Создание презентации и техника эффективного выступления

Создание презентации и
техника эффективного
выступления
Презентация – это Ваша мысль,
Ваша логика, Ваш отбор
материала…
«Самое худшее, что Вы можете
сделать, готовя презентацию,
это положиться на разумность и
благожелательность Вашей
аудитории.»

Любой публичный доклад это
своеобразный поединок с аудиторией,
сколько бы доброжелательно она ни
была настроена с начала выступления и
как бы она не стремилась вас
поддержать в ходе выступления.
2
Этапы создания презентации
Часть 1
Этапы создания презентации



Планирование презентации – это многошаговая
процедура, включающая определение целей,
изучение аудитории, формирование структуры и
логики подачи материала;
Разработка презентации – методологические
особенности подготовки слайдов презентации,
включая вертикальную и горизонтальную логику,
содержание и соотношение текстовой и
графической информации;
Репетиция презентации – это проверка и отладка
созданной презентации.
4
Планирование презентации








Определение целей;
Сбор информации об аудитории;
Определение основной идеи презентации;
Подбор дополнительной информации;
Планирование выступления;
Создание структуры презентации;
Проверка логики подачи материала;
Подготовка заключения.
5
Определение целей

Принципы эффективной презентации:








Слушатели перегружены информацией еще до презентации;
У слушателя короткая память;
Публично проводить презентацию – это не то же самое, что и
выступать публично;
Цель любой презентации – убедить;
Восприятие презентации аудиторией важнее, чем ваше
ощущение;
Презентация должна запомниться, привлечь внимание,
призвать к действию, быть значимой.
Презентация должна давать ответ на вопрос: «Зачем я
собираюсь проводить эту презентацию?»
Вы планируете выступление не для себя, а для аудитории.
Определите свои цели.
6
Мысль, изреченная, есть ложь!
Как определить реальные цели презентации?
Обязательно сформулируйте цели, начиная словами:
По окончании моей презентации слушатели будут _______________
Цель моей презентации - ___________
Я буду говорить о ______, для того чтобы_______________________
Для того, чтобы выступление было успешным вы должны не только
владеть материалом, но и уметь «преподнести» его слушателям в
форме удобной и понятной для них
7
Обязательно – уясните себе


Каковы цели, ожидания и желания
слушателей?
Чего они хотят от вашего выступления?
Вы планируете свое публичное выступление не для
себя, а для слушателей. Определите свои цели.
Это очевидное требование повлечет за собой
множество необходимых уточнений.
8
Информация об аудитории

Соберите необходимую информацию о будущих слушателях:












Сколько человек будет присутствовать?
Возрастная группа;
Социальное положение;
Уровень жизни;
Образование;
Каково их знание обсуждаемого предмета?
Причины присутствия на презентации;
Есть ли у них опасения, проблемы? Какие?
Каковы их цели?
Каковы их ожидания?
Ценят ли они юмор?
Как хорошо они знают Вас?
9
Способы сбора информации об
аудитории:





Запросите список слушателей и их должности;
Вышлите список ваших вопросов организаторам;
Поговорите со слушателями до презентации;
Поинтересуйтесь мнением тех, кто знает
аудиторию;
Изучите всю доступную информацию об
организации (рекламы, журналы, Интернет)
Даже если Вы собираетесь делать презентацию перед
хорошо знакомой аудиторией, попытайтесь мысленно
дать её обобщенный портрет.
10
Выделение основных идей
презентации


Это поможет слушателям легче
следить за ходом презентации;
Ответьте на вопросы:


Какие идеи будут соответствовать целям
презентации?
Какие идеи слушатели должны
запомнить лучше всего?
11
Основные идеи должны:




Служить конкретным целям;
Содержать умозаключение;
Быть интересными;
Их не должно быть много (не более
четырех – пяти).
12
Существует много способов выделения
основных идей презентации. Например:

Используя обобщенный портрет
слушателя, проверьте себя, отвечая на
вопросы:






Кто?
Что?
Где?
Почему?
Когда?
Как?
13
Подбор дополнительной
информации


Дополнительную информацию полезно использовать для
поддержки основных идей;
После выделения основных идей презентации, необходимо
подобрать сопровождающий их материал. Такой
дополнительной информацией могут быть:








Примеры;
Сравнения;
Цитаты;
Открытия;
Статистика;
Графики;
Аудио- и видеоматериалы;
Экспертные оценки.
14
Планирование
вступления


Слушатели формируют мнение о Вас с первых
минут выступления. Изменить его трудно.
Сделайте все возможное, чтобы это мнение было
позитивным.
Как минимум необходимо:






представиться (имя, должность, организация);
сказать, сколько будет длиться презентация;
Договориться о том, когда можно задавать вопросы – во
время презентации или после;
Представить тему презентации;
Установить доверительные отношения со слушателями;
Заставить аудиторию слушать презентацию.
15
Полезные советы




Привлекайте внимание.(во вступлении можно
цитатой или интересными данными);
Укажите основные идеи. (необходимо для того,
чтобы настроить слушателей на тему
презентации);
Укажите интересы аудитории. ( Для чего пришли
вас слушать? Что полезного в презентации для
слушателей? Если вы расскажите об этом, то вас
будут слушать с большим вниманием.);
Используйте уместные слова и жесты.( Заранее
подумайте насколько естественна для данной
аудитории привычная вам жестикуляция и ваш
стиль общения, не будут ли они чужды для
данной аудитории).
16
Распространенные типы
вступления







Цитаты
Риторические вопросы
Декларативные
заявления
Ситуации из жизни
Текущие события
План действий
Истории из жизни
замечательных людей
17
Если вы не хотите настроить аудиторию
негативно с начала выступления, то следует
выполнять ряд правил:


Избегайте замечаний по поводу пола,
расы, религии, политики;
Пять «смертных грехов» выступления
включают:





Извинения;
Длинные и медленные предложения;
Очевидные наблюдения;
Банальные вопросы;
Истории и анекдоты, не относящиеся к
предмету выступления.
18
Советы




Скажите что-нибудь приятное всем собравшимся;
Не начинайте выступление с шутки. Пока не
установлен контакт с аудиторией, держите себя
предельно корректно.
Имеет смысл подготовить несколько возможных
вступлений на одном материале.
Учитесь легко «подстраиваться» под настроение
зала для того, чтобы повести аудиторию за собой
и достичь цели своего выступления.
19
Логика и
переходы

Для того, чтобы логика подачи материала
не нарушалась, а слушателям было легко
за ней следить, необходимо продумать
переходы:




От вступления к основной части;
От одной основной идеи к другой;
От одного слайда к другому.
Переход – это связь между окончанием
одной важной идеи и началом другой.
20
Для обозначения перехода
можно:






Использовать короткие фразы;
Найти привлекающее внимание
высказывание;
Привести актуальную статистику;
Использовать шутку или шокирующее
заявление;
Выдержать паузу;
Изменить тон голоса.
21
Структура

Материал можно излагать





В хронологическом порядке;
В порядке приоритета;
В территориальном порядке;
В тематической последовательности;
Структурируя его по принципу
«проблема – решение»
22
Хронологический порядок



Сначала описываете события в
прошлом;
Затем рассказываете о ситуации в
настоящем;
Предполагаете , что произойдет в
будущем
23
Подача материала в порядке
приоритета


Сначала фокусируется внимание на
самых важных вещах;
Затем переходим к менее значимым.
24
Территориальный

Полезен, если обсуждаются идеи и
проблемы различных географических
областей.
25
Тематический

Начинаете презентацию с менее
важных идей, затем переходите к
более интересным, а заканчиваете
самыми значительными.
26
Принцип «проблема – решение»




Сначала обращаете внимание аудитории
на существующую проблему;
Затем объясняете, почему эта проблема
возникла;
Только после этого предлагаете свои
рекомендации или решение проблемы.
Если вы считаете уместным, можно дать
аудитории подумать над своим решением
этой проблемы
27
Заключение



Хорошее заключение очень важно для
успеха презентации;
Еще раз выскажите основную мысль
презентации;
«Бросьте вызов» аудитории. Призовите к
действию или пригласите на следующую
презентацию.
28
Ключевые составляющие
заключения:




Яркое высказывание – переход к
заключению;
Повторение основных идей презентации;
Подведение итогов;
Короткое и запоминающееся высказывание
в конце.
Заключение должно быть позитивным и
уверенным
29
Пять «смертных грехов»
заключения





Изменение стиля ведения
презентации;
Признание в том, что вы что-то
забыли рассказать;
Заключение без подведения итогов;
Извинения;
Бессвязная речь.
30
Типы заключений




Возвращение к теме выступления;
Призыв к действиям;
«вызов»;
Рассказ о том, что следует за этой
презентацией;
В заключении можно использовать: цитаты,
риторические вопросы, ситуации из жизни,
текущие события и истории из жизни
замечательных людей.
31
Разработка презентации



Вертикальная и горизонтальная
логика;
Соотношение текстовой и
графической информации;
Предъявление материала:
последовательно или целиком
32
Репетиция презентации

Автор проверяет:




Насколько эффективна презентация;
Насколько она достигает намеченной
цели;
Насколько удачно «смонтирован
материал»;
Насколько уместны переходы от слайда
к слайду.
33
Требования к докладчику
Часть 2
Человек проводящий презентацию
должен обладать такими
характеристиками:









Энтузиазм;
Организованность;
Настрой на аудиторию;
Гибкость;
Правильный язык тело движений;
Чувство юмора;
Хороший словарный запас;
Разнообразие тона голоса;
Настрой на достижение цели
Этот список можно продолжить
35
Отсутствие каких-то характеристик не
должно служить препятствием к
выступлению


Можно заложить в презентацию
соответствующие моменты и аспекты,
скрывающие ваши недостатки и
помогающие вам.
Единственное без чего выступление
обречено на провал – это отсутствие
настроя на достижение цели. Этого
нельзя скрыть.
36
Был бы кураж в сердце, а
остальное все приложится