Внутренние аудиты: практика использования
advertisement
Внутренние аудиты Требования. Практика использования в образовательном учереждении Качество процесса Выполнение нормативных требований и требований потребителей СМК Точное соблюдение времени выполнения (этапов и процесса в целом) Оптимизация затрат и минимизация времени РЕЗУЛЬТАТИВНОСТЬ Качество продукта (конечного результата) – индикатор или показатель СМК КАЧЕСТВО Адаптивность (отклик на изменения в соответствии с изменениями требований) ЭФФЕКТИВНОСТЬ ГИБКОСТЬ Сравните с живым организмом, а не с безумной машиной!!! Внутренний аудит Внутренний аудит рассматривают как параллельный другим видам мониторинга (административным) канал получения независимой информации о степени реализации политики университета, выполнении процедур и требований СК ОУ для повышения достоверности и обеспечения полноты информации и последующего принятия решений по улучшению. Внутренний аудит Для результативного проведения аудита используют следующие принципы: а) этичное поведение – основа профессионализма; б) добросовестное исполнение – обязательство правдиво и точно представлять наблюдения, заключения и отчет; в) профессиональное внимание – приложение усердия и рассудительности при проведении аудита; г) независимость – основа беспристрастности аудитора и объективности заключений по результатам аудита; д) подход, базирующийся на доказательствах рациональный метод достижения надежных и воспроизводимых заключений по результатам аудита в процессе систематического аудита. Внутренний аудит аудитор своими вопросами помогает решать проблемы кафедры (подразделения); задача аудита – поиск слабых и сильных сторон системы качества образовательного учреждения, а не поиск «виновных лиц», хотя высокие достижения конкретных лиц должны быть отмечены Внутренний аудит Непосредственно на рабочих местах члены аудиторской группы осуществляют сбор информации, используя следующие методы: опрос как руководителей, так и исполнителей; наблюдение за работой, производственной средой и условиями; анализ документации, включая записи, сводных и других данных. Внутренний аудит Каждый объект проверки должен оцениваться: а) по критерию результативности управления: 3 – выполняется без замечаний; 2 – выполняется с несущественными замечаниями; 1 – частично выполняется; 0 – не выполняется; б) по критерию результативности в достижении целей подразделения: >1 – достижения выше сформулированных целей; =1 – достижения соответствуют целям; <1 – достижения близки к целям; н – достижения далеки от целей. Рекомендации по подготовке к аудиту 1 Чистота и порядок: - все помещения должны иметь соответствующие таблички с указанием номера помещения, наименования и категории безопасности. Внутри помещений должны быть таблички с указанием ответственного за помещение, плана эвакуации, телефонов специальных служб по безопасности объектов, времени проветривания; - в помещениях должны быть обеспечены чистота и порядок; - на стенах отсутствие устаревших плакатов, различных извещений и другой информации с загнутыми или незакрепленными углами, в несвежем или порванном виде; - отсутствие "материальных скоплений различного рода"; - соответствующее санитарное состояние и порядок в туалетах. 2 Идентификация: - обозначить комплекты документации, схемы и т.д. по соответствующей принадлежности и составить перечни документов в комплектах; - желательно, чтобы на полках (или на внутренних сторонах дверок шкафов) были небольшие таблички с указанием содержащихся документов. - нигде не должно быть необозначенных, "лишних" документов; все формы, бланки, журналы и т.д. должны иметь: наименование организации и подразделения; соответствующие подписи с расшифровкой (должность, Ф.И.О.), дату; все изменения, дополнения и просто исправления должны быть подписаны исполнителем с указанием даты. КАЧЕСТВО НАЧИНАЕТСЯ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ» «КАЧЕСТВО НАЧИНАЕТСЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СРЕДЫ ОБИТАНИЯ – РАБОЧЕГО МЕСТА – НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ» Правило «5S» КАЧЕСТВО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СРЕДЫ ОБИТАНИЯ – РАБОЧЕГО МЕСТА - Правило «5S» СМК АНГЛ. РУС. Что делать? STRUCTURIZE ОРГАНИЗОВАННОСТЬ УДАЛЯТЬ НЕНУЖОЕ SISTEMATIZE АККУРАТНОСТЬ НАХОДИТЬ ЛЮБОЙ ДОКУМЕНТ ЗА 20 СЕК. SANITIZE ЧИСТОТА ОТВЕЧАТЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕ ЧИСТОТЫ STANDARDIZE СТАНДАРТИЗАЦИЯ ВИЗУАЛИЗИРОВАТЬ РАЗМЕЧАТЬ ПРОСЛЕЖИВАТЬ SELF-DISCIPLINE ДИСЦИПЛИНА ДЕЛАТЬ ВСЕ ВЫШЕСКАЗАННОЕ ЕЖЕДНЕВНО 3 Оборудование и оснастка: все основное и вспомогательное оборудование должно иметь инвентарный номер и быть чистым. Аналогичные требования к оснастке; состояние оборудования должно отвечать технологической инструкции, паспорту, чертежам и другой документации по эксплуатации. Должны быть сведения об их проверках; 4 Наличие плаката "Политика руководства в области качества« В каждом подразделении должны быть вывешены плакаты «Политика» и «Цели организации в области качества». Документы должны быть подписаны, утверждены и содержать дату. ИСО 9001:2000 п. 8.2.2 Внутренние аудиты (процесс М8.2.2) Наличие на месте учтенной копии Стандарта организации. Внутренние проверки. Документы по аудиту (программа и план, протоколы, план КД/ПД, отчёт). ИСО 9001:2000 п. 8.2.4 Измерение и контроль продукции (процесс М8.2.4) Наличие данных о подтверждении мониторинга информации об удовлетворенности потребителей (архивирование анкет, благодарностей, рекламаций и т.п.) Проверка наличия Положения об экзаменах и зачетах , Положения об итоговой государственной аттестации студентов и реализации их требований (записи об измерении приобретенных знаний: экзаменационные билеты, тесты). Мониторинг качества продукции – КАЧЕСТВО пакета контролирующих материалов СМК ???? Актуализация (сроки пересмотра, внесения изменений, согласование) Реализация замечаний и предложений предыдущей ИГА Квалификация персонала и обученность пользования документами Идентификация и хранение документации Своевременность и правильность оформления стандартных форм Показатели удовлетворенности потребителей – наличие жалоб не некорректные задания и претензии по оформлению Методы Наблюдение, сравнение, экспертная оценка, анализ документальных источников 1 – Не соответствует требованиям, использование (внедрение, обеспечение) невозможно Характеристика качества контролирующих материалов (КОМ) для обеспечения (название мероприятия) протокол № ______ от «__» _______200 - г. А З 2 – Замечания значительные, устранимые, требуется коррекция 3 – Замечания существенные, возможно использование (применение, проведение) при условии доработки и совершенствования 4 – Хорошее качество, замечания не существенные, минимальные, легко устранимые Б 5 – Идеальная оценка, замечаний нет Наименование показателя А – Содержание КМ соответствует внешней нормативной базе (ГОС) Ж В В – КМ представлены в назначенный срок 1 Г – КМ обеспечены соответствующими ресурсами 1 1 Е 1 Г Д1 Идеальная оценка Реальная оценка Аудитор ________________________ Б – Соответствие КМ внутренним нормативным требованиям Д – КМ согласованы во всех заинтересованных инстанциях Е – КМ имеют компьютерный аналог Ж – КМ имеют инновационные моменты, авторские элементы. З – Разработка КМ имеет элементы научного исследования (исследования проводятся / исследования не предусмотрены) А– Содержа ние КМ соответс твует внешней нормати вной базе (ГОС) Б– Соответ ствие КМ внутрен ним нормати вным требова ниям В– КМ предста влены в назначе нный срок Г– КМ обеспеч ены соответс твующи ми ресурса ми Д– КМ согласов аны во всех заинтер есованн ых инстанц иях Е– Ж– КМ КМ имеют имеют иннова компью ционны терный е аналог момент ы, авторск ие элемен ты. З– Разработка КМ имеет элементы научного исследова ния (исследова ния проводятся / исследова ния не предусмот рены) ко м м е н т а р и о ц е н а к й 1 – Не соответствует требованиям, использование (внедрение, Характеристика качества УМK для обеспечения УВП обеспечение) невозможно 2 – Замечания значительные, устранимые, требуется коррекция НАЗВАНИЕ ________________________________ 3 – Замечания существенные, возможно использование (применение, проведение) при условии доработки и совершенствования Специальность – «___________________________» автор – ____________________________________ (протокол № ______ от « А З » ____________200__ г. 4 – Хорошее качество, замечания не существенные, минимальные, легко устранимые 5 – Идеальная оценка, замечаний нет Наименование показателя Б А – Содержание УММ соответствует требованиям внешней нормативной базы (ГОС) Б – Соответствие УММ внутренним (НМК) нормативным требованиям Ж В В – Соответствие срока представления/УММ представлены в назначенный срок 1 Г – УММ обеспечены соответствующими ресурсами / ресурсы не обозначены 1 1 Е 1 Д1 Идеальная оценка Г Реальная оценка – ___ из 40,0 –___ ___% Д – УММ согласованы во всех заинтересованных инстанциях / согласования нет Е – УММ имеют компьютерный аналог, рациональный дизайн. Ж – УММ имеют инновационные моменты, Аудитор: ________________________ элементы научного исследования, с замечаниями ознакомлен _________________ «___» __________________200__г. 19 З – Завершенность и комплектность с замечаниями ознакомлен ___________________ «___» ______________200___г. материалов А– Содержа ние УММ соответс твует требова ниям внешней нормати вной базы (ГОС): Б– Соответ ствие УММ внутрен ним (НМК) нормати вным требова ниям: В– Несоотв етствие срока предста вления/ УММ предста влены в назначе нный срок : Г – УММ обеспеч ены соответс твующи ми ресурса ми/ресур сы не обознач ены: Д – УММ согласов аны во всех заинтер есованн ых инстанц иях/согл асовани я нет: Е– УММ имеют компью терный аналог, рацион альный дизайн: Ж– УММ имеют иннова ционны е момент ы, авторск ие элемен ты. З– Завершенн ость и комплектн ость материало в: К о м м е н т а р и й о ц е н к а Характеристика качества УМК для обеспечения УП Рабочая программа «Инфекционные болезни с курсом ВИЧ-инфекции и эпидемиологии», повторная экспертиза Специальность – « АД», автор –______________. Протокол № _46_ от _12 сентября____2005 г. А 1 – Не соответствует требованиям, использование (внедрение, обеспечение) невозможно 2 – Замечания значительные, устранимые, требуется коррекция 3 – Замечания существенные, возможно использование (применение, проведение) при условии доработки и совершенствования 4 – Хорошее качество, замечания не существенные, минимальные, легко устранимые 5 – Идеальная оценка, замечаний нет З Б Наименование показателя А – Содержание УММ соответствует требованиям внешней нормативной базы (ГОС) 0 Ж В 1 1 Е Д1 Идеальная оценка Г Реальная оценка – 29 из 40,0 – 72,5 % Аудитор: Мосалова Л.Ф., с замечаниями ознакомлен _______________________ «___» _____________2005 с замечаниями ознакомлен В – Соответствие срока представления/УММ представлены в назначенный срок (5) Г – УММ обеспечены соответствующими ресурсами/ресурсы не обозначены(0) 1 1 Б – Соответствие УММ внутренним (НМК) нормативным требованиям Д – УММ согласованы во всех заинтересованных инстанциях/согласования нет (0) Е – УММ имеют компьютерный аналог, рациональный дизайн. Ж – УММ имеют инновационные моменты, элементы научного исследования, ___________________ «___» _____________2005 З – Завершенность и комплектность материалов А– Содержани е УММ соответству ет требования м внешней нормативно й базы (ГОС): Б– Соответств ие УММ внутренним (НМК) нормативны м требования м: В– Несоответст вие срока представле ния/УММ представле ны в назначенны й срок (5): Г – УММ обеспечены соответству ющими ресурсами/ ресурсы не обозначены (0): Д – УММ согласован ы во всех заинтересо ванных инстанциях/ согласовани я нет (0): Е – УММ имеют компьюте рный аналог, рациональ ный дизайн: Значительно нарушен 5 5 1 5 5 5 Ж– УММ имеют инновацио нные моменты, авторские элементы. З– Завершенность и комплектность материалов: Не имеют. Формы внеаудиторной работы студентов обозначены, но отсутствуют личностноориентированные приемы и методы стимулирования этой деятельности. 0 3 Пример протокола несоответствия Взгляд скептического оптимиста Благодаря вариабельности процессов бытия и производства несоответствия появляются все равно. Но их количество должно уменьшиться до разумного минимума.
