Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт

СИСТЕМА ОБРАБОТКИ АВАНСОВЫХ ОТЧЕТОВ
НА БАЗЕ CONCUR. ОПЫТ BOEHRINGER INGELHEIM
BDO RUSSIA
Надежное плечо для вашего бизнеса
Boehringer Ingelheim в мире и в России
1885
20
Фармацевтическая компания,
основанная в 1885 году
20 лет компания Boehringer
Ingelheim работает в России
20
900
Входит в 20 лидеров мировых
фармацевтических компаний
Сотрудников во всех
регионах РФ
143
Представительства в 47
странах мира
> 46 000
Сотрудников
2
Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim
Задача
Специфика бизнеса Boehringer Ingelheim
 Отделения и представители компании находятся в различных регионах, на
большом удалении друг от друга и от головного офиса
 Высокая мобильность персонала, связанная с необходимостью постоянных
встреч с врачами и экспертами в области медицины
 Значительные командировочные и представительские расходы на
проведение встреч, круглых столов, семинаров, посвященных инновационным
продуктам компании
 От 600 до 800 авансовых отчетов в месяц, среднее количество
прикладываемых к отчету документов – 25 шт.
3
Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim
Проблемы / потребности
Проблемы
 Более 50% документов не
сдавались в срок
 Ручной ввод данных
 Высокая текучесть кадров на
участке проверки документов
 Большие объемы дебиторской
задолженности
 Высокие расходы на логистику –
затраты на курьерскую службу
4
Потребности
 Своевременная и корректная
обработка документов,
связанных с командировками
сотрудников и
представительскими расходами
 Анализ расходов с точки зрения
налога на прибыль и НДФЛ
 Формирование базы для
анализа и планирования
расходов компании
 Дистанционное одобрение
расходов сотрудников
руководителями компании в
период командировок
Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim
Concur
Преимущества
Отсутствие
больших
первоначальных вложений
Concur
Русскоязычный
интерфейс.
Настройка
системы с
учетом
российских
стандартов
Информационная
безопасность
5
Создание
электронного
архива
документов
Поддержка
пользователей
24Х7
Доступ с
любых
устройств, в
т. ч.
мобильных,
из любой
точки мира
Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim
Внедрение электронной системы обработки авансовых
отчетов
Пилотный проект в
России с
возможностью
тиражирования в
других странах
Сжатые сроки
внедрения при
минимальных
затратах:
май-сентябрь 2011
6
Настройка системы
собственными силами
Внедрение
системы
Concur
Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim
Интеграция с
системой SAP.
Возможность
интеграции с банком
для подгрузки
банковских выписок в
Concur
Функционал системы Concur
Подготовка отчетных
документов
Утверждение
расходов
Аудит
Мониторинг
расходования
денежных средств*
Заказ
командировок**




Доступ с мобильных устройств
Возможность делегирования
Настройка отчетов в соответствии с политиками компании
Прикрепление первичных документов в различных форматах
 Возможность дистанционного утверждения, в том числе с
мобильных устройств
 Возможность делегирования
 E-mail оповещения об изменении статуса отчета
 Электронный архив документов, доступный в любое время для
всех сотрудников Boehringer Ingelheim и для проверяющих лиц
 Движение средств по корпоративным картам
 Автозаполнение расходов на командировки
 Возможность заказа билетов и гостиниц
 Сравнение заказов и действительных расходов
• - рассматривается возможность реализации
** - блок не реализован
7
Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim
Обработка авансовых отчетов в системе электронного
документооборота Concur
Система электронного документооборота. Обеспечивает online контроль
функций
Запрос недостающих
документов
Отчет по
затратам
сотрудников
8
Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim
Проверка и
утверждение
документа клиентом
да
Запрос
недостающих
документов
Сотрудники
Электронный
авансовый отчет
Проверка и
утверждение
документа BDO
нет
нет
да
Введение проводок
в бухгалтерскую
систему. Возмещение
Print screen системы для рядового сотрудника
9
Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim
Print screen системы для рядового сотрудника
10
Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim
Обработка отчетов
 Свыше 800 обрабатываемых авансовых отчетов в месяц
 Ежемесячная подготовка отчета по возвращенным на доработку документов.
Статистический отчет по видам ошибок, допущенных в авансовых отчетах, и,
как следствие, минимизация ошибок, дополнительное обучение сотрудников
компании
 Прямая коммуникация с сотрудниками через систему, сохранение истории
сообщений
 Электронное хранилище документов
11
Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim
Сотрудничество с аутсорсинговой компанией
Этапы
 Постановка проблемы
Тендер
Шаг 1:
Постановка
проблемы
 Описание желаемого результата
 Выбор поставщика
Шаг 2:
Обучение
политикам
клиента
Согласование и
переход
Шаг 3:
Разработка и
согласование
алгоритма
проверки
отчетов
Шаг 4:
Запуск проекта
12
Запуск и
управление
решением
 Рабочая встреча по обсуждению опросника, шаблонов,
бухгалтерских регламентов
 Настройка стандартного решения на основании
опросника и мастер-данных
 Тестирование решения
 Распределение ответственности сторон в рамках договора
по обработке авансовых отчетов
 Согласование шаблонов мастер данных: пользователи,
авторизационная структура, управленческая аналитика,
план счетов, внутренние правила и политики
 Демонстрация шаблонов отчетов для Boehringer Ingelheim
 Проверка и обработка авансовых отчетов специалистами
BDO
 Формирование отчетов по количеству обработанных и
возвращенных сотрудникам Boehringer авансовых отчетов
 Формирование статистического анализа по видам ошибок
=> возможность планировать доработки в системе,
дополнительное обучение пользователей, etc.
Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim
Результаты проекта
Увеличение скорости обработки данных. Срок обработки авансового отчета до 10 дней
(включая одобрение и проверку)
Снижение налоговых рисков, возникавших за счет некорректного и
несвоевременного предоставления данных для налогового учета
Своевременные сдача отчетности (более 98%) и отражение расходов в
бухгалтерской системе
Своевременная сверка взаиморасчетов с сотрудниками, предупреждение риска
образования сомнительной задолженности
Улучшение коммуникации с сотрудниками региональных подразделений
Формирование электронного архива документов
Упрощение документооборота
Снижение затрат на логистику
13
Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim
Контактная информация
Тел.: +7 (495) 78-78-552
+7 (495) 78-78-553
E-mail: outsourcing@bdo.ru
Ольга Прокопьева
Руководитель бухгалтерского отдела,
аутсорсингового подразделения BDO
www.bporus.ru
Тел: +7 (495) 544 50 44
E-mail: info.ru@boehringer-ingelheim.com
www.boehringer-ingelheim.ru
Виктория Смирнова
Boehringer Ingelheim