условия участия в выставке - Санкт

XXIII МЕЖДУНАРОДНАЯ ТУРИСТСКАЯ ВЫСТАВКА
INWETEX-CIS TRAVEL MARKET 2015
МЕДИЦИНСКИЙ ТУРИЗМ
8–10 ОКТЯБРЯ 2015 ГОДА
САНКТ-ПЕТЕРБУРГ
Павильон № 7
ВК Ленэкспо (В.О., Большой пр., 103)
УСЛОВИЯ УЧАСТИЯ
Организация (далее – Участник), желающая принять участие в выставке, направляет Организатору в срок
до 15 сентября 2015 г. заполненную, подписанную и заверенную печатью заявку на участие (Форма № 1), оплачивает регистрационный сбор и стоимость необорудованной площади.
Стоимость участия указана в заявке-контракт на участие в выставке (Форма № 1). Цены указаны в У.Е. Оплата производится в рублях. 1 У.Е. равна 52 российским рублям
Регистрационный сбор: включает в себя аккредитацию представителей участника с предоставлением постоянных пропусков (беджей) (Форма № 3): 4–9 м2 – на двух представителей фирмы (свыше 9 м2: на каждые 6 м 2 – 1 дополнительная аккредитация), пакет информационных материалов, размещение краткой информации об Участнике в Официальном каталоге выставки, 1 экземпляр каталога выставки, 10 пригласительных билетов, участие во всех меро приятиях выставки, не требующих специальных приглашений, общую рекламу в средствах массовой информации. В случае
участия нескольких фирм на одном стенде, каждая дополнительная фирма оплачивает регистрационный взнос.
Стандартный стенд 4 м2: включает в себя 4 кв.м оборудованной выставочной площади. В оборудование входит: ковролин, стеновые панели с 3 сторон, розетка, стол, два стула, светильник (спот на 100 Вт), вешалка, корзина для бумаг и надпись на фриз (до 10 букв). При заказе стандартного оборудованного стенда регистрационный сбор оплачивается дополнительно.
ВНИМАНИЕ! При заказе НЕоборудованной площади необходимо заказать строительство стенда и выставочное
оборудование у официального оператора выставки – компания РЕСТЭК®EVENTS.
В случае предоставления площади, открытой с 2, 3 и 4 сторон, её стоимость увеличивается от стоимости площади
на 20%, 30% и 40% соответственно. ОРГАНИЗАТОР ГАРАНТИРУЕТ ВЫБРАННОЕ УЧАСТНИКОМ МЕСТОПОЛОЖЕНИЕ СТЕНДА
ТОЛЬКО В СЛУЧАЕ ОПЛАТЫ СЧЕТА В ТЕЧЕНИЕ 3 БАНКОВСКИХ ДНЕЙ ПОСЛЕ ЕГО ВЫСТАВЛЕНИЯ.
Подвод электричества и расход электроэнергии оплачивается отдельно. Стоимость за неполный квадратный метр
необорудованной площади оплачивается Экспонентом как за полный. При монтаже двухэтажного стенда стоимость выставочной площади второго этажа составляет 50 % от стоимости необорудованной площади.
ВАЖНО! Превышение габаритов стенда более 2,5 м по высоте: при строительстве стенда с элементами конструкций,
превышающих высоту 2,5 метра, Участник должен согласовать особенности стенда с Организатором. Проекты таких стендов необходимо предоставить Организатору не позднее 3-х недель до начала монтажа выставки (до 15 сентября 2015 г.)
Рабочее место: включает в себя 3 кв.м оборудованной выставочной площади. В оборудование входит: ковролин,
стеновые панели с 3 сторон, стол, два стула, светильник (спот на 100 Вт), корзина для бумаг и надпись на фриз (до
10 букв). При заказе рабочего места регистрационный сбор оплачивается дополнительно.
СПРАВОЧНИК УЧАСТНИКА: содержит важную информацию, необходимую для успешной подготовки к участию
в выставке (формы заказа оборудования, сервисных и медиауслуг, сроки подачи информации, оплаты и др.). Справочник
высылается каждому участнику.
Участник не имеет права передавать свою площадь третьему лицу. Во время работы выставки категорически запрещается
ведение рекламной и коммерческой деятельности фирмам, их представителям или частным лицам, не оплатившим аккредитацию.
Аккредитация представителей: разрешает представителю компании распространять информационные материалы на
территории выставки, все 3 дня работы мероприятия.
Участник не имеет права без предварительного согласования с Организатором выставки расклеивать или каким-либо
образом выставлять свою рекламную продукцию, Roll-up стенды, плакаты, логотипы и пр. на территории выставки, а также во время работы выставки запрещается торговля любого рода товарами.
Заочное участие: Организатор предлагает возможность заочного участия с предоставлением интересов Участника на
специальном стенде (+ размещение краткой информации в Официальном каталоге выставки). Фирмы, желающие участвовать заочно, оплачивают взнос за участие и высылают информационные материалы (объемом не более 500 экз. формата А-4/А-5) в срок до 20 сентября 2015 г. Материалы размещаются на стенде заочного участия и распространяются сотрудником стенда всем заинтересованным фирмам. По окончании выставки в адрес Участника высылаются информационные материалы выставки и визитные карточки заинтересованных фирм.
Внимание! Если Ваша деятельность и/или товар подлежит лицензированию, в информации должны быть указаны
номер лицензии, а также наименование органа, выдавшего эту лицензию. Реклама товаров, подлежащих обязательной
сертификации, должна сопровождаться пометкой «подлежит обязательной сертификации». Копии лицензий и сертификатов, заверенные надлежащим образом, направляются в адрес Организатора вместе с информацией в каталог.
Льготные условия для участников коллективных стендов регионов РФ высылаются по запросу.
Каталог выставки: к открытию выставки издается Официальный каталог, в котором Организатор на основании поданной Участником заявки (Форма № 2) помещает краткие сведения об Участнике на русском и английском языках. По желанию Участника и за дополнительную плату возможно размещение логотипа фирмы и рекламных модулей (см. Справочник
Участника). Информация в каталог принимается в электронном виде (текст – формат MS WORD, .doc или .rtf; графическая информация – формат .tiff (300dpi), .ai, .eps). Материалы принимаются СТРОГО до 5 сентября 2015 г.
Сведения, предоставленные после 5 сентября 2015г. , будут размещены в электронном виде только на сайте выставки.
Беджи участников: списки на беджи участников (Форма № 3) принимаются в электронном виде (формат Excel)
до 20 сентября 2015 г.
Деловая программа мероприятий (круглые столы, презентации, семинары, розыгрыши и др.) формируется к началу работы выставки на основе предварительных заявок (Форма № 4), направленных Организатору до 1 августа 2015 г.
Фирмы с иностранным капиталом в уставном фонде оплачивают участие по отдельным тарифам.
ПОРЯДОК ОПЛАТЫ: после регистрации заявки на участие в выставке и получения счета Экспонент (Участник)
производит авансовый платеж в следующие сроки:
 в случае заключения договора менее чем за 6 календарных месяцев до даты проведения выставки: в размере
70% от стоимости услуг по договору в течение 5 банковских дней со дня получения счета;
 в случае заключения договора более чем за 6 календарных месяцев до даты проведения выставки: в размере
50% от стоимости услуг по договору в течение 5 банковских дней со дня получения счета;
ПОЛНАЯ ОПЛАТА ЗА УЧАСТИЕ ДОЛЖНА БЫТЬ ПРОИЗВЕДЕНА НЕ ПОЗДНЕЕ 10 СЕНТЯБРЯ 2015г.
ВНИМАНИЕ! Стоимость участия указана без учета НДС 18%. Оплата производится в рублях по
фиксированному курсу 52 руб. за 1 у.е.
В стоимость услуг по Договору не включена стоимость услуг по транспортировке и страхованию имущества
Участника, которое располагается на стенде. Все издержки принимает на себя Участник.
Отказ от участия: В случае письменного отказа Экспонента от участия в выставке, или уменьшения выставочной
площади, денежные средства, оплаченные Экспонентом, не возвращаются.
В стоимость договора не включается транспортировка и страховка имущества Экспонента, которое располагается им на стенде. Все издержки принимает на себя Экспонент.
Генеральным застройщиком выставочных площадей мероприятия является ЗАО «Рейт Норс Вестерн».
Официальный оператор выставки:
РЕСТЭК EVENTS – по вопросам строительства стандартных стендов (ОБОРУДОВАННАЯ ПЛОЩАДЬ),
заказа дополнительного оборудования, услуг и сервиса:
тел.: +7 (812) 320 96 97, E-mail: [email protected] Екатерина Хомутникова
по вопросам индивидуального строительства выставочных стендов:
тел.: +7 (812) 320 96 97, E-mail: [email protected] Екатерина Хомутникова
по вопросам туристического обслуживания:
тел.: +7 (812) 303 95 69, +7 (812) 301 91 36, факс: +7 (812) 230 63 50, E-mail: [email protected] ;
[email protected]
по вопросам аккредитации сторонних застройщиков (в случае строительства НЕ через RESTEC® EVENTS):
тел.: +7 (812) 320 96 97, E-mail: [email protected] Екатерина Хомутникова
Дополнительная информация по аккредитации сторонних застройщиков на сайте:
http://lenexpo.ru/sites/default/files/0/80/53280/polozhenie_o_tehnicheskom_kontrole_ot12_05_2012.pdf
3. РАБОТА ВЫСТАВКИ
Регистрация Участников и оформление выставочной экспозиции производится 6 октября 2015 г. с 15:00 до 18:00
и 7 октября 2015 г. с 10:00 до 19:00. Режим работы выставки (для участников): 8 и 9 октября 2015 г. с 09:00 до 18:00
(выставка работает только для специалистов) и 10 октября 2015 г. с 11:00 до 17:00 (для специалистов и широкой публики).
Требования, которые Участник должен соблюдать во время проведения выставки, регламентируются правилами ее работы и выдаются Участнику при регистрации.
4. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ
Организатор не принимает претензий при порче, хищении имущества или в случае возможных травм представителей
Участника, произошедших по вине самого Участника.
Организатор выставки не несет ответственности за полное или частичное невыполнение обязательств по «Условиям участия» в случае наступления обстоятельств форс-мажор, т.е. обстоятельств непреодолимой силы и не зависящих от Организатора.
Всякого рода споры и разногласия, которые могут возникнуть между Организатором и Участником, не разрешенные
путем двухсторонних переговоров, разрешаются в соответствии с действующим законодательством.
ОРГАНИЗАТОРЫ:
ООО «Санкт-Петербург Экспресс» (ГП «РЕСТЭК»)
Россия, 197110, Санкт-Петербург, Петрозаводская ул., д.12
Тел.: +7 (812) 320 61 34, Факс: +7 (812) 320 61 33
Контактное лицо: Полиенко Ксения
E-mail: [email protected] Website: www.travelexhibition.ru