Theme_12

Информатика
Для направлений подготовки: 072500.62 «Дизайн»,
080200.62 «Менеджмент», 100400.62 «Туризм»,
080400.62 «Управление персоналом»,
080100.62 «Экономика»
Институт информатики, инноваций и бизнес-систем
Кафедра информационных систем и прикладной информатики
Тема 12. Система управления
базами данных Microsoft Access
Объекты СУБД Access
Объект (закладка) таблицы
Таблицы - это
основные объекты
любой базы данных.
В таблицах хранятся:
 все данные,
имеющиеся в базе,
 структура базы
(поля, их типы и
свойства).

Способы
создания
Объекты СУБД Access

Запросы - эти объекты служат для извлечения
данных из таблиц и предоставления их пользователю
в удобном виде.
 С помощью запросов выполняют такие операции,
как отбор данных по заданному критерию, их
сортировку и фильтрацию.
 С помощью запросов можно выполнять
преобразование данных по заданному алгоритму,
создавать новые таблицы, выполнять
автоматическое наполнение таблиц данными,
импортированными из других источников,
выполнять простейшие вычисления в таблицах и
многое другое.
Объект (закладка) запросы
Объекты СУБД Access

Формы — это средства для ввода данных или
просмотра данных. Предоставляют пользователю
средства для заполнения только тех полей, которые
ему заполнять положено.
 Одновременно с этим в форме можно разместить
специальные элементы управления (счетчики,
раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и
прочие) для автоматизации ввода.
Закладка «Формы»
Объекты СУБД Access




Отчеты предназначены для вывода данных на
печатающее устройство (например принтер).

В них приняты специальные меры для
группирования выводимых данных и для вывода
специальных элементов оформления, характерных
для печатных документов (верхний и нижний
колонтитулы, номера страниц, служебная
информация о времени создания отчета и т. п.).
Макросы автоматизируют выполнение конкретной
операции БД без программирования.
Модули содержат прогшраммы на языке Visual Basic,
применяемые для настройки, оформления и
расширения БД.
Страницы доступа предназначены для просмотра и
работы через Интернет с данными, хранящимися в
базах данных MS Access или MS SQL Server.
Технология работы в СУБД
Создание структуры таблиц БД
Ввод и редактирование данных в таблицах БД
с использованием формы
без использования формы
Обработка информации базы данных
на основе запросов
на основе программы
Вывод информации из БД
с использованием отчетов
без использования отчетов
Типы данных Microsoft Access




Текстовый — тип данных, используемый для
хранения обычного неформатированного текста
ограниченного размера (до 255 символов).
Поле Мемо — специальный тип данных для хранения
больших объемов текста (до 65 535 символов).
 Физически текст не хранится в поле. Он хранится в
другом месте базы данных, а в поле хранится
указатель на него, но для пользователя такое
разделение заметно не всегда.
Числовой — тип данных для хранения
действительных чисел.
Дата/время — тип данных для хранения
календарных дат и текущего времени.
Типы данных Microsoft Access



Денежный — тип данных для хранения денежных
сумм.
 Теоретически, для их записи можно было бы
пользоваться и полями числового типа, но для
денежных сумм есть некоторые особенности
(например, связанные с правилами округления),
которые делают более удобным использование
специального типа данных, а не настройку
числового типа.
Счетчик — специальный тип данных для уникальных
(не повторяющихся в поле) натуральных чисел с
автоматическим наращиванием.
 Естественное использование — для порядковой
нумерации записей.
Логический — тип для хранения логических данных
(могут принимать только два значения, например Да
или Нет).
Типы данных Microsoft Access



Поле объекта OLE — специальный тип данных,
предназначенный для хранения объектов, например
мультимедийных, вставляемых внедрением или
связыванием (OLE).
 Реально, конечно, такие объекты в таблице не
хранятся. Как и в случае полей MEMO, они хранятся в
другом месте внутренней структуры файла базы
данных, а в таблице хранятся только указатели на них
(иначе работа с таблицами была бы чрезвычайно
медленной).
Гиперссылка — специальное поле для хранения
адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на
ссылке автоматически происходит запуск броузера и
воспроизведение объекта в его окне.
Мастер подстановок — это не специальный тип
данных. Это объект, настройкой которого можно
автоматизировать ввод в данных поле так, чтобы не
вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося
списка.
Средства создания объектов
базы данных СУБД Microsoft
Access

СУБД Microsoft Access предоставляет несколько
средств создания основных объектов:
 ручные - разработка объектов в режиме
Конструктора;
 автоматизированные - разработка с помощью
программ-мастеров;
 автоматические — средства ускоренной
разработки простейших объектов.
Средства создания объектов
базы данных СУБД Microsoft
Access
Рекомендации по применению средств создания объектов:
 При разработке учебных таблиц и запросов
рекомендуется использовать ручные средства —
работать в режиме Конструктора. Использование
мастеров ускоряет работу, но не способствует
освоению понятий и методов.
 При разработке учебных форм, отчетов и страниц
доступа лучше пользоваться автоматизированными
средствами, предоставляемыми мастерами.
 Дизайн этих объектов трудоемок, поэтому его лучше
поручить программе, а учащемуся сосредоточиться
на содержательной части работы.
Создание БД
1.
2.
Меню Файл – Создать
Указать имя создаваемой БД
Создание структуры таблиц БД
1.
2.
3.
4.
В окне базы данных выбрать объект Таблицы
Выбрать пункт Создание таблицы в режиме конструктора
В окне конструктора указать имя поля и тип данных
Определить первичный ключ таблицы
Создание структуры таблиц БД
Установление связей между
таблицами
1.
2.
3.
Меню Сервис –
Схема данных
Добавить таблицы,
участвующие в связях
и закрыть окно
Добавить
Отбуксировать поле
таблицы Студент на
соответствующее
поле таблицы Книги.
Установление связей между
таблицами
1.
2.
Активизировать флажок
Обеспечение
целостности данных и
указать тип отношения
(один-ко-многим) и
нажать кнопку Создать
Связи представлены в
виде линий между
связующими полями
таблиц
Создание форм для ввода
данных в таблицы







Выбрать объект Формы
Выбрать пункт Создание формы с помощью мастера
Выбрать в качестве источника данных таблицу
Из списка доступных полей выбрать нужные поля
Выбрать внешний вид форм из предложенных
Выбрать стиль оформления
Задайте имя формы
Ввод и редактирование
данных в таблицах с помощью
форм
1.
2.
3.
Выберите объект Формы
Откройте форму
Заполнить данными соответствующие поля формы
Обработка информации базы
данных
Обрабатывать информацию БД можно:
 С помощью запросов
 В процессе выполнения специально
разработанной программы
Обработка информации базы
данных




Запрос – инструкция на отбор записей
Запросы бывают следующих типов:
Запрос-выборка – для отбора данных, хранящихся в
таблицах, и не изменяющий эти таблицы
Запрос-изменение – для изменения или
перемещения данных:





На добавление записей
На удаление записей
На создание таблицы
На обновление
Запрос с параметром – определяет условие отбора
во время выполнения запроса
Обработка информации базы
данных на основе запросов
Создание запроса на отображений фамилий, телефонов, адресов студентов, имеющих
задолженность по возврату книг
1.
2.
3.
4.
Выбрать объект Запросы и пункт Создание запроса в режиме конструктора
Добавить таблицы, по полям которых будет произведен запрос
Выбрать поля, отображаемые в запросе и сформулировать условие отбора
В результате выполнения запроса получим следующую таблицу
Вывод информации из БД на
основе отчета. Создание отчета
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Выбрать объект Отчеты и пункт Создание отчета с помощью мастера
Выбрать запрос или таблицу, на основе которой будет создан отчет
Из списка доступных полей выбрать нужные для отчета
Выберите вид данных для представления
Выберите уровни группировки данных
Выберите порядок сортировки данных в отчете
Выберите макет отчета
Выберите стиль отчета
Задайте имя отчета
Просмотрите отчет
Вывод информации из БД на
основе отчета. Создание
простейшего отчета
1.
2.
3.
Выбрать объект Отчеты и нажать кнопку Создать
Выберите Автоотчет и укажите источник данных
Просмотрите отчет
Использование материалов презентации
Использование данной презентации, может осуществляться только при условии соблюдения требований законов РФ
об авторском праве и интеллектуальной собственности, а также с учетом требований настоящего Заявления.
Презентация является собственностью авторов. Разрешается распечатывать копию любой части презентации для
личного некоммерческого использования, однако не допускается распечатывать какую-либо часть презентации с
любой иной целью или по каким-либо причинам вносить изменения в любую часть презентации. Использование
любой части презентации в другом произведении, как в печатной, электронной, так и иной форме, а также
использование любой части презентации в другой презентации посредством ссылки или иным образом допускается
только после получения письменного согласия авторов.