ДЕЛО

ДЕЛО
Система для автоматизации
документооборота и делопроизводства
СЭД «ДЕЛО» - система, ориентированная на автоматизацию электронного
документооборота (от создания документа до передачи на архивное
хранение) с возможностью сквозной автоматизации документооборота
территориально-распределенных компаний, поддерживающая интеграцию с
существующими информационными системами предприятия. Система
ориентирована на автоматизацию смежных документо-ориентированных
процессов (финансовый, договорной документооборот, автоматизация
внутренних бизнес-процессов, работа с обращениями граждан, оказание
государственных услуг и т.д.), с возможностью организации юридически
значимого электронного документооборота на предприятии. В системе
«ДЕЛО» есть возможность индивидуально для каждого пользователя
настраивать любые группы документов, которые формируются в справочнике,
на основе видов документов циркулирующих в организации.
Функциональные возможности «ДЕЛО»
Система предусматривает три типа регистрационной карточки (входящая,
исходящая, письма граждан) для каждого из типов характерен свой набор реквизитов,
по которым в дальнейшем возможно совершать поиск документа. Помимо основных
реквизитов, существует возможность создавать дополнительные различных типов и
форматов. К регистрационной карточке прикрепляется файл (либо из файловой
системы, либо отсканированный), можно настроить реквизиты которые будут
проставляться по умолчанию, также обязательные для заполнения реквизиты.
Регистрационный номер может формироваться автоматически, посредством
настраиваемых шаблонов нумераторов, и состоять из нескольких частей.
Регистрационная карточка после регистрации отправляется в кабинет должностного
лица.
Кабинет – совокупность папок, в которые поступает информация о документах и
резолюциях, направляемых должностным лицам для работы.
Функциональные возможности «ДЕЛО»
Система позволяет использовать как клиентское программное обеспечение,
устанавливаемое на персональных компьютерах пользователей, так и web-интерфейс
(тонкий клиент). Взаимодействие пользователей может быть организовано, в том числе с
помощью мобильных решений, таких как iEOS, АРМ-руководителя и т.д. Широкий спектр
дополнительных опций и подсистем позволяет реализовать максимальное количество
задач по документационному взаимодействию, автоматизации бизнес-процессов и
интеграционных решений.
Работа с Папками в системе «ДЕЛО»
•
Поступившие
папка содержит сообщения о документах, посланных на исполнение должностным лицам,
являющимся владельцами данного кабинета и еще не обработанные пользователями
данного кабинета;
•
На исполнении
папка содержит сообщения о документах и поручениях, принятых к исполнению
пользователями данного кабинета и еще не исполненных;
•
На контроле
папка содержит сообщения о находящихся на контроле поручениях, ход исполнения
которых контролируется владельцем кабинета;
•
У руководства
папка содержит сообщения о проектах резолюций, направленных на рассмотрение
владельцам кабинетов;
•
На рассмотрении
папка содержит сообщения о подготовленных проектах резолюций, ожидающие
рассмотрения владельцем кабинета.
•
В дело
папка содержит документы, предназначенные для списания в дело
Папки «На рассмотрении» и «У руководства» обеспечивают взаимодействие руководителя и его
делопроизводственного персонала (секретариат, канцелярия, общий отдел) на этапе рассмотрения
документов и выработки резолюций. Обычно, изучив документы, помощник или референт готовит
проекты резолюций и передает их на рассмотрение руководителя.
Работа с Папками в системе «ДЕЛО»
Папки Управление проектами, На визировании и На подписи используются для
работы с проектами документов:
•
Управление проектами
папка содержит записи об РКПД, исполнителями которых являются владельцы текущего
кабинета;
•
На визировании
папка содержит перечень записей об РКПД, присланных на визирование владельцам
данного кабинета;
•
На подписи
папка содержит записи об РКПД, присланных на утверждение владельцам кабинета.
Доступ пользователя к тем или иным папкам кабинета предоставляется при назначении
картотечных прав пользователя. В зависимости от того, на каком этапе работы находится
регистрационная карточка, она будет находиться в соответствующей папке.
Кроме основных рабочих папок в кабинете пользователя, имеется возможность широкого
использования личных папок, где могут храниться отобранные регистрационные карточки
документов, сгруппированных по различным произвольным признакам
Работа с Поручениями в системе «ДЕЛО»
В системе возможно создавать поручения, ставить на контроль, отслеживать сроки
исполнения и формировать напоминания, а также получать отчеты от исполнителей.
Возможность рассмотрения, согласования и утверждения (подписания) документов в
электронном виде имеется, в том числе, и в мобильных решениях для
руководителей различного уровня.
В системе существуют следующие виды поручений:
•
Резолюция
классическое поручение
сотрудникам;
•
по
документу,
отдаваемое
руководителем
подчиненным
Пункт
поручение, используемое при работе с многопунктовыми документами (протоколы
совещаний и т.д.);
•
Подчиненная резолюция
иерархическое поручение, отдаваемое в рамках вышестоящей резолюции и
взаимосвязанное с ней. Структура и вложенность иерархических поручений может иметь
любой уровень сложности и вложенности.
•
Проект резолюции
создается, как правило, помощником руководителя с целью экономии времени руководства
в процессе рассмотрения поступивших к нему документов.
Работа с Проектами Документов
Процедура согласования проекта документа является универсальной, гибко настраиваемой и
применима к проекту любого вида документа. Автор проекта имеет возможность отслеживать в
каком статусе находится его проект в папке «Управление проектами» своего кабинета. Проект в
зависимости от этапа его обработки, меняет статусы:
•
•
Создан – в РКПД нет информации об отправке документа ни на визирование, ни на подпись;
На визировании – проект документа отправлен на визирование (исполнителем выполнена операция
«Послать на визирование»).
•
Завизирован – РКПД содержит информацию о визировании всеми должностными лицами, указанными в
РК как «визирующие»;
•
На подписи – проект документа отправлен на подпись (исполнителем выполнена операция «Послать на
подпись»)
•
Подписан – РКПД содержит информацию об утверждении проекта всеми должностными лицами,
указанными в РКПД как «подписывающие» (т.е. все подписывающие должностные лица поставили отметку
«Утверждаю»);
•
•
Не подписан – РКПД имеет хотя бы одну отметку «Не утверждаю»;
На регистрации – проект документа отправлен на регистрацию (исполнителем выполнена операция
«Послать на регистрацию»). Редактирование РКПД, имеющей статус «На регистрации» не допускается;
•
Зарегистрирован – на основе РКПД утвержденного и подписанного проекта создана и
зарегистрирована РК готового документа. Редактирование РКПД, имеющей статус «Зарегистрирован» не
допускается.
Возможно задавать маршрут согласования (параллельно, по очереди), а также определять сроки
визирования. При работе с проектом можно создавать новые версии, вести обсуждение, после
визирования распечатать Лист согласования. Система позволяет сохранить подробную историю
согласования всех версий проектов документа.
Работа со справочником Номенклатура дел
В системе имеется справочник Номенклатура дел, на основе которого происходит списание
регистрационной карточки в определенное номенклатурное дело, которое содержит следующую
информацию:
•
•
•
•
•
Заголовок дела
Индекс
Срок хранения
Статус дела (текущее, переходящее, закрытое)
Примечание (для комментариев)
Отчеты можно формировать с помощью поисковых запросов, а также с помощью модуля «Отчетные
формы» (формат MS Word). В случае необходимости, согласно техническому заданию заказчика, могут
быть разработаны дополнительные отчетные формы.
С помощью «Процедуры передачи документов» при увольнении/замещении, переводе сотрудника
его документы будут помещены в кабинет замещающего, для дальнейшей работы.
Для упрощения процесса обработки документов, полученных по электронной почте и находящихся в
папках поступивших сообщений MS Outlook предусмотрена возможность их регистрации в системе
«ДЕЛО» непосредственно из этого приложения.
Дополнительные возможности
в системе «ДЕЛО»
•
Создание и обработка задания на обновление ОРД с помощью бизнес-процесса,
осуществима
посредством
использования
подсистемы
«Управление
процессами» и использования настраиваемых дополнительных реквизитов
регистрационной карточки ОРД. Требуется уточнение технического задания.
•
Создание и обработка задания на выполнение заявок на транспорт, также
является настраиваемым бизнес-процессом, который требует уточнения
технического задания.
•
В системе «ДЕЛО» существует неизменный эргономически выверенный набор
рабочих папок, редактирование которых не имеет обоснованной
необходимости, однако с личными папками пользователи могут работать по
собственному усмотрению.
•
Интеграция системы «ДЕЛО» с 1С возможна, требует уточнения технического
задания.
Дополнительные возможности
в системе «ДЕЛО»
•
Регистрационные карточки в СЭД «ДЕЛО» имеют две вкладки: основные реквизиты – не
редактируемая во избежание исключения из состава необходимых реквизитов, и
дополнительные – редактируемая без применения программирования, с использованием
любых реквизитов различных типов и форматов полей
•
В регистрационной карточке системы «ДЕЛО» отсутствует необходимость дополнительно
фиксировать и отражать статус документа, поскольку его движение и обработка
осуществляется посредством либо пересылки, либо штатно предусмотренных механизмов
исполнения поручений. Таким образом, РК документа определяется по нахождению в той
или иной рабочей папке кабинета (Поступившие, На исполнении, На контроле и т.д.)
Основные статусы отображаются непосредственно в поручениях, с индикацией в РК
фактической даты исполнения и снятия поручения с контроля. В то же время, при
согласовании проектов документов, статусы РКПД фиксируются автоматически и
отображаются на каждом этапе обработки: создан, на визировании, завизирован, на
подписи, подписан, на регистрации, зарегистрирован.
•
Отчетные формы в СЭД «ДЕЛО» экспортируются в формате MS Word, при необходимости
существует возможность разработки дополнительных отчетных форм, в соответствии с
техническим заданием заказчика, также существует возможность использования
дополнительной опции «Генератор отчетов», дающей пользователю широкие возможности
по самостоятельному конструированию отчетов.
Дополнительные возможности
в системе «ДЕЛО»
•
Возможность использования иерархических (подчиненных) резолюций
исключает необходимость использования логики «делегирования своих
заданий». За каждое поручение, исполнитель несет ответственность и
отчитывается даже в том случае, если он распределил работы по подчиненным
сотрудникам посредством иерархических резолюций.
•
Для группового добавления исполнителей в подразделениях, имеется
возможность использовать списки. Роли исполнителей в СЭД «ДЕЛО» не требуют
дополнительной спецификации, поскольку основные функциональные роли
определяются должностными обязанностями и выполняемыми функциями,
нежели специальным профилем пользователя в системе. Регулируется гибкой
настройкой прав пользователей.
•
В СЭД «ДЕЛО» имеется уже созданный набор поручений (резолюция, пункт и
проект резолюции и пункта, а также подчиненная резолюция и пункт). Настройка
дополнительных видов заданий не имеет обоснованной необходимости.
Дополнительные возможности
в системе «ДЕЛО»
•
При отклонении регистрации проекта Регистратор не должен создавать заданий
сотрудникам, не находящимся в его подчинении. Однако Регистратор всегда
может прокомментировать причины отклонения регистрации.
•
При получении проекта Регистратор не имеет возможности редактировать его,
поскольку проект согласован и утвержден руководящими должностными
лицами.
•
Документ в системе может быть направлен либо на рассмотрение
руководителю, либо на исполнение/ознакомление по поручению, либо по
пересылке в кабинет должностного лица, в том числе руководителям,
использующим мобильные решения. Необходимости выделять процедуру
ознакомления в самостоятельную отсутствует.
Развитие системы «ДЕЛО»
Так как организационная структура компании представляет собой
вертикальную иерархическую организацию управления, с территориально
распределенными филиалами по Алтайскому краю, в системе «ДЕЛО» возможна
реализация подключения Филиалов не только в общую базу головной
организации, для осуществления общего документооборота, но и в дальнейшем
создание своего собственного, внутрифилиального документооборота. Это можно
реализовать при разграничении прав пользователей, общей настройке системы,
нахождение общей базы в головной организации.
Таким образом, СЭД «ДЕЛО» позволяет реализовать надежную и понятную
систему документационного взаимодействия и коллективной работы в
учреждении, что подтверждено многочисленными внедрениями в аналогичных
структурах на территории РФ.
Клиенты, использующие «ДЕЛО»
Среди медицинских учреждений, внедривших СЭД «ДЕЛО» насчитывается около 400
организаций, в том числе:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ФГУП «Центр гигиены и эпидемиологии» в Республике Карелия
ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Республике Башкортостан»
ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Ямало-Ненецком автономном округе»
ФГУЗ «Центр гигиены и санитарно-эпидемиологического надзора в Тульской области»
ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Липецкой области»
ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Ростовской области»
ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Мурманской области»
ФГУ «Главное бюро медико-социальной экспертизы по Магаданской области»
ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Республике Алтай»
Филиал ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Ямало-Ненецком автономном округе в городе
Лабытнанги и Шурышкарском районе»
ФГУ «Главное бюро медико-социальной экспертизы»
ГУ «Минский областной центр гигиены, эпидемиологии и общественного здоровья» (ГУ «Минский
облЦГЭОЗ»)
ГУ «Центр санитарно-эпидемиологического нормирования, гигиенической сертификации и
экспертизы Минздрава РФ»
КГБУЗ «Красноярское краевое бюро судебно-медицинской экспертизы»
ДЕЛО
«Корпоративные Системы – Консалтинг»
WWW.CS-CONSULT.RU
656043 г. Барнаул, пр. Социалистический 28, 2 этаж
Тел. (3852) 290-371, 604-990
[email protected]