Документная лингвистика 032001.65 Документоведение и документационное обеспечение управлением 080505.65 Управление персоналом

Документная лингвистика
032001.65 Документоведение и документационное
обеспечение управлением
080505.65 Управление персоналом
ИСМД, кафедра культурологии
Чулкова Светлана Борисовна
Тема 11. Редактирование
служебных документов.
Общие принципы
СОДЕРЖАНИЕ
1. Ключевые понятия
2. Учебный материал
1) Виды правки
2) Исправление языка и стиля
3) Использование словарей
3. Вопросы для самопроверки
4. Рекомендуемая литература
2
КЛЮЧЕВЫЕ ПОНЯТИЯ
•
•
•
•
•
•
•
3
Текст
Правка
Корректурные знаки
Язык
Стиль
Редактирование
Словари
Редактирование служебных
документов
Редактирование (другими словами — проверка и
исправление текста) — один из важнейших этапов
работы над документом.
Деловая бумага, содержащая ошибки — фактические,
стилистические, орфографические или какие-либо
другие, осложняет процесс общения, требует
дальнейших устных или письменных уточнений,
отнимает время у участников коммуникации.
Неграмотный или просто неаккуратно оформленный
документ снижает авторитет подписавшего его
должностного лица или организации-отправителя,
ставит под сомнение квалификацию сотрудников,
работающих в сфере делопроизводства.
Этапы редактирования
Обобщенная схема работы редактора
• восприятие — критика — коррективы;
• проверка фактического материала;
• выявление композиционных недочетов;
• выявление стилистических ошибок и
погрешностей;
• выявление орфографических и
пунктуационных ошибок.
Техника правки текста
Правка может быть как чисто стилистической
(т.е. не затрагивающей содержания), так и
смысловой.
В первом случае от редактора требуется,
прежде всего, безупречная грамотность,
тонкое чувство слова.
Во втором — наряду с этим основательное
знание существа вопроса, владение
фактическим материалом.
Виды правки
• правка-вычитка;
• правка-сокращение;
• правка-обработка;
• правка-переделка.
Правка-вычитка максимально близка к
корректорской работе. Она представляет
собой исправление орфографических и
пунктуационных ошибок и опечаток. Такие
исправления обычно не требуют
согласования с лицом, подписывающим
документ.
Принципы редакторской правки
• сохранение содержания документа
неизменным;
• возможность доказать, что
вмешательство в текст необходимо;
• целостность и последовательность (все
недостатки отмечаются и исправляются
сразу, поскольку одно изменение может
повлечь за собой другое);
• четкость и аккуратность.
Виды правки
Правка-сокращение производится в двух основных
случаях:
• когда необходимо любыми способами сделать
документ короче (тогда можно пойти на некоторое
уменьшение объема содержания);
• когда в тексте содержится избыточная информация —
повторы и «общие места».
Необходимо устранить из документа общеизвестные
факты, прописные истины, лишние вводные слова и
конструкции. Словесные повторы также относятся к
числу стилистических недостатков, но избежать их
иногда не представляется возможным. Важно, чтобы
редактор хорошо ориентировался в материале и был
в состоянии определить, насколько оправдано
повторение одних и тех же слов и допустима ли их
замена синонимами.
Виды правки
Правка-обработка представляет собой улучшение
стиля документа. Устраняются ошибки и недочеты,
связанные с нарушением сочетаемости слов,
неразличением паронимов, использованием
громоздких синтаксических конструкций и т.д.
Выправленный документ:
• не содержит фактических ошибок и опечаток;
• идеально грамотен с точки зрения орфографии и
пунктуации;
• имеет оптимальный объем;
• строится по законам логики;
• соответствует стилистическим нормам русского
литературного языка и специальным требованиям
официально-делового стиля.
Корректурные знаки
– это система условных обозначений, применяемых при
правке рукописей.
С 1977 года графические начертания корректурных знаков
закреплены в ГОСТе 16347-70. Он включает 48
различных по значению знаков, не считая их вариаций,
которые объединены в 6 групп. ГОСТ различает также
знаки, повторяемые и не повторяемые на поле.
Правила применения определяют: цвет чернил, место и
порядок выноса знака, повторяемость одинаковых
знаков, отдельные особые случаи использования.
11
Требование к языку и стилю
документов
Языковым средствам и стилю изложенной
информации в документе, предъявляются
особые требования:
1. Точность словоупотребления (использование
слов в точном соответствии с их значением).
Невнимание к оттенкам слов, к оттенкам слов
синонимов может приводить к смысловым и
языковым нарушениям в тексте документа.
Пример: «соорудить» и «возвести».
Соорудить конструкцию и возвести мост.
Требование к языку и стилю
документов
2. Употребление терминов. При употреблении
терминов необходимо следить за тем, чтобы
термин понимал как автор, так и адресат.
Если термин мало употребим, и его значение
может быть непонятным, то следует:
а) дать официальное определение термина;
б) расширить, уточнить содержание термина
словами нейтральной лексики (например
«форс-мажор» на «чрезвычайная ситуация»);
в) убрать термин и заменить его общим,
нейтральным словом.
Требование к языку и стилю
документов
3. Использование заимствованных слов в тексте
документа. Следует определять неоправданность
использования взаимных слов. Например:
апеллировать - обращаться, оспаривать,
пересматривать.
4. Употребление предлогов. Например: «Благодаря»,
употребляется только тогда, когда речь идёт о
положительных изменениях, а если речь идёт о
негативах, то «из-за», «ввиду». С дательным
падежом употребляются такие предлоги как:
«благодаря», «в отношении к…», «согласно»,
«вопреки», «сообразно», «по». С родительным
падежом употребляется: «в отношении», «во
избежание», «в целях», «в течение», «вследствие»,
«ввиду», «в силу», «при посредстве».
Требование к языку и стилю
документов
5. Расположение определений. Сложились
определённые правила расположения
определений. Согласование определений те, которые согласуются с падежами.
Согласование определений часто состоит
перед определённым словом: «Актуальный
вопрос» (поменять нельзя).
Несогласованные определения - те, которые не
согласуются в роде, числе и падеже. Не
согласованные определения ставят за
определённым словом: «Рынок продукции,
производство машин».
Требование к языку и стилю
документов
6. Постоянные словосочетания. Много слов
употребляется только с одним словом, либо с
ограниченной группой слов: «приказ издать»,
«составить текст приказа». Нарушение сочетания
слов официально деловой окраски воспринимаются
как стилистическая и лексическая ошибка.
8. Порядок слов в предложении. Следует учитывать
информационную роль порядка слов в предложении.
В устной речи наиболее важное слово выделяют
интонационно. В письменной - информационная роль
слова возвращается к концу предложения.
Требование к языку и стилю
документов
7. Информационное насыщение документа. Это
целесообразное количество включаемой
информации, необходимой и достаточной для
реализации коммуникативной задачи.
Структура текста должна быть легко воспринимаемой.
Рациональной считается структура, состоящая из 2-х
частей. Выделяют два типа контекста
(последовательный и параллельный).
Последовательный контекст - одно предложение
вытекает из другого.
Параллельный контекст - последующее предложение
поясняет предыдущее, при этом предмет речи
является общим, единым. Но в последовательных
предложениях о нём даётся новая информация.
Требование к языку и стилю
документов
9. Унификация сокращений. К стандартным аспектам
языкам делового письма речи относятся сокращения.
Правила:
а) сокращения единообразны на протяжении всего
текста документа;
б) нельзя сокращать слово, если оно встречается
один раз;
в) нельзя сокращать слово, если оно встречается в
предложении один раз;
г) не допускается сокращение, если оно может
повлечь двусмысленность;
д) сокращение слова до одной буквы не допускается,
кроме гостов.
Типы нормативных словарей и
принципы работы с ними
Наиболее полные сведения о слове дает
толковый словарь. Современным нормативным
Толковым словарем является «Толковый
словарь русского языка" С.И. Ожегова и
Н.Ю. Шведовой.
Он служит руководством к правильному употреблению слов, правильному образованию слов, правильному
произношению и написанию.
Из всего многообразия лексики современного
русского языка в этот словарь отобран основной
ее состав.
19
Использование словарей
Орфоэпический словарь фиксирует нормы
произношения и ударения. Первый такой
словарь вышел в свет в 1959 г.: это "Русское
литературное произношение и ударение.
Словарь-справочник" под редакцией Р.И.
Аванесова и С.И. Ожегова, содержит 52 000
слов.
Результатом его коренной переработки стал
"Орфоэпический словарь русского языка.
Произношение, ударение, грамматические формы"
под редакцией Р.И. Аванесова (1983), включающий в
себя 63 500 слов и отражающий изменения
орфоэпических норм за последние десятилетия.
Использование словарей
Словари синонимов русского языка дают
читателю возможность найти замену
какому-либо слову или сочетанию, отвечают
на вопрос, как сказать иначе, как другими
словами выразить ту же мысль, назвать тот
или иной предмет. Слова в таком словаре
приводятся в виде рядов синонимов к
основным словам, расположенным по
алфавиту (Евгеньева А.П. Словарь
синонимов русского языка. – М.: АСТ,
Астрель, 2007. – 656 с.).
Использование словарей
Словари паронимов позволяют разобраться в
значениях, близких по звучанию, но
различных по смыслу слов, таких как,
например, глубокий - глубинный, героизм героика - геройство, выжидать - ждать.
Структура словарной статьи в "Словаре паронимов
современного русского языка" Ю.А. Бельчикова и М.С.
Панюшевой включает толкующую часть,
сопоставление сочетальных возможностей
паронимов и комментарий, в котором разъясняются
различия в значениях паронимов и описываются
ситуации их употребления, а также характеризуются
грамматические и стилистические свойства
паронимов.
Использование словарей
Словари иностранных слов имеют такую
же цель и структуру словарной статьи,
что и толковые словари, отличаясь от
них тем, что здесь собраны слова
иностранного происхождения, которое
также указывается в словарной статье
(См.: Большой иллюстрированный
словарь иностранных слов. – М.: АСТ,
Астрель, РУССКИЕ СЛОВАРИ, 2007. –
957 с.).
Использование словарей
Терминологические словари имеют
профессиональную направленность - они
предназначены для специалистов в
определенной области научных знаний или
практической деятельности. Эти словари
описывают не языковые свойства слов и
сочетаний, а содержание научных и других
специальных понятий и номенклатуру вещей
и явлений, с которыми имеет дело
специалист некоторой отрасли науки или
производства.
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ
• Назовите виды правки.
• В чем заключается особенность каждого вида правки?
• Расскажите об использовании различных словарей в
работе редактора.
25
ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ
1. Сделайте краткие сообщения о происхождении и
смысле крылатых выражений.
2. Организуйте творческую группу и подготовьте фрагмент
телепередачи, освещающей проблему целесообразности
использования в речи иноязычной лексики.
Употребление каких заимствований представляется вам
неоправданным?
26
РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА
 Делопроизводство: Учебник для вузов/ Под общ.ред. проф. Т.В. Кузнецовой.
– М: МЦФЭР., 2008.
 Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – Киев, 2001.
 Организация работы с документами. Учебник для вузов. Под ред. В.А.
Кудряева. – М., 2008.
 Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное
обеспечение управления. - М.-Новосибирск. 2004.
Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю., Цветкова С.Н. Документирование
управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и
корреспонденция.- Ростов н/Д., 2002.
Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство:
Учебное пособие. - Ростов н/Д., 2004.
Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003.
Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие. - М.,
2008.
27
Использование материалов презентации
Использование данной презентации, может осуществляться только при условии соблюдения требований законов РФ
об авторском праве и интеллектуальной собственности, а также с учетом требований настоящего Заявления.
Презентация является собственностью авторов. Разрешается распечатывать копию любой части презентации для
личного некоммерческого использования, однако не допускается распечатывать какую-либо часть презентации с
любой иной целью или по каким-либо причинам вносить изменения в любую часть презентации. Использование
любой части презентации в другом произведении, как в печатной, электронной, так и иной форме, а также
использование любой части презентации в другой презентации посредством ссылки или иным образом допускается
только после получения письменного согласия авторов.
28