Комплексные решения по автоматизации

Комплексные решения по автоматизации
Проблемы «неуправляемых»
документов
•
•
•
•
•
Актуальные данные у одного сотрудника
(централизованное хранилище)
Ненадежность хранения документов
(специальные решения, резервное
копирование)
Сложность отслеживания конфиденциальных
данных (права доступа)
Трудоемкость поиска (полнотекстовый поиск,
метаданные)
Неоптимальность БП, из-за принятия решений
каждый раз (формализованные БП)
Проблемы «неуправляемых»
документов
•
•
•
•
•
Неэффективность из-за различных подходов в
подразделениях (единые бизнес-процессы)
Задержки при пересылке документов
(автоматическая рассылка)
Забывчивость исполнителей и контролирующих
должностей (автоматические уведомления)
Проблемы коммуникации с контрагентами
(публичные документы)
Проблемы классификации и повторного
использования документов (общая иерархия
хранилища и типизация документов)
Решение проблем
Внедрение системы электронного
документооборота -СЭД.
СЭД - комплекс программных средств,
обеспечивающий электронный
документооборот, а также контроль над
потоками документов в организации.
Основные принципы электронного
документооборота
• Однократная регистрация документа
• Возможность параллельного выполнения различных
операций с целью сокращения времени движения
документов и повышения оперативности их исполнения
• Единая централизованная база документов с
возможностью хранения метаданных и управления
версиями
• Эффективно организованная система поиска документа
• Развитая система отчётности по различным статусам и
атрибутам документов, позволяющая контролировать
движение документов по процессам документооборота
• Удостоверение подлинности информации на основе
электронной цифровой подписи (ЭЦП)
Системы электронного
документооборота
• EMC Documentum
• DocsVision
EMC Documentum
•
•
•
•
•
•
EMC Documentum — это программная платформа для управления
содержанием в масштабе предприятия.
EMC Documentum помогает создавать содержание с помощью популярных
настольных приложений и простых в использовании шаблонов. Она также
собирает и объединяет готовое содержание из различных источников.
EMC Documentum управляет этим содержанием и содержанием из других
корпоративных приложений, в том числе ERP и CRM-систем и
корпоративных порталов. Она делает содержание более интеллектуальным
за счет использования категоризации, метаданных, тегирования, что делает
процессы поиска и получения результатов более эффективными.
EMC Documentum автоматизирует процессы рассмотрения, согласования и
утверждения для любого элемента содержания в соответствии с
предопределенными пользователем бизнес-правилами — эта возможность
обеспечивается функционалом workflow и управления жизненным циклом.
EMC Documentum управляет связями между элементами содержания, что
позволяет одному элементу содержания иметь различные представления в
зависимости от того, как он используется в различных контекстах и каналах
распространения.
EMC Documentum является первой в мире платформой управления
содержанием, основанной на полностью единой архитектуре.
Условная схема обработки
документа «Приказ»
Согласование в отделе кадров
Согласование в юридическом отделе
Подписание
Подготовка
документа
Согласование 1
документа
...
Согласование N
Обработка замечаний
Корректировка документа
Ознакомление с документом 1
...
Ознакомление с документом N
Отправление
документа в архив
DocsVision
DocsVision решит задачи управления
документами и процессами:
• Автоматизация документооборота и архива
документов
• Автоматизация управленческих процессов
• Поддержка современных методик управления:
управление качеством, процессное управление,
управление знаниями
• Синхронизация бизнес-процессов и процедур
документооборота в ваших филиалах и
отделениях, в том числе в других городах и
странах.