Тема 4. Функции документов

Тема 4. Функции документов
Преподаватель –
к.полит.н., доцент Н.А. Царева
Кафедра ГТАП ИП ВГУЭС
План
Понятие «функция документа».
2. Общие функции документа.
3. Специальные функции документа.
4. Полифункциональность
документа.
1.
Рекомендуемая литература
1.
2.
3.
4.
5.
Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. –
Киев, 2001.
Ларьков Н.С. Документоведение. Ч. 1. – Томск:
ТГУ, 2000.
Организация работы с документами. Учебник для
вузов. Под ред. В.А. Кудряева. – М., 2001.
Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю., Цветкова С.Н.
Документирование управленческой деятельности
на предприятии: делопроизводство и
корреспонденция.- Ростов н/Д., 2002.
Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение
и делопроизводство: Учебное пособие. - Ростов
н/Д., 2004.
Функции документа
Под функцией (от лат. "functio" - исполнение)
документа понимается внутренне присущее ему
целевое назначение, социально выработанный способ
его употребления.
 предопределены его общественно-практическими
целями и задачами, являются производными от них.
 непосредственно связаны с функциями информации,
которые документ принимает на себя после фиксации
этой информации на материальном носителе.
Поскольку социальная информация ориентирована на
удовлетворение различных человеческих
потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и
документ также полифункционален.

Общие функции
функция закрепления, запечатления
информации.
 коммуникативную функцию.
 сохранения информации
 функция документа как исторического
источника
 культурная функция

Коммуникативная функция
предназначена не только для решения задачи
трансляции информации в социальном
пространстве,
 но также и для организации, упорядочения и
поддержания информационных связей в
обществе.
 играет и передающую, и социально
цементирующую роль.
Передача информации охватывает все уровни
социальной системы и различных её подсистем.
Возникают различные категории документов:

1.
2.
3.
4.
двустороннего действия;
многостороннего действия;
документы, ориентированные сверху вниз;
документы, ориентированные снизу вверх.
Культурная функция
Фактически любой документ может рассматриваться
как своеобразный культурный феномен, отражающий
уровень материальной, научной, технической,
языковой культуры, уровень образования, моральнонравственного состояния общества.
С помощью документа осуществляется не только
закрепление, но и передача от поколения к
поколению
 культурных традиций,
 системы ценностей,
 нравственных норм,
 приумножение и развитие этих традиций,
 накопление интеллектуальных ресурсов,
 культурного потенциала в обществе.
Управленческая функция


1.
2.
может проявляться по-разному.
Рассмотрим главные варианты проявления
управленческой функции документа
Вызывать выполнение определенных действий (работ,
мероприятий …) лицом или лицами, которым адресован
документ. Пример. От руководителя поступило распоряжение
«Срочно займитесь организацией благоустройства
пострадавших при пожаре»
Нацеливать исполнителя на получение определенных
результатов. Пример. «К 01.03.2006 получить заключение
экспертных органов об экологическом состоянии Пожарского
района»
3. Дополнить (изменить) представления объекта
управления о среде путем передачи ему новых сведений.
Управленческая функция документа может проявляться всегда
какой-либо комбинацией вышеприведенных вариантов.
Правовая функция
заключается в закреплении правовых норм и
правоотношений в обществе.
Этой функцией обладают прежде всего документы, которые
устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые
нормы и правоотношения или прекращают их действие,
а также иные документы, которые могут повлечь за
собой определённые юридические последствия. К ним
относятся:
правовые акты органов государственной власти;
2.
судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты;
3.
акты управления, влекущие за собой определённые юридические
последствия;
4.
документы, фиксирующие договорные отношения, а также
удостоверительные документы (паспорта, дипломы об
образовании, командировочные удостоверения и т.п.).
Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие
документы, например, для использования в качестве судебного
доказательства.
1.
Функция учёта
была востребована одной из первых.
Выполняющие функцию учёта документы
необходимы
1. для решения многообразных хозяйственноэкономических задач,
2. для управления в целом социальнополитическими, демографическими и
другими процессами в обществе.
Функция находит отражение прежде всего в
бухгалтерской, статистической, плановой,
отчётной документации.

Политическая функция
находит своё выражение прежде всего в
документах, предназначенных для
информационного обеспечения внутренней
и внешней политики государства.
 выполняют документы политических
партий, различных общественнополитических структур, партийнополитических объединений, блоков,
политических деятелей и т.д.

Особенности функций документа



1.
2.


Общие функции присущи документу изначально (функции
закрепления, передачи, сохранения информации,
культурная функция, функция исторического источника).
Специальными функциями документ наделяется
сознательно, в зависимости от конкретных социальных
потребностей.
Функции документа можно разделить на:
функции оперативного характера, время действия которых ограничено
(управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция
защиты информации);
функции постоянно действующие (все остальные), которые
обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.
любой документ многофункционален, т.е. обладает
одновременно несколькими функциями, переплетёнными
между собой, при этом обычно преобладает какая-то одна
функция.
с течением времени соотношение между функциями
документа изменяется.
Знание функций помогает:




определить роль документа в системе
управления;
провести классификацию и систематизацию
документов с целью их унификации и
стандартизации;
провести экспертизу ценности документов,
установив их научную, историческую и
практическую значимость;
выработать определенные требования к
документам, создаваемым в процессе
управленческой деятельности, для внедрения
средств автоматизации и механизации в их
создание, обработку и хранение.
Вопросы для самоконтроля знаний
1. Функция, не являющаяся общей
функцией документа
1)запечатления информации
2)хранения сведений
3)коммуникативная
4)исторического источника
5)политическая
6)культурная
2. Функция, не являющаяся частной
функцией документа
1)управленческая
2)коммуникативная
3)учета
4)правовая
5)идеологическая
3. В чем заключается
полифункциональность документа:
документ обладает
1)политической функцией
2)одновременно несколькими функциями
4. В чем выражается социальная
природа документа?
5. Перечислите общие функции
документа.
6. Перечислите частные функции
документа.
7. Охарактеризуйте коммуникативную
функцию документа.
8. Охарактеризуйте правовую
функцию документа.
9. Охарактеризуйте функцию учета
документа.
10. Назовите особенности функций
документа.