Организаторы конференции ДОГОВОР

СХЕМА
ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
ДОГОВОРА
между организаторами
конференции и участниками
в
Институте проблем управления
им. В.А. Трапезникова РАН
Непосредственное взаимодействие Организатор-Участник (Заказчик)
осуществляет подразделение, организующее конференцию, через
ученого секретаря конференции.
Организаторы конференции
(Ученый секретарь конференции
и орг.комитет)
Участник конференции
ДОГОВОР
Договор с
участниками
конференции
Бухгалтерия
Финансово-экономический
отдел
ВЕБ-мастер
Директор/ зам.директора
визирует
Отдел научно-технической
информации
СТРЕЛКИ
Канцелярия
ставит печать
Решение о
проведении
конференции
Программный и
Орг. комитеты
конференции.
Тематика
конференции.
Первое
сообщение
Организаторы конференции
Типовой
договор и акт
выполненных
работ
Организаторы конференции
Отдел научно-технической
информации
Готовит текст
договора и
электронную
версию
ДОГОВОР
Организаторы конференции
Размещает
электронную
версию договора
на веб-странице
конференции
ВЕБМАС
ТЕР
ВЕБстраница
конференции
ДОГОВОР
№ договора и
реквизиты для
перечисления
оргвзносов
Организаторы конференции
реквизиты
участников для
выставления счетов
на оплату оргвзноса
Финансово-экономический
отдел
Организаторы конференции
Участник конференции
На основании
реквизитов
участников ФЭО
выписывает
счета на оплату
Организаторы по
факсу отправляют
счета на оплату
участникам
Организаторы конференции
Участники
оплачивают счет
за участие в
конференции
Финансово-экономический
отдел
Участник конференции
По мере
поступления
оргвзносов
Организатор
берет в
бухгалтерии
выписку по
счету
оформление
пакета
документов
бухгалтерской
отчетности
Бухгалтерия
Организаторы конференции
Оформленные
документы
передаются на
регистрацию
Организаторы конференции
Канцелярия
ставит печать
Директор/ зам.директора
визирует
Участник
предъявляет
копии платежного
поручения и
доверенности
руководителя
организации
Участник конференции
Регистрация
на основании
банковской
выписки,
выдает счетафактуры для
участников
конференции
Организаторы конференции
Участник конференции
Финансово-экономический отдел
Организаторы
конференции
выдают пакет
отчетных
финансовых
документов и
материалы
конференции
Организаторы конференции
По окончании
конференции
Организаторы сдают
в бухгалтерию отчет
о количестве
перечисленных
оргвзносов
подтвержденные
договорами и актами.
Бухгалтерия
реквизиты
участников
для
выставлени
я счетов на
оплату
оргвзноса
счет по
факсу
участнику
4
Участник
предъявляет
копии
платежного
поручения и
доверенности
руководителя
организации
2
7
ФЭО на основании
Организаторы
конференции
(Ученый секретарь
конференции)
Сайт
конференции
(Форма
договора и акта
выполненных
работ
На стол регистрации
оформленный организаторами пакет
документов (договор, акт
выполненных работ, счет-фактура)
0
банковской выписки,
выдает счетафактуры.
5
3
1
ФЭО
№ договора и
реквизиты для
перечисления
оргвзносов
ФЭО
Выписывает
счета
По мере поступления
оргвзносов
Организатор берет в
бухгалтерии выписку
по счету и начинает
оформление пакета
документов
бухгалтерской
отчетности: договор,
акт выполненных
работ
6
подпись
директора/зам.
директора и
заверенные
печатью)
договора, акты
2
1
Оргкомитет
конференции
4
7
10
ФЭО
Выписывает
счет
3
ФЭО
Оформляет
№ договора
5
Орк.К.
Счет по
факсу
участнику
8
Пакет док.
бухгалтерской
отчетности
Орк.К.
Копия док. о
оплате
оргвзноса
9
Визирует
директор
11
6
ФЭО
Выписывает
счет-фактуру
Орг.К.
Реквизиты
участника
Бухгалтерия
дает выписку о
поступивших
оргвзносах
Канцелярия
ставит печать
12
Орк.К.
Передача в
бухгалтерию
оформленных
договоров