УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ПРОГРАММЕ

УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ПРОГРАММЕ «1С: Бухгалтерия
8» (ред. 3.0)
М.К. Тутова, студентка факультета Бизнеса, группа 34-01э
научный руководитель, Минитаева А. М.
к.т.н, доцент кафедры информационные технологии РЭУ им. Г.В. Плеханова
В данной статье рассмотрены особенности отражения хозяйственных операций по учету
расчетов с подотчетными лицами в программе «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0). С помощью
конкретного примера проиллюстрированы основные операции, которые выполняет бухгалтер
при взаимодействии с подотчетным лицом. Рассмотрены особенности выдачи денежных
средств под отчет и утверждения авансового отчета. Приведен порядок составления и
оформления необходимой документации. Выявлены достоинства и недостатки программы в
части учета расчетов с подотчетными лицами [1-3].
В ходе своей повседневной деятельности организации могут выдавать денежные
средства своим сотрудникам в двух случаях: при выплате заработной платы и при выдаче
средств подотчет. В последнем случае деньги выдаются на следующие цели:
командировочные расходы, расчеты с поставщиками, различные хозяйственные нужды,
например, приобретение материалов, покупка канцелярии и др. В таких ситуациях работники
являются подотчетными лицами. Список таких лиц утверждается отдельным приказом
руководителя. Выдача денежных средств подотчет происходит на основании письменного
заявления сотрудника на имя руководителя. Порядок выдачи денежных средств под отчет и
предоставления отчетности установлены Центральным Банком РФ [4,6,8]. Руководителем
организации определяются размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются.
Подотчетные лица в течение трех дней после возвращения из командировки или по истечении
срока, на который выданы денежные средства, должны представить отчет об использовании
денежных средств (по форме АО-1 «Авансовый отчет») и приложить подтверждающие
документы. Для бухгалтерского учета указанных расчетов в программе «1С: Бухгалтерия 8»
(ред. 3.0) предусмотрены субсчета 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» и 71.21 «Расчеты
с подотчетными лицами (в валюте)». В качестве разреза аналитического учета указанных
расчётов используется справочник Физические лица. Выдачу денежных авансов подотчетным
лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 (51). Расходы, оплаченные их
подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10, 26, 60 и др. в зависимости
от характера расходов. Основными документами, которые используются для расчетов с
подотчетными лицами, являются:
- Приходный кассовый ордер;
- Расходный кассовый ордер;
- Поступление на расчетный счет;
- Списание с расчетного счета;
- Поступление (выдача) денежных документов.
Этапы взаимодействия организации с подотчетным лицом:
1)
Ввод информации о подотчетном лице в справочник Физические лица
В программе нет отдельного справочника, в котором хранится информация о
подотчетных лицах. Для этой цели используется справочник Физические лица. Для удобства
работы в данном справочнике рекомендуется создать группу Сотрудники, в которую вносится
вся информация о подотчетных лицах. Введем информацию о подотчетном лице Ивановой
Ольге Михайловне (рис.1).
 для того чтобы открыть справочник Физические лица, выберите раздел Справочники
на панели инструментов слева, затем нажмите на Физические лица раздела Зарплата и
кадры;
 для ввода информации о подотчетном лице нажмите кнопку Создать на панели
инструментов окна справочника. На экране появится окно для внесения данных о новом
физическом лице;
Рис. 1. Элемент справочника Физические лица
В поле ФИО указывается фамилия, имя и отчество физического лица. Также вводится
иная информация о личных данных физического лица: дата рождения, пол, место рождения,
данные паспорта, различные коды ИНН, ИФНС и прочее.
2)
Выдача наличных денежных средств подотчетному лицу
При выдаче наличных денежных средств подотчетному лицу необходимо оформить
документ Расходный кассовый ордер (РКО). Для примера зарегистрируем выдачу
подотчетной суммы Ивановой О.М. в размере 2500.00 рублей на покупку канцелярских
товаров (рис.2).
 щелкните мышью на ссылке Кассовые документы раздела Банк и касса. На экране
появится окно списка кассовых документов;
 для создания РКО, щелкните мышью на кнопке Выдача, расположенной слева над
списком кассовых документов. На экране появится окно документа Выдача наличных;
 в поле Вид операции выберите из списка значение Выдача подотчетному лицу;
 в поле Сумма введите сумму выданных из кассы денежных средств;
 в поле Получатель выберите из справочника Физические лица необходимого
сотрудника организации, которому выдаются деньги под отчет;
 в поле Основание укажите цель, на которую выдается подотчетная сумма;
 щелкните мышью на кнопке Записать, которая располагается над полем Вид операции.
При проведении документа в этом случае формируется проводка: Дт 71.01 Кт 50.01выдача денежных средств подотчетному лицу.
Рис. 2. Окно документа Выдача наличных
Данный документ позволяет получить печатную форму РКО:
 для формирования и вывода на экран печатной формы документа нажмите на кнопку
Расходный кассовый ордер (КО-2) со значком печати справа. На экране появится окно
печатной унифицированной формы КО-2 (рис.3).
 для печати документа предназначена кнопка Печать, расположенная слева над
документом.
Рис. 3. Окно печатной формы документа РКО
3)
Выдача безналичных денежных средств подотчетному лицу
Помимо наличных денежных средств подотчетным лицам также могут перечисляться
денежные средства в безналичной форме. Для перечисления используется расчетный счет
организации и карточные счета сотрудников либо корпоративные банковские карточки. В
качестве примера рассмотрим выдачу под отчет Есениной А.С. 5000 руб. путем перечисления
суммы на банковскую карту сотрудника [5,8,9-11].
 данная операция оформляется документом Списание с расчетного счета (раздел Банк
и касса, ссылка Банковские выписки) (рис. 4);
 в поле Вид операции выбрать Перечисление подотчетному лицу;
 также необходимо заполнить поля Сумма, Назначение платежа.
При проведении документа формируется следующая проводка:
Д-т 71.01 К-т 51 – перечислены денежные средства в размере 5000 руб. на счет
подотчетного лица.
Рис. 4. Окно документа Списание с расчетного счета
4)
Выдача денежных документов
Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который
организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку. После покупки
денежные документы учитываются по дебету счёта 50.03. При выдаче, например, билета на
самолет сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ
Выдача денежных документов, который находится в разделе Банк и Касса. В окне создания
нового документа необходимо указать Вид операции – Выдача подотчетному лицу, на
вкладке Кому указать подотчетное лицо, на вкладке Денежные документы выбрать
имеющийся билет на самолет.
5)
Составление авансового отчета
Работник расходует денежные средства организации на поставленные цели, после чего
обязан в течение трех рабочих дней представить Авансовый отчет и приложить к нему
оправдательные документы. Авансовый отчет в 1С служит для подтверждения сотрудником
(подотчетным лицом) израсходованной суммы денег, выданных ему ранее авансом.
 чтобы создать документ Авансовый отчет, заходим в раздел Банк и касса, пункт
Авансовые отчеты. В форме списка нажимаем кнопку Создать. Откроется форма нового
документа. В документе отражаются сумма полученного аванса, назначение аванса,
оформляются бухгалтерские записи по представленным отчетным документам, в качестве
приложений вносятся первичные документы, представленные подотчетным лицом [1-4,6,10].
Форма документа «Авансовый отчет» имеет четыре закладки. Сначала нужно выбрать
подотчетное лицо из справочника Физические лица или, если подотчетное лицо еще не
внесено, то тогда добавить новое. На вкладке Авансы указывается документ, по которому
выданы подотчетные средства. Для выбора предоставляются три вида документов, а именно:
— выдача наличных;
— списание с расчетного счета;
— выдача денежных документов.
 первая закладка Авансы служит для отражения полученных авансов. Так как мы уже
создали РКО, то нужно щелкнуть мышью на кнопку Добавить под вкладкой авансы и выбрать
нужный РКО из списка (рис.5).
Рис. 5. Окно документа Авансовый отчет
В одном «Авансовом отчете» можно отразить все предусмотренные операции для
списания с подотчетного лица выданного ему аванса.
Допустим, что на эту выданную сумму Иванова О.М. приобрела:
- Бумага для печати – 6 упак. по 200 руб.;
- Картридж для принтера – 1 шт. 1300 руб.
 вкладка Товары используется для внесения приобретенных товарно-материальных
ценностей (рис.6).
Рис. 6. Окно документа Авансовый отчет, вкладка Товары
После проведения документа, можно
увидеть, какие проводки делает авансовый
отчет в «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0)
(рис.7).
Рисунок 7. Окно операций по документу
Авансовый отчет

на вкладке Оплата отражается
информация о наличных суммах, которые
уплачены поставщикам за приобретенные
ценности или же выданные авансом в счет их будущей поставки;
 вкладка Прочее предусмотрена для отражения информации о командировочных
расходах, оплаты общехозяйственных нужд и пр. К командировочным расходам можно
отнести билеты на самолет, поезд, расходы на бензин, а также суточные. На вкладке нужно
ввести дату документа (или расхода), номер и сумму расхода.
Если по расходам к отчету прилагается счет-фактура, то нужно взвести «СФ
предъявлен», указать номер счета-фактуры и дату в соответствующих реквизитах строки,
тогда при проведении авансового отчета система автоматически будет формировать документ
«Счет-фактура полученный». Допустим, что мы отправили в командировку другого
сотрудника на 3 дня с 19 по 21 ноября. Суточные определены в размере 700 руб. в день.
Расходы на проезд составили 7080 руб. (в т.ч. НДС 18%). Авансовый отчет будет выглядеть
следующим образом (рис.8):
Рис. 8. Окно документа Авансовый отчет. Вкладка Прочее
6)
Возврат неиспользованных денежных средств
Возврат неиспользованных денежных средств оформляется в двух случаях. Во-первых,
если подотчетное лицо вообще не использовало выданные денежные средства. В этом случае
нужно составить Приходный кассовый ордер на всю сумму выданных ранее денежных
средств. Второй вариант, если сотрудник частично использовал выданные средства, тогда
оставшиеся денежные средства возвращаются в кассу предприятия по документу Приходный
кассовый ордер, а на сумму использованных средств оформляется Авансовый отчет.
Предположим, что Иванова О.М. израсходовала 2400 руб. из ранее выданных 2500 руб.
Составим Авансовый отчет на сумму 2400 руб. (Рис.9) и ПКО на сумму 100руб (рис.10).
Рис. 95. Окно печатной формы документа Авансовый отчет
 для оформления возврата неиспользованных денежных средств в кассу нужно выбрать
раздел Банк и Касса, далее – Кассовые документы. Для создания ПКО щелкните мышью на
кнопке Поступление, расположенной слева над списком кассовых документов. На экране
появится окно документа Поступление наличных;
 в открывающемся списке Вид операции выберите позицию Возврат от подотчетного
лица;
 в поле Сумма вводится сумма денежных средств, неизрасходованная подотчетным
лицом и возвращенная в кассу;
 в поле Подотчетное лицо и Принято от указывается сотрудник организации,
возвращающий неизрасходованные денежные средства. Также заполняются остальные поля
документа: основание, приложение, счет учета.
Проведенный документ формирует следующую проводку:
Дт 50.01 Кт 71.01-поступление денежных средств от подотчетного лица в кассу
Рис. 60. Окно документа ПКО при возврате неизрасходованных средств
7)
Оформление доплаты в случае перерасхода денежных средств.
Если сотрудник потратил больше, чем получил из кассы, то на потраченную сумму
выписывается документ Авансовый отчет, а на сумму превышения авансового отчета
формируется еще один документ – Расходный кассовый ордер. В данном случае выбирается
вид операции Выдача наличных подотчетному лицу. В поле сумма указывается недостающая
сумма, которая будет выдана подотчетному лицу [6-10].
Заключение. Изучив процесс учета расчетов с подотчетными лицами в программе «1С:
Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), можно отметить, как и положительные, так и отрицательные
моменты. Так, например, в программе поддерживаются расчеты с подотчетными лицами
наличными через кассу и через банк с использованием платежных карт, что очень удобно. К
плюсам также можно отнести то, что при проведении документа Авансовый отчет
автоматически оприходуются все ТМЦ, приобретенные подотчетным лицом; погашается
задолженность перед поставщиками за счет подотчетных средств; списывается задолженность
с подотчетного лица. Но есть несколько моментов, которым программа «1С: Бухгалтерия 8»
(ред. 3.0) не уделила должного внимания, и которые следует учитывать:
Во-первых, в программе не предусмотрен автоматический контроль над расчетами с
подотчетными лицами, который мог бы предотвратить выдачу следующего аванса, в то время
как подотчетное лицо не погасило задолженность по предыдущему авансу. Поэтому перед
принятием решения о выдаче аванса следует проверить, не числится ли за подотчетным лицом
задолженность. Во-вторых, при проведении документа Авансовый отчет автоматически не
отслеживается соблюдение нормативов затрат по командировке.
В целом, с уверенностью можно сказать, что программа «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0)
предлагает удобные решения для ведения документации и отчетности по подотчетным лицам.
Список литературы
1. Антоненкова А.В., Борцова Д.Э., Степанова М.Г., Минитаева А.М. Стандартизация
учетного процесса в комплексных информационных системах // Славянский форум.
2015. № 4 (10). С. 27-33.
2. Минитаева А.М. Информационно-коммуникационные технологии как инструмент
экологического регулирования вредных веществ в атмосферу // Славянский форум.
2015. № 2 (8). С. 194-200.
3. Минитаева А.М. Основной подход в решении задачи создания человеко-машинного
интерфейса с использованием дуального принципа // Программные продукты и системы. 2013.
№ 4. С. 19.
4. Антоненкова А. В., Борцова Д. Э., Степанова М. Г. Современные подходы к
автоматизации процессов бюджетирования коммерческой организации// Лизинг. 2015. №8 .
С. 32-37.
5. Минитаева А.М. Организация современной системы государственного финансового
контроля в Российской государственности //
Вестник Российского экономического
университета им. Г.В. Плеханова. 2015. № 6 (84). С. 88-93.
6. Степанова М.Г. Моделирование учетно-аналитических процедур и их отражение в
корпоративных информационных системах // Международный журнал прикладных и
фундаментальных исследований. 2016. № 2-1. С. 138.
7. Степанова М.Г.Корпоративные системы управления предприятием // Международный
журнал прикладных и фундаментальных исследований. 2016. № 1-3. С. 457.
8. Минитаева А.М. Анализ математических методов контроля влияния загрязняющих
веществ на окружающую среду // Успехи современного естествознания. 2016. № 2. С. 48-52.
9. Степанова М.Г., Неделькин А.А.Современные учетно-аналитические системы на
производственном предприятии реального сектора экономики // Международный журнал
прикладных и фундаментальных исследований. 2016. № 1-3. С. 457-458.
10. Минитаева А.М., Межаков О.С. Математическое моделирование на примере
прогнозирующей модели надежности с использованием искусственных нейронных сетей //
Ученые записки Российского государственного социального университета. 2014. № 2 (124). С.
25-29.
11. Минитаева А.М. Основной подход в решении задачи создания человеко-машинного
интерфейса с использованием дуального принципа // Программные продукты и системы. 2013.
№ 4. С. 19.