Директор по общественному питанию

Построение модели документооборота ЗАО гостиница «Турист»
Общая характеристика системы документооборота.
Базой для создания электронного документооборота будет
являться реально существующее коммерческое предприятие
Ставрополя - ЗАО «Турист», которое предоставляет
города
услуги питания и
размещения клиентов в одноместных, двуместных номерах, а также номерах
класса полулюкс и люкс на городском и региональном уровне. Основным
видом деятельности является - организация комплексного туристического
обслуживания.
Внутри предприятия выделяются 5 подразделений: директор по
размещению, директор по общественному питанию, финансовый директор,
коммерческий директор и технический директор. Все они в свою очередь
взаимодействуют с рядом предприятий - клиентов, а также с головной
компанией, которая находится в Москве (ЗАО «Турист»-Москва). В этих
отделах работают специалисты по отдельным
вопросам, готовящие
квалифицированные решения в соответствии со своей
компетенцией, а
утверждает их линейный руководитель – генеральный директор. Структура
организации представлена на рисунке 1.
Владелец
Генеральный директор
Директор по
размещению
Менеджер службы
бронирования
Менеджер службы
обслуживания
Менеджер службы
эксплуатации
номерного фонда
Менеджер службы
приёма и
расчётной части
Директор по
общественном
у питанию
Заведующий
производством
Метраотель
Финансовый
директор
Главный
бухгалтер
Менеджер
хозяйственной
службы
Шеф- повар
Менеджер
банкетного
обслуживания
Старший
официант
Рисунок 1- «Структура предприятия»
Контролёр по
ЭВМ
Зав. отделом
заработной
платы
Коммерческий
директор
Технический
директор
Менеджер
службы
конгрессов
Старший
мастер
Менеджер
рекламной
службы
Заведующи
й
мастерским
и по
ремонту
Управление любым гостиничным предприятием осуществляется на
базе организационной структуры, представляющей собой совместную
деятельность нескольких организационных структур или служб:
 Служба управления номерным фондом (директор или менеджер по
эксплуатации номеров);
 Служба общественного питания (кухня, ресторан, бары и кафе, секция
уборки внутренних помещений и мойки посуды, отдел обслуживания
массовых мероприятий, обслуживание номеров)
 Административная служба (секретариат, финансовая служба,
кадровая служба, инспекторы по противопожарной безопасности и
технике безопасности);
 Коммерческая служба (коммерческий директор, служба маркетинга);
 Инженерные (технические) службы;
 Вспомогательные службы.
Таким образом, в документационном обмене задействовано 5
подразделений. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает
соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также
внешним организациям и предприятиям и, соответственно, головной
компании.
Поскольку предприятие имеет достаточно сложную структуру
организации как внутри, выделяя отделы, так и внешне – являясь филиалом
Московской компании, то внедрение общекорпоративной системы
электронного управления документами происходило на базе уже внедренных
систем внутри Ставропольского филиала.
Согласно
Основным
положениям
государственной
службы
документационного обеспечения управления в состав делопроизводственной
службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации,
контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению
технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция,
машинописное бюро, архив. Служба делопроизводства в гостинице «Турист»
представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления
делами и осуществляет документационное обеспечение Компании,
методическое руководство и контроль постановки делопроизводства в
структурных подразделениях Компании.
Организационная структура службы документационного обеспечения
управления гостиницы «Турист» – Общего отдела показана на рисунке 2.
Начальник общего отдела
Секретариат
Генерального
Управления
Административно
– хозяйственный
отдел
Секретари
структурных
подразделений
Рисунок 2- «Организационная структура общего отдела», где
- непосредственное подчинение;
- функциональное подчинение.
Организация документооборота включает в себя: порядок приема,
регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции,
порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов,
организация контроля исполнения документов, поисковая система по
документам, составление номенклатуры дел, формирование и оформление
дел, экспертиза ценности документов, передача дел в архив. Подразделения
гостиницы «Турист» осуществляют свою деятельность на основе
«Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели,
задачи, функции, обязанности и права их руководителей.
Номенклатура дел – это систематизированный список наименований
дел, образующихся в делопроизводстве гостиниц «Турист». Сводная
номенклатура дела гостиницы «Турист» должна отражать полный комплекс
дел каждого подразделения и быть оформленной согласно общим
требованиям «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти».
2. Работа с внешней, исходящей и внутренней документацией.
В документационном обеспечении Компании выделяют три группы
документов: входящие (поступающие), исходящие (отправляемые) и
внутренние.
Внутренние документы компании по формам и назначению можно
разделить на 3 группы:
1. Организационные документы, которые регламентируют деятельность
Компании (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);
2. Распорядительные
документы,
издаваемые
Генеральным
директором, его заместителями и руководителями структурных
подразделений;
3. Информационно-справочные документы, создаваемые для решения
оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты,
справки и т.д.). Исполненные документы группируются в дела в
строгом соответствии с номенклатурой дел – гостиницы «Турист».
Движение входящей документации в гостинице:
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка
в гостинице «Турист» осуществляется централизованно секретаремреферентом Генерального управления. При первичной обработке
корреспонденции проверяется, по адресу ли она доставлена, целостность
конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт
возвращает или пересылает по назначению.
Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора
гостиницы «Турист» передается секретарю Генерального директора. Он
рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на
рассмотрение руководителю. После рассмотрения документов Генеральный
директор наносит резолюцию – распределяет поручения между
заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в
дело, копии разносятся исполнителям.
Генеральный директор
Секретарь генерального
директора
Директор по
размещению
Директор по
общественном
у питанию
Сотрудники
отдела по
размещению
Сотрудники
отдела по
общественном
у питанию
Финансовый
директор
Сотрудники
финансового
отдела
Коммерческий
директор
Сотрудники
коммерческого
отдела
Технический
директор
Сотрудники
технического
отдела
Рисунок- 3 «Модель внутреннего документооборота».
Прохождение исходящих документов в гостинице:
Отправляемые
предприятием
документы
называются
исходящими.
Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
1.
составление проекта документа исполнителем;
2.
проверка
правильности
оформления
проекта
документа
секретарем;
3.
согласование проекта документа;
4.
подписание документа руководителем (в необходимых случаях –
утверждение);
5.
регистрация документа;
6.
отправка документа адресату;
7.
подшивка второго экземпляра (копии) в дело.
Проект
исходящего
документа
составляется
исполнителем,
правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела.
Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения
в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. В
гостинице
«Турист»
проект
исходящего
документа
обязательно
согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется
визой.