Технологии Microsoft для работы с документами

Технологии Microsoft для
электронного документооборота
Михаил Козлов
Менеджер по продаже бизнес решений
http://spaces.msn.com/members/mkozloff/
Содержание
• Что мы понимаем под термином
документооборот?
• Технологии Microsoft для
– Делопроизводства
– Управления бизнес-процессами
– Управления информационным содержанием
2
Проблема: запутанная терминология
в предметной области
Документооборот
DocFlow 
EDMS
Делопроизводство
СЭД
EAI
Управление документами (DM) Workflow
Управление бизнес-процессами (BPM)
Управление жизненным
циклом документов (DLCM)
Управление
записями
(RM)
Управление электронным
содержанием (ECM)
Электронный архив
3
Вопрос!
4
Что такое документооборот?
• Документационное обеспечение управления
(ДОУ):
– Документирование (создание документов)
– Организация работы с документами
• учет, движение, поиск, оперативное хранения и использования
документов.
– Систематизация архивного хранения документов
• Делопроизводство: комплекс мероприятий
(процессов) по обеспечению ДОУ организации.
• Документооборот - движение документов в рамках
ДОУ
Источник: Особенности национального делопроизводства, Михаил Козлов, 1997
http://www.devbusiness.ru/startup/docman/national_dm.htm
5
Документооборот – частный случай
бизнес-процесса
• Документооборот = частный случай документоориентированных бизнес-процессов
• Процесс (бизнес-процесс)
– Связанный набор повторяющихся действий (функций),
которые преобразуют исходный материал и/или
информацию в конечный продукт (услугу) в соответствии с
предварительно установленными правилами
– Шеер, «Бизнес-процессы»
• Управление бизнес-процессами (BPM) = Workflow
6
Документооборот – частный случай
бизнес-процесса
Управление информационным
содержанием
Управление бизнес-процессами
ДОУ
Документооборот
7
Microsoft и «документооборот»
• Технологии Microsoft:
– Российское делопроизводство
– Управление бизнес-процессами
– Управление содержанием (контентом)
– Построение отчетности и бизнес-анализа
8
Российское делопроизводство
1. Документирование
2. Работа с документами
–
–
–
–
–
Движение
(документооборот)
Учет (регистрация)
Оперативное хранение
Поиск
Ограничение
использования
3. Систематизация
архивного хранения
1. Microsoft Office 2007
2. Серверные продукты:
•
•
•
•
•
Электронная почта
(Exchange + Outlook)
Портал (SharePoint)
Портал (SharePoint)
Портал (SharePoint)
Information Rights
Management
3. Портал (SharePoint)
+ решения партнеров
9
Сценарии workflow
Решения
партнеров
SharePoint
Exchange
Формальный
Управляемый
Ad hoc
“Процессы по дизайну”
Разработка модели
“Процессы из групп операций”
Составление потоков
“Процессы из операций”
Мониторинг деятельности
BizTalk Server
WWF*
B2B
EAI
Управляемая
Совместная работа
Ad-hoc
Совместная работа
*) Windows Workflow Foundation – технологии для разработки workflow приложений
10
Microsoft – лидер на рынке BPA
•
"Microsoft has edged into
leadership with its new Microsoft
Office Visio Professional 2003
linked to a more-powerful Biztalk,
which is equipped with a strong
rule engine. Although Microsoft
owns the premier business
process drawing tool, business
users often leave the Microsoft
suite for other process analysis
and execution tools. This is now
changing because of partnerships
with ProActivity and the new
version of Microsoft Office Visio
Professional 2003, which can take
system-to-system processes
forward."
Gartner 2004
11
Управление электронным
содержанием (ECM)
• Управление
документами (DM)
• Управление вебинформацией (WCM)
• Управление записями
(RM)
• Сканирование
документов (DI)
• Управление цифровыми
активами (DAM)
• Workflow
Source: Forrester, 2005
• Microsoft Office +
SharePoint 2007
• SharePoint 2007
• SharePoint 2007 +
РП: Meridio, Interwoven
• Microsoft Office +
РП: HP, KnowledgeLake
• Interactive Media Manager:
РП: Extensis, Canto…
• SharePoint 2007, BizTalk,
VS, РП
12
…
Технологии Microsoft для работы с
документами и управления БП 2007
Фронт
2007
Сервисы +
Разработка
SharePoint Designer 2007
BizTalk
Server 2006
Платформа
2005
XML, SOA, Web -сервисы, Open XML форматы...
Microsoft Office SharePoint Server 2007:
интегрированное решение
Серверные электронные
таблицы, порталы
анализа данных
основанные на SQL
Server Analysis Services
Серверные формы,
процессы, смартклиенты,
браузерные клиенты
Следующее поколение
почтовых систем,
управления проектами,
заданиями, блоги, wiki
Анализ
данных
Бизнес
процесс
ы
Совместная
работа
Windows
SharePoint
Services
Управление
контентом
Портал
Расширенная агрегация
и персонализация
Поиск
Интеграция с полями
документов и управление
содержимым Web
Расширяемая платформа
базирующаяся на
технологии ASP.NET 2.0
Качественная
релевантность, поиск
контактов и бизнесданных
Microsoft Office SharePoint Server
2007: что нового?
WorkFlow (WFF)
Блоги
Вики
Синдикация (RSS)
Управление
контентом
Бизнес-анализ
Business Data
Catalog
Excel® Services
InfoPath® Forms
Services
Новый интерфейс
Open XML –
открытый формат
документов
ASP.NET 2.0
…
Office 2007 Content Management
• Управление документами
–
–
–
–
Check-in; check-out
Версии
Пользовательские типы док-ов (>договора)
Пользовательские реквизиты (с InfoPath)
• Политики и соответствие
требованиям регулирующих органов
• Workflow на базе WWF
• Архивирование и правила хранения
• Управление веб-представлением
16
Корпоративный поиск
• Корпоративный поиск отличается от Internet
– Нет множества взаимосвязей
– Много «офисного» контента (документы, данные
внешних приложений) без гипертекста
– Нет рекламного повышения рейтинга
• SharePoint 2007: переработанное ядро
ранжирования результатов поиска
– Лучшие результаты всегда на первой странице
– Специально настроено для корпоративного поиска
– Индексирует и ищет любой контент (iFilters)
Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 for Search
Microsoft®
Office
SharePoint®
Server 2007 for
Search
(Standard
Edition)
Microsoft®
Office
SharePoint®
Server 2007 for
Search
(Enterprise
Edition)
Microsoft®
Office
SharePoint®
Server 2007
(Standard CAL)
Microsoft®
Office
SharePoint®
Server 2007
(Enterprise CAL)
Search File shares, Web Sites,
SharePoint Sites, Exchange PFs,
Notes DBs OOB (out of the box)
X
X
X
X
Search 3rd Party Document
Repositories
X
X
X
X
Indexes 40 File Types OOB
(extensible)
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Secure Content Access Control
Search for People and Expertise
Enhanced Search Center UI
Search Structured Data Sources
Document Limit
X
400,000
No Limit*
No Limit*
No Limit*
Поиск: взгляд пользователя
• Центр поиска
– Стандартный интерфейс с закладками
• Основы
– Подсветка найденных фраз
– Синтаксис поиска подчиняется дефакто
стандарту
– Свертка дубликатов
– Подсказки «Возможно вы имели в виду..»
– Подписка на результаты поиска
Поиск: Интерфейс
Закладки
Оповещения на
результаты
Коррекция запроса
Выделение
запрашиваемого
Сайты хранилищ документов
Установка корп.
типов данных
Дерево папок
Управление
различными
версиями
Поиск документов
по реквизитам
Библиотеки документов
• Оффлайн библиотеки (Outlook, Groove)
– Пользователи могут забрать документ на
редактирование будучи отключенными
• Major/Minor версии
• Поддержка нескольких типов контента
для одной библиотеки
• Просмотр в виде дерева
Управление версиями
Использование реквизитов
документов в приложениях
Настраиваемые
инф. панели
документа на
основе InfoPath
Вносите
реквизиты на
этапе создания
документа
Управление записями
Customize policies
by content type
Vault behavior to
ensure content
integrity
Confidential – Microsoft Corporation
Selectively track,
audit and expire
content
Store multiple
record types
including e-mail
Prototype only
Электронные архив документов
(записей)
«Загрузка»
Сотрудник
архива
Нецифровые
записи
Менеджер архива
Систематизация, обслуживание
и уничтожение
Сканирование
Личные
артефакты
SharePoint
Документы
Exchange
Архив
Политики Регламенты
Выписка
Send To
Регистрация
Knowledge
Worker
Поиск и
извлечение
Юристы
Windows SharePoint
Services 3.0
Почта
26
Документооборот (workflow)
Настройка
процесса утвержд.
Последовательный,
параллельный,
делегирование
и правка
Автоматическое
прекращение движ.
Согласования и утверждения
Windows Workflow Foundation
• Платформа для разработки
приложений с поддержкой Workflow
• Дизайнер workflow в Visual Studio 2005
• Поддерживаемые типы workflow:
–
–
–
–
–
между бизнес-приложениями,
ролевые задачи для пользователей (АРМы),
документооборот,
между людьми,
составное workflow для приложений поддерживающих
сервисную архитектуру (service oriented applications),
– на основании бизнес-правил и
– для управления информационными системами.
http://wf.netfx3.com/
29
Sharepoint Designer
• Новый продукт для создания
корпоративных решений на основе
Sharepoint Portal Server без
программирования
• Входит в инструментарий веб средств:
– Microsoft Office Sharepoint Designer
– Expression Web Designer
– Visual Studio
• Поддерживает создание сайтов для
SPS/WSS и HTML/CSS/ASP.NET
Sharepoint Designer
• Основной инструмент создания
Workflow
Новая версия:
DocsVision 4.0
Пример решения
партнера
www.docsvision.ru
Партнеры по документообороту
•
•
•
•
Captaris
EMC/Documentum
Nintex
OpenText
(Hummingbird)
• Skelta
• SourceCode (K2.Net)
• …
• Ланит
• ЭОС
• Cognitive
Technologies
• Directum
• DocsVision
• TopS
• …
33
Модуль «Делопроизводство»
для MOSS 2007
• Поддержка полного цикла управления
документами в среде Microsoft Office
Share Point
– Регистрация
– Контроль исполнительской дисциплины
– Согласование документов
– Отчеты
• Раширение функций стандартного
делопроизводста с помощью подсистемы
управления бизнес процессами
Переход на WWF
• Использование стандартной технологии от
лидера индустрии
• Дизайнер WWF-процессов в среде
DocsVision
• Предоставление окружения для
использования процессов WWF
• Использование стандартных WWF
Activities
• Расширение возможностей интеграции с
внешними системами
ЧТО ЕЩЕ ЕСТЬ В
SHAREPOINT?
38
Центр отчетности
Create new reports
to share
Personalized
report delivery
Search for reports
and dashboards
Аналитические инфопанели
Common Filters
Live Excel
spreadsheets
KPI Lists
Excel 2007 Services
• Предназначен для безопасного,
доверяемого, управляемого источника
данных
• Защищает ценную информацию
• Предоставляет доступ к данным из таблиц
через информационные доски
• Использует сервер для долгих расчетов
• Предоставляет возможность использовать
бизнес-логику таблиц в внешних
приложениях (автоматическое создание
Web-сервисов)
Применение Excel Services
Просмотр и
взаимодейс
твие
Создание &
публикация
таблиц
Браузер
100%
Открытие таблиц
Excel 2007
Web Services
Excel 2007
Клиент
Приложения
Office 2007 Server
XSN, XML
Form code
Публикаци
я
Generate
InfoPath Designer
WSS
XSN
Download
XSN, XML
offline
XSN, XML
Form code
Визуализация
Проверка,
вычисления,
правила,
редактирование
InfoPath Client
ASPX
InfoPath Form
Services
Microsoft Office Form Server 2007
Загрузка
скрипта и
данных
Возврат
даных
Отсылка
изменений
Browser
Визуализация
Проверка,
вычисления,
правила,
редактировани
е
Новые возможности Forms
Services
•
Тонкий веб-клиент
– Нужен только браузер
– Минимальные обращения к
серверу
– Проверки и
форматирование на клиенте
•
Работа в intranet,
extranet и internet
– Разработаны на WSS при
помощи ASP.NET
– “Design once” for rich and
reach e-forms
•
Поддержка различных
платформ
– IE, Netscape, Firefox,
Mozilla, Safari
– Windows, Mac OSX,
Unix, Linux
InfoPath форма
в браузере
InfoPath форма
в Outlook
Interactive Media Manager
Портал SharePoint
Метаданные
A
B
C
Бизнес-процессы
Boost Role-Based Productivity
CFO
Business
Intelligence
Editor
Producer
Review & Approval
Asset Workflow
XML Web Services
Edit Metadata
Browse
Content
Business Applications
(ERP, DWH, SCM . . .)

Information sharing is intuitive & easy
 Provide control and reuse content
 Enable faster, insightful decisions
 Highly customizable UI
 Easy to reposition web parts
 Right-click access to kickoff workflows
Office как «умный клиент»
Пример Duet for SAP
Управление временем
Учет и утверждение отработанных часов
Мониторинг бюджетов
Поддержка ежегодного планирования бюджетов,
мониторинг исполнения, анализ затрат и
корректировки
Управление отпусками, болезнями
и командировками
Поддержка запросов на отсутствие на рабочем
месте и получения подтверждений
Организационное управление
Помогает руководителям быстрее и проще
выполнять задачи из области управления
персоналом: планирование, отчетность и т.д.
48
Ссылки
• Михаил Козлов – блог
– http://spaces.msn.com/members/mkozloff/
• Microsoft Office
– http://www.microsoft.com/rus/office/Default.mspx
• Windows Workflow
– http://www.windowsworkflow.net/
• BizTalk
– http://www.microsoft.com/biztalk/
• Решения партнеров для документооборота
– http://www.microsoft.com/Rus/IsvSolutions/Default.ms
px
49
Спасибо!
Вопросы?
© 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved.
This presentation is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.
50