ГК АйТи

Группа компаний АйТи
РЕШЕНИЕ «ЛОГИКА ECM.
ФИНАНСОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ»
ДЛЯ СОЗДАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ
ХРАНИЛИЩ ФИНАНСОВЫХ
ДОКУМЕНТОВ НА БАЗЕ РЕШЕНИЙ
IBM FILENET. ОПЫТ ПРОЕКТОВ
Артур Панчоян
Архитектор решений
ГК АйТи
О КОМПАНИИ «ЛОГИКА БИЗНЕСА»
IBM Premier
Business Partner
Единственный
авторизованный
партнер в России
по ECM
ABBYY Corporate
Projects Platinum
Partner
Первый «платиновый
партнер» ABBYY

Основана в декабре 2011 года, входит в ГК АйТи

Инновационная компания, работает на стыке управленческих
и информационных технологий

Использует самые современные разработки
и тренды глобального ИТ-рынка

Ваш партнер №1 в области управления корпоративным
контентом (ECM)

Более 500 заказчиков

Разработчик ECM-семейства «Логика ECM»
(ранее «БОСС-Референт»)
6 мая 2016 г. | ЛОГИКА БИЗНЕСА | 2
ГК АйТи
FileNet,
Content Analytics
Notes/Domino,
Content Analytics
СЕРВИСНАЯ ПЛАТФОРМА
СКВОЗНЫЕ РЕШЕНИЯ
ГК АйТи
«ЛОГИКА ЭХД. ФИНАНСОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ»
КОНСОЛИДАЦИЯ ФИНАНСОВОЙ ФУНКЦИИ

Оперативная доставка документов
из отдаленных подразделений

Исключение потери документов,
как на этапе сбора, так и при
хранении

Единый централизованный архив
электронных копий

Сокращение сроков поиска, сбора
документов за период, подготовки
финансовых отчетов и актов сверки

Устранение затрат, связанных с
децентрализованной обработкой
финансовых документов
6 мая 2016 г. | ЛОГИКА БИЗНЕСА | 4
ГК АйТи
БИЗНЕС-ПРОЦЕСС
1. УДАЛЕННЫЙ ФРОНТ-ОФИС
2. СЕРВЕР РАСПОЗНАВАНИЯ И ВЕРИФИКАЦИИ
Прием и сканирование первичной
бухгалтерской документации
Распознавание атрибутов, проверка правил, проверка
правильности распознавания атрибутов Верификатором
4. АРХИВ ПРЕДПРИЯТИЯ
3. ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ БУХГАЛТЕРИЯ
Фиксация в ЭА места хранения
документа в Архиве предприятия,
изъятие, контроль сроков,
уничтожение
Получение, согласование, отражение в учете, передача
документов КА, история согласования, изменения,
контроль версий, печать, выгрузка, подбор для
контролирующих органов
6 мая 2016 г. | ЛОГИКА БИЗНЕСА | 5
ГК АйТи
БУМАЖНЫЙ ОБМЕН ПЕРВИЧНЫМИ БУХГАЛТЕРСКИМИ ДОКУМЕНТАМИ
КОНТРАГЕНТ А
КОНТРАГЕНТ А
ОБЪЕДИНЕННЫЙ ЦЕНТР
ОБСЛУЖИВАНИЯ
КОНТРАГЕНТ D
КОНТРАГЕНТ С
6 мая 2016 г. | ЛОГИКА БИЗНЕСА | 6
ГК АйТи
ПРОГРАММНАЯ АРХИТЕКТУРА РЕШЕНИЯ
Подсистема
сканирования
и распознавания
Подсистема загрузки
документов
Решение для
юридически значимого
документооборота
Подсистема
интеграции
Подсистема хранения
и управления
документами
Поисковая
подсистема
Подсистема управления
бизнес-процессами
Архив финансовой
документации
Подсистема построения
отчетов
6 мая 2016 г. | ЛОГИКА БИЗНЕСА | 7
ОАО «СЗМН»

Организация ввода, хранения, управления и поиска электронных
копий документов в связке с данными КИС Галактика

Связь электронного хранилища и учетной системы

Обеспечение безбумажного документооборота с бухгалтерией

Автоматизация формирования подборок документов

Экономия времени сотрудников за счет минимизации ручной
работы и автоматизации рутинных процедур (за счет
сканирования и распознавания)

Автоматизация архивного дела

Создание основы для дальнейшей оптимизации бизнеспроцессов в части снижения бумажного документооборота
Списание в
дело
Штрихкодирование
Обработка
бухгалтером
Сканирование
Обработка
куратором
Полнотекстовое
распознавание
Атрибутивное
распознавание
Верификация
Связь с учетной
системой
Загрузка в
хранилище
Нанесение этикеток
со штрихкодами
Печать документа из УС со
штрихкодом
Сканирование
Автоматическое разделение
на отдельные документы
Строго
структурированные
документы
Определение типа
документа и его полей
(атрибутов)
Верификация/ручной
ввод
Неструктурированные
документы

Создан единый архив первичных документов,
интегрированный с учетной системой

В системе работают 1000+ сотрудников

Упростился поиск необходимых документов как для
использования в повседневной работе, так и для
предоставления по запросу контролирующих органов

Реализовано гибкое разделение доступа к документам
сотрудников, принимающих участие в жизненном
цикле обработки документа на различных его этапах
Автоматизация процессов обработки первичной
бухгалтерской документации
Информационная система
сканирования, распознавания, передачи и хранения
скан-образов финансовой документации на базе ПО
ABBYY FlexiCapture и IBM FileNet
(статус проекта и направления развития)
г. Москва
13.02.2014 г.
Ц ел и и з а д а ч и п р о е к т а
1. Создать единое защищенное информационное пространство для
регистрации, обработки и хранения скан-образов первичных финансовых
документов ООО «РН-Учет» – т.н. единый электронный архив.
2. Реализовать организационно-технических мероприятия по повышению
эффективности ведения учетной функции благодаря выводу учета
предприятий-Заказчиков Общества из "дорогих" регионов обслуживания в
"дешевые". Централизация учетной функции.
3. Обеспечить сквозную интеграцию единого электронного архива с
типовыми учетными системами ООО «РН-Учет» на базе платформы
1С:Предприятие 8.
4. Радикально снизить сроки предоставления первичных документов
работникам бухгалтерии для осуществления ими операций в учетных
системах, а также трудоемкость формирования подборки первичных
документов по запросам контролирующих органов.
5. Перейти на электронный юридически значимый документооборот с ФНС
РФ в рамках проведения мероприятий налогового контроля и регулярного
взаимодействия с налоговыми органами.
15
Стат ус проек та на начал о 2014 года
г. Губкинский
г. Нижневартовск
г. Нягань
г. Усинск
г. Москва
г. Самара
ХМАО
г. Рязань
г. Саратов
г. Красноярск
г. Бузулук
г. Новокуйбышевск
г. Краснодар
Проект инициирован в 2011 году. Электронное хранилище размещено на базе филиала ООО «РН-Учет» в г.
Самара. Развернуты 12 точек сканирования и передачи документов по каналам связи. На базе Самарского
филиала уже централизован учет 30-ти региональных предприятий-заказчиков. Система автоматически
распознает порядка 15 документов. Сегодня продолжаются работы по централизации в 2014 году учетной
функции с использованием функционала ИС ЭХД еще для 34-х предприятий группы Роснефть, включая
дочерние общества с филиальной структурой ЗАО «РН-Транс» и ООО «РН-Информ».
16
Эффект проекта
Радикально снизились риски потери и порчи документов, вследствие
снижения объемов использования «бумажных» документов.
Возросли скорость поиска документов и уровень релевантности поисковых
запросов, вследствие перехода к поиску в электронных архивах по
большому количеству реквизитов (вплоть до полнотекстового поиска)
вместо поиска в бумажных архивах, упорядоченных по двум-трем
реквизитам.
Сократились затраты на содержание архива электронных документов,
вследствие использования единого централизованного архива вместо
разрозненных локальных архивов.
Сократилось время между поступлением документа и его отражением в
учете, вследствие многократно возросшей скорости движения электронного
образа документа между участками учета.
Снизились совокупные затраты на ведение учета, вследствие разнесения в
пространстве мест приема и мест учета операций на основании
документов, что позволило осуществлять учет в местах, где затраты на
персонал ниже.
Существенно уменьшились накладные расходы на обработку и логистику
первичных бухгалтерских документов, вследствие того, что многократно
снизились потребности по перемещению бумажных документов после их
отражения в учете.
17
06.05.2016
Группа компаний АйТи
Спасибо за внимание!
Вопросы?
Артур Панчоян
Архитектор решений