Служебная записка в СДОУ

LOGO
Система документационного обеспечения управления
(СДОУ ГУ-ВШЭ)
Документ: Служебная записка
Система документационного обеспечения управления
(СДОУ ГУ-ВШЭ)
Назначение и цели создания системы
Система предназначена для информационнодокументационного обеспечения текущей
деятельности руководства, структурных
подразделений и сотрудников организации в
процессе выполнения ими своих функций.
Цели создания:
 Повышение эффективности работы за счет
автоматизации бизнес-процессов
 Создание единого архива электронных
документов и электронных образов документов
 Повышение исполнительской дисциплины за счет
автоматизации системы контроля исполнения,
согласования и утверждения документов
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Функции, реализуемые в системе













Основные:
Создание и хранение электронных документов в системе
Регистрация
Рассмотрение и наложение резолюций
Согласование проектов документов
Подписание
Контроль исполнения
Вспомогательные:
Маршрутизация документов
Поиск документов
Делегирование полномочий
Механизм руководитель-помощник
Хранение версий документов
Ведение электронных справочников
Формирование аналитической отчетности
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Основные понятия: Электронный документ
Электронный документ представляется в Системе в виде регистрационной
карточки документа и содержимого документа, представляющего собой
файл или набор файлов.
Основной файл
документа
Список файлов
приложений
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Главное окно системы
Главное окно системы
иерархический список папок
 панель документов
 меню действий
панель кнопок
 панель поиска
панель сообщений системы
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Создание документа
 Создание и заполнение регистрационной карточки
 Прикрепление к карточке файла документа и его
приложений
 Заполнение полей значениями по умолчанию,
 Выбор необходимых значений из справочников
 Обязательные для заполнения поля
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Отправка документа по маршруту
 Жизненный цикл
документа
 Типовые маршруты
для каждого вида
документа
 Формирование
списков:
исполнителей,
согласования,
рассылки
 Автоматическая
рассылка документов
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Движение документа по маршруту
 Возможность выбора дальнейшего направления документа
 Индикация поступления задач с документами в папки
 Рассылка почтовых уведомлений об установленных
событиях заинтересованным сотрудникам
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Регистрация документа
 Картотечная регистрация
 Автоматическое формирование
регистрационного номера
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Рассмотрение документа




Наложение резолюции
Назначение исполнителей
Сроки исполнения резолюции
Отметка исполнения
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Согласование и подписание документа
Учет замечаний в ходе согласования
Доработка документа, создание новых версий документа
Возможность отказа в подписании (утверждении) и внесения
замечаний
Просмотр предыдущих версий документа и замечаний согласующих
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Исполнение документа
Создание поручений по документу
Контроль хода исполнения
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Рассылка документа
 Рассылка для ознакомления в системе
 Рассылка по адресам электронной почты (email)
 Формирование и рассылка выписок из
протокола совещаний
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Поиск документа
 Поиск по образцу (по полям карточки)
 Полнотекстовый поиск
 Отчет по результатам поиска
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Архивное хранение
 Размещение всех документов в делах
номенклатуры дел
 Возможность помещения документов в архив
напрямую, минуя этапы жизненного цикла
 Хранение всех версий документов
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
История работы с документом
 Создание документа
 Редактирование полей карточки
 Редактирование присоединенных фалов и
создание новых версий
 Регистрация документа
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Обеспечение безопасности
 Аутентификация Пользователей в Системе
 Разграничение прав Пользователей в Системе
 Динамическое назначение прав на документы и
элементы регистрационных карточек в процессе
жизненного цикла
 Роли пользователей:
– Руководитель
– Помощник руководителя
– Контролер
– Сотрудник
– Регистратор документов
– Администратор
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Делегирование полномочий
 Делегирование полномочий - передача обязанностей по
обработке документов одних пользователей другим на
установленный срок.
 Данная функция распространяется на основные этапы
жизненных циклов такие как:
 Подписание
 Рассмотрение
 Согласование
 Ознакомление
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Механизм Руководитель-Помощник
Задача, направленная руководителю на
согласование, подписание, рассмотрение
приходит помощнику для :
 Проверки документов, поступивших с задачей
 Подготовки возможных решений по задаче для
руководителя
 Решения части вопросов от имени руководителя
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Методология внедрения системы
Последовательное наращивание возможностей
системы
Для каждого типа документа производится:
• анализ бизнес-процесса
• разработка технических требований
• подготовка регламента
• реализация выработанных решений
• подготовка пользовательской документации
• обучение пользователей системы
• опытная эксплуатация системы
• реализация требований по итогам опытной
эксплуатации
• промышленная эксплуатация системы
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Выбор платформы Documentum
•
•
•
•
•
•
Масштабируемость
Безопасность
Работа в территориально-распределенной среде
Работа в гетерогенных средах
Поддержка различных форматов файлов
Интеграция с другими программными продуктами
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.
Спасибо за внимание
Вопросы?
ИТ ГУ ВШЭ, 2007 г.