Работа со связанными документами

ЗАПРОГРАММИРОВАННЫЙ УСПЕХ
Автоматизация бизнеспроцессов розничной
компании
www.iba.by
www.ibarus.ru
www.ibagroupit.com
Предпосылки к внедрению

Согласно имеющимся оценкам, каждый сотрудник в
среднем ежегодно тратит до шести недель рабочего
времени на поиски информации, размещенной в
«ненадлежащем» месте

Не менее 30-40% времени
высококвалифицированных специалистов уходит на
решение тех или иных задач, связанных с
документами

Не менее 25% печатных документов любого
предприятия хранятся там, где они никогда не будут
найдены

В процессе работы над каждым бумажным
документом в среднем создается 8 его
дополнительных копий
IBM FileNet BPM как средство для
организации документооборота
•
•
•
•
•
•
Входящие, исходящие документы
Приказы, распоряжения, нормативные документы
Договоры
Счета (согласование заявок на оплату счетов)
Кадровый документооборот (прием на работу, заявления)
Служебные записки
Реквизитные поля карточки
Номер приказа
Тип приказа
Дата приказа
Проект
приказа
На
согласовании
На
утверждении
На
регистрации
Действующий
Аннулирован
Рабочее место
Поддержка стандартных
делопроизводственных операций
•
Создание РК документа;
•
Согласование;
•
Утверждение;
•
Регистрация;
•
Ознакомление;
•
Хранение;
•
Актуализация;
•
Аннулирование.
Работа с поручениями
•
Создание поручения;
•
Исполнение поручения, в том числе исполнение поручения за
исполнителя (Автором поручения или Контролером);
•
Контроль исполнения поручения;
•
Возврат поручения на доработку Исполнителю;
•
Подтверждение исполнения поручения.
•
Перенос срока исполнения поручения;
•
Отзыв поручения (Автором и Контролером).
Создание поручения
Создание РК
•
•
•
•
•
Из «пустой» РК или на основании РК, уже существующей в Системе;
Контроль заполнения обязательных реквизитов РК;
Контроль правильности данных вводимых в РК;
Прикрепление к РК файлов любых форматов;
Прикрепление к РК ссылок на другие документы (РК), имеющиеся в
Системе
У Администратора Системы есть возможность:
• создания новых типов РК (для новых типов документов);
• создания/редактирования имеющихся РК.
Работа с документом
Согласование и утверждение
•
Пользователь, указанный в списке согласующих утверждающим, получает
задание на согласование/утверждение документа
• Пользователь может:
- Согласовать/утвердить документ;
- Вернуть на доработку;
- Отклонить документ;
- Назначить дополнительных согласующих;
- Ввести комментарий к тексту документа.
• Поддерживаются схемы параллельного (документ отправляется на
согласование всем согласующим одновременно) и последовательного
(документ не отправляется на согласование следующем согласующему,
пока предыдущий не выполнил необходимое действие) согласования
документов.
Отправление на согласование
Статус документа
Работа с документом
Согласование
Статус документа
Утверждение документа
Утверждение документа
Утверждение документа
Механизм замещения
•
Механизм замещения позволяет пользователю производить действия в
Системе за другого пользователя
•
Система позволяет назначить каждому пользователю более одного
заместителя
•
Назначить замещение в Системе могут: Администратор Системы;
Пользователь Системы.
Поиск документов/поручений
Простой – в разделах Навигатора Системы, осуществляется по следующим
критериям:
• Регистрационный номер; Автор документа/поручения; Описание; Статус
документа/поручения; Дата.
Поиск документов/поручений
•
Расширенный – в отдельном разделе Навигатора, осуществляется по
расширенному набору реквизитов в соответствии с собственной логикой
построения поисковых запросов, возможностью сохранения созданных
поисковых запросов.
Формирование отчетов
• Отчет по исполнительской дисциплине;
• Отчет по исполнению поручений по документу;
• Отчет по актуальности документов;
• Реестр документов.
Пользователь самостоятельно задает параметры для построения отчета, а
Система формирует его по заданному шаблону.
Формирование документов на
основе шаблонов
•
Шаблон документа содержит метки, на место которых в процессе
заполнения шаблона добавляется соответствующая информация из РК
документа;
•
Для каждого типа документа в Системе создан собственный шаблон;
•
Для документов отдельных типов (протоколы, повестки) файл документа
формируется автоматически при отправке РК документа на согласование.
Работа со связанными документами:
•
Пользователь Системы может установить связи между РК документа и
документами, имеющимися в Системе;
•
При связывании РК пользователю доступны все РК, к которым
пользователь имеет доступ;
•
Связь между РК документа и документами, имеющимися в Системе,
представляет собой ссылку;
•
Система предоставляет возможность выбирать тип связи при связывании
документов: Подчиненный; Основной; Сопроводительный; Отменяющий;
На основании.
Уведомления
При наступлении определенного события:
• требующие от пользователя выполнения действия;
• информационные;
• уведомления-напоминания (например, о количестве документов,
требующих рассмотрения);
Отправляются на почтовый ящик пользователя
Клиент для iPad
Мобильный
клиент
СЭД
Синхро
низация
•
•
•
Просмотр присоединенных файлов
Голосовые комментарии
Согласование, утверждение документов
Рабочий стол
Поручения
Голосовые комментарии
Интуитивно-понятный интерфейс
Поиск
Распределение ролей и прав
•
•
•
•
•
•
•
•
on-line доступ через web-интерфейс;
off-line доступ с мобильных устройств.
идентификация пользователей;
проверка полномочий пользователя при работе с Системой;
отсутствие возможности получить доступ к тексту документа, минуя
Систему;
разграничение доступа на уровне действий (функций системы, открытия
экранных форм) и данных в Системе;
отсутствие прямого доступа пользователей, не имеющих специальных
прав доступа, к БД системы;
доступ в системе организован по принципу «что явно не разрешено, то
запрещено».
Интерфейс администратора
Основные операции по настройке, управлению, контролю также выполняются через
тонкого клиента.
Администратору,
аналитику,
контролирующему лицу
нет необходимости в
установке
дополнительных
приложений.
Полный доступ к системе
может быть получен
через WEB-браузер. При
помощи апплетов
реализован полный
доступ к бизнеспроцессам, настройке
ролей, управлению
потоками данных.
Работа с бизнес-процессом
Повторное
использование/
общая библиотека
Drug ‘n Drop
Графический
редактор
Может управляться
бизнес-аналитиком,
а не IT
Дизайн, тестирование, анализ
Бизнеспользователь
IT-специалист
Итеграция СЭД с системой
“Канцлер”
СЭД
Lotus Domino
Подсистема
архивирования
IBM Content Collector
Подсистема
Хранения
IBM FIleNet P8
Интеграция
Со следующими внешними информационными системами:
• Служба каталога Active Directory – синхронизация списка пользователей
системы, групп доступа и организационной структуры;
• Обеспечение совместимости с серверами каталогов по протоколу LDAP,
возможность использования LDAP аутентификации пользователей;
• Обеспечение выгрузки/загрузки в СЭД данных в форматах XML;
•
Формирован
ие отчетов в
форматах
Microsoft
Office,
HTML.
Заключение
Результаты внедрения

Сокращение времени поиска документа до 90%

Повышение операционной эффективности, снижение издержек

Исключение необходимости делать копии документа

Увеличение производительности сотрудников

Исключение рисков утери важной бизнес-информации

Максимальная безопасность данных

Снижение объема бумажных документов
Бизнес-преимущества

Процессы контролируются системой

Всегда доступны данные и показатели процесса

Процессы полностью прозрачны

Возможно предварительное тестирование измененного процесса на реальных данных

Четкое соблюдение регламентов и политик

Снижение зависимости от человеческого фактора
Наш опыт
Опыт реальных внедрений
CASE 1: Энергетическая компания
Платформа - IBM FileNet P8 v4.5
 Content Engine
 Process Engine
 Application Engine
Интеграция с SAP
SOA архитектура
Специализированный
документооборот
Сложные процессы
Процессы в Business process designer
CASE2: Ритэйл компания
20 000
пользователей
10 000
новых документов в день
15 000
изменений документов в день
Интеграция с SAP HR
Offline клиент для iPad
ЗАПРОГРАММИРОВАННЫЙ УСПЕХ
Спасибо за внимание!
Более подробную информацию можно получить:
Александр Трухан
К.т.н., эксперт отделения информационных систем
Тел.:
Email:
СП ЗАО «Международный
деловой альянс» (IBA)
ул. М. Богдановича, 155, г. Минск,
220040, Республика Беларусь
Тел.:
+375 17 217 33 33
Факс:
+375 17 217 32 32
Email: [email protected]
www.iba.by
www.ibarus.ru
www.ibagroupit.com
+375 17 217 33 33 (вн. 54 23)
[email protected]