Основные понятия электронного документооборота

LOGO
Система документационного обеспечения управления
(СДОУ ГУ-ВШЭ)
Документ: Приказ
Система документационного обеспечения управления
(СДОУ ГУ-ВШЭ)
Документ: Приказ
Содержание презентации
-
Основные понятия электронного документооборота
-
Главное окно системы и панель документов
-
Обзор процесса работы с приказом
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Основные понятия электронного
документооборота
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Основные понятия: Электронный документ
Электронный документ представляется в Системе в виде регистрационной
карточки документа и содержимого документа, представляющего собой
файл или набор файлов.
Основной файл
документа
Список файлов
приложений
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Основные понятия: Жизненный Цикл
(Приказ)
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Основные понятия:
Механизм Руководитель-Помощник
Задача, направленная руководителю на согласование,
подписание приходит помощнику для :
 Проверки документов, поступивших с задачей
 Подготовки возможных решений по задаче для
руководителя
 Решения части вопросов от имени руководителя
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Главное окно системы и панель
документов
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Главное окно системы
Главное окно системы
Панель
кнопок
Меню
системы
Дерево папок
Панель
документов
Панель
сообщений
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Главное окно системы: панель документов
Признак того, что документ редактируется
другим пользователем
Признак
выделения
документа
Значок карточки.
Карточка открывается
нажатием мыши по
значку
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Обзор процесса работы с приказом
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Создание приказа
 Меню системы: Документ: Создать: Приказ
 Обязательны для заполнения: Реквизиты, Лист согласования,
Лист рассылки
Обязательные для заполнения поля
помечены *
Срочность определяет время,
отпущенное согласующему лицу :
Флаг включен - 3 часа, иначе – 24 часа
Открывает окно
«Выбор
пользователей»
Открывает
окно
«Выбор
файла»
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Заполнение Листа согласования и Листа рассылки
 Лист согласования и Лист рассылки
обязательны для заполнения
Добавляет
список лиц в
личные списки
пользователя
Открывает
личные списки
пользователя
Открывает окно
«Выбор
пользователей»
Печать Листа
согласования
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Окно выбора пользователей
1. Ввести первые
буквы фамилии
пользователя
4. При ошибке
- нажать для
удаления из
выбранных
3. Нажать для включения
пользователя в список
Выбранные пользователи
2. Нажать для
запуска поиска
пользователя по
фамилии
5. По завершению
формирования Выбранных,
нажать для подтверждения
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Добавление документа-основания
Добавление/ Удаление документов системы в качестве
основания для данного документа с помощью кнопок
Добавить и Удалить
Открывает
окно
«Выбор
документа»
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Окно выбора документа
1. Ввести
регистрационный
номер
2. Нажать для
запуска поиска
3. Нажать для включения в
список выбранных
4. Нажать для
подтверждения выбора
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Отправка документа по ЖЦ
 Личный ящик, Выделить документ, Панель кнопок – Отправить
Кнопка
Отправить
После отправки на панели сообщений должно
появиться «Жизненный цикл успешно назначен»
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Согласование документа
Согласование производится последовательно в том порядке, в котором
перечислены согласующие на закладке Лист согласования документа
Согласующий или его Помощник:
 Получает задачу На согласование
 Из тела задачи открывает карточку документа ( )
 На закладке Реквизиты открывает текст документа и приложений
 Если есть замечания, вносит их на закладке Замечания документа
 Нажимает кнопку Сохранить и закрыть на документе
 Согласующий нажимает кнопку Завершить
 Помощник нажимает кнопку Перенаправить в задаче, а затем:
 На согласование - минуя руководителя следующему согласующему
 Руководителю
Примечание: Период времени на согласование документа (3 или 24
часа), отпущен на работу и помощника и руководителя
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Запись замечаний по документу
Добавить
замечание
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Особенности согласования приказа Начальником
УД и его Помощником
Начальник УД автоматически вносится первым в Лист согласования и не
может быть удален.
Начальнику УД и его Помощнику доступно:
 Редактирование текста документа и приложений
 Редактирование полей закладки Реквизиты
 Редактирование списка и последовательности Листа согласования
 Редактирование Листа рассылки
 Отправка документа Инициатору На доработку
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Редактирование (доработка) документа
Получив задачу На доработку, Инициатор:
 Выделяет документ в теле задачи
 Нажимает кнопку Редактировать на панели кнопок, после чего
документ в задаче получает символ
и открывается в исходном
редакторе для правки
2. Открыть
выделенный
документ для
редактирования
1. Выделить
документ
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Запись документа в хранилище
Записывает
новую версию
в хранилище
Признак
выделения
документа
Отменяет выписку
документа
Признак выписки
документа из
хранилища
Для записи документа в хранилище в теле задачи документ должен быть
выделен. Затем нужно:
сохранить и закрыть документ в редакторе
нажать кнопку Записать в хранилище – для записи новой версии
документа
При необходимости возврата к старой версии документа нажать кнопку
Отменить выписку
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Направление документа Инициатором после доработки
В зависимости от этапа ЖЦ, на котором производится
доработка приказа у Инициатора могут быть разные
возможности дальнейшего направления документа:
На согласование – полный цикл повторного
согласования
На досогласование – повторное согласование с лицами
Листа согласования, которые пропустили согласование
(просрочено-снято) и вновь добавленными лицами в
процессе доработки
На подписание – Помощнику Подписывающего лица
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Проверка приказа помощником Подписывающего лица
При наличии у подписывающего руководителя помощника в системе:
 Помощник Подписывающего лица получает задачу На проверку и:
 Открывает задачу
 Из задачи открывает карточку документа (нажав на
в теле
задачи)
 Открывает текст документа и приложений с закладки Реквизиты
документа
 На закладке Замечания знакомится с Замечаниями в ходе
согласования. Если есть замечания, вносит их с помощью
кнопки Правка
 Сохраняет и закрывает карточку документа
 В теле задачи нажимает кнопку Перенаправить. Затем:
• Если были замечания - На доработку – документ будет
перенаправлен Инициатору на доработку
• Если замечаний не было - На подписание – документ будет
направлен Автору (подписывающему) на подписание
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Подписание служебной записки
Подписывающим лицом
 Подписывающее лицо получает задачу На подписание и
открывает задачу:
 Из задачи открывает карточку документа (нажав на
в теле
задачи)
 Открывает текст документа и приложений с закладки Реквизиты
документа
 На закладке Замечания знакомится с Замечаниями в ходе
согласования. Если есть замечания, редактирует замечания
Помощника или вносит их с помощью кнопки Правка
 Сохраняет и закрывает карточку документа
 В теле задачи нажимает кнопку Перенаправить. Затем:
• Если были замечания - На доработку – документ будет
перенаправлен Инициатору на доработку
• Если замечаний не было - На регистрацию – документ будет
направлен Регистратору
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Регистрация документа
Регистрация производится Регистратором приказов при получении
им задачи На регистрацию. Регистратор должен:
 Открыть задачу
 Открыть карточку документа из задачи
 Если есть замечания, внести их на закладке Замечания
 Если нет замечаний, нажать кнопку Зарегистрировать
 Регистрационный номер формируется автоматически
 Сохранить и закрыть карточку документа
 Нажать кнопку Перенаправить в задаче, после чего выбрать один
из 2-х пунктов:
 Если были замечания - На доработку Инициатору приказа
 Если замечаний не было - На рассылку
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Создание поручений по документу
Нажать для
создания
поручения
Создание поручений производится:
 При децентрализованном контроле - Помощником Подписывающего
лица в задаче Создание поручения
 При централизованном контроле - Контролером централизованного
контроля в задаче На контроль
Для создания поручений необходимо:
 Открыть карточку приказа из задачи, перейти на закладку
Поручения
 Нажать ссылку Добавить – откроется пустая карточка поручения
 Заполнить поля карточки поручения, сохранить, зарегистрировать,
закрыть.
 Нажать Закрыть на карточке приказа
Кнопка Добавить по образцу открывает карточку поручения с полями,
заполненными, как у отмеченной (кроме полей Исполнители и
Ответственный исполнитель)
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Рассылка и оповещение
 Лица, перечисленные в Листе рассылки документа получают
(если есть помощник - через помощника) документ на
ознакомление
 Лица, перечисленные в Листе рассылки, но не являющиеся
пользователями СДОУ, получают письмо по E-mail с файлами
документа в виде вложения
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Поиск приказа
Поиск по
тексту
документа
Поиск
по
образцу
Контекстный
поиск
Поиск по текущему состоянию
предназначен для поиска
незарегистрированных приказов
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Спасибо за внимание
Вопросы?
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.