(лекция): «Знакомство с электронными таблицами MS Excel

2 урок «Знакомство с электронными таблицами MS Excel».
4. Объединение электронных таблиц
При работе с электронными таблицами часто возникает необходимость
их объединения.
Существуют инструменты объединения:
• Организация межтабличных связей. Связи между таблицами
осуществляются путем путем использования внешних ссылок, адресов
ячеек, содержащих кроме имени столбца и номера строки имя файла данные
из которых используются [Exam.xls] C2. [Exam.xls]- имя файла,С2- ячейка.
Таблица на которой нет внешней ссылки рассматривается как
дополнительная, а таблица на которой есть внешние ссылки считается
основной. Обе таблицы должны находиться в 1 папке или 1 каталоге.
Между 2 таблицами могут существовать двух сторонние связи
(перекрестные ссылки).
• Консолидация электронной таблицы и их частей. Оп мимо создания
межтабличных связей путем указания имен файлов (пункт №1), многие
электронные таблицы предлагают пользователю специальный режим
консолидации. Этот режим содержит необходимые команды, для
объединения таблиц и их частей, расположенных как на 1 листе, так и на
разных листах и в разных рабочих книгах.
• Объединение файлов. Команда объединение файлов имеет 3 формы,
используемые для копирования, суммирования, вычитания данных из
исходной таблицы в объединенную.Технология создания электронных
таблиц, объединяющих данные нескольких исходных таблиц такова: в
оперативной памяти сервера или главного компьютера создается
электронная таблица, в которую засылаются данные из исходных
электронных таблиц, находящихся на жестком диске.
5. Построение диаграмм
Диаграммы и графики позволяют заметно повысить наглядность
представления числовых табличных данных в документах Еxcel. Основное
назначение диаграмм - использование в отчетной документации, это
позволяет соотносить планируемые параметры, используемые в рекламной
практике и коммерческой деятельности с реально полученными
параметрами.
В Еxcel используется около 20 различных диаграмм. Наиболее
используемые столбцовые и круговые. Для того чтобы построить
диаграмму можно воспользоваться мастером построения диаграмм, либо же
вставить готовую диаграмму из меню Вставка --> Рисунок --> Диаграмма.
Рисунок 5
6. Технология решения задач коммерческой и рекламной практики
средствами электронной таблицы
Существует обобщенная технология работы с электронными
таблицами. Она включает 4 этапа:
• Формирование структуры таблицы. Она включает определение
заголовка таблицы, название строк и столбцов, а так же ввод в ячейки
таблицы исходных данных, формул и функций.
• Работа с данными.
• Исследование сформировавшейся таблицы. Такое исследование
может быть связано с использованием определенных математических
формул, моделей, методов одновременной работы с несколькими таблицами
и методом работы с базой данных.
• Математические модели помогают на основе имеющихся таблицы,
получить новую информацию, решением типовых задач компьютерного
моделирования. Они звучат так: « что будет если…?», обратная задача: «как
сделать чтобы…?».
Решение таких задач дает возможность пользователю узнать как
изменятся входные параметры при изменении 1 или нескольких величин.
Расширением таких задач являются задачи анализа чувствительности,
позволяющие определить как изменяется решение модели при изменении
входных величин, заданным шагом в определенном диапазоне значений.
Задача компьютерной модели «как сделать чтобы…?» возникает в случае
если цель достижения определенного значения модели, пользователь ищет
значение входных параметров, обеспечивающих достижение этой цели.
Различные виды анализа данных, содержащихся в исходной таблице можно
проводить с использованием функций и процедур. Пример: входящие в
состав электронной таблицы статистические функции могут быть
использованы в статистическом анализе или для прогноза, содержащихся в
таблице данных. Использование финансовых функций позволяет
произвести анализ эффективности, планируемых капиталовложений,
рассчитать стоимость ценных бумаг. Для решения оптимизационных задач
используются специальные модели математического программирования.
Пример: если рекламная фирма имеет центральный офис и несколько
филиалов, то появляется задача объединения документов и отчетов,
приходящих из этих филиалов. Решение подобной задачи требует
использования специальных многотабличных связей и программных
методов для манипулирования с данными и генерации отчетных форм.
Одновременная работа с несколькими таблицами - это одна из
возможностей работы с данными в электронной таблицы. Если при работе с
большими электронными таблицами требуется найти ту или иную строку
(столбец) или отсортировать строки (столбцы) в нужном порядке, то
следует использовать инструментарий СУБД, в этом случае электронная
таблица интерпретируется как база данных.
Представление результатов 1 или 2 этапов в графическом виде,
позволяющих наиболее ярко их интерпретировать.
Обеспечивает вывод результирующих данных на печать. При этом
данные могут быть выведены как в табличной форме, так и форме
графической диаграммы.
Схематично обобщенная технология.
7. Электронные таблицы для 4 класса информационных технологий
(поддержки принятия решений)
Задачи этого класса характеризуются необходимостью проведения
расчетов по различным исходным данным, например анализ получение
кредита.
Постановка задачи: покупка в кредит автомобиля, сможет ли
покупатель выплачивать платеж за приобретенный авто, величина которого
зависит от процента, цены, первоначального взноса и условий
предоставления кредита, ссуды необходимо принять решение, выбрать 1 из
альтернатив.
Рисунок 6
Вычисление ежемесячного платежа производится специальной
функцией. Структура, которая имеет вид @PMT (PV,Rate,Nper) вычисляет
сумму периодического платежа при условии, что PV- размер суды, Rateпроцентная ставка, Nper-число платежных периодов, при этом значение,
которое определено для Rate, должны корректироваться с единицами,
используемыми для Nper, если платеж делается ежегодно, то N измеряется в
годах, если ежемесячно, то в месяцах. Для 1 альтернативы функция будет
иметь
следующие
параметры
@PMT(14999,13/12,36)
или
@PMT(B6,B7/12,B9*12). Функция носит характер примера, в любой версии
электронной таблицы можно найти подобную функцию в разделе
финансовые функции. В версии Excel название финансовых функций
используется на русском языке.
Разработанная таблица дает возможность выбрать покупателю 1 из 4
альтернатив и ответить на следующие вопросы: альтернатива 1- может ли
покупатель выплачивать определенный месячный платеж за машину;
альтернатива 2- что будет если вы согласитесь на дорогой авто и получите
ссуду от его производителя; альтернатива 3- что будет если вы следующим
летом заработаете некоторую сумму для первого платежа; альтернатива 4 что будет, если вы увеличите срок возврата суды и получите более низкую
процентную ставку.
Рассмотренные примеры иллюстрируют возможности электронной
таблицы в решении задач вида « что будет, если…?» и обратного « как
сделать, чтобы…?». Последняя задача возникает в том случае, если цель
исследования- определение значений, параметра задач компьютерного
моделирования. Различные виды анализа данных можно проводить с
использованием встроенных функций и процедур: 1) статистических, 2)
финансовых.
8.
Примеры
Пример относительной и абсолютной адресации ячеек
• Относительная адресация: разработка электронной таблицы
«Стоимость рекламных услуг в газете минутка», содержащую данные: №
записи, название, размер, цена за единицу, количество, стоимость.
Рисунок 7
Особенностью использования относительной адресации является тот
факт, что формулу вычисления стоимости пользователь вводит в
соответственную ячейку лишь 1 раз, а затем после успешного выполнения
копирует по столбцу вниз.
• Абсолютная адресация ячеек.
Рисунок 8
Особенности изменения: изменение содержимого одной ячейки,
хранящей курс доллара, приводит к автоматическому пересчету своей
таблицы.
Пример объединения таблиц
Фирма располагает 3 филиалами и хочет определить какой из филиалов
приносит прибыль, а какой убытки, с помощью электронной таблицы.
С целью решения данной задачи построим электронную таблицу,
объединяющую отчеты, поступающие из каждого филиала. Для более
точного решения будем рассматривать учеты по кварталам.
Рисунок 9
Заполняется в каждом филиале и рассчитывается. На сервере
центрального офиса строится следующая электронная таблица.
Рисунок10
Таким образом возможно проведение одного экономического анализа.
Пример прайс - листа
Рисунок 11
Параметры: наименование, характеристика цена без налога – вводятся
пользователем самостоятельно, а конечная цена рассчитывается с помощью
электронной таблицы.
Пример прогноза деятельности рекламной фирмы
Основными параметрами расчета являются : доход в любом году
(определяется как произведение объема продаж в натуральную цену,
прогнозные допущения (рост цен (от10-15%), рост продаж). В основе
таблицы должны лежать финансовые показатели прошлого года.
Рисунок12
Расходы и продажные цены определяются с учетом заданного роста
цен, а объем продаж с учетом объема продаж. При изменении
прогнозируемых допущений электронная таблица должна немедленно
пересчитывать значения всех прогнозируемых финансовых характеристик.
Разработанную электронную таблицу следует защитить от внесения
несанкционированных изменений, кроме ячеек, содержащих значение,
прогнозируемых допущений.
Вопросы:
1. Что такое электронная таблица?
2. Какие возможности предоставляет электронная таблица?
3. Какие типы данных могут храниться в электронной таблице?
4. Дайте определение относительной и абсолютной адресации ячеек,
приведите пример.
5. Значение диаграмм и графиков в электронных таблицах.
6. Какие существуют инструменты объединения электронных таблиц?
7. Какие этапы решения задач в рекламной практике с помощью
средств электронной таблицы вы знаете?
8. Роль электронных таблиц для 4 класса информационных технологий.
9. Какие типы задач можно решать с помощью электронных таблиц?
10. Приведите собственные примеры использования электронных
таблиц?