Стратегические задачи и приоритетные направления работы

Архивная служба Ярославской области
СТРАТЕГИЧЕСКИЕ ЗАДАЧИ И
ПРИОРИТЕТНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ
РАБОТЫ АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ
ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
2010-2015ГОДЫ
Главная стратегическая задача архивной службы
обеспечение сохранности архивных документов как важнейшей части
историко-культурного наследия и информационных ресурсов региона.
Перспектива на 2015 год
Состояние на 2010 год
• Состояние на 2010
49% муниципальных архивов
оснащены охранной
сигнализацией
54%
муниципальных архива
оснащены пожарной
сигнализацией
Утраты документов по личному
составу ликвидированных
организаций ,в том числе в
результате банкротства
Наличие деревянных
стеллажей в
архивохранилищах, хранение
документов без упаковки.
Реальная угроза утраты
информационных массивов
документов. Нарушение
конституционных прав граждан
Разработка ОЦП «Обеспечение
сохранности
архивных
документов»
Программа
должна
быть
направлена на:
• снижение
угроз
утраты
архивных
документов
и
содержащейся
в
них
информации;
•обеспечение
сохранности
хранящихся в государственных и
муниципальных
архивах
архивных фондов;
•Укрепление
пожарной
безопасности
архивных
учреждений области.
Выделение
средств
на
приспособление помещений под
архив по личному составу
75% муниципальных архивов
полностью оснащены охраннопожарной сигнализацией
Оснащение всех архивохранилищ
только металлическими стеллажами
и шкафами
Обеспечение сохранности
документов по личному составу
ликвидированных организаций
Улучшение условий хранения
свыше
4,5
миллионов
архивных дел. Обеспечение
социальной
и
правовой
защиты граждан
путем
предотвращения
утраты
документов
по
личному
составу
ликвидированных
организаций
Количество документов находящихся на хранении
в архивах Ярославской области
на 01.01.2010
документы
по личному
составу
16%
мун. Архив
14%
нтд;кффд
ипр.
4%
облархив
86%
управленче
ская
документац
ия
80%
На 1 января 2010 года в архивных
учреждениях
Ярославской
области
хранилось
более четырех миллионов
единиц хранения.
Почти 3,7 миллиона в областном архиве и
593 тысячи в муниципальных архивах
Из общего количества хранящихся
документов
в
государственных и
муниципальных архивохранилищах 690
223 единицы хранения - документы по
личному составу .
Динамика оснащения архивов пожарной и охранной сигнализацией
Наличие пожарной сигнализации
мун. Архив
Наличие охранной сигнализации
мун. Архив
облархив
100%
100%
100%
54%
облархив
41.10%
100%
49%
45.60%
на 01.01.2009
на 01.01.2010
на 01.01.2009
на 01.01.2010
За последние годы наметилась положительная тенденция в укреплении материально-технической базы архивов,
однако состояние с сохранностью документов продолжает оставаться серьезным. Почти 300 тысяч документов
Архивного фонда в муниципальных образованиях не защищены сигнализацией.
.
Вторая стратегическая задача архивной службы
удовлетворение потребностей всех категорий пользователей в услугах архивов
и реализации прав граждан на получение и использование информации
Перспектива на 2015 год
Состояние на 2010год
Отсутствие
единой
информационно–
поисковой системы
Не автоматизированы
процессы регистрации
и исполнения запросов
граждан
Внедрение новых
технологий.
информационных
Внедрение программного комплекса
автоматизированного государственного
учета во всех архивных учреждениях
области.
Создание
центра
по
оцифровке
документов Архивного фонда.
Менее 1% всех архивных
документов имеют фонд
пользования
в
электронном виде
Ежегодное
увеличение
количества
пользователей архивной
информацией
Создание
интернет-приемной
электронного
читального
зала
архивных учреждениях области.
и
в
Финансирование первого этапа работ
предусмотренных в ОЦП «Развитие
информатизации Ярославской области
на 2011 – 2013 годы» принятой
постановлением Правительства области
от 06.10.2010 №740-п.
Единая
информационнопоисковая
система
Ярославской области.
Ведение во всех архивных
учреждениях
единой
системы
автоматизированного
государственного учета
Обеспечение доступа к
электронным
фондам
государственного
и
муниципальных архивов с
использованием
сети
Интернет.
Повышение
качества
исполнения
государственных
и
муниципальных услуг
Динамика исполнения запросов архивными учреждениями
Ярославской области
ГУ ЯО "Государственный архив Ярославской области"
Муниципальные архивные учреждения области
31519
5833
8896
15022
13542
16646
4987
12314
2000
2002
2004
10594
2006
7683
2009
Одним из приоритетных направлений деятельности архивов является информационное
обеспечение. Количество обращений ежегодно возрастает.
Особенно значительный рост
наблюдается в последние годы . Увеличивающийся рост запросов требует применения новых
технологий в архивном деле.
Перевод архивных фондов в электронный вид и обеспечение доступа к
электронным фондам государственных и муниципальных архивов
с использованием сети Интернет.
Работа с документами в традиционной форме в условиях возрастающего потока запросов на
получение ретроспективной информации и постоянного увеличения объема архивных фондов
будет все более осложняться следующими факторами:
 - большие затраты времени на выполнение технологических архивных процедур приемки,
сортировки, регистрации и поиска документов, а также контроля их возврата в архив, в т.ч.
влияние человеческого фактора (проблемы поиска документов, возникающие при смене
сотрудников архива и т.п.);
 - невозможность использования документов одновременно несколькими потребителями;
 - большая вероятность утери и порчи документов.
Возникает необходимость перевода информации на новые типы носителей с использованием
современных технологий.
Применение современных информационных технологий в архивной сфере


В целях реализации административной реформы перед архивными учреждениями области стоит задача
повышения эффективности, доступности и качества исполнения государственных и муниципальных услуг
архивными органами и учреждениями области, прежде всего связанных с обеспечением конституционных прав
граждан.
Приоритетным направлением деятельности для архивов остаются обеспечение сохранности, комплектования,
учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации с применением современных
информационных технологий.