Документационное обеспечение управления

Документационное
обеспечение управления
Виды документов
• Организационные документы – это документы,
которые утверждаются. Это Устав, положения,
инструкции, правила, структура и штатное
расписание. Печать ставится на грифе утверждения.
• Распорядительные документы: Это постановления,
решения, приказы, распоряжения, указания. Такой
документ состоит из 2-ух частей – констатирующей и
постановляющей. Констатирующая часть указывает
на мотивы, обоснования (в связи, в соответствии,
ссылки на нормативные документы, письма
вышестоящих организаций. После слова:
ПРИКАЗЫВАЮ или ПОСТАНОВЛЯЮ, идет
постановляющая часть, она может иметь поручения
или нормативный характер, могут указываться
исполнители, действия.
Служебные письма
Оформляются на бланке организации или бланке
письма. В ответных письмах обязательно
указывается ссылка на рег.номер и дату, заголовок
текста письма, на который составляется ответ. Текст
письма должен быть посвящен одному вопросу и
состоять из 1 или 2 смысловых частей - это
обоснование и заключение. Обращение к адресату
(например Уважаемый…) не всегда уместно. Текст
письма может составляться от 1-го лица ед.числа
(Прошу, рекомендую…) или от 1-го лица множ.числа
(Просим, сообщаем….) или от 3-го лица ед.числа
(Управление образования просит….)
Официальные письма,
документы
• Оформляются на фирменном бланке
организации (где указано полное
наименование организации)
• Дата документа обязательна, без даты
документ не имеет юридической силы
• Регистрационный номер документа
ставится в одной строке с датой
АДРЕСАТ
• если документ адресован организации
или структурному подразделению
организации, то их наименование
указывается в именительном падеже,
например:
Министерство образования и науки
Республики Татарстан
• Ни в коем случае нельзя писать:
В Министерство образования и науки
Республики Татарстан
-
• Если документ адресуется должностному
лицу, то наименование организации – в
именительном падеже, структурное
подразделение – в именительном падеже,
наименование должности в дательном
падеже, ФИО – в дательном падеже
например:
Министерство образования и науки Республики Татарстан
отдел кадровой политики
начальнику
Т.К. Ершовой
Или:
Министерство образования и науки Республики Татарстан
начальнику отдела кадровой политики
Т.К. Ершовой
• Если документ адресован руководителю
организации, то наименование организации
включается в состав наименования должности, и
адресат указывается в дательном падеже
например:
начальнику Управления образования
Агрызского муниципального района РТ
В.Г. Сафиуллиной
• При адресовании документа руководителям
нескольких организаций, адресат указывается в
дательном падеже множественного числа
например:
Начальникам управлений образований городов и
районов
Гриф утверждения
• Это дополнительный реквизит. Документ может
утверждаться руководителем или путем издания
другого документа. Оба способа равноценны. Если
документ утверждается единолично руководителем,
то пишем: УТВЕРЖДАЮ (никаких знаков
препинания и ковычек не нужно)
пример:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник МКУ «Управление образования»
подпись И.О.Фамилия
Дата
Подпись и дату руководитель ставит
самостоятельно.
• Если документ утверждается путем издания
другого документа, то пишем:
УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН
Наименование документа, его номер
например:
УТВЕРЖДЕН
приказом Управления
образования
от______ №________
Гриф утверждения располагается справа
вверху.
Гриф согласования
помещается под текстом документа, ниже подписи
слева.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник МКУ «Управление образования»
Подпись И.О.Фамилия
Дата
ИЛИ:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания профкома
от______ №________
Подпись руководителя
 в документе ставится под текстом.
 если документ оформлен на фирменном бланке, то
наименовании должности указывается кратко, например:
начальник, директор и ФИО.
Подпись состоит из 3-х элементов: наименование
должности, личной подписи и ее расшифровки (переносы
в словах не делаются, знаки препинания не ставятся). В
расшифровки подписи инициалы ставятся перед
фамилией (в скобки не заключаются, знак не ставится).
Пример:
Начальник Управления образования
В.Г.Сафиуллина
Если подписывают несколько должностных лиц, то чем выше
должность - тем выше подпись.
Заголовок к тексту документа
Это обязательный реквизит.
Заголовок - это краткое изложение содержания
документа. Заголовок должен быть кратким и
точно передающим содержание, например:
«О предоставлении….», «О направлении….»,
«О внесении изменений в приказ». Заголовок
обычно начинается с предлогов «о» или «об».
Заголовок выделяется полужирным шрифтом.
Заголовок на угловых бланках – пишется
слева над текстом, на продольных бланках над текстом по всей ширине страницы.
В ковычки заголовок не помещается, точка не
ставится!
Текст документа
• Текст может делиться на разделы, подразделы, пункты,
подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, но
не римскими. Например раздел 1. Подраздел 1.2. и т.д.
Текст документа может составляться на русском или нац.
языке. При направлении документа в другие субъекты –
только на русском языке.
• Текст документа выравнивается по ширине. Поля минимальный размер – верхнее, нижнее, левое не менее
20 мм, правое – не менее 10 мм. По типовой инструкции:
2,75 – левое поле, 2,25 – правое, 2 см - верхнее, не менее
2 см - нижнее.
• Отметка о наличии приложения: Она помещается ниже
текста. В ней указывается количество листов, количество
экземпляров (например: Приложение: на 7 л. в 2 экз.)
Слово «приложение» указывается в ед.числе ВСЕГДА!
• Оттиск печати: Заверяет подлинность
подписи должностного лица. Печать ставится
в установленном месте (м.п.) или печать
должна затрагивать 1/3 часть должности и
часть подписи.
• Отметка об исполнителе письма–
ОБЯЗАТЕЛЬНА. Помещается на лицевой
стороне или на оборотной слева снизу,
состоит из Инициалов, фамилии и номер
телефона. Слово «исполнитель» и
«телефон» не ставится
например:
Г.М.Ситдикова, 2-43-73
Отметка о заверении копии
Это делается для придания копии
юридической силы. Заверительная
надпись состоит из слова
«ВЕРНО», наименования
должности, подписи, Фамилии И.О
и даты. Если копия остается внутри
организации, то печать не ставится,
если за пределы организации – то
печать ставим.
Регистрация документов
регистрации подлежат все документы,
требующие учета, исполнения и
использования. Каждый документ
регистрируется в организации 1 раз:
поступающий документ – в день поступления,
изданный – в день издания. Регистрация
ведется в течение года.
Резолюция
Это собственноручная надпись на документе,
сделанная должностным лицом и содержащая
принятое им решение, т.е. это маленький
распорядительный документ внутри самого
документа. Резолюция включает исполнителя,
действия, срок исполнения, подпись и дату.
МЕСТО для резолюции – справа над текстом
документа или снизу под текстом. НЕЛЬЗЯ СЛЕВА ВВЕРХУ. Допускается оформление
резолюции на отдельном листке, обычно это
спец.типографские листки (как, например в
администрации).
Если вы будете
руководствоваться этими и
другими правилами оформления
документов, то документы вашей
организации будут идеальными
не только по содержанию, но и
по форме.