Унификация текстов документов

Унификация текстов
документов
Унификация документов …
• … это создание стабильных комплексов
документов, содержащих необходимую и
достаточную информацию для
эффективного решения задач управления.
Направления унификации
• Унификация состава документов
• Унификация формы документов
• Унификация текстов документов
Унификация состава документов
• … направлена на сокращение количества
применяемых форм документов.
Унификация формы документов
• … заключается в определении состава
реквизитов, необходимых для подготовки
документа в соответствии с его
назначением и наименованием и в
закреплении их расположения на носителе
информации.
Унификация текстов документов
• … заключается в установлении единой
формы языкового выражения, наиболее
точно передающей содержание регулярно
повторяющихся управленческих ситуаций и
действий.
В основе унификации текстов лежит …
• … метод выделения постоянной и
переменной информации и закрепление
постоянной информации в
унифицированной форме документа в виде
неизменяемых языковых конструкций.
Виды унифицированного текста документа
• Текст-трафарет
• Текст-анкета
• Текст-таблица
Текст-трафарет …
• … форма представления унифицированного
грамматически связного текста,
содержащая постоянную информацию и
пробелы, предназначенные для
заполнения их переменной информацией,
характеризующей конкретную ситуацию.
Пример трафаретного текста
• Согласно разнарядке от ________ № ______________ нашему
предприятию выделен фонд на 20___ год на
_________________________ в количестве ______________________
шт., в том числе по кварталам: I кв. ______________________ шт. III кв.
_____________________ шт. II кв. _____________________ шт. IV кв.
____________________ шт.". В трафаретном тексте субъект действия
может быть выражен не отдельным словом, а глагольной формой в
первом лице единственного или множественного числа,
указывающей на наличие субъекта. Например: "Для проведения
приемочных испытаний ____________________ разработанного
__________________________ ПРИКАЗЫВАЮ (т.е. "Я приказываю"): 1.
Образовать комиссию в следующем составе:
____________________________________________________________
___________________________________________________________".
Особенности трафаретного текста
• Сохраняет структуру связного текста
• Предложение начинается с постоянной
информации и может чередоваться с переменной
информацией
• Постоянная часть должна быть сформулирована
так, чтобы можно было быстро и однозначно
выбрать вариант переменной информации
Текст-анкета ….
• … форма представления унифицированного
текста, в котором содержится описание
определенного объекта по некоторому
набору признаков.
• … строится по принципу «вопрос – ответ».
Приказ о приеме на работу
т. _________________________________
Табельный номер ____________________
Фамилия ____________________________
Имя ___________ Отчество ___________
Вид приема _________________________
Должность __________________________
Структурное подразделение ______________________
Оклад ______________________________
Дата приема ________________________
Основание __________________________
Особенности текстов-анкет
• Постоянной
информацией в анкете
являются обобщенные
наименования
признаков, а
переменной - их
конкретные
характеристики.
Наименования признаков
формулируются …
• … словосочетаниями, в
• … словосочетаниями с
которых опорное слово глаголом второго лица
существительное в
множественного числа
именительном падеже.
настоящего или
прошедшего времени.
• Имеете ли
• Год рождения, место
правительственные
работы, должность
награды, какими
языками владеете
Текст-таблица …
• … форма представления унифицированного
текста, содержащего информацию,
являющуюся характеристикой нескольких
объектов по определенному набору
признаков.
Текст-таблица используется …
• Если различные показатели документа
могут быть сгруппированы по общему
признаку, а каждый из показателей имеет
два и более значения.
Текст-таблица используется …
• При необходимости представить данные,
для которых важно точное числовое
значение;
• При необходимости представить большое
количество числовых данных в компактном
виде;
Текст-таблица используется …
• Для обобщения сведений;
• Для представления информации, слишком
сложной для изложения и восприятия в
текстовой форме или форме изображения.
Схема построения таблицы
Головка блока столбцов
Головка блока столбцов
боковика
Головка
Головка
Головка
Головка
столбца
столбца
столбца
столбца
Боковик таблицы
Наименование
строки
Наименование
строки
Наименование
строки
Прографка
ная часть
Головка
Заголовоч
Таблица (номер). Наименование таблицы
Построение таблицы
• Не рекомендуют использовать более двух
уровней подзаголовков.
• Головку таблицы допускается отделять от
прографки жирной или двойной линией.
Оформление таблицы
• Слово «Таблица», ее номер и название
допускается набирать курсивом,
полужирным шрифтом или шрифтом иной
гарнитуры, чем основной текст.
Номер таблицы
• Над таблицей пишут слово «Т а б л и ц а», с
номером (без знака №), состоящим из номера
главы и порядкового номера таблицы в этой
главе, разделенных точкой.
• Используется выравнивание по правому краю.
• Ниже помещают заголовок таблицы, который
записывают с заглавной буквы.
• Используется правописание по середине. Точку в
конце наименования не ставят.
Перенос таблицы на другую страницу
• При переносе таблицы на другую страницу
или делении ее на части название не
пишут, а указывают «Продолжение
таблицы » или «Окончание таблицы»,
выделенные курсивом с указанием ее
номера.
Боковик таблицы …
• … содержит независимые переменные.
• Названия единиц измерения отделяют от
названия строк запятой.
• Расходы, млн руб.
Заголовки
• Заголовки граф и строк таблицы печатают с
прописной буквы.
• Подзаголовки граф печатаются со строчной
буквы, если они составляют одно
предложение с заголовком, и с прописной,
если они имеют самостоятельное значение.
Заголовки
• В конце заголовков и подзаголовков граф и
строк точки не ставят.
• Заголовки и подзаголовки граф указывают в
единственном числе.
Заголовки
• Не допускается разделение граф в головке
таблицы диагональными линиями.
Инстанция
Операция
Подготовка
проекта
документа
….
Исполнитель
Канцелярия
Руководитель
Секретарь
Кол-во выбывших описанных дел
Постоянного
хранения
По личному
составу
Временного
хранения
По личному
составу
Временного
хранения
Кол-во поступивших
описанных дел
Постоянного
хранения
Наименование
подразделения, от
которого поступили
документы
Дата поступления
Заголовки …
• … обычно записывают параллельно
строкам, но при необходимости
допускается перпендикулярное
расположение.
Оформление таблицы
• Графа «Номер по порядку» (№ п/п) в
таблицу не включается.
• При необходимости нумерации
показателей порядковые номера
указывают в первой графе (боковике)
непосредственно перед их наименованием.
Оформление таблицы
• При отсутствии отдельных данных в
таблице следует ставить прочерк (тире).
• Содержимое всех столбцов таблицы
должно быть выровнено единообразно.
• Строки текста в полях располагают по
верхней линии.