Ввод данных

Руководство по применению компьютерной
программы на основе Excel для счетов
использования поставок и продовольственного
баланса
v.4 посл. обновление октябрь 2011г.
1
Краткий обзор презентации
Часть 1: Рассмотрение табличной программы счетов
использования поставок (СИП, SUA)
Часть 2: Пошаговое руководство по созданию новой
годовой таблицы SUA
Часть 3: Рассмотрение табличной программы
продовольственного баланса (ПБ, FBS)
Часть 4: Пошаговая инструкция по созданию ПБ
2
Краткий обзор презентации
Section 1: Рассмотрение табличной программы счетов
использования поставок (СИП, SUA)
Section 2: Пошаговое руководство по созданию новой
годовой таблицы SUA
Section 3: Рассмотрение табличной программы
продовольственного баланса (ПБ, FBS)
Section 4: Пошаговая инструкция по созданию FBS
3
Файл электронных таблиц счетов использования поставок
(SUA): обзор
Что это такое?
• Файл с подшивками электронных таблиц на основе Excel для счетов
использования поставок (SUA) содержит серии динамических таблиц с данными
SUA на несколько лет.
• Бóльшая часть ежегодных данных SUA находится в таблице соответствующего
года.
• Динамические таблицы SUA выполнены таким образом, чтобы охватить все
данные, необходимые для составления полного SUA, который в свою очередь
можно использовать для создания продовольственного баланса (ПБ).
Для чего используется?
• Пользователи могут вносить данные по товарам, корректировать такие
показатели, как выход конечного продукта (напр., % муки из зерна) и нормы
высева, редактировать показатели пищевой ценности для своей страны.
• Динамическая таблица также позволяет пользователям проводить серии
проверок правильности данных, тем самым снижая риск ошибок при
составлении счета использования поставок (SUA).
Заметка для пользователей:
Таблицы в Excel являются упрощенной версией базы данных FAOSTAT от ФАО.
Вследствие этого, некоторые значения могут отличаться от данных FAOSTAT
публикуемых в интернете.
4
Файл электронных таблиц счетов использования поставок
(SUA): обзор
Таблицы SUA для разных годов идентичны. При этом каждая годовая таблица
разделена на несколько секций, которые обозначены соответствующими цветами,
чтобы легче отличать их разные функции.
5
Разбивка таблицы SUA
1.Население (желтый цвет):
используется для вычисления потребления
калорий/жиров/белков на душу населения.
2. Список товаров по FAOSTAT:
3.Происхождение обработанных продуктов
4.Внутреннее использование:
5.Пищевая ценность в данной стране:
6.Ввод данных:
7.Обработка данных (защищенные клетки):
6
Разбивка таблицы SUA
1.Население:
2. Список товаров по FAOSTAT (серый):
включает первичные и производные продукты,
а также пищевые продукты и непищевые
товары.
3.Происхождение обработанных продуктов
4.Внутреннее использование:
5.Пищевая ценность в данной стране:
6.Ввод данных:
7.Обработка данных (защищенные клетки):
7
Разбивка таблицы SUA
1.Население :
2.Список товаров по FAOSTAT:
3. Происхождение технологически
обработанных продуктов (оранжевый):
Идентифицирует производные продукты, их
первоначальное сырьё и % направляющийся на
обработку. Пользователи могут вручную менять
эти значения.
4.Внутреннее использование:
5.Пищевая ценность в данной стране:
6.Ввод данных:
7.Обработка данных (защищенные клетки):
8
Разбивка таблицы SUA
1.Население:
2.Список товаров по FAOSTAT:
3.Происхождение обработанных продуктов:
4.Внутреннее использование (зелёный):
позволяет пользователям определять выход
конечного продукта, нормы высева, % идущий
на потери/корм/в пищу; а также контролировать какая из составляющих SUA направляется
на остаточную утилизацию (или в т.н. баланс ‘B’).
5.Пищевая ценность в данной стране:
6.Ввод данных:
7.Обработка данных (защищенные клетки):
9
Разбивка таблицы SUA
1.Население:
2.FAOSTAT commodity list:
3. Происхождение обработанных продуктов:
4.Пищевая ценность в данной стране:
5.Пищевая ценность принятая в данной
стране (желтый):
пользователи могут корректировать значения
пищевой ценности продуктов по
калорийности/жирам/белкам, а также
сравнивать их с мировыми контрольными
нормами пищевой ценности.
6.Ввод данных:
7.Обработка данных (защищенные клетки):
10
Разбивка таблицы SUA
1.Население:
2.Список товаров по FAOSTAT:
3.Происхождение обработанных
продуктов:
4.Внутреннее использование:
5.Пищевая ценность в данной стране:
6. Ввод данных (серый):
основная часть, где пользователи вводят
официальные, полуофициальные или
приблизительные данные для каждого
из составляющих SUA.
7.Обработка данных (защищенные
клетки):
11
Разбивка таблицы SUA
1.Население:
2.Список товаров по FAOSTAT:
3.Происхождение обработанных
продуктов:
4.Внутреннее использование:
5.Пищевая ценность в данной стране:
6.Ввод данных:
7. Обработка данных (голубой цвет):
здесь все вводные данные компонуются с
целью рассчёта конечных результатов SUA.
В этой части стоит защита от изменения
значений данных и используется
процедура стандартизации для создания
продовольственного баланса из этих
данных.
12
Окно настройки показа
данных
• Окно настройки показа данных (Data
Display Control Panel) предназначено для
облегчения перемещения по разным
частям таблицы SUA.
• Доступ осуществляется нажатием
кнопок переключателей на левой
стороне экрана.
• Соответствует структуре той же
вышеописанной таблицы (например,
секции Ввода данных, обработки данных
и т.д.)
13
Окно настройки для
проверки данных
• Окно настройки для проверки данных (Data
Validation Control Panel) предназначено для
выполнения ряда проверок качества данных
в таблице SUA, с целью обеспечения:
I. завершённости данных по
исследуемым товарам;
II. правильности формата знаков и
символов FAOSTAT, которые были
напечатаны в части «Ввод данных»;
III. наличия введённых данных о
происхождении и объёмах
переработки по производным
продуктам.
• При обнаружении ошибки пользователям
дается сообщение с подробным описанием
проблемной клетки таблицы, самой
проблемы (напр., отсутствие данных) и о
предлагаемом решении.
• Пользователи должны почаще проводить
процедуры проверок данных, чтобы
уменьшить риск появления ошибок в
таблице.
SUA: Таблица «профиля» товара
•
Таблица «профиля» создаёт профили отдельных товаров включённых в
FAOSTAT.
•
Предоставляет быстый и лёгкий способ сравнения и сверки данных
введённых в течении ряда лет.
•
Для доступа нажать мышкой на название товара и выбрать
интересующий товар из раскрывающегося списка.
15
Инструкции по вводу данных в таблицу SUA
Данные, вводимые в секции «Ввод данных» (Data Input, колонки от ‘U’ до ‘AU’)
состоят из двух частей:
1.) Фактические цифровые данные для составляющих элементов SUA (например,
объёмы производства, экспорта, и т.д.).
2.) Символы FAOSTAT которые обозначают ТИП данных (например, официальные
данные или приблизительные данные).
Правила проверки введённых данных
I. Нельзя вводить данные с нулевым значением или оставлять клетки пустыми:
если нет данных по какому-либо товару, то следует ввести знак ‘-’ в элементы SUA.
II. Все процентные значения следует вводить как целые числа (например, 89% как 89,
или 4% как 4).
III. Удостоверьтесь, что данные вводятся в правильных единицах измерения для
каждого составляющего элемента SUA:
(напр., га для площадей сбора, или ‘000 (тыс.) голов для поголовья животных).
IV. Все официальные/полуофициальные/приблизительные данные введённые в
части «Ввод данных» должны сопровождаться правильным символом FAOSTAT.
V. Список символов FAOSTAT:
(без символа) = официальные данные
= данные отсутствуют
*
= данные из неофициальных источников
F
= приблизительные данные
T
= данные исходя из тенденций
C
= данные расчётов
16
Краткий обзор презентации
Часть 1: Рассмотрение табличной программы счетов
использования поставок (СИП, SUA)
Часть 2: Пошаговое руководство по созданию
новой годовой таблицы SUA
Часть 3: Рассмотрение табличной программы
продовольственного баланса (ПБ, FBS)
Часть 4: Пошаговая инструкция по созданию ПБ
17
ШАГ 1: Открыть таблицу Excel с последним законченным набором годовых данных.
ШАГ 2: Нажать на соответствующую вкладку в нижней части таблицы с набором
последних годовых данных SUA (например, ‘2007’) чтобы выбрать последнюю таблицу.
ШАГ 3: Нажать серую кнопку с текстом “Generate SUA for new year” (т.е. «создать SUA
для нового года»), которая находится внизу с левой стороны, в колонке A (см. ниже).
18
ШАГ 4: После этого начнётся процедура создания SUA для нового года.
ШАГ 5: Вскоре появится окно, в котором пользователь должен ввести год создающегося
нового SUA (например, введите “2008”) (см. ниже).
ШАГ 6: После введения года нажать кнопку “OК”.
19
ШАГ 7: Следующим появится окно “File Save” (т.е. «сохранить файл»), в котором
пользователь должен ввести название новой создаваемой таблицы SUA (см. ниже).
• В качестве предосторожности, вместо того чтобы перезаписать файл на
существующей таблице, программа предлагает пользователю сохранить новый файл
под другим названием (см. пункт A. ниже).
• Проследите, чтобы файл сохранился в формате ‘Excel 97-2003 Workbook’ (*.xls)
выбрав эту опцию из меню ‘Save as type’ (см. пункт B. ниже), чтобы впоследствии
файл можно было открывать также более ранними версиями программы Excel.
A.
B.
20
ШАГ 8: Процедура продолжается, сохраняя новую таблицу SUA. Пользователям
рекомендуется подождать, пока процедура не завершится, что может занять несколько
минут в зависимости от величины файла и быстродействия компьютера.
ШАГ 9: После завершения процедуры появляется следующее сообщение:
“New year created! Click to continue”. Нажмите кнопку “OK” для продолжения.
21
ШАГ 9: Теперь можно просмотреть данные SUA по новосозданному годовому
набору, а также:
 начать работать над SUA для нового года; в случае необходимости обновлять
доли и выходы конечных продуктов, заменять данные полученные исходя из
тенденций – официальными , полуофициальными или приблизительными данными
по мере их поступления;
 ввести численность населения в клетке E1, чтобы позволить программе
рассчитывать показатели потребления калорий/жиров/белков на душу населения.
22
Краткий обзор презентации
Часть 1: Рассмотрение табличной программы
счетов использования поставок (СИП, SUA)
Часть 2: Пошаговое руководство по созданию
новой годовой таблицы SUA
Часть 3: Рассмотрение табличной
программы продовольственного баланса
(ПБ, FBS)
Часть 4: Пошаговая инструкция по созданию ПБ
23
Таблица продовольственного баланса (ПБ, FBS): Обзор
Таблица ПБ называется “standardization.xls” и имеет две функции:
(1.) конвертация объёмов пищевых продуктов SUA в количественный
эквивалент их же исходного сырья (например, пшеничная мука конвертируется
обратно в зёрна пшеницы);
(2.) составление стандартизированных товаров в Продовольственном балансе.
В отличии от таблиц SUA, программа ПБ полностью автоматизирована.
Пользователям не требуется редактировать или добавлять данные в табличном
файле ПБ.
24
Краткий обзор презентации
Часть 1: Рассмотрение табличной программы
счетов использования поставок (СИП, SUA)
Часть 2: Пошаговое руководство по созданию
новой годовой таблицы SUA
Часть 3: Рассмотрение табличной программы
продовольственного баланса (ПБ, FBS)
Часть 4: Пошаговая инструкция по созданию
продовольственного баланса
25
ШАГ 1: Открыть файл SUA и выбрать соответствующую вкладку в нижней части
таблицы с набором годовых данных, которые нужно стандартизировать.
ШАГ 2: Удостовериться в том, что значение численности населения введено в клетку
E1, что необходимо для вычисления показателей потребления калорий/жиров/белков
на душу населения (см. пункт A. ниже).
ШАГ 3: Нажать кнопку “Calculate Food Balance Sheet for current year” (т.е. «рассчитать
продовольственный баланс на данный год») , которая запустит процедуру
продовольственного баланса (см. пункт B. ниже).
A.
B.
26
ШАГ 4: Появится окно с сообщением “Load standardization.xls file”, предлагающее
пользователю загрузить Excel файл “standardization.xls” (см. ниже).
ВНИМАНИЕ: Файл “standardization.xls” содержит контрольный образец и таблицу с
формулами, необходимыми для расчёта продовольственного баланса. Каждый раз
при создании продовольственного баланса пользователю потребуется загружать тот
же файл “standardization.xls”
27
ШАГ 5: Появится окно, предлагающее пользователю сохранить новый файл
продовольственного баланса (см. ниже).
ВНИМАНИЕ: Не сохраняйте новый файл поверх файла ‘standardization.xls’! Вместо
этого сохраните новый ПБ под другим названием (например, ‘Thailand_FBS_2007.xls’)
(пункт A. ниже), и в формате “Excel 97-2003 Workbook” (*.xls) (пункт B. ниже).
A.
B.
28
ШАГ 6: Процедура займёт максимум несколько минут, после чего появится сообщение
показанное ниже, информирующее пользователя о том, что процедура
стандартизации завершена и создан новый файл продовольственного баланса.
ШАГ 7: Нажмите “OK” чтобы продолжить.
29
ШАГ 8: После этого можно открыть и просмотреть новосозданный файл с новым
продовольственным балансом. Для просмотра результатов ПБ переместитесь на
вкладку “Quantity_FBS” (см. ниже).
В нижней части продбаланса пользователи могут также увидеть суммарную
статистику, в т.ч. коэффициенты самодостаточности, зависимость от импортов,
торговли и запасов.
30
Для дальнейшего чтения
Подробности применения табличной программы SUA и FBS можно найти в
следующих документах :
• Quick start guide.doc
Содержит пошаговые инструкции по использованию основных функций таблиц
SUA и FBS (таких как образование новой годовой таблицы, или создание FBS).
Полезен для тех, кто впервые пользуется табличными программами.
• SUA & FBS Guidance.doc
Содержит описание полной функциональности табличной программы SUA и FBS,
в т.ч. поиск и устранение проблем возникающих при использовании программы.
Полезен для более опытных пользователей, которые желают достичь более
всестороннего понимания работы этой компьютерной программы.
31