Инструкция для двухуровневой системы обмена

Краткая инструкция ключевого пользователя по
работе с SalesWorks для двухуровневой модели обмена
данными (v1)
для компании
Компания SoftServe, Inc
2015
2
Инструкция ключевого пользователя для проекта Beiersdorf
Оглавление
1.
Обязанности Ключевого Пользователя (КП) дистрибьютора ................................................................ 3
2.
Импорт данных в SalesWorks .................................................................................................................... 4
3.
Подключение по WEBTOOL к системе Sales Works ................................................................................. 3
4.
Запуск отчётов ............................................................................................................................................ 5
5.
Проблема с заблокированными всплывающими окнами ..................................................................... 7
6.
Работа с отчётами ...................................................................................................................................... 8
7.
Работа со справочником «склады» ........................................................................................................ 10
7.1. Создание нового склада: ...................................................................................................................... 10
Работа со справочником продукции ...................................................................................................... 11
8.
8.1. Справочник глобальной продукции: .................................................................................................. 11
8.2. Справочник локальной продукции: .................................................................................................... 11
9.
Работа со справочником «Торговые точки» .......................................................................................... 12
10.
Работа со справочником «Фактические продажи продукции» ....................................................... 12
11.
Работа со справочником «Остатки продукции» ............................................................................... 12
12.
Обращение в Службу поддержки ...................................................................................................... 14
3
Инструкция ключевого пользователя для проекта Beiersdorf
1. Обязанности Ключевого Пользователя (КП)
дистрибьютора
На роль Ключевого Пользователя возложена ответственность за обеспечение полноты и
корректности передаваемых данных от учетной системы дистрибьютора (УС) в SalesWorks в
автоматическом или ручном режиме согласно утвержденного регламента.
Ключевой пользователь должен контролировать следующие аспекты
- регулярность выгрузок;
- сопоставление продукции;
- актуальность данных в SWE;
- сходимость данных между УС
В помощь КП реализовано ряд проверок с ежедневной нотификацией. (см.п. 11.
проверок ).
Описание
2. Подключение по WEBTOOL к системе Sales Works
Переходим по ссылке в браузерах Internet Explorer
http://beiersdorf.datacenter.ssbs.com.ua/SalesWorksWeb/Login.aspx
Открывается окно авторизации, где вводится логин и пароль.
Нажимаем «Войти»:
Открывается Web tool, с доступными для работы справочниками
или
Google
Chrome:
4
Инструкция ключевого пользователя для проекта Beiersdorf
1. Импорт данных в SalesWorks
Обмен УС (1С, Парус, Домино и т.п.) дистрибутора с SW реализован процессом импортаэкспорта, выполняющимся в центральном модуле SalesWorks по расписанию.
Для этого ежедневно до 22:00 МСК требуется выгрузка данных из УС на FTP Beiersdorf.
Обмен осуществляется файлами в определенном формате DBF по FTP протоколу.
URL сервера и параметры доступа на FTP предоставляются сотрудниками компании SoftServe
каждому дистрибьютору персонально.
Для корректного импорта КП должен обеспечить выгрузку актуальных данных.
Целесообразна полная автоматизация формирования и выгрузки на FTP.
Ручной импорт:
1) Перейти в справочник «Точки Синхронизации»(1)
2) Выбрать своего дистрибьютора (2)
3) Нажать правой клавишей мышки на имени дистрибьютора
4) Выбрать «Импорт»(3)
5) Подтвердить действие (4)
5
Инструкция ключевого пользователя для проекта Beiersdorf
2. Запуск отчётов
ВАЖНО!!! Рекомендуется использовать браузер Internet Explorer, т.к. в других браузерах могут
быть проблемы с датами, отчёты могут не корректно считывать даты из других браузеров и
отчёты генерироваться не будут!
На Webtool слева внизу открываем закладку «Отчёты»: Выбираем «Генерация отчётов» “1”
Открываются доступные для вас отчёты, в зависимости от роли:
Выбираем нужный отчёт 2, с правой стороны появятся его параметры 3.
ВАЖНО! Некоторые большие отчёты, которые содержат много параметров, могут открывать
параметры продолжительное время.
Заполняете параметры, нажимаете кнопку «Генерировать» 4 после чего открывается отчёт.
6
Инструкция ключевого пользователя для проекта Beiersdorf
7
Инструкция ключевого пользователя для проекта Beiersdorf
3. Проблема с заблокированными всплывающими окнами
В большинстве случаев ваш браузер, для безопасности блокирует всплывающие окна. В этом
случае, после нажатия на кнопку «Генерировать», вместо отчёта у вас появляется сообщение:
Необходимо либо разрешить однократно, но тогда вам всегда нудно будет это делать, либо
разрешить всплывающие окна для сайта Webtool. Для этого нажимаете на «параметры для этого
сайта», и кликаете «Всегда разрешать»:
ПРИМЕЧАНИЕ!!!
После этого у вас отчёт не откроется, т.к. вы только рпазрешили всплывающие окна.
Для того что бы сгенерировать отчёт, нужно будет снова выбрать отчёт, выбрать параметры
отчёта и нажать «Генерировать». Т.к. до этого вы разрешили всплывающие окна для этого
сайта, то отчёт сгенерируется:
8
Инструкция ключевого пользователя для проекта Beiersdorf
4. Работа с отчётами
На WebTool есть отчёты - «конструкторы», где вы можете сами строить отчёт в любом разрезе
с нужными вам колонками и значениями, например,
А есть отчёты «статичные», которые только показывают отчёт без возможности его
редактирования, например,
Эти отчёты отличаются цветом.
Рассмотрим пример отчёта конструктора «Продажи»
Верхняя панель содержит поля, которые можно использовать в отчёте.
Для раскрытия дополнительных скрытых полей нужно кликнуть правой кнопкой мыши на поле
“Ставьте поля колонок сюда”. Появляется меню выбора полей, фильтра и т.п.. в котором можно
выбрать «список полей». Поля достаточно переместить из появившегося окна в шапку таблицы.
9
Инструкция ключевого пользователя для проекта Beiersdorf
После того как настроили шаблон отчёта, можете сохранить этот шаблон:
и в дальнейшем этот отчёт будет формироваться в том виде, в котором был сохранен.
Если необходимо экспортировать отчёт к себе на ПК, необходимо выбрать нужный формат:
И нажать «Отчёт».
Рассмотрим пример статичного отчёта:
При наличии в меню статичного отчёта
(синий значок), работа ведется с
помощью навигации по отчету без возможности управления структурой. Имеется
возможность печати отчёта:
, либо экспорта, например в Excel:
.
10
Инструкция ключевого пользователя для проекта Beiersdorf
5. Работа со справочником «склады»
На закладке «Структура продаж», перейдите на справочник склады (1):
В данном справочнике вы можете просматривать, заводить, деактивировать и редактировать
склады.
ВАЖНО!!! Если склад не добавлен в данный справочник то всё товародвижение выгружаемое
из вашей учётной системы на этот склад, не будет загружено в Sales Works, поэтому
необходимо следить за корректным списком складов.
7.1. Создание нового склада:
Для создания нового склада-дистрибьютора, необходимо выбрать кнопку «Создать» (2).
Появится новое окно в котором необходимо внести соответсвующие реквизиты склададистрибьютора:
В поле «Внешний код» необходимо вносить код склада из учётной системы дистрибьютора
В поле «Тип» из выпадающего меню выберите тип – Основной
В поле «Склад» следует написать название дистрибьютора.
В поле «Краткое название» можно продублировать название дистрибьютора.
В поле «Адрес» внести юридический адрес дистрибьютора
В поле «Точка Синхронизации» обязательно следует выбрать своего дистрибьютора.
После этого следует нажать кнопку «Сохранить и закрыть».
11
Инструкция ключевого пользователя для проекта Beiersdorf
6. Работа со справочником продукции
8.1. Справочник глобальной продукции:
В закладке «Продукция», перейдите в справочник «продукция»:
В данном справочнике вы можете просматривать справчоник глобальной продукции, в
частности, наименование, вес, количество штук в упаковке и др.
8.2. Справочник локальной продукции:
Для того что бы просмотреть локальную продукцию, необходимо выбрать справочник
«Локальная продукция»:
В данном справочнике вы можете просматривать справчоник локальной продукции
выгруженный из вашей учётной системы. Все товары должны быть привязаны один к одному
к глобальному коду. Код глобальной продукции вы сможете найти в справочнике «Продукция».
Внимание! Редактирование НАРТ кодов продукции проводиться только в учетной системе
дистрибьтора.
Деактивация продукции по которой было выгружено движение или остатки невозможно.
12
Инструкция ключевого пользователя для проекта Beiersdorf
7. Работа со справочником «Торговые точки»
Справочник Торговые точки содержит справочник торговых точек, импортируемый из
Учетной Системы дистрибьютора. Доступен только для просмотра.
8. Работа со
продукции»
справочником
«Фактические
продажи
Данный справочник содержит информацию об осуществленных и оплаченных продажах,
которые были зафиксированы документами в системе учета дистрибьютора и импортированы
в SWE. Доступен только для просмотра.
9. Работа со справочником «Остатки продукции»
Данный справочник содержит информацию об остатках на складах дистрибьютора по датам.
Доступен только для просмотра.
13
Инструкция ключевого пользователя для проекта Beiersdorf
14
Инструкция ключевого пользователя для проекта Beiersdorf
10.
Обращение в Службу поддержки
По всем вопросам некорректной работы системы необходимо обращаться в техническую
поддержку проекта
Support@softservebs.com
Получив от Вас запрос, сотрудник службы поддержки не видит Вашего компьютера/КПК и
руководствуется только информацией, приведённой в запросе. Приведенные на этой странице
рекомендации помогут Вам быстро и правильно составить обращение в службу поддержки и
вести конструктивный диалог с сотрудниками нашей службы:
Тема запроса
• В сообщении должен содержаться вопрос/предложение только по одной проблеме. Одна
проблема — один запрос
• Тема запроса должна быть максимально информативна
• Когда Вы отвечаете на наше письмо, не удаляйте из темы номер тикета - это нужно для того,
чтобы мы могли отследить что Вы писали ранее и что мы Вам отвечали, чтобы понять суть
вопроса.
Содержание запроса
- ФИО пользователя, обратившегося за поддержкой
- Контактный телефон
- чётко сформулированный вопрос/предложение