Инструкция по работе с отчетом «Акт о списании

Инструкция по работе с отчетом
«Акт о списании автотранспортных средств»
Содержание:
I. Описание.
II. Параметры отчета.
III. Поля отчета.
IV. Данные, отображаемые в отчете.
V. Ограничения.
I. Описание
Унифицированная форма № ОС-4а «Акт о списании объекта автотранспортных средств»
используется для оформления списания автотранспортных средств.
При непригодности объектов автотранспортных средств к дальнейшему использованию,
невозможности или неэффективности их восстановления, а также для оформления
документации на списание вышеуказанных объектов в организации создается
комиссия. Результаты принятого комиссией решения о списании объекта основных
средств оформляются в акте на списание объекта автотранспортных средств
(унифицированная форма № ОС-4а). Акт составляется в двух экземплярах, один
передается в бухгалтерию для отражения операции выбытия автотранспортного
средства, другой остается у лица, ответственного за сохранность объектов, и является
основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома,
оставшихся в результате списания.
В Exact Globe формирование акта списания автотранспортных средств реализовано в
виде отчета «Форма ОС-4а». Отчет строится в среде MS Excel.
II. Параметры отчета
Запуск отчета осуществляется из пунктов меню:
Основные средства / Отчеты / Формы ОС / Списание автомобиля
Отчеты / Основные средства / Формы ОС / Списание автомобиля
Окно запуска отчета:
Секция «Генерировать отчет»
Отображается название отчета – Основные средства : Списание автомобиля.
Секция «Выбор данных»
Код основного средства
Инвентарный номер основного средства. К выборке доступны только основные средства
с атрибутом «Автом.». Более подробно в пункте V.Ограничения.
1
Секция «Документ»
Номер документа
Номер документа.
Секция «Дополнительные критерии»
Руководитель
ФИО сотрудника. Эти данные будут использованы для заполнения секции
«Руководитель».
Главный бухгалтер
ФИО сотрудника. Эти данные будут использованы для заполнения секции «Главный
бухгалтер».
Материально ответственный
ФИО сотрудника. Эти данные будут использованы для заполнения секции
«Материально ответственное лицо».
Председатель комиссии
ФИО сотрудника. Эти данные будут использованы для заполнения секции
«Председатель комиссии».
Члены комиссии
ФИО сотрудников. Эти данные будут использованы для заполнения секции «Члены
комиссии».
Кнопка «Excel»
После нажатия кнопки откроется книга MS Excel с данными отчета согласно выбранным
критериям.
Кнопка «Закрыть»
После нажатия кнопки закрывается окно запуска отчета, отчет построен не будет.
III. Поля отчета
2
Перечень полей, которые заполняются автоматически:
3
Наименование организации
Название компании, указанное в Система / Общее / Настройки / Данные компании,
поле «Название компании».
Форма по ОКПО
Код организации по ОКПО, указанный в настройках системы: Система / Общее /
Настройки / Данные компании, поле «ОКПО».
Дата списания с бухгалтерского учета
Дата выбытия основного средства, указанная в операции списания ОС.
Счет, субсчет, код аналитического учета
Счет учета, по дебету которого принят объект основных средств.
Руководитель
Должность и расшифровка подписи сотрудника, указанного при запуске отчета в поле
«Руководитель».
Номер документа
Номер документа, указанный при запуске отчета.
Дата составления
Дата, указанная в операции списания ОС.
Автотранспортное средство
Описание основного средства, указанное в справочнике.
Номер заводской
Заводской номер, указанный в свободном поле в справочнике основного средства.
Более подробно в пункте V.Ограничения.
Номер инвентарный
Код основного средства - инвентарный номер объекта основных средств, который
присваивается данному объекту комиссией при его поступлении в организацию.
Материально ответственное лицо
В данной секции отображается фамилия и инициалы сотрудника, выбранного при
запуске отчета в поле «Материально ответственный».
Табельный номер – ИН сотрудника, указанный в справочнике (Персонал / Персонал
/Справочники).
1. Сведения о техническом состоянии автотранспортного средства на дату
списания
Колонка (1) Дата выпуска
Дата выпуска, указанная в свободном поле в справочнике основного средства. Более
подробно в пункте V.Ограничения.
Колонка (3) Дата принятия к бухгалтерскому учету
Дата принятия к бухгалтерскому учету ОС, указанная в операции ввода в
эксплуатацию ОС.
2. Сведения о стоимости автотранспортного средства на дату
Колонка (1) Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому
учету, руб.
Первоначальная балансовая стоимость (инвестиция).
Колонка (2) Сумма начисленной амортизации (износа), руб.
Сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации основного средства.
Колонка (3) Остаточная стоимость, руб.
Сумма остаточной стоимости основного средства.
Председатель комиссии
В данной секции отображается должность и расшифровка подписи сотрудника,
выбранного при запуске отчета в поле «Председатель комиссии».
Члены комиссии
В данной секции отображаются должности и расшифровки подписей сотрудников,
выбранных при запуске отчета в поле «Члены комиссии».
Главный бухгалтер
В данной секции отображается расшифровка подписи сотрудника, выбранного при
запуске отчета в поле «Главный бухгалтер».
IV. Данные, отображаемые в отчете
Информация, отображаемая в отчете, основывается
на данных, указанных
в
справочнике основного средства, а также на основе операций по данному основному
средству.
4
V. Ограничения
Код основного средства должен быть уникальным.
В справочнике основного средства необходимо указать атрибут «Автом.» (закладка
«Дополнит.») , означающий, что данное основное средство является автомобилем.
Списание основного средства проводится с помощью стандартной функциональности
Exact Globe.
Для корректного отображения данных в отчете необходимо, чтобы эти данные были
зарегистрированы в системе. Так как не для всех данных есть стандартные поля в
справочнике основного средства, то для хранения такой дополнительной информации
предлагается использовать свободные поля. Более подробно о дополнительной
информации в документе 19.121.587 - Storing of additional data for fixed assets (in
Russian).
По умолчанию работать с данным отчетом могут пользователи с ролью «Administrator».
Для того чтобы другие пользователи могли работать с отчетом, необходимо
дополнительно добавить права на данный пункт меню в Персонал / Персонал / Роли
доступа.
5