Электронные таблицы

Электронные
таблицы
План
1. Общая характеристика электронных таблиц
2. Интерфейс Excel
3. Типы данных электронных таблиц
4. Построение диаграмм
Электронные таблицы – это одно из эффективных
Общая
характеристика
средств обработки табличной информации и
организации расчетов.
В 1979 г. два студента экономиста Дэн Брикклин и
Боб
Френкстон
решили
изобрести
способ,
позволяющий выполнять домашние задания быстрее,
чтобы освободить время для более важных дел —
тренировок и вечеринок. Они написали первую в
истории программу электронных таблиц и назвали ее
VisiCalk, сокращенное название от Visible Calkulator
(наглядный калькулятор).
Microsoft Excel
В настоящее время ведущее положение на мировом рынке
программных продуктов такого класса занимает электронная
таблица Excel, входящая в состав знаменитого пакета Microsoft
Office.
С помощью Microsoft Excel можно проанализировать
полученные числовые данные, применяя удобные встроенные
инструменты, а также представить результаты в графическом
виде. В расчетах можно использовать более 400
математических, статистических, финансовых и других
специализированных функций, связывать различные таблицы
между собой, выбирать произвольные форматы представления
данных, создавать иерархические структуры и т.д.
Основные определения
Табличный процессор это
класс
программных средств, предназначенных
специально для создания и обработки таблиц.
Электронная таблица - документ, который
имеет табличную структуру, состоит из
столбцов и строк.
Интерфейс электронной таблицы выполнен в стиле
системы Microsoft Windows.
Интерфейс Excel
Запуск программы Excel осуществляется так же, как и
запуск других приложений пакета Microsoft Office:
• командой Microsoft Excel из меню Программы кнопки
Пуск;
• кнопкой
панели приложений Microsoft Office (если
существует);
• ярлыком
существует).
на рабочем столе Windows (если
Для работы
Microsoft Excel
нужна средаинтерфейса
Windows, после Excel
запуска
Особенности
экранного
программы на экране появляется стандартное Windows-окно.
Microsoft Excel
Рабочая область листа
Рабочая область листа
В центре окна располагается Рабочая область листа, состоящий из
отдельных ячеек. Каждая ячейка определяется своим местом (адресом) в
таблице — индексом столбца (А, В, С, ...) и номером строки (1, 2, 3, ...), на
пересечении которых она находится. Например, ячейка в столбце А в
первой строке носит название Al, a ячейка в том же столбце, но во второй
строке — А2.
Microsoft Excel
Строка формул
Расположена под панелями инструментов и состоит из компонентов:
Поле имени
Редактирование
Отказ
Поле имени
Редактирование
Отказ
Кнопка просмотра списка
Кнопка просмотра списка
Ввод
Ввод
Поле ввода
Поле ввода
Microsoft Excel
Кнопка выделить все
В левом верхнем углу рабочего поля на пересечении номеров строк и
столбцов располагается особая кнопка Выделить все, позволяющая
выделять сразу весь документ.
Microsoft Excel
Под пространством рабочего листа отображены ярлыки листов,
позволяющие быстро вызывать любой из имеющихся в рабочей книге
листов, щелкнув по нему мышью.
Кнопки прокрутки вкладок листов
Текущий лист
Вкладки невидимых листов
Заголовок окна
Панели инструментов
Кнопка выделить все
Главное меню
Заголовки столбцов
Строка формул
Активная ячейка
Рабочая область листа
Фиксаторы разбивки листов
Номера строк
Кнопки прокрутки вкладок листов
Полосы прокрутки
Текущий лист
Вкладки невидимых листов
Строка состояния
Кнопки прокрутки
Структура электронной таблицы
абл. A. Структура электронной таблицы.
A
1
2
3
4
5
6
7
8
9
B
C
D
E
F
ячейка B2
Блок E4..G6
Фрагмент
столбца
Пересечение строки и столбца образует ячейку
или клетку в таблице.
G
Структура электронной таблицы
Табл. A. Структура электронной таблицы.
A
1
2
3
4
5
6
7
8
9
B
C
D
E
F
G
ячейка B2
Блок E4..G6
Фрагмент
столбца
Группа ячеек, образующая прямоугольник, называется блоком.
Это может быть одна строка, или один столбец, или несколько
столбцов и блоков
Структура электронной таблицы
Табл. A. Структура электронной таблицы.
A
1
2
3
4
5
6
7
8
9
B
C
D
E
F
ячейка B2
Блок E4..G6
Фрагмент
столбца
Фрагмент столбца - ограничен с одной
стороны.
G
Структура электронной таблицы
Табл. A. Структура электронной таблицы.
A
1
2
3
4
5
6
7
8
9
B
C
D
E
F
G
ячейка B2
Блок E4..G6
Фрагмент
столбца
Столбцы обозначают латинскими буквами A, B, C,
D...Z, AA, AB, AC...AZ, BA, BB...
Структура электронной таблицы
бл. A. Структура электронной таблицы.
A
1
2
3
4
5
6
7
8
9
B
C
D
E
F
ячейка B2
Блок E4..G6
Фрагмент
столбца
Cтроки обозначают цифрами: 1, 2, 3...
G
Структура электронной таблицы
абл. A. Структура электронной таблицы.
A
1
2
3
4
5
6
7
8
9
B
C
D
E
F
G
ячейка B2
Блок E4..G6
Фрагмент
столбца
Ячейка обозначается буквой и цифрой: В5, Е22 и т.д.
Структура электронной таблицы
Табл. A. Структура электронной таблицы.
A
1
2
3
4
5
6
7
8
9
B
C
D
E
F
G
ячейка B2
Блок E4..G6
Фрагмент
столбца
Блок ячеек обозначается 2-мя координатами:
верхняя левая ячейка
нижняя правая ячейка
Координаты разделяют двумя точками, например: A1 ..B8;
E4 ..G10.
Структура электронной таблицы
абл. A. Структура электронной таблицы.
A
1
2
3
4
5
6
7
8
9
B
C
D
E
F
G
ячейка B2
Блок E4..G6
Фрагмент
столбца
По полю ячеек электронной таблицы перемещается
курсор, который представляет собой прямоугольник
контрастного цвета (белый или черный). Курсор всегда
указывает текущую ячейку, в которой в данный момент
времени ведется работа.
Типы данных электронных таблиц
Типы данных ЭТ
тексты
метки
имена
числов.величины
формулы
тексты
даты
числа
Типы величин, порождаемых формулами
строковые
логические выраж.
числа
даты
Тип данных описывает набор значений, которые он
может принимать, и действия,которые могут быть
выполнены над величинами этого типа.
Типы данных электронных таблиц
Табличный
процессор
автоматически
распознает тип данных по первому вводимому
символу. Поэтому важно знать синтаксические
правила ввода различных типов данных. Если
синтаксис
нарушен,
то выдается звуковой
сигнал и сообщение об ошибке, курсор
останавливается
под
первым
ошибочным
символом.
Если данных много и их типы различны, то
возникает проблема организации их ввода. В
электронных
таблицах
разработаны
специальные средства для решения задач
организации данных.
Ввод текстов и строковых величин
Текст - это последовательность, состоящая из
256 знаков (буквы, цифры, специальные
символы).
Тексты, начинающиеся с любой буквы
русского/латинского алфавитов, с символа
"пробел" или "_" (подчеркивания) распознаются
электронной таблицей автоматически.
Введенный текст по умолчанию выравнивается в
ячейке по левому краю.
Ввод текстов и строковых величин
При вводе текста в ячейку, ширина которой
меньше числа вводимых символов, на экране
будет видна только часть символов, если смежная
правая ячейка заполнена данными. В памяти
текст сохраняется полностью. Ширина столбца
таблицы может быть изменена так, чтобы были
видны все тексты.
Весь текст в ячейке или его часть могут быть
отформатированы.
Для ввода
числа
как текста перед ним
необходимо поставить одиночную кавычку (').
Ввод числовых величин
Числовые величины - любые числа, даты,
время суток.
Если ширина столбца недостаточна для
показа всего введенного числа, в ней
появляются
символы
#####
или
экспоненциальный вид числа исчезает при
изменении ширины столбца.
Ввод числовых величин
Особый
интерес
представляет
ввод
последовательностей чисел, дат или текстовых
записей. Последовательность данных удобно
создавать с помощью маркера автозаполнения маленького черного квадратика в нижнем
правом углу активной ячейки.
Создание последовательности дат
Для быстрого создания последовательности дат
необходимо выполнить следующие действия:
• ввести начальную дату в первую ячейку;
• подвести курсор в правый нижний угол ячейки
с набранной датой до изменения вида курсора на
черный крест;
• нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее,
протянуть маркер автозаполнения на нужный
интервал ячеек;
• отпустить кнопку мыши - произойдет
автозаполнение выбранного интервала ячеек.
Создание последовательности дат
Создание числовой последовательности
При создании последовательности числового ряда
необходимо следующее:
• ввести первое число ряда в первую ячейку (число
1);
• в следующую ячейку ввести второе число (число 2);
• выделить мышкой эти две ячейки с набранными
числами 1 и 2 начиная с первого;
• подвести курсор в правый нижний угол
выделенных ячеек до изменения вида курсора на
черный крест;
• нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее,
протянуть маркер автозаполнения на нужный
интервал ячеек;
• отпустить кнопку мыши.
Создание числовой последовательности
Формулы в электронных таблицах
Формулы - это особый тип информации. С
помощью формул обрабатываются исходные
тексты и проводятся расчеты по введенным в
таблицу числовым данным. Ввод формул основное средство анализа данных
электронной таблицы.
Любая формула в Excel начинается со знака =
Формулы в электронных таблицах
В формулах можно использовать ссылки на
ячейки и многочисленные функции, которые
соединяются между собой операторами.
Ссылки представляют собой включаемые в
формулу адреса ячеек или диапазоны ячеек.
Ссылки на ячейки задаются обычным образом,
т.е. в виде A1, B1, C1. Например, для того чтобы
получить в ячейке A3 сумму ячеек А1 и А2, в нее
достаточно ввести формулу
= А1 + А2.
Чтобы получить сумму значений ячеек
диапазона СЗ:D7, используйте формулу
= СУММ(СЗ: D7).
Формулы в электронных таблицах
Формулы в электронных таблицах
При вводе формулы ссылки на ячейки могут
непосредственно набираться с клавиатуры, но намного
проще указывать их с помощью мыши. Например,
чтобы ввести формулу =А1 + В2, выполните следующие
действия:
•
•
•
•
•
•
выделите ячейку, в которую нужно ввести формулу;
начните ввод формулы, нажав клавишу [=] (равно);
щелкните мышью по ячейке А1;
введите символ «+»;
щелкните мышью на ячейке В2;
закончите ввод формулы, нажав клавишу [Enter].
Адресация в электронных таблицах
В формуле может присутствовать два вида адресации:
относительная и абсолютная. Возможные виды адресации
показаны в таблице.
Виды адресации
Адрес ячейки
(пример)
Действие при копировании
Относительный столбец,
относительная строка
B6
Меняются имя столбца и номер
строки
Абсолютный столбец,
относительная строка
$B6
Не меняются имя столбца,
меняется номер строки
Относительный столбец,
абсолютная строка
B$6
Меняются имя столбца, не меняется
номер строки
Абсолютный столбец,
абсолютная строка
$B$6
Не меняются имя столбца и номер
строки
Форматирование данных
Для
придания
внешнему
виду
таблицы
выразительности следует отформатировать как первично
введенные текстовые и числовые данные, так и результаты
расчетов. Форматирование включает в себя:
1. установку формата изображения числа;
2. выравнивание в ячейке;
3. изменение типа шрифта и его размера;
4. оформление ячейки рамкой;
5. цвет фона и шрифта.
Все указанные действия по форматированию таблиц
могут
быть
выполнены
через
команды
меню
Формат/Ячейки или через контекстное меню Формат
ячеек, вызываемое правой кнопкой мыши.
Форматирование данных
Форматирование данных
Форматирование данных
Форматирование данных
Форматирование данных
Форматирование данных
Шаблоны в электронных таблицах
В состав Microsoft Excel входит набор шаблонов — таблицы Excel, которые
предназначены для анализа хозяйственной деятельности предприятия,
составления счета, наряда и даже для учета личного бюджета. Так можно
создавать документы на основе шаблонов Авансовый отчет, Счет, Заказ,
которые содержат бланки используемых в хозяйственной деятельности
документов.
Для создания документа на основе шаблона выполните команду Создать из
меню Файл, затем выберите необходимый шаблон на вкладке Решения .
Построение диаграмм
Большую помощь при обработке и анализе
информации
оказывает
ее
графическое
представление. Процесс построения диаграммы
состоит из 4-х шагов:
ВЫБОР
ВЫБОР
ВЫБОР
ВЫБОР
ТИПА
ДИАПАЗОНОВ
ЭЛЕМЕНТОВ
МЕСТА
И
ЯЧЕЕК
ОФОРМЛЕНИЯ
РАЗМЕЩЕНИЯ
ВИДА
ДАННЫХ
ДИАГРАММЫ
ДИАГРАММЫ
ДИАГРАММЫ
И
ПОДПИСЕЙ
Построение диаграмм
Перед
запуском
Мастера диаграмм
для
создания
диаграммы выделим
диапазон
данных.
Тип
диаграммы
задается
при
выполнении команды
Диаграмма в меню
Вставка
Построение диаграмм
На втором шаге
необходимо указать
диапазон, содержащий
данные для построения
диаграммы. Поскольку
диапазон данных был
предварительно
выделен, мастер
предлагает
использовать его в
качестве диапазона
данных для
диаграммы.
Построение диаграмм
Щелкнув по кнопке
Далее, переходим к
третьему шагу
построения
диаграммы, где
можно присвоить
название осям и
задать заголовок всей
диаграмме
Построение диаграмм
На четвертом шаге в
окне диалога
указывается способ
размещения
диаграммы. Если вас
удовлетворяет
внешний вид
диаграммы, можно
закончить работу с
мастером, нажав
кнопку Готово.
Построение диаграмм
При этом у вас
будет выведена
диаграмма
соответствующего
вида.
Заключение
Возможности электронных таблиц весьма
многообразны, их интерфейс удобен, гибок
и понятен. Этот инструмент предназначен
для выполнения табличных расчетов,
характерных для управления и бизнеса.
Работа в такой среде не требует
квалификации программиста и
осуществляется непосредственно
пользователем – инженером, бухгалтером,
менеджером, руководителем любого уровня
и всяким человеком, имеющим дело с
числами.