Опыт использования СЭД DocsVision в ОАО «СК Прогресс-Гарант» Анатолий Кузнецов

Опыт использования
СЭД DocsVision в
ОАО «СК Прогресс-Гарант»
Анатолий Кузнецов
Начальник Управления
Информационных технологий
ОАО «СК Прогресс-Гарант»
1
О компании
Страховая Группа "Прогресс" - это
• ОАО "СК "Прогресс-Гарант"
•
•
•
•
•
ЗАО "СО "Прогресс"
•
•
Образована в 1994 году
Лицензия ФССН № 3670 Д от 31.08.05
Страховая компания предоставляет своим клиентам полный комплекс
страховых услуг - 74 вида страхования
49 региональных подразделений.
Лицензия Министерства финансов № 4551Д от 01.09.03
СО "Прогресс" специализируется на долгосрочном накопительном страховании
жизни.
ООО "Прогресс-Мед"
•
•
•
Образована в 2002 году
Лицензии МДКЗ № 16921/8380.01; № 16921/8380
Медицинская компания "Прогресс-Мед" осуществляет сквозной контроль
качества медицинских услуг, предоставляемых клиентам СГ "Прогресс"
лечебно-профилактическими учреждениями по программам добровольномедицинского страхования.
•
Клиенты: более 500 000 частных лиц и 10 000 предприятий различных
отраслей промышленности и сферы услуг.
•
В 2007 году СК «Прогресс-гарант» вошла в группу Allianz - одну из ведущих
страховых компаний и поставщиков финансовых услуг в мире.
2
Этапы развития электронного
документооборота в компании
Первый этап – автоматизация Управления
делами и электронное согласование внутренних
документов
Не ставим
космические цели
2006-Выбор платформы, техническое задание, договор с партнером по
внедрению, внедрение системы, доработка по результатам
эксплуатации.
2006-2007 – Промышленная эксплуатация, жалобы пользователей (2
месяца) Жалобы бестолковых(постоянно), нормальная рутина
Второй этап – автоматизация Урегулирования
убытков автострахования
Только реальные
2007-2008 Осознание необходимости переноса технологий
электронного документооборота на основные бизнес процессы.
Начало нового проекта
по урегулированию убытков автострахования
 2009 – внедрение проекта ЭКД (Электронная карточка дела) для
урегулирование убытков автострахования
2010 – Расширение границ проекта ЭКД(Выплаты на основе ЭКД)
3
Электронный документооборот на платформе Docsvision (Первый этап)
Цели проекта
Организация электронного согласования
документов
 Создание базы данных электронных копий
согласованных договоров с контрагентами и
внутренних документов
 Хранение в базе данных мнений каждого
участника согласования
Автоматизация деятельности Управления делами
 Создание базы данных входящей и исходящей
корреспонденции
 Отказ от бумажных служебных записок
Контроль исполнения поручений правления и
руководителей компании
Наглядное прохождение служебных записок
Автоматизация вспомогательных офисных
бизнес процессов компании
4
Электронный документооборот на платформе Docsvision (Первый этап)
Условия для начала
Основной заказчик проекта - руководитель компании
Готовность и желание персонала управления делами
работать с автоматизированной системой
Достаточные навыки руководителей высшего и среднего
звена для работы с автоматизированной системой
Типовые бизнес-процессы, позволяющие воспользоваться
готовым специализированным программным обеспечением
Невысокая стоимость специализированного программного
обеспечения
В компании были все условия для успешной
реализации проекта
5
Электронный документооборот на платформе Docsvision (Первый этап)
Выбор программного обеспечения
Наличие работающего дистрибутива
Приемлемая стоимость программного обеспечения
Максимально возможное тестирование на предмет
соответствия собственным бизнес-процессам
Анализ возможности дальнейшего развития системы на
выбранной платформе
 Архитектура программного обеспечения
 Среда разработки дополнительных приложений
 Простота установки обновлений на клиентских рабочих местах
Отсутствие необходимости постоянного наблюдения
системного администратора за системой
После тестирования был выбран продукт
DocsVision
6
Электронный документооборот на платформе Docsvision (Первый этап)
Подготовка внедрения
Разработка Технического Задания
Состав реквизитов справочников
 Нумерация документов
 Описание постоянных маршрутов движения документов
 Система администрирования и права пользователей
системы
Заключение договора на установку программного
обеспечения, первоначальную настройку и обучение
персонала компании
Разработка подробнейших инструкций по всем бизнес-процессам
для работы с программой
Обучение сотрудников компании
Приказ по компании о начале внедрения
Подготовка завершена в марте 2006г.
7
Электронный документооборот на платформе Docsvision (Электронное согласование)
Цели проекта
достигнуты
Организация
электронного
согласования
Автоматизация
деятельности
Управления Делами
С ростом периода
использования системы
возможности ее
начинают
использоваться полнее
Появились опыт и
понимание как можно
развивать систему
электронного
документооборота
Есть база данных с версиями и
мнениями по документу всех
согласующих:
Есть база данных входящей и
исходящей корреспонденции;
Работает механизм назначения
заданий;
Есть механизм контроля
исполнительской дисциплины;
Поиск документов двух -трехлетней
давности стал гораздо легче
Есть желание распространить
существующую технологию на
филиалы;
Есть желание автоматизировать
основные бизнес процессы
Умным стало работать легче.
8
Этапы развития электронного
документооборота в компании
Первый этап – автоматизация Управления делами и
электронное согласование внутренних документов
Не ставим
космические цели
2006-Выбор платформы, техническое задание, договор с партнером по
внедрению, внедрение системы, доработка по результатам
эксплуатации.
2006-2007 – Промышленная эксплуатация, жалобы пользователей (2
месяца) Жалобы бестолковых(постоянно), нормальная рутина
Второй этап – автоматизация Урегулирования
убытков автострахования
2007-2008 Осознание необходимости переноса технологий
электронного документооборота на основные бизнес процессы.
Начало нового проекта
по урегулированию убытков автострахования
Только реальные
 2009 – внедрение проекта ЭКД (Электронная
карточка дела) для урегулирование убытков
автострахования
2010 – Расширение границ проекта ЭКД(Выплаты на основе ЭКД)
9
Электронный документооборот на платформе Docsvision (Второй этап)
Цели проекта
Создание средств формирования и коллективной работы с базой
данных электронных копий отсканированных документов
прикладываемых к делу по урегулированию убытка
 Создание технологий автоматического направления заданий по делу в
согласующие подразделения
 Создание базы данных для автоматического сбора статистических
данных по длительности этапов бизнес процесса урегулирования убытка
Построение для руководителей управления урегулирования убытков
автострахования(УУА) автоматизированной и оперативной системы
контроля за состоянием и движением(согласованием) дела по убытку.
 Создание системы регламентирования времени обработки дела
(формирования, согласования) и автоматическое уведомление
руководителей УУА о нарушении нормативных сроков отдельных этапов
бизнес-процесса урегулирования убытка.
Создание средств быстрого поиска дела по убытку и привязанных к
нему файлов.
Автоматизация одного из основных
бизнес процессов компании
10
Электронный документооборот на платформе Docsvision
(Урегулирование убытков автострахования)
Условия для начала
Основной заказчик проекта - руководитель компании
отвечающий за урегулирования убытков
Ясное понимание руководящего состава управления, что
далее без подобной системы работать станет еще трудней
Достаточные навыки руководителей высшего и среднего
звена для работы именно в среде Docsvision
Есть положительный опыт работы с партнером по
внедрению и невысокая стоимость доработки
специализированного программного обеспечения
Наверное мы как могли максимально снизили
риски проекта.
11
Электронный документооборот на платформе Docsvision
(Урегулирование убытков автострахования)
Подготовка внедрения
Разработка Технического Задания
Прямое и непосредственное участие сотрудников
Управления урегулирования убытков автострахования.
 Структура карточки дела
 Описание условных маршрутов движения документов
 Система администрирования и права пользователей
системы
 Интеграция с основной бэкофисной системой
Заключение договора на доработку программного
обеспечения, первоначальную настройку и обучение
персонала компании
Тестовая эксплуатация
Доработка программного обеспечения по результатам
тестовой эксплуатации
Приказ по компании о начале внедрения
Подготовка завершена в марте 2009г.
12
Электронный документооборот на платформе Docsvision
(Урегулирование убытков автострахования)
Цели проекта достигнуты
Цели проекта:
Создание средств формирования и коллективной работы с базой данных
электронных копий отсканированных документов, приложенных к делу по
урегулированию убытков.
Создание средств формирования и коллективной работы с базой данных
фотографий и графических изображений, приложенных к делам по урегулированию
убытков.
Создание технологий автоматического направления заданий по делу в
подразделения, участвующие в урегулировании убытка и контроля их исполнения.
Создание базы для автоматического сбора статистических данных по длительности
бизнес-процесса урегулирования убытка и составляющих его этапов.
Построение для руководителей УУА автоматизированной и оперативной системы
контроля за состоянием и движением(согласованием) дела по убытку.
Создание системы регламентирования времени обработки дела (формирования,
согласования) и автоматическое уведомление руководителей УУА о нарушении
нормативных сроков отдельных этапов бизнес-процесса урегулирования убытка.
Создание средств быстрого поиска дела по убытку и привязанных к нему файлов.
Умным стало работать легче.
13
Электронный документооборот на платформе Docsvision
14
Электронный документооборот на платформе Docsvision
Техническая платформа
 Сервер базы данных.
Bl460C под ОС VmWare Esx 3.5
Win Server 2003 R2 (64) MS SQL V.8 (64)
ОЗУ 8 Гб . 4 проц. по 3 Мгц, Хранилище EVA6100
 2 сервера приложений.
- Виртуальный (пользователи 1- го этапа)
- «железный» ( пользователи 2 - го этапа)
 Электронный документооборот на платформе
Docsvision (Урегулирование убытков автострахования)
Файловый сервер (для хранения выгруженных
графических файлов после окончания урегулирования
убытка)
Panasonic KV-S1025C
15
Спасибо за внимание !
16