрации библиотеки. В
статистический учет включать электронные документы только в формате
представления (пользовательские копии).
Компакт-диски
Как одно название учитываются:
- отдельно выпущенный компакт-диск;
- каждый компакт-диск, входящий в нумерованную или
ненумерованную серию электронных изданий;
- комплект компакт-дисков, объединенных общим
названием;
- изданные в качестве самостоятельных изданий
приложения к изданиям любого другого вида, имеющие
собственное заглавие и допускающие их использование
без обращения к основному изданию.
Формы учета – Реестры индивидуального и суммарного
учета (инвентарная книга, книга суммарного учета
библиотечного фонда).
Флеш-карты
Если носитель записан один раз и перезаписи не подлежит, то
его следует рассматривать как электронное издание и учитывать
как одно название и один экземпляр (учет компакт-дисков).
ГОСТ Р 7.0.20-2014 Библиотечная статистика
Единицей подсчета количества электронных документов является:
экземпляр и название компакт-диска, дискеты, флэш-карты для
электронных документов на съемных носителях.
Для перезаписываемых носителей
В документах на флеш-картах как одно название учитывается
каждое целостное произведение, имеющее самостоятельное
заглавие
Инсталлированные документы
Инсталлированные документы – документы, размещаемые
на автономных автоматизированных рабочих станциях
библиотеки.
Примеры: базы данных компаний «Консультант Плюс»,
«Гарант», «Кодекс» и т.п.
Если такие документы приобретаются библиотекой для
совместного использования сотрудниками в служебных
целях (для бухгалтера, юриста и т.д.) и для обслуживания
читателей, они учитываются в составе фонда библиотеки.
• Специализированные базы данных, приобретаемые
библиотекой исключительно в служебных целях
(например, 1С Бухгалтерия, «Декларант Плюс» и т.д.), в
библиотечный фонд не включаются и не подлежат учету.
Инсталлированные документы
Инсталлированные документы учитываются на уровне баз
данных и включенных них отдельных полнотекстовых
документов, имеющих самостоятельные заглавия.
Как одно название учитывается целостное произведение,
имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от
его представления.
Единицы учета электронных документов определены в
соответствии с международным стандартом по
библиотечной статистике (ИСО 2789), согласно которому
единицу учета «название» можно интерпретировать как
«информационную единицу, доступную пользователю».
Инсталлированные документы
Индивидуальный учет электронных инсталлированных
документов осуществляется в электронном виде путем
регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им
регистрационного номера. В реестр индивидуального учета
сетевых удаленных документов включаются основные
характеристики базы данных (пакета): описание базы данных
(название, производитель, платформа и (или) адрес входа), срок
окончания права доступа, количество названий, входящих в базу
данных (пакет). (Каждая БД в Реестр индивидуального учета
заносится отдельно)
Суммарный учет поступления электронных инсталлированных
документов ведется в электронном реестре с отражением
следующих показателей: даты и порядкового номера записи,
реквизитов лицензионного договора (названия и номера
документа, срока его действия, стоимости), количества баз
данных (пакетов) и включенных в них названий.
Инсталлированные документы
КонсультантПлюс- «срок окончания права доступа» – по
Договору – в течение неопределенного срока – бессрочный.
В Приложении к Договору с УралРелком обозначены все
доступные БД.
Консультант Плюс - Меню - сервис – статистика (отображено
количество документов в БД).
ГАРАНТ – Помощь - строка" Информация о комплекте".
(информация о количестве БД и документов в комплекте).
Сетевые локальные документы
• Сетевые локальные документы образуют в
библиотеках электронную (цифровую)
библиотеку или коллекцию, которые
включают преимущественно оцифрованные
библиотекой документы, но могут включать
и документы в цифровой форме,
приобретенные путем покупки или
полученные безвозмездно.
Сетевые локальные документы
Рекомендуется:
• сетевые локальные документы учитывать на уровне копий
отдельных, физически обособленных единиц оригинала (лист
листового издания, том книжного издания, номер журнала,
номер газеты) и отдельных произведений документов
электронного происхождения.
• как одно название документа учитывается целостное
произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне
зависимости от его представления.
• учет экземплярности электронных копий на основе выделения
мастер- копий и архивных копий осуществлять во внутреннем
учете фонда по решению администрации библиотеки.
• в статистический учет включать электронные документы только
в формате представления (пользовательские копии).
• Если в фонд поступает электронный сетевой локальный
документ, состоящий из множества файлов даже в различных
форматах, он учитывается как одна единица.
Сетевые локальные документы
Индивидуальный учет
Реестр учета электронных сетевых локальных документов
представляет собой учетно-регистрационную базу данных,
включающую идентификационные сведения об
электронных сетевых локальных документах (дата записи в
регистре, идентификационный номер, краткое
библиографическое описание документа (автор, заглавие,
том, часть, выпуск, место и год издания), цена документа и
информацию о загрузке документа в электронную
библиотеку.
Сетевые локальные документы
Суммарный учет –
• В реестр вписываются данные о поступившей партии документов:
дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно
начинается с N 1), источник поступления, номер и дата первичного
учетного документа, количество поступивших документов и
стоимость с указанием даты загрузки поступлений в систему.
• Сведения об электронных копиях, изготовленных на собственной базе
библиотеки, вносятся в электронный реестр на основе Накладной на
внутреннее перемещение документов, Накладной на передачу готовой
продукции в места хранения. Составление накладной и внесение
сведений в реестр осуществляются с периодичностью, установленной
в библиотеке и утвержденной в Учетной политике (например, один
раз в месяц.
• Стоимость партии документов определяется производственным
подразделением на основе затратного метода (путем калькуляции
произведенных затрат).
Сетевые удаленные документы
Сетевые удаленные документы, к которым библиотека
приобретает доступ, могут представлять:
• продукцию издателей и (или) агрегаторов;
• электронные фонды или коллекции других библиотек
(электронный фонд Президентской библиотеки имени
Б.Н. Ельцина, электронная библиотека диссертаций
Российской государственной библиотеки, электронная
библиотека авторефератов диссертаций Российской
национальной библиотеки, Национальная электронная
библиотека и др.);
• свободные интернет-ресурсы, отобранные библиотекой
и включенные в свои навигационно-поисковые
системы.
Сетевые удаленные документы
Внутрибиблиотечный учет сетевых удаленных
документов, как части библиотечного фонда,
находящейся в доступе, рекомендуется вести в
отношении только лицензионных ресурсов
издателей и агрегаторов.
Что касается электронных фондов или
коллекций других библиотек, а также свободных
интернет-ресурсов, включенных в свои
навигационно-поисковые системы, их учет
может вестись в библиотеке в управленческих
целях.
Сетевые удаленные документы
Лицензионная продукция
Учитывается как часть
издателей и (или) агрегаторов библиотечного фонда,
находящаяся в доступе
Электронные фонды или
коллекции других библиотек,
доступные через виртуальные
читальные залы
Могут учитываться в
системе
взаимоиспользования
библиотечных ресурсов
Свободные интернетресурсы.
Могут учитываться в
управленческих целях
Сетевые удаленные документы
Индивидуальный учет осуществляется в
электронном виде путем регистрации баз данных
(пакетов) без присвоения им регистрационного
номера.
В реестр включаются основные характеристики
базы данных (пакета): название БД,
производитель, платформа и (или) адрес входа;
срок окончания доступа; количество названий,
входящих в БД.
Срок окончания доступа БД «ЛитРес» – до
окончания лимита выгрузок
Сетевые удаленные документы
• Суммарный учет поступления электронных
сетевых удаленных документов ведется в
электронном реестре с отражением следующих
показателей: даты и порядкового номера записи,
реквизитов лицензионного договора (названия и
номера документа, срока его действия,
стоимости), количества баз данных (пакетов) и
включенных в них названий.
• При подсчете суммарного количества названий
исключаются дублирующиеся названия в пакетах
на одной платформе.
Учет выбытия электронных сетевых
документов
Электронные сетевые локальные документы удаляются из
электронной библиотеки на основании Акта о списании с
указанием причины исключения.
Причина исключения - утрата, ветхость, дефектность,
устарелость по содержанию, непрофильность.
Выбытие электронных сетевых удаленных документов не
оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия
является истечение срока действия документа (договора,
контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право
доступа к определенной базе данных сетевых удаленных
документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного
соглашения, оформленного на новый срок.
Учет итогов движения фонда электронных
сетевых документов
Итоги движения фондов подводятся в Реестре суммарного учета
библиотечного фонда на основании данных суммарного учета о
поступлении и выбытии документов.
Итоговые данные имеют четыре обязательных показателя:
состояло на начало года, поступило за год, выбыло за год,
состоит на конец года.
Итоговые данные по электронным сетевым удаленным
документам представляются следующими показателями учетных
единиц: состояло на начало года, оформлено в доступ в течение
года, доступ прекращен в течение года, состоит на конец года.
Итоговые данные о документах на физических носителях,
электронных инсталлированных, сетевых локальных
документах, электронных сетевых удаленных документах
представляются раздельно.
Проверка наличия электронных сетевых
документов
Проверка доступности электронных сетевых удаленных
документов осуществляется с адресов входа, указанных в
регистре индивидуального учета.
Проверка фонда сетевых локальных документов может
осуществляться путем автоматического сопоставления
библиографических записей с полнотекстовыми файлами.
Проверка всего фонда или его части завершается
составлением акта о результатах проведения проверки
наличия документов библиотечного фонда и приложением к
нему списка документов, отсутствующих по
неустановленной причине.
Делопроизводство в организации учёта
библиотечного фонда
Постоянно, до ликвидации библиотеки, хранятся
регистры индивидуального и суммарного учета
документов библиотечного фонда (регистрационные
книги, инвентарные книги, книги суммарного учета,
учетный каталог, топографические описи и
каталоги).
Статистическая отчетность
Основные требования, предъявляемые к учету библиотечного фонда:
соответствие номенклатуры показателей учета фонда аналогичным
показателям государственной библиотечной статистики.
Разработчики «Порядка учета...» ввели в новый документ основные параметры
учета сетевых удаленных ресурсов и вместе с тем подготовили предложения по
внесению изменений в статистическую форму 6-НК по раздельному учету
библиотечного фонда на физических носителях, сетевых локальных документов
как электронной (цифровой) библиотеки, инсталлированных документов, сетевых
удаленных лицензионных документов. Общую величину библиотечного фонда
РБА рекомендует представлять дифференцированно – фонд во владении и фонд в
доступе.
В государственную статистику формы 6-НК предлагается внести как основную
единицу учета сетевых локальных документов, или электронной (цифровой)
библиотеки, — «название». При суммировании с другими частями фонда
«название» будет приравниваться к «экземпляру».
ГОСТ Р 7.0.20-2014 Библиотечная статистика
• 4.4 Приведенные в настоящем стандарте
показатели применяются избирательно, в
зависимости от специфики библиотеки, состава ее
фондов, перечня оказываемых услуг и исходя из
конкретных целей сбора первичных
статистических данных. Обязательными
показателями являются те, которые относятся к
официальному статистическому учету и подлежат
отражению в статистических формах
установленного образца.
Форма 6-НК (предложения)
Спасибо за внимание!
СОУНБ им. В.Г.Белинского
Отдел электронных ресурсов
Тел. 359-80-61
E-mail: z_inf@library.uraic.ru