Об опыте работы ОКУ «Государственный архив документов по

Об опыте работы ОКУ «Государственный архив документов по
личному составу Курской области по исполнению социально-правовых
запросов граждан, поступающих из ОПФР по Курской области»:
проблемы и пути решения.
Выступление на круглом столе на тему:
«О взаимодействии архивных учреждений
Курской области с ОПФР по Курской области
по решению актуальных проблем
своевременного рассмотрения обращений
граждан» Шалобаевой В.М.
25 июля 2014 г. 11.00 ч. читальный зал ОКУ «Госархив
Курской области»
Уважаемые коллеги!
Основной функцией ОКУ «ГАДЛС Курской области» (далее - архив)
является обеспечение сохранности и использование документов по личному
составу, содержащих
многоаспектную информацию о трудовой
деятельности и заслугах граждан, так необходимых для реализации их
социальных прав.
Необходимо заметить, что информация, содержащаяся в документах по
личному составу о трудовом стаже,
о заработной плате, о декретных
отпусках любого предприятия, а тем более ликвидированных предприятий и
предприятий банкротов была и еще длительное время будет востребованной
в повседневной жизни человека, определяя его гражданский статус,
правовую защиту, пенсионное и социальное обеспечение, это подтверждает и
новая грядущая пенсионная реформа.
В настоящее время в ОКУ «ГАДЛС Курской области» находится на
хранении 81 000
ед.хр. документов по личному составу, принятых от
ликвидированных в процессе банкротства
или самоликвидации
предприятий, учреждений и организаций, том числе таких крупных бывших
предприятий как АПЗ-20, КЗТЗ, Счетмаш, Курский трикотажный комбинат,
Курская обувная фабрика, Кожевенный завод и другие.
ОКУ «ГАДЛС Курской области» исполняет ежегодно около 6000 тысяч
архивных справок.
Не секрет, что Архивные справки, выдаваемые гражданам, зачастую
являются единственным источником о подтверждении трудовой
деятельности и основанием для установления пенсий гражданам.
Сегодняшнее заседание круглого стола рассматривает важную тему о
взаимодействии архивных учреждений Курской области с пенсионным
фондом по решению актуальных проблем своевременного рассмотрения
обращений граждан.
В сентябре 2009 года в свете пенсионных реформ между Архивным
управлением Курской области и ОПФР по
Курской области (далее
пенсионный фонд) было заключено и подписано соглашение
о
сотрудничестве и взаимодействии
сторон по
вопросам реализации
пенсионных прав граждан.
Хотелось бы отметить, что данное соглашение позволило уже в те годы
организовать работу между ОПФР по Курской области и государственными
и муниципальными архивами Курской области на должном уровне и
взаимопонимании по многим вопросам в интересах граждан как Курской
области, так и граждан и других регионов.
Несмотря на недостаток помещений, все архивы выдели в то время
наиболее удобные отдельные помещения для приема граждан, установили
ежедневные графики приема, осуществлялись взаимные консультации по
телефону, разъяснялись правила по исполнению архивных справок,
направлялись письма по спорным вопросам, на базе архивного управления
Курской области проводились встречи и консультации различного характера
с представителями пенсионного фонда (Бреева Т.С.).
В 2009 и в 2010 году на базе Государственного архива документов по
личному составу Курской области были проведены заседания круглых
столов, в которых приняли участие работники государственных архивов и
муниципального архива города Курска, а также представители пенсионного
фонда, где рассматривались вопросы по исполнению социально-правовых
запросов, требовавших совместного решения.
Учитывая положительный опыт решения ряда проблем на проведенных
предыдущих заседаниях круглых столов - в 2012 году было проведено уже
расширенное заседание круглого стола с участием работников
государственных и муниципальных архивов, пенсионного фонда и ОБУ
«МФЦ» и его филиалов. Данное заседание позволило достичь
взаимопонимания между пенсионным фондом, архивными учреждениями и
ОБУ «МФЦ» по многим вопросам и в то же время выявить ряд недостатков
в работе как пенсионного фонда, ОБУ «МФЦ», так и архивных служб.
Именно на заседании круглого стола три государственных архива и
муниципальный архив города Курска передали в пенсионный фонд для
сведения и работы, списки предприятий, документы которых находятся на
хранении в архивах; также на заседании круглого стола обсуждался вопрос
и происходил обмен опытом по информационному взаимодействию между
пенсионным фондом и архивами по программе ВИПНЕТ, рассматривались
положительные и отрицательные моменты работы в этой программе;
уже тогда работниками архивной службы был поставлен вопрос о
полноте сведений указываемых, в запросах составляемых работниками
пенсионного фонда
и также предлагалось выдавать специалистами
клиентской службы на руки заявителям справки-запросы или маршрутные
карты.
Думаю, что данное соглашение между пенсионным фондом и архивными
учреждениями и достигнутые договоренности на проводимых круглых
столах позволили установить деловые отношения между архивными
учреждениями и пенсионным фондом.
Уважаемые коллеги, наряду с положительными моментами нашего
взаимодействия позвольте озвучить проблемные вопросы и внести на мой
взгляд ряд предложений по организации работы с обращениями граждан и
исполнению социально-правовых запросов как в пенсионном фонде, так и в
архиве, которые сегодня имеют место.
1. Считаю, что в настоящее время основным недостатком в работе
пенсионного фонда с ОКУ «ГАДЛС Курской области» является
отсутствие программы ВИПНЕТ, что не позволяет пенсионному
фонду направлять запросы по всем гражданам в электронной форме,
и не направлять самих граждан в архив за справками.
Хотя в ноябре 2011 года ОПФР по Курской области заключило
соглашение со всеми архивами Курской области, в том числе и с ОКУ
«ГАДЛС Курской области»об информационном
взаимодействии с
использованием программы ВИПНЕТ, но до настоящего времени не все
архивы смогли начать работу по данной программе по разным причинам.
В настоящее время мы работаем с разработчиками программы ВИПНЕТ
(электронный город), с которыми заключили договор не только о
разработке и поставке этой программы, но и дальнейшего её обслуживания
и сопровождения. Думаю, что до конца этого года мы начнем по ней
работать совместно с пенсионным фондом и надеюсь, что количество
граждан идущих на прием с запросами в архивные учреждения уменьшится
значительно.
2. Уважаемые коллеги!
При создании пенсионных отделений и многофункциональных центров,
изначально
предусматривалось,
что
они
станут
центральным
координирующим звеном в организации достаточно высокого уровня
принимаемых стандартов обслуживания населения, в части графика приема
населения, мест приема, отсутствие очередей, и самое главное сбор
документов из разных инстанции и формирование полного комплекта
документов необходимых заявителю. Но несмотря на созданные условия
для приема и обслуживания населения в пенсионных фондах мало что
изменилось, в том, чтобы не направлять граждан для розыска документов в
архивы. Приведу следующий пример.
За 2013 год
в архив на прием с заявлениями о выдаче справок
социально-правового характера обратилось 5612 человек, а оформленные
запросы из пенсионного фонда
поступили всего на 520 человек, что
составило всего лишь9,2 %.
Эти данные свидетельствуют о том, что работники пенсионного фонда вопервых нарушают первый пункт соглашения 2009 года, в котором было
предусмотрено, что Отделения ПФР по Курской области
обязаны
осуществлять запросы по недостающей информации на предприятия, в
организации, в том числе и в архивы, а не направлять заявителей напрямую
в архив или в организации;
во –вторых специалисты клиентской службы пенсионного фонда при
приеме граждан должны составить запрос в архив с приложением копии
трудовой книжки, с подробным списком,
в котором указано,
что
необходимо подтвердить, а если посылают клиента лично, то должны
составить и выдать ему на руки маршрутную карту или проще говоря,
запрос по сбору недостающих документов.
Основная цель здесь состоит в том, что заявитель, гражданин должен
получать на руки документ, в котором четко будет указано наименование
архива или организации куда идти, вид запрашиваемой или недостающей
справки, период за который требуется та или иная справка и другие
сведения, а еще лучше если пенсионный фонд, сделает такой запрос сам,
тогда не будут заявители ходить из одного архива в другой.
Фактически в настоящее время у заявителей, пришедших с приема от
клиентской службы пенсионного фонда в архив за весь период работы
архива, мы не видели ни у одного заявителя оформленного запроса или
маршрутной карты.
Гражданин, придя в архив, не знает, какая справка ему нужна, за какой
период, по какой организации. Учитывая, вышеизложенное я обращаюсь к
представителям пенсионного фонда с огромной просьбой, обязательно
обсудить данный вопрос с работниками клиентской службы и принять
необходимые меры по устранению недостатков по этому вопросу.
3. Не менее важной причиной, на мой взгляд, такого положения является
и отсутствие должного взаимодействия между пенсионным фондом и
ОБУ «МФЦ». Если бы наше межведомственное взаимодействие трех
служб (ПФ, Архивы, МФЦ) было возможно
на базе пенсионного
фонда и ОБУ «МФЦ», думаю, что было бы значительно проще
работать с заявителями в вопросах обеспечения их сведениями,
необходимыми для назначения пенсий, как пенсионному фонду, так и
архивным службам.
4. Хочу обратить внимание участников круглого стола на то, что с июля
2014 года количество граждан, обращающихся на прием в архив, с
каждым днем увеличивается в геометрической прогрессии. Причиной
этого как установлено, является предстоящая пенсионная реформа
2015 года.
Работники пенсионной службы
высылают будущим пенсионерам
информационные письма, в которых рекомендуют начать сбор всех
документов о стаже и зарплате за весь период работы и заявители прямиком
идут в архив
с запросами справок о стаже по всем предприятиям, на
которых они работали.(Пример).
Обращаюсь и прошу представителей пенсионного фонда обратить и на эту
проблему особое внимание.
5. Уважаемые коллеги! На предыдущих проводимых «круглых столах»
мы неоднократно обсуждали вопросы правильности составления
работниками пенсионного фонда запросов с указанием полных данных
не только о самом гражданине, но и о предприятиях на которых он
работал, с указанием периодов работы и периодов за которые
запрашиваются справки.
Обращаю внимание на некоторые из них: не всегда прилагается копия с
трудовой книжки; для женщин необходимо указывать
все фамилии,
которые она имела в период всей трудовой деятельности, а зачастую
указывается фамилия только по паспорту; при запросе справок о зарплате
необходимо указывать даты рождения всех детей, что в настоящее время
практически не делается; в графе «предприятие» необходимо указывать не
только название предприятия, но и производство в котором работал
заявитель, цех, участок, бригаду, а также его должность - все это позволит
сократить сроки исполнения запроса.
6.Также хочу обратить внимание представителей пенсионного фонда на
то, что с 2012 года на сайте «Архивы Курской области» размещен
Справочник о местах хранения документов по личному составу,
находящихся на хранении в государственных архивах и архивном отделе
Администрации города Курска, который ежегодно дополняется новыми
сведениями. Поступающие запросы от пенсионного фонда свидетельствуют о
том, что этим Справочником работники пенсионного фонда не пользуются,
так как если бы пользовались, то не направляли бы запросы не по
принадлежности.
С каждым годом возрастает количество непрофильных запросов:
-по розыску действующих предприятий;
-по розыску ликвидированных предприятий и предприятий банкротов;
-по розыску ликвидированных предприятий и предприятий банкротов, не
сдавших документы по личному составу на хранение в архивы;
-по розыску реорганизованных предприятий, поменявших свое название и
местонахождение.
Таких непрофильных запросов в наш архив в 2012 году поступило 495, а в 2013 году - 979, т.е. количество непрофильных запросов возросло в
два раза.
Данные запросы поступают из Пенсионного фонда, ОБУ «МФЦ» и от
граждан. Понятно, что гражданину мы должны дать ответ, но зачем
работникам пенсионного фонда направлять запрос по розыску действующей
организации в архив, если в государственных архивах её нет и не должно
быть. Выходит, что работники пенсионного фонда работу по розыску
действующих предприятий перекладывают на архивы, хотя пенсионный
фонд, скорее, всего имеет наиболее полную информацию о действующих
предприятиях об ИП, ООО, ОАО, ЗАО, так как они перечисляют в
пенсионный фонд страховые взносы.
На проводимых круглых столах мы не однократно обращались к
работникам пенсионного фонда о предоставлении нам списка действующих
организаций, обращаемся и сегодня, так как мы готовим электронный
«Справочник о местонахождении документов по личному составу» и
информация о действующих предприятиях была очень кстати.
Для сведения в настоящее время работники архива осуществляют поиск
действующих предприятий на сайте egrul@ nalog.ru, где размещены
сведения о предприятиях, зарегистрированных в государственном реестре
юридических лиц.
Уважаемые коллеги, в своем выступлении о работе нашего архива с
пенсионным фондом, я затронула и осветила те вопросы и проблемы,
которые чаще всего встречаются в нашей работе. Думаю, данное заседание
круглого стола поможет решению поднятых вопросов и проблем в работе
пенсионного фонда и архивных учреждений. Спасибо за внимание!
25.07.2014 г.