Заголовок - ИТ-Бизнес в Машиностроении, Металлургии, ТЭК и
реклама
Опыт построения широкомасштабных систем электронного документооборота в крупных производственных компаниях Вадим Ипатов ИнтерТраст +7 (495) 956 7928 [email protected] XII международная научно-практическая конференция "ИТ - Бизнес в Металлургии, Машиностроении и ТЭК" Отличительные особенности документооборота крупных производственных компаний Значительная организационная и территориальная распределенность Высокая плотность документопотоков Частые изменения в нормативной и технической документации Документирование распорядительной деятельности Объемные и сложные договоры/контракты Масштабные архивы документов Большая и ответственная деловая переписка Целевые аудитории СЭД Департамент ДОУ (Управление делами) ИТ-Департамент Повышение прозрачности деловых процессов, бизнеса в целом. Повышение скорости доставки управленческих решений Служба качества Повышение статуса департамента в организации за счет высокой ценности ИТрешения в части повышения эффективности управления и ускорения деловых процессов. Повышение стратегической ценности ИТ для бизнеса Руководство Значительное снижение нагрузки на департамент, за счет вовлечения в процессы обработки документов всех участников документооборота и контекстного распределения между ними обязанностей Документирование деятельности в соответствии с требованиями ИСО, упрощение процедур отслеживания изменений, упорядочение своей деятельности Функциональные подразделения (отдел маркетинга, бухгалтерия, финансовая, юридическая службы, проектные подразделения) Возможность документирования и автоматизации своих процессов Архитектура решения CompanyMedia® Технологическая платформа Базовые сервисы Прикладной уровень Уровень внедрения и эксплуатации Отличительные особенности Универсальность и функциональная полнота возможностей Системы, их соответствие требованиям государства, общепринятым стандартам и мировым методикам. Применение в качестве базовой технологии программного обеспечения IBM Lotus Domino/Notes — мирового лидера в области систем управления территориально-распредленными, неструктурированными данными. Реальная корпоративность: работа Системы в организациях со сложной территориально-распределенной организационной структурой за счет специальной архитектуры и проектных решений Системы. Высокая продуктивность работы пользователей, за счет наличия нескольких видов функциональных рабочих мест, обеспечивающих непосредственное вовлечение всего персонала организации в формирование необходимой для управления информации, которое осуществляется в рамках деловых процессов организации и должностных обязанностей их участников. Персональные рабочие места, индивидуализация пользовательского интерфейса обеспечивают работу пользователей в Системе в контексте их бизнес-ролей. Кроссиндустриальность системы, не зависящая от отраслевой принадлежности и модели бизнеса. Отличительные особенности Высокая масштабируемость системы, позволяющая отнести ее к классу промышленных систем, обеспечивающих работоспособность с большим количеством данных, пользователей и территориальных объектов. Широкие возможности по интеграции со смежными информационными системами предприятия на уровне бизнес-процессов за счет применения сервис-ориентированной архитектуры, обеспечивающей предоставление функций документооборота другим информационным системам в качестве сервисов. Учет индивидуальности организаций как за счет использования широкого функционала стандартной Системы, так за счет ее кастомизации, преимущественно методом настроек. Высокие, в том числе, сертифицированные государством возможности Системы по защите информации. Управление безопасностью осуществляется не на уровне баз данных, а на уровне информации и бизнес-процесса, объединяющего несколько баз данных. Развитые возможности аналитической обработки информации в интересах поддержки принятия решений и оценки эффективности работы персонала на основе фактов. Архитектура решения Уровень представления информации (интерфейсы рабочих мест СЭД) Рабочие места предметных специалистов Универсальные рабочие места линейных руководителей и сотрудников Корпоративный сайт Рабочие места руководителей Уровень прикладных задач (типовые конфигурации) Документационное обеспечение управления Управление деловыми процессами Управление документацией Коллективная работа с документами Управление потоками работ Уровень базовых сервисов Сервис управления потоками работ (WorkFlow) Сервис защиты и управления доступом к информации Сервис управления контентом Сервис управления прикладными модулями Сервис обработки данных и построения отчетов Корпоративные и локальные справочники и классификаторы Сервис интерактивного тренинга персонала Технические сервисы Уровень технологической платформы Lotus Domino/Notes Коммуникационная инфраструктура Средства интеграции Уровень технологической платформы Восприимчивость к Взаимодействие и клиентские сервисы (online и offline) контексту бизнес задач Гибкость Мобильный Потоки Приложения Толстые клиент Браузер Портал контента под задачи клиенты Адаптивность Открытые стандарты Реальная распределенность Совместная работа и Общение и Приложения и Ориентированность на управление контентом социальное ПО интеграция конечного пользователя Простота и естественность Органичность и Деловые Информация оптимизируемость в процессы рамках задач, процессов, интересов Уровень базовых сервисов Сервис управления потоками работ (WorkFlow) Сервис управления контентом Сервис представления информации (порталы) Сервисы сканирования (в том числе потокового), распознавания текста и штрихкодирования Сервис защиты и управления доступом к информации Сервисы, предоставляемые внутренним и внешним приложениям Регистрация документа (без участия пользователя) Создание поручения по документу Создание поручения по поручению по документу. Передача в СЭД проекта документа и его согласование (запуск процесса согласования в СЭД и возврат статуса его завершения). Фиксация факта исполнения поручения Постановка на контроль поручения Снятие с контроля поручения Согласование документа из внешнего приложения Создание и доставка внутреннего документа по внешнему документу Запрос о состоянии документа/процесса Публикация документа Передача внешнего документа в Архивный модуль Прикладной уровень Полный набор необходимых компонент документоориентированной информационной системы «Сквозной» документооборот Территориальная распределенность Коллективные средства работы с документами Прикладные задачи Общий документооборот в соответствии со стандартами Специализированный документооборот Поддержка бумажного, электронного и смешанного документооборота Горизонтальный, вертикальный, внешний Поддержка директивного управления Документарная поддержка бизнес процессов Управление документацией Единый контроль заданий Формирование дел Электронный архив Центр Отчетов Специализированные модули «Договоры» «Проекты» «Заседания» «Планирование» «Техническая документация» «Нормативно-распорядительная документация» «Техническая поддержка» «Прензионно-исковая работа» «Доверенности» «Мероприятия» Территориальная распределенность Обеспечение гарантированной доставки данных и объединение изменений, сделанных разными пользователями на разных серверах за счет репликации баз данных Обеспечение работы в многих часовых поясах Оптимизация хранения данных и трафика между серверами Обеспечение распределенной бесконфликтной обработки документов Поддержка централизованного и децентрализованного администрирования системы «Сквозной» документооборот единое информационное пространство всей организации, включая ее территориальные филиалы работа с штатным расписанием всех филиалов и всем персоналом организации деловые-процессы, охватывающие несколько организаций компании повышение эффективности управления и ускорение деловых процессов Вх.д-т Рязань Исх.д-т Исполнение Связь рязанский филиал Исх.д-т Вх.д-т АУ Резолюция Ростовский филиал Вх.д-т Москва Исполнение Исх.д-т Ростов-на-Дону Рабочие места СЭД СЭД должна использоваться всеми сотрудниками организации, участвующими в документообороте, независимо от их должностных обязанностей и местоположения Участники документооборота: Делопроизводители Функции: Регистрация документов Ввод образа документа Соотнесение и контроль связанных документов Направление адресату (отметка о доставке) Постановка на контроль, контроль исполнения Формирование дел (отношение к делу) Контроль движения экземпляров и копий Ведение архивов Построение отчетов Степень участия: Высокая Требования к функционалу: Профессиональные Участники документооборота: Исполнители Функции: Подготовка проектов и текстов документов Поиск и использование информации Исполнение документов и поручений Контроль состояния Участие в согласовании Вывод на бланках Степень участия: По мере необходимости Требования к функционалу: Умеренные Простота, интуитивность Участники документооборота: Руководители Функции: Согласование, подписание Поиск и использование информации Выдача резолюций (поручений) Контроль исполнения Степень участия: Высокая Требования к функционалу: Простота и наглядность Минимум операций Мобильность Работа «по сигналам» от системы Уровень внедрения и эксплуатации Методологическое обеспечение внедрения Корпоративные электронные регламенты Поддержка дистанционной подготовки и переподготовки кадров Автоматизированная поддержка специалистов и пользователей Наличие партнеров в регионах Отработанная методология внедрения Организационная, методологическая и нормативная база внедрения Комплекты типовых документов Методологическая основа организации проекта Обследование и построение схем документооборота Программы-методики испытаний предваряющие - опросные листы, анкеты сопровождающие - схемы документооборота, настроечные таблицы эксплуатационные - политика администрирования системы, разбор конфликтных ситуаций, управление доступом Специализированные учебные курсы для все категорий пользователей системы и технических специалистов Учебная и методическая литература Планирование. Учет рисков проекта «Неучастие» в СЭД высшего руководства Неприятие персоналом изменений Незаинтересованность руководства среднего уровня Низкая квалификация кадров Сотрудники не хотят прозрачности Высокая загруженность, доминирование текущих задач Различия в точках зрения участников процессов на свои функциональные обязанности «Боязнь» электронного документа Массовое подключение пользователей Навигатор с курсами, разделами, лекциями Обобщенная структура проекта внедрения СЭД Создание рабочей группы по ведению проекта Поставка системы Сопровождение системы Анализ документооборота, подготовка отчета и рекомендаций Конфигурирование системы Установка и настройка системы на сервер и рабочие места Обучение пользователей технических Испытания и специалистов и сдача системы в пользователей эксплуатацию Примеры успешных внедрений в крупных производственных компаниях Корпоративная территориально-распределенная система электронного документооборота Компании «LUKOILMedia» Êî ãàëû ì Ëàí ãåï àñ Óðàé Ôèëèàë "Çàï . Ñèáèðü" Êàëèí èí ãðàä Âî ëî ãäà Болгария (Бургас) Êèðî â Ï åðì ü Ì î ñêâà ×åëÿáèí ñê Самара Âî ëãî ãðàä Буденовск Усинск Í èæí åâî ëæñêèé Àñòðàõàí ü 52 предприятия, более 20000 р.м. Около 1 млн документов в год Специализированный модуль «Управление технической документацией Корпоративная система электронного документооборота «CompanyMedia» 13 объектов, 1500 р.м. Более 100 000 документов в год Заключение Ключевой принцип: документирование в ходе взаимодействия людей и информации в контексте деловых процессов Оптимальное соотношение готовых прикладных модулей и способности к адаптации Инкрементальное наращивание СЭД в ходе эксплуатации Развитые средства интеграции с внешними информационными системами Индивидуальный подход к различным категориям пользователей Благодарю за внимание! Вадим Ипатов ИнтерТраст +7 (495) 956 7928 [email protected]
