И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ

И ИХ
КЛАССИФИКАЦИЯ
Документ – это зафиксированная на
материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать.
Реквизиты
Графические
(герб, печать,
эмблема)
Текстовые
(текст,
цифры)
Организационно-распорядительные документы
(положения, уставы, инструкции, приказы, протоколы,
решения, штатное расписание, и т.д.).
 Справочно-информационные документы (письма,
телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные,
пояснительные, объяснительные записки, справки, акты, и
т.д.).
 Документация по личному составу (приказы, личные дела,
заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты,
договоры, резюме, и т.д.).

 Индивидуальные;
 Типовые;
 Трафаретные.
 Сложные;
 Простые.
 Официальные;
 Личные.
 Внешние;
 Внутренние.
 Постоянно;
 Свыше
10 лет;
 До 10 лет.
 Секретные;
 Несекретные.
 Рукописные;
 Машинописные;
 Графические;
 Звуковые;
 Фото-
и кинодокументы.
 Оригиналы
 Черновики;
 Копии;
 Выписки.
(подлинники);
 Срочные;
 Несрочные.
 это
создание служебных документов,
содержанием которых является
управленческая информация.
Документирование включает все операции
по подготовке, составлению,
согласованию, оформлению и
изготовлению документа.
 Система
документирования предполагает
наличие и соблюдение определенных норм
и требований создания документов,
которые закреплены законодательными
актами и нормативными документами о
делопроизводстве.
 Состав
управленческих документов
определяется функциями предприятия, а
единство правил документирования
управленческих действий обеспечивается
унифицированной системой документации.
 это
система документации, которая
создана по единым правилам и
требованиям и содержит информацию,
необходимую для управления в
определенной сфере деятельности.
Унифицированные системы документации
необходимы для сокращения объема
документов, а также снижения затрат на
составление и обработку документов.
Государственный классификатор управленческой
документации определяет следующие
унифицированные системы:
—
организационно-распорядительной
документации;
 — первично-учетной документации;
 — банковской документации;
 — финансовой документации;
 — отчетно-статистической документации;
 — плановой документации;
 — ресурсной документации;
—
торговой документации;
 — внешнеторговой документации;
 — ценовой документации;
 — документации по труду, социальным
вопросам и защите населения;
 — документации по бытовому
обслуживанию населения;
 — бухгалтерско-учетной документации;
 — документации по Пенсионному фонду;
 — словарно-справочной документации.
Как видим из приведенного перечня,
деятельность любого предприятия
отражается в различных системах
документации. Наиболее общей и
многочисленной из них является система
организационно-распорядительной
документации.
 Все
многообразие документов
классифицируют по различным признакам,
а именно: по видам деятельности,
происхождению, месту составления,
наименованию, сложности отраженных в
них вопросов, срокам исполнения и
хранения, степени подлинности, технике
создания, способу фиксации информации и
т. п.

По происхождению документы делятся на
служебные, личные и документы личного
происхождения.
Служебный документ — это документ,
который создало или получило предприятие
(или другой субъект хозяйствования) в
процессе деятельности.
 Личный документ — это документ, который
удостоверяет личность владельца, его права,
обязанности, социальное положение, а также
может содержать биографические и (или)
другие сведения о нем.
 Документ личного происхождения —
документ, составленный физическим лицом
вне служебной деятельности или который
находится в его частном собрании.

 По
месту составления документы
подразделяются на внутренние
(составляемые на данном предприятии и
используемые внутри нее) и внешние, т. е.
входящие документы, поступившие на
предприятие, и исходящие документы,
которые посылают другим юридическим
или физическим лицам.
 По
наименованию выделяют несколько
десятков видов и разновидностей
документов. Видами документов являются,
например, акты, ведомости, договоры,
инструкции, приказы, протоколы,
служебные письма и т. д. Существуют
разновидности таких документов, как акт
(акт приема-передачи, дефектный акт и
др.); известно также множество
разновидностей инструкций, договоров и
пр.
 По
сложности отраженных в них
вопросов документы бывают простые
(содержащие информацию по одному
вопросу) и сложные (содержащие
информацию по нескольким вопросам).
По срокам исполнения документы бывают:
—
срочные, которые исполняют в сроки,
установленные законом, соответствующим
правовым актом, а также документы с
пометкой «Срочно»;
 — несрочные, которые исполняют в сроки,
определенные руководством предприятия.
 По
срокам хранения бывают документы
постоянного хранения и документы
временного хранения (документы с
установленным сроком хранения, после
окончания которого их можно уничтожить).
Из документов временного хранения, в
свою очередь, выделяют документы до 10
лет хранения (включительно) и более 10
лет.
По способу фиксации информации различают:
 — письменный документ — текстовый
документ, содержание которого
зафиксировано с помощью письменных
знаков;
 — графический документ — изобразительный
документ, содержание которого
зафиксировано в виде рисунка или чертежа
линиями, штрихами, светотенью;
 — аудиовизуальный документ — документ,
содержание которого представлено в виде
изображения и (или) записи звука, для
фиксирования и (или) воссоздания которых
используют соответствующую аппаратуру;
 — видеодокумент — документ, содержание
которого зафиксировано средствами
видеозаписи;
— кинодокумент — документ, содержание
которого зафиксировано с помощью
кинематографических средств и представлено
в виде последовательно расположенных
фотографических изображений;
 — фотодокумент — документ, содержание
которого зафиксировано с помощью
фотографических средств в виде отдельных
фотоизображений;
 — фонодокумент — документ, содержание
которого зафиксировано какой-либо системой
звукозаписи;
 — электронный документ — документ,
который создают и используют только в
пределах компьютерной системы.

По степени подлинности различают:
—
черновик (предварительная редакция
документа);
 — подлинник — экземпляр служебного
документа, который первым приобретает
юридическую силу;
 — копия — документ, который содержит
точное знаковое воспроизведение
содержания или документной информации
другого документа и в отдельных случаях —
некоторых его внешних признаков;