Prilozhenie 1 k dogovoru BY

Реализацией проектов, которые Фонд „Память, ответственность и будущее“ поддерживает в рамках
программы „Место встреч - диалог“, руководит привлеченный организатор программы. Он обязан
следить за тем, чтобы выделенные на проекты средства использовались в духе германских правовых
норм, касающихся бюджета и ассигнований, экономно и эффективно, и по назначению. Поэтому
просим Вас соблюдать следующие составные части договора об ассигновании:
УСЛОВИЯ ДОГОВОРА И ИНСТРУКЦИЯ К ОТЧЕТУ ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ
АССИГНОВАНИЯ
A Управление средствами
1. Общие положения
a) Средства должны использоваться экономно и эффективно.
b) Исполнителю проекта разрешается финансировать за счет предоставленных ему средств
только расходы, утвержденные в договоре об ассигновании (смете).
c) Производить расходы разрешается только после получения договора об ассигновании или с
установленной в договоре об ассигновании даты начала осуществления проекта.
d) Превышение расходов по отдельным статьям содержащейся в договоре сметы к проекту в
размере до 20 % допускается, если эта сумма будет сэкономлена в других местах. Это
касается и общей суммы расходов на персонал, текущих накладных расходов или разовых
расходов на материально-техническое обеспечение. Превышение поясняется в приложении к
финансовому отчету.
e) Превышение расходов по отдельным статьям или общей суммы расходов на персонал,
текущих накладных расходов или разовых расходов на материально-техническое
обеспечение более чем на 20 % должно согласовываться с организатором программы.
2. Востребование средств
a) Формуляр для востребования средств высылается исполнителю каждого проекта вместе с
договором об ассигновании. В нем указывается вся сумма ассигнования в разбивке на части,
покрывающие потребность в средствах на шесть месяцев.
b) Если заранее видно, что исполнитель проекта к моменту получения следующей части средств
согласно плану востребования еще будет располагать финансовыми средствами в размере
этой части, он обязан незамедлительно сообщить об этом. В таком случае эта часть будет по
согласованию перечислена ему позднее.
3. Расходы на персонал (трудовые договоры, договоры с внештатными сотрудниками или
договоры подряда)
a) Расходы на персонал это все формы оплаты, включая возможно необходимые взносы по
социальному страхованию. Они должны оплачиваться в национальной валюте.
b) Должны применяться местные положения трудового и социального законодательства.
c) Для заключения договоров с внештатными сотрудниками и подрядных договоров необходимо
запрашивать предложения нескольких претендентов. Применяются положения пункта 5b.
d) Все вытекающие из договорных отношений права и обязанности распространяются только на
исполнителя проекта, но не на организатора программы или Фонд.
e) Расходы на персонал должны отвечать требованиями к выполняемой работе и местному
уровню зарплаты (принятому в данном регионе).
f) Трудовая деятельность уже работающего у организатора проекта работника сверх
максимального, разрешенного в стране законом недельного рабочего времени не
разрешается.
g) Со всеми занятыми в рамках проекта лицами в любом случае заключаются письменные
договоры, срок действия которых не должен превышать период ассигнования. Каждый
договор должен содержать как минимум следующие данные:
 Ф.И.О. и адрес, а также квалификацию партнера по договору,
 размер оплаты в национальной валюте, а в соответствующих случаях основу расчета
(например, дневная ставка, часовая ставка), а также количество часов работы в день /
неделю / месяц,
 взносы по социальному страхованию или, если это допустимо, договоренность о том, что
партнер по договору сам отвечает за уплату налогов и взносов,
Приложение к договору о координации осуществления программы «Место встречи – Диалог» в Беларуси
2010
стр. 1 из 5


точное описание вида деятельности и должности при осуществлении проекта,
при необходимости положения, касающиеся отпуска и случаев болезни.
4. Командировочные расходы
a) К командировочным расходам относятся расходы на проезд, питание и жилье, а также
побочные расходы (например, расходы на получение заграничного паспорта и визы, сборы за
аннулирование заказов, расходы на бронирование, на пользование камерой хранения багажа
и страхование на время поездки) при поездках в рамках проекта.
b) Расходы подтверждаются оправдательными документами в оригинале.
c) За каждого командированного представляется подписанный им отчет о командировочных
расходах. В этом отчете должны указываться цель командировки, Ф.И.О. и адрес, дата
командировки, продолжительность (отъезд из дому и приезд домой), а также маршрут
командировочной поездки.
d) Для подтверждения командировочных расходов участников конференций, очевидцев и других
гостей, которым билет в оригинале еще необходим для возвращения домой, рекомендуется
 во время пребывания предусмотрительно сделать копию авиа- или железнодорожных
билетов, а также подтверждающих бронирование документов, которые еще нужны
командированным лицам для возвращения домой,
 попросить подписать отчет о командировочных расходах,
 рассчитать и выплатить возмещаемую сумму,
 попросить командированных лиц подписью подтвердить получение денег.
Попросите гостей с пониманием отнестись к тому, что по возвращении домой они должны
выслать Вам командировочные документы в оригинале. При необходимости вручите им для
этого (франкированные) конверты с Вашим адресом.
e) Расчет командировочных расходов должен производиться на основе положений о
командировочных расходах и ставок соответствующей страны.
5. Приобретение (например, оборудования, книг, компьютеров, посуды и т.д.) и заключение
договоров с внештатными сотрудниками и договоров подряда
a) Исполнитель проекта обязан обеспечивать надлежащее использование, размещение и уход
за приобретенными с целью достижения цели ассигнования материальными ценностями.
b) Необходимо соблюдать правовые нормы страны, касающиеся выдачи заказов и сдачи
подрядов. Если ними не предусмотрены более строгие правила, то должно соблюдаться
следующее:
a. На приобретение и выдачу (сдачу) стоимостью ниже 30 базовых величин (плюс
налоги) распространяется общий принцип экономности и эффективности.
b. При приобретении и выдаче (сдаче) стоимостью от 30 базовых величин (плюс налоги)
необходимо в письменной форме фиксировать как минимум три полученных
письменно предложения различных оферентов.
c. Документ с зафиксированными предложениями должен содержать следующие
данные:
 Ф.И.О. и адрес оферента.
 Дата поступления предложения.
 Предмет предложения.
 Цена плюс налоги.
 Ф.И.О. и подпись сотрудника, получившего предложения.
d. Предпочтение должно отдаваться оференту с наиболее дешевым предложением.
Отклонения возможны в исключительных случаях, они требуют обоснования
(например, различия в качестве, запасные части, техобслуживание, сервис).
e. Если услугу предлагают менее трех различных оферентов, у которых целесообразно
запрашивать предложения, то это тоже необходимо фиксировать.
c) Не являющиеся потребительскими товарами предметы, издержки на приобретение или
производственная себестоимость которых превышает 30 базовых величин (плюс налоги),
включаются в инвентарный список.
d) В период реализации проекта включенные в инвентарный список предметы не должны
продаваться, сдаваться в аренду или на прокат без предварительного получения согласия со
стороны Фонда.
Приложение к договору о координации осуществления программы «Место встречи – Диалог» в Беларуси
2010
стр. 2 из 5
B Отчет об использовании ассигнования
1. Общие положения
a) Отчет об использовании ассигнования состоит из отчета о проделанной работе и финансового
отчета. Оба документа должны быть подписаны исполнителем проекта.
b) При проектах, срок осуществления которых составляет менее двух лет, представляется
только один отчет об использовании ассигнования - не позднее чем через два месяца после
завершения периода ассигнования.
c) При проектах, срок осуществления которых составляет два года или более, должны
представляться дополнительные отчеты об использовании ассигнования - тоже каждый раз
через два месяца после завершения отчетного периода.
d) В отчете о проделанной работе и финансовом отчете освещается только актуальный
отчетный период. Отчетные периоды устанавливаются в договоре об ассигновании.
2. Отчет о проделанной работе
a) В отчете о проделанной работе должны быть кратко и точно описаны, сопоставлены с
первоначальными целями и оценены относительно достижения цели и эффективности
важнейшие меры в рамках реализации проекта и результаты поддержки Фондом. В нем
должны указываться и поясняться отклонения от первоначального плана.
b) Содержание отчета о проделанной работе:
 отображение проделанной работы,
 отклонения от первоначального плана, зафиксированного в заявлении или договоре:
финансирование (изменения, касающиеся средств третьих лиц или собственных средств);
изменение содержания (например, смена персонала, изменение сроков, не
осуществленные меры и т. п.); изменение целевой группы / числа участников /
продолжительности мероприятия,
 данные о соблюдении обязательных условий,
 данные о целеустановках и критериях успеха,
 данные о развитии у исполнителя проекта,
 меры по работе с общественностью и ее результаты.
3. Финансовый отчет
a) Финансовый отчет основывается на простом учете доходов и расходов. Доходы учитываются
в день поступления, расходы - после фактического осуществления уплаты или списания со
счета.
b) Все расходы на проект должны подтверждаться оправдательными документами в оригинале.
c) Финансовый отчет состоит из файла в формате Excel (на русском языке) с четырьмя
таблицами.
d) Приложениями к финансовому отчету являются все оправдательные документы, трудовые
договоры, договоры с внештатными сотрудниками и договоры подряда, договоры найма
помещений, списки участников, авторские экземпляры печатных изделий и инвентарные
списки.
e) Каждая издержка должна снабжаться следующей информацией:
 название (фамилия) получателя платежа,
 причина платежа,
 сумма и валюта,
 место и дата,
 доказательство того, что платеж произведен (подтверждение платежа документами с
указанием его даты и подписью получателя, при перечислении и уплате чеком достаточно
выписки из счета),
 при необходимости указание на соответствующем документе о расходах обменного курса
и эквивалента в евро (см. 3.n),
 при приобретении товаров стоимостью более 30 базовых величин - в случае
необходимости предложения других оферентов и обоснование выбора,
f) Документы, касающиеся одной и той же издержки, составляют вместе один оправдательный
документ об издержке.
g) Каждый оправдательный документ об издержке снабжается номером.
h) На счетах за угощение гостей указываются фамилии угощенных лиц и повод угощения.
Алкогольные напитки признаются только в уместном объеме.
Приложение к договору о координации осуществления программы «Место встречи – Диалог» в Беларуси
2010
стр. 3 из 5
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
Небольшие квитанции и счета рекомендуется наклеивать на бумажный лист.
В области расходов на персонал при наличии трудовых договоров в качестве оправдательных
документов подаются месячные копии расчета заработной платы, при наличии договоров с
внештатными сотрудниками или договоров подряда - счета с подтверждением платежей
(например, выписки из счетов).
Организатор программы перечисляет средства на проект в национальной валюте.
В финансовом отчете все расходы учитываются в национальной валюте.
Если исполнитель проекта должен возместить расходы, понесенные не в национальной
валюте (например, иностранных командированных лиц), то возмещение производится в
национальной валюте проекта. Основой пересчета служит обменный курс в день совершения
расходов.
Валютный курс указывается Организатором программы в платежном поручении при
перечислении денежных средств. Исчисленная сумма в национальной валюте заносится в
финансовый отчет.
При возмещении иностранной валюты через банк исполнителя проекта в качестве издержки
учитывается списанная со счета в национальной валюте, а не выплаченная сумма в
иностранной валюте.
4. Проверка отчета об использовании ассигнования
a) Организатор программы проверяет отчеты об использовании ассигнования вскоре после их
поступления. Результат сообщается исполнителю проекта в „письме об утверждении
отчетности“.
b) Отчетность утверждается сначала с оговоркой, поскольку Фонд „ПОБ“, со своей стороны,
должен проверять проверку, проведенную организатором программы.
c) Фонд „ПОБ“ оставляет за собой также право на месте проверять документы или поручать их
проверку другим структурам, или затребовать бухгалтерские книги, оправдательные
документы либо другие деловые бумаги.
d) Документы должны храниться в течение пяти лет после истечения срока реализации проекта.
5. Завершение проекта
a) Не израсходованные до завершения реализации проекта средства немедленно, самое
позднее вместе с представлением финансового отчета, перечисляются обратно с указанием
номера проекта.
b) Перечисленные в инвентарном списке (см. A 5. c) предметы после завершения проекта
передаются в собственность организатору программы, если он не отказывается от этого,
определив для них иное назначение.
C Работа с общественностью
a) В приглашениях, сообщениях для прессы, интервью, публикациях и т. п. исполнитель проекта
указывает на поддержку со стороны Фонда „Память, ответственность и будущее“.
b) Вскоре после выхода каждой публикации организатору программы высылается ее один
экземпляр.
D Прочее
1. Обязанность исполнителя проекта к уведомлению
Исполнитель проекта обязан немедленно уведомлять, если
a) происходят события, ставящие под угрозу реализацию проекта,
b) он после получения договора об ассигновании получает на эти же цели средства от других
структур,
c) подается заявление об открытии дела о его неплатежеспособности или это дело открывается,
d) у исполнителя проекта происходят изменения (например, устава, состава правления,
регистрации и т.д.). Он обязан присылать соответствующие документы.
2. Отказ от договора, возвращение ассигнования
a) Не нарушая идущих дальше законоположений, организатор программы может отказаться от
договора об ассигновании, если
 в течение одного года после подписания организатором программы средства не были
использованы или были использованы в незначительном объеме,
Приложение к договору о координации осуществления программы «Место встречи – Диалог» в Беларуси
2010
стр. 4 из 5

не соблюдаются договорные условия, инструкция к отчету об использовании ассигнования
или содержащиеся в договоре обязательные условия,
 договор об ассигновании основывается на в важном отношении неправильных или
неполных данных со стороны исполнителя проекта,
 средства не используются или больше не используются на предусмотренные цели либо
не используются вскоре после их выплаты,
 использование средств не подтверждается в установленные сроки или
 не своевременно выполняется обязанность к уведомлению.
b) Если организатор программы отказывается от договора, исполнитель проекта обязан
возвратить ассигнование.
3. Защитные положения, исключение ответственности
a) Исполнитель проекта отвечает за соблюдение законоположений своей страны, в частности,
правил техники безопасности.
b) Организатор программы и Фонд „ПОБ“ не отвечают за ущерб, причиненный осуществлением
поддерживаемого проекта. Если на них возлагается ответственность за такой ущерб,
исполнитель проекта возмещает им убытки.
4.
Участие в хозяйственных результатах
Если поддерживаемый проект непосредственно приносит хозяйственную прибыль, в частности,
проценты, возмещение издержек или иную прибыль, то они указываются в финансовом отчете
как доходы.
5.
Ознакомление с договорными условиями
Исполнитель проекта обеспечивает ознакомление с этими договорными условиями, инструкцией
к отчету об использовании ассигнования и содержащимися в договоре об ассигновании
обязательными условиями всех участвующих в реализации поддерживаемого проекта и в
финансовом отчете лиц и соблюдение ими этих условий.
Приложение к договору о координации осуществления программы «Место встречи – Диалог» в Беларуси
2010
стр. 5 из 5