Методические рекомендации по оценке эффективности

Методические рекомендации по оценке эффективности мероприятий в сфере информационнокоммуникационных технологий.
I.
Общие положения
1.1. Рекомендации разработаны в соответствии с поручением Губернатора Челябинской
области Б.А. Дубровского: «Предложения по реализации проектов в сфере
информационно-коммуникационных технологий могут вноситься только при наличии
конкретного заказчика – органа исполнительной власти Челябинской области и при
наличии финансово-экономического обоснования, с оценкой эффективности предлагаемых
мероприятий выраженной, в том числе в объемах дополнительных поступлений и
сокращений расходов областного бюджета»
1.2. Рекомендации разработаны во исполнение Постановления Правительства Челябинской
области от 17.07.2012 г. № 359-П «О координации мероприятий по использованию
информационно-коммуникационных технологий в деятельности органов исполнительной
власти Челябинской области и внесении изменений в некоторые постановления
Правительства Челябинской области»
и обязательны к выполнению всеми ОИВ
Челябинской области в рамках подготовки бюджетного процесса и заполнения планов
информатизации (в соответствии с методическими рекомендациями по подготовке планов
информатизации и отчетов о выполнении планов информатизации органов исполнительной
власти Челябинской области, утвержденным Приказом Министра информационных
технологий и связи Челябинской области от 08.05.2014 г. № 81)
II.
Разработка финансово – экономического обоснования мероприятия по
информатизации
2.1. Краткий обзор некоторых методов оценки эффективности IT-проектов
Любая оценка, согласно классическим канонам, используемым в методиках оценки, может
быть выполнена: сравнительным, затратным и доходным методами.
К сожалению, наиболее простой сравнительный метод оказывается наименее
применимым для оценки, именно IT-проектов. Чрезвычайно сложно сравнивать ITинфраструктуры разных органов власти, как правило, имеющих совершенно разные,
специфические требования, разные масштабы и задачи. Без преувеличения можно сказать,
что практически каждый крупный IT- проект может быть абсолютно уникальным. При этом
следует иметь в виду, что и получение интересующих финансовых и иных данных по
другим органов власти для анализа будет представлять, по сути своей, неразрешимую
проблему, поэтому сравнительный метод оценки экономической эффективности является
малоприменительным. Оставшиеся два основных метода: затратный и доходный, имеют
существенные ограничения, тем не менее, являясь международно признанными.
2.1.1. Анализ ССВ
К затратному методу может быть отнесена оценка по ССВ — Совокупная Стоимость
Владения, которая была разработана в 1990-х годах. Под показателями ССВ
1
подразумевается сумма прямых и косвенных затрат на внедрение и эксплуатацию
информационных систем.
В качестве критериев используются: стоимость приобретения, затраты на
планирование и проектирование, сопровождение, модернизацию, затраты на обучение
персонала, потери от вынужденных простоев системы и другие эксплуатационные затраты.
Следует иметь в виду, что в отличие от бюджета на IT, который рассматривает
только непосредственные, «прямые» затраты на IT, в методике анализа по ССВ также
учитываются опосредованные или «косвенные» затраты. Рассмотрим пример
непосредственных или прямых затрат. При внедрении средств автоматизации управления
жизненным циклом программного обеспечения, мы, очевидно, сокращаем затраты на
управление и поддержку ПО, что легко поддается экономической оценке. К косвенным
затратам относятся потери времени персонала на обучение, самостоятельное решение
проблем с информационными системами (без привлечения службы технической
поддержки), потери времени сотрудников на помощь коллегам, а также потери от
возможных сбоев и недоступности информационных систем.
Надо отметить, что такая оценка обычно осуществляется на трех-пяти летний
период, считающийся обычным сроком жизни системы.
2.1.2. Срок окупаемости (Payback Period, РР)
К доходному методу можно отнести методику вычисления срока окупаемости
(Payback Period, РР) - это время, в течение которого доходы от инвестиций становятся
равны первоначальным вложениям (т.е. период, необходимый для того, чтобы средства
вложенные в проект полностью вернулись).
Правую часть формулы I0 возможно рассчитать с помощью метода ССВ.
Окупаемость не учитывает временной стоимости денег. Этот показатель позволяет
узнать, пренебрегая влиянием дисконтирования, сколько потребуется времени, чтобы
инвестиции принесли столько денежных средств, сколько пришлось потратить.
2
2.2. Для расчетов, необходимо определить виды экономической эффективности, либо их
комбинацию с учетом результатов реализации мероприятия.
Таблица 1. Виды экономической эффективности
№
1
2
3
Вид
экономической
эффективности
Повышение
доходов
бюджета
Снижение
расходов
бюджета
Косвенная
экономическая
эффективность
Результаты реализации мероприятий по
информатизации
1. Повышения налоговых и неналоговых
сборов
2. Увеличение прибыли
подведомственных учреждений
1. Снижение расходов на ФОТ.
2. Снижение расходов на канцелярию.
3. Снижение расходов на содержание
автотранспортного парка.
4. Снижение расходов на связь.
5. Снижение специализированных
ведомственных расходов
(приобретение специализированного
ПО, его техподдержка).
1. Повышение производительности труда
(сокращение среднего времени
выполнения государственной
функции, повышения оперативности
актуальности информации,
сокращение регламентного времени
оказания государственной услуги).
2. Повышение качества исполнения
полномочий (снижение количества
административных протоколов).
3. Снижения потерь от утраты
информации.
4. Снижение количества обращений
граждан.
5. Иные эффекты обусловленные
автоматизацией профессиональной
деятельности.
Типовые индикативы
1. Статья дохода (КБК
администрируемого
источника дохода)
2. % увеличения дохода
после реализации
мероприятия
3. Срок окупаемости
мероприятия
1. Расходная статья
областного бюджета
(КБК)
2. % уменьшения расхода
после реализации
мероприятия
3. Срок окупаемости
мероприятия
В зависимости от специфики
предметной области
индикатив разрабатывается
самостоятельно ОИВ (с
приложением локальных
нормативных актов
фиксирующих базовое
значение показателя
эффективности и меру его
улучшения), срок
окупаемости мероприятия по
возможности.
2.3. При стоимости мероприятия свыше 5000 тыс. рублей в обязательном порядке
рассчитываются 1 и (или) 2 виды экономической эффективности.
2.4. При использовании 1 или 2 вида экономической эффективности необходимо рассчитать
срок окупаемости. Срок окупаемости можно рассчитать по формуле в пункте 2.1.2.
3
2.5. Для расчета по 1 виду (Повышение налоговых и неналоговых сборов) необходимо
учитывать увеличение поступлений в бюджет – налоговые сборы:
 При уточнении реестра налогооблагаемых объектов за счет реализации
мероприятия использующего ИКТ – увеличение списка объектов – увеличение
поступления налогов.
Неналоговые сборы:
 Неналоговые сборы в бюджет – штрафы – увеличение их количества за счет
реализации мероприятий использующих ИКТ.
2.6. Для расчета по 1 виду (Увеличение прибыли подведомственных учреждений) необходимо
учитывать увеличение прибыли подведомственных учреждений за счет реализации
мероприятия использующего ИКТ – предоставление платных услуг.
2.7. Для расчета по виду 2 (Снижение расходов на ФОТ) необходимо учитывать уменьшение
ФОТ по сокращаемым рабочим местам за счет внедрения средств автоматизации, по
мероприятию использующего ИКТ.
2.8. Для расчета по виду 2 (Снижение расходов на канцелярию) необходимо учитывать
сокращение расходов, за счет внедрения средств автоматизации, по мероприятию
использующего ИКТ, например на бумагу, на печать, на доставку корреспонденции за счет
внедрения систем электронного документооборота или иных информационных систем.
2.9. Для расчета по виду 2 (Снижение расходов на содержание автотранспортного парка)
необходимо учитывать снижение расходов на ГСМ, на техническое обслуживание
транспортных средств при снижении необоснованного пробега за счет внедрения средств
контроля и автоматизации на основе спутниковой навигации ГЛОНАСС, по мероприятию
использующего ИКТ.
2.10. Для расчета по виду 2 (Снижение расходов на связь) необходимо учитывать снижение
затрат на оплату услуг традиционной телефонной связи, за счет внедрения IP телефонии и
как следствие отказ от платы за телефонные линии и трафик по телефонным сетям. Данные
мероприятия возможны за счет внедрения средств централизации доступа в сеть Интернет.
2.11. Для расчета по виду 2 (Снижение специализированных ведомственных расходов
(приобретение специализированного ПО, его техподдержка)) необходимо учитывать
экономический эффект достигаемый за счет автоматизации профессиональной
деятельности органа государственной власти.
2.12. Для мероприятий стоимостью менее 5000 тыс. рублей и при невозможности рассчитать 1
или 2 виды экономической эффективности, экономический эффект
следует рассчитывать в соответствии с 3 видом.
Примеры расчета представленные ОИВ Челябинской области:
Расчет согласно п. 2.5. и п. 2.12. по мероприятию «Создание автоматизированной
системы управления природных ресурсов Министерства имущества и природных
ресурсов Челябинской области» стоимость реализации мероприятия 1200 тыс.руб.
По направлению геологического надзора сумма начисленных штрафов за нарушения
в сфере добычи полезных ископаемых за 2014 г. составила 1,832 млн. рублей (оплачено
0,63 млн. рублей), на текущий период 2015 г. – 1,51 млн. рублей (оплачено 0,105 млн.
рублей). Использование программного обеспечения позволит в автоматическом режиме
отслеживать динамику исполнения штрафных обязательств, что в свою очередь позволит
оперативно принимать меры по взысканию просроченной задолженности. Планируемое
увеличение поступлений – на 15%, в расчете по итогам 2014 года доля оплаченных
штрафов составила 33,4%., увеличение поступлений на 15 процентов в денежном
4
эквиваленте составило бы 1.832x15% =0.275 млн. руб. На 2015 год, располагая суммами
на текущий момент – 1,51x15% = 0.227 млн. руб. Таким образом, при сохранении
объемов начисления штрафов, планируемый экономический эффект внедрения
системы составит 0,3 млн. рублей в год.
Планируемый срок окупаемости 4 года.
Расчет согласно п. 2.8. предоставлен Министерством информационных технологий
и связи Челябинской области стоимость реализации мероприятия 9000 тыс. руб.
Внедрение системы электронного документооборота Челябинской области (далее –
СЭД) позволит сократить время предоставления руководителям достоверной и полной
информации о документах Челябинской области и поручениях с ними связанными,
обеспечит контроль за исполнением поручений, повысит оперативность взаимодействия
государственных органов как внутри субъекта, так и с федеральными государственными
органами, что будет способствовать уменьшению времени принятия управленческих
решений, улучшению качества управленческих решений и, тем самым, определит
положительный экономический эффект.
В денежном выражении экономический эффект от внедрения СЭД рассчитать не
представляется возможным, так как эта зависимость является косвенной и определяется
способностью руководителей воспользоваться преимуществами, предоставляемыми СЭД.
Рассчитана прямая экономия от внедрения СЭД, которая возникнет в результате отказа от
бумажных носителей при осуществлении документооборота органами исполнительной
власти Челябинской области.
При расчете прямой экономии были приняты следующие допущения:
1. количество страниц в письме – 1 страница;
2. количество исполнителей по письму – 1 исполнитель;
3. стоимость 1 копии – 2,00 рубля (приложение 2);
4. стоимость 1 поездки для доставки почты – 15,00 рублей (приложение 3).
Прямая экономия составит за 1 год минимум 2 361 120 рублей (приложение 1).
Планируемый срок окупаемости 4 года.
В виду допущения для расчета минимальных значений, реальная экономия превысит
расчетную.
Расчет согласно п. 2.10. предоставлен Министерством информационных технологий
и связи Челябинской области стоимость реализации мероприятия 39850 тыс. руб.
Год
Затраты на развитие систем IPтелефонии и ВКС-связи
(тыс. руб.)
2016
10 500 – IP-АТС, 580 IPтелефонов для 8 ОИВ,
выделение номерной емкости
4150 –модернизация ЛВС (8
ОИВ)
1000 – СОРМ
3100 – Программное
обеспечение сервера ВКС
ИТОГО: 18750
Постоянные затраты
(телефония, обслуживание
оборудования,
тыс. руб.)
13 360 (услуги связи)
300 (обслуживание АТС)
ИТОГО: 13 660
Экономический
эффект
(тыс. руб.)
0
5
2017
(1 год)
2018
(2 год)
2019
(3 год)
2020
(4 год)
2021
(5 год)
2022
(6 год)
Итого
10 700 –выделение номерной
емкости и 2060 IP-телефонов
для остальных ОИВ
10 400 – модернизация ЛВС
для остальных ОИВ
ИТОГО: 21 100
-
10 650
200 (обслуживание АТС)
ИТОГО: 10 850
2 710 – за счет IPтелефонии
100 – отказ от
обслуживания АТС
ИТОГО: 2 810
7160 – за счет IPтелефонии
300 – отказ от
обслуживания АТС
ИТОГО: 7460
-
5 400 – услуги IPтелефонии
800 Продление лицензий и
поддержка производителя
на программное
обеспечение ВКС и IPтелефонии
ИТОГО: 6200
6200
-
6200
7460
-
6200
7460
6200
7460
55 510
40 010
39 850
7460
Планируемый срок окупаемости 6 лет. Однако в оценке проекта не учитывалось
значительное повышение функциональности телефонной связи, что позволит в разы
увеличить эффективность работы служащих. Также новые технологии уменьшают объем
инфраструктуры необходимой для предоставления требуемого функционала, что в свою
очередь уменьшает денежный поток необходимый на техподдержку. Следовательно,
ожидается уменьшение срока окупаемости.
6
Приложение 1
Справка о расчете прямой экономии от внедрения системы электронного
документооборота Челябинской области
Для расчета используются следующие значения:
стоимость 1 копии (приложение 2)
2,00 руб.
стоимость 1 поездки для доставки почты (приложение 3)
15,00 руб.
Дополнительно для расчетов принимается, что каждое письмо состоит из 1 страницы,
направляется на исполнение 1 исполнителю
Расход денежных средств на бумажные копии документов
Показатель
стоимость 1 копии
Единицы
измерения
Значение
2
Руб.
3000
Шт.
600
Шт.
24
Шт.
14400
Шт.
количество исходящих документов канцелярии
Правительства Челябинской области за 1 месяц
800
Шт.
количество исходящих документов канцелярии
Правительства Челябинской области в государственные
органы (оценочно 80% от всего количества)
640
Шт.
количество исходящих документов 1 ОИВ за 1 месяц
300
Шт.
количество исходящих документов 1 ОИВ в ОИВ
(оценочно 80% от всего количества)
240
Шт.
5760
Шт.
17400
Шт.
количество входящих документов канцелярии
Правительства Челябинской области за 1 месяц
количество входящих документов в 1 ОИВ за 1 месяц
количество ОИВ
количество входящих документов в 24 ОИВ за 1 месяц
исходящие документы по всем 24 ОИВ в ОИВ за 1 месяц
всего входящих документов за 1 месяц
7
всего исходящих документов за 1 месяц
6400
Шт.
всего документов за 1 месяц
23800
Шт.
стоимость копий всех документов за 1 месяц
47600
Руб.
571200
Руб.
стоимость копий всех документов за 1 год
Расчет затрат на поездки для доставки почты
Показатель
Единицы
измерения
Значение
Стоимость 1 поездки
15
Руб.
Количество ОИВ, использующих транспорт для поездки
за почтой
11
Шт.
ИТОГО стоимость поездок для 11 ОИВ за 1 день
165
Руб.
ИТОГО стоимость поездок для 11 ОИВ за 1 месяц
3630
Руб.
43560
Руб.
ИТОГО стоимость поездок для 11 ОИВ за 1 год
Расчет трудозатрат на поездки для доставки почты
Показатель
время поездки
Единицы
измерения
Значение
60
Мин.
2
человек
количество ОИВ, использующих транспорт для поездок
11
Шт.
ИТОГО трудозатрат по 11 ОИВ в 1 день
22
человекочасов
Затраты ОИВ на 1 специалиста (делопроизводителя) за 1
час в 2015 году
189
Руб.
ИТОГО трудозатрат по 11 ОИВ в денежном выражении в
1 день
4158
Руб.
ИТОГО трудозатрат по 11 ОИВ в денежном выражении в
1 месяц
91476
Руб.
количество задействованных людей
8
ИТОГО трудозатрат по 11 ОИВ в денежном выражении в
1 год
Руб.
1097712
Расчет трудозатрат на поход для доставки почты
Показатель
Единицы
измерения
Значение
время похода
60
Мин.
1
человек
количество ОИВ, не использующих транспорт для
поездок
13
Шт.
ИТОГО трудозатрат по 13 ОИВ в 1 день
13
человекочасов
Затраты ОИВ на 1 специалиста (делопроизводителя) за 1
час в 2015 году
189
Руб.
ИТОГО трудозатрат по 13 ОИВ в денежном выражении в
1 день
2457
Руб.
ИТОГО трудозатрат по 13 ОИВ в денежном выражении в
1 месяц
54054
Руб.
ИТОГО трудозатрат по 13 ОИВ в денежном выражении в
1 год
648648
Руб.
2 361 120
Руб.
8 400 000,00
Руб.
850 000
Руб.
количество задействованных специалистов
ИТОГО ПРЯМАЯ ЭКОНОМИЯ СРЕДСТВ за 1 год
Затраты на внедрение СЭД
Техническая поддержка СЭД (в год)
Соответственно срок окупаемости капитальных вложений 3,5 лет.
9
Приложение 2
Вспомогательные расчеты. Расчет стоимости 1 копии.
Показатель
Единица
измерения
Значение
цена пачки бумаги
250
Руб.
количество листов в пачке
500
Шт.
стоимость 1 листа
0,5
Руб.
стоимость картриджа
5000
Руб.
ресурс картриджа
3000
страниц
стоимость печати 1 страницы А4
1,70
Руб.
стоимость копии (стоимость листа +стоимость печати)
2,20
Руб.
стоимость копии (стоимость листа +стоимость печати)
округленно
2,00
Руб.
Приложение 3
Вспомогательные расчеты. Расчет стоимости 1 поездки для доставки почты.
Показатель
цена 1 литра бензина
расход топлива (по городу)
цена 1 км
Единица
измерения
Значение
35,00
Руб.
14 литров на 100 км
4,90
Руб.
3
Км.
стоимость 1 поездки
14,70
Руб.
стоимость 1 поездки округленно
15,00
Руб.
среднее расстояние
10