РЕГЛАМЕНТ организации хранения материальных носителей персональных данных в МБДОУ №42

Приложение №1
к приказу МБДОУ №42
от «___»_________20__ г. №___
РЕГЛАМЕНТ
организации хранения материальных носителей
персональных данных в МБДОУ №42
1 Общие положения
1.1. В данной инструкции используется терминология, принятая в
«Положении об организации защиты информации и обработки персональных
данных в МБДОУ №42».
1.2. Данный регламент определяет порядок хранения материальных
носителей (бумажных и электронных) ПД, используемых в ИСПД ДОУ.
1.3. Регламент обязателен для исполнения всеми сотрудниками ДОУ,
имеющими доступ к ИСПД.
1.4. За учёт, хранение и выдачу материальных носителей ПД
конкретной ИСПД отвечает администратор безопасности информации,
ответственный за организацию защиты информации и обработку ПД,
обрабатываемых в этой конкретной ИСПД (далее - Администратор ИСПД).
1.5. На конкретном материальном носителе могут храниться ПД,
обрабатываемые только в одной конкретной ИСПД. Не допускается хранение
на одном материальном носителе ПД, обрабатываемых в разных ИСПД.
1.6. Допускается одновременное хранение электронных и бумажных
носителей ПД одной и той же ИСПД в одном металлическом,
закрывающемся на ключ сейфе Администратора этой ИСПД.
Не допускается одновременное хранение материальных носителей ПД,
относящихся к различным ИСПД, курируемым разными Администраторами
ИСПД, в одном металлическом,
закрывающемся на ключ сейфе,
принадлежащем одному из Администраторов ИСПД.
Допускается одновременное хранение материальных носителей ПД,
относящихся к различным ИСПД, курируемым разными Администраторами
ИСПД в одном металлическом закрывающемся на ключ сейфе,
принадлежащем администратору безопасности информации, ответственному
за организацию защиты информации и обработки ПД, обрабатываемых в
ИСПД, применяемых в деятельности образовательного учреждения (далее Администратор ДОУ).
1.7. Выдача материальных носителей ПД производится только в случае
производственной необходимости, на срок, продиктованный этой
производственной необходимостью.
Решение о выдаче и сроках выдачи материальных носителей ПД
принимается соответствующим Администратором ИСПД на основании
устного обращения к нему пользователя ИСПД. Факт выдачи материального
носителя ПД пользователю ИСПД, зафиксированный в установленном
данным регламентом порядке в журнале обращений пользователей ИСПД на
получение материальных носителей ПД (Приложение №2), считается
подтверждением положительного решения Администратора ИСПД о выдаче
материального носителя ПД пользователю ИСПД.
1.8. Правом на получение ПД на материальных носителях обладают
только сотрудники, имеющие допуск к ИСПД на основании приказа
руководителя ДОУ. Сотрудник может получать только те ПД на
материальных носителях, к которым он имеет допуск на основании приказа
руководителя ДОУ.
1.9. Сотрудник ДОУ, получивший материальный носитель ПД, обязан
вернуть его Администратору ИСПД, не позднее времени, указанного в
журнале обращений пользователей ИСПД на получение материальных
носителей ПД.
1.10. Сотруднику ДОУ, получившему материальный носитель ПД,
запрещается оставлять его без присмотра. В случае перерыва в работе по
какой-либо причине (обеденный перерыв и т.д.) сотрудник обязан убрать
материальный носитель ПД в закрывающийся ящик своего рабочего стола и
закрыть его на ключ или сдать материальный носитель ПД администратору
соответствующей ИСПД.
1.11. Материальный носитель ПД может выноситься за пределы здания
ДОУ сотрудником ДОУ, получившим его, только в случае производственной
необходимости, о чём Администратором ИСПД должна быть сделана
специальная запись в журнале обращений пользователей ИСПД на
получение материальных носителей ПД в графе «цель выдачи материального
носителя ПД».
1.12. Срок выдачи материального носителя ПД не может превышать
время окончания рабочего дня в течение которого материальный носитель
ПД был выдан. В случае необходимости использования материального
носителя ПД одним и тем же сотрудником на протяжении нескольких
рабочих дней, оформление выдачи материального носителя
ПД
производится в каждый из этих дней отдельно.
1.13. Журналы учёта материальных носителей ПД (Приложение №1) и
журналы обращений пользователей ИСПД на получение материальных
носителей ПД (Приложение №2) Администраторы ИСПД ведут в бумажном
виде. Листы в указанных журналах должны быть пронумерованы, прошиты и
скреплены печатью ДОУ. Данные журналы хранятся в металлических
закрывающихся на ключ сейфах Администраторов ИСПД или в
металлических закрывающихся на ключ сейфах Администраторов ДОУ (в
случае, когда Администратор ИСПД не располагает своим сейфом).
1.14. Все материальные носители ПД должны быть промаркированы в
соответствии с присвоенными им регистрационными номерами в Журнале
учёта электронных/бумажных носителей персональных данных (параметр 3
Приложения №1).
2 Порядок хранения электронных носителей ПД
2.1. Каждый Администратор ИСПД, ведёт журнал учёта электронных
носителей ПД (Приложение №1) и журнал обращений пользователей ИСПД
на получение электронных носителей ПД (Приложение №2).
2.2. Электронные носители ПД хранятся в закрывающемся на ключ
металлическом сейфе Администратора той ИСПД, в которой эти ПД
обрабатываются. Хранение ключа от сейфа Администратора ИСПД
обеспечивается соответствующим Администратором ИСПД. Передача ключа
от сейфа Администратора ИСПД другому лицу возможна только на
основании официального распоряжения руководителя ДОУ (например- в
период отпуска Администратора ИСПД).
2.3. Дубликатами ключей от всех сейфов Администраторов ИСПД, в
которых хранятся электронные носители ПД, располагает Администратор
ДОУ, который хранит эти дубликаты ключей в своём, закрывающемся на
ключ сейфе. Хранение ключа от сейфа Администратора ДОУ
обеспечиваетАдминистратор
ДОУ.
Передача
ключа
от
сейфа
Администратора ДОУ другому лицу возможна только на основании
официального распоряжения руководителя ДОУ (например- в период
отпуска Администратора ИСПД).
2.4. Руководитель ДОУ располагает дубликатом ключа от сейфа
Администратора ДОУ.
2.5. В случае, когда Администратор ИСПД по каким-либо причинам не
располагает закрывающимся металлическим сейфом, электронные носители
ИСПД сдаются им на хранение в сейф Администратора ДОУ.
2.5. Сроки хранения ПД на электронных носителях диктуются
производственной
необходимостью.
По
истечении
этих
сроков
Администратор ИСПД осуществляет стирание ПД с электронных носителей
в течение одного рабочего дня.
2.6. Все сейфы, в которых хранятся электронные носители ПД и (или)
ключи/дубликаты ключей от этих сейфов, должны опечатываться
соответствующим Администратором одним из общепринятых способов в
конце каждого рабочего дня.
3Порядок хранения бумажных носителей ПД
3.1. Каждый Администратор ИСПД, ведёт журнал учёта бумажных
носителей ПД (Приложение №1) и журнал обращений пользователей ИСПД
на получение бумажных носителей ПД (Приложение №2) по тем ИСПД где
применяются бумажные носители ПД.
3.2. Бумажные носители ПД хранятся в папках в закрывающемся на
ключ сейфе Администратор ИСПД или в закрывающемся на ключ шкафу (в
случае большого объёма документов), расположенном в помещении, в
котором осуществляется обработка этих
ПД, или в специально
оборудованном архивном помещении ДОУ. Папки с ПД должны быть
пронумерованы и содержать внутреннюю опись находящихся в папке
документов. Папка с ПД может иметь название (в случае, когда папка
содержит документы, относящиеся к одной и той же теме).
Хранение ключей от вышеуказанных сейфа и шкафа обеспечивается
соответствующим Администратором ИСПД. Передача этих ключей другому
лицу возможна только
на основании официального распоряжения
руководителя ДОУ (например - в период отпуска Администратора ИСПД).
3.3. Дубликатами ключей от всех сейфов и шкафов, в которых хранятся
бумажные носители ПД, располагает Администратор ДОУ, который хранит
эти дубликаты ключей в своём закрывающемся металлическом сейфе.
Хранение ключа от сейфа Администратора ДОУ обеспечивает
Администратор ДОУ. Передача ключа от сейфа Администратора ДОУ
другому лицу возможна только на основании официального распоряжения
руководителя ДОУ (например в период отпуска Администратора ИСПД).
3.4. Руководитель ДОУ располагает дубликатом ключа от сейфа
Администратора ДОУ.
3.5. Сроки хранения ПД на бумажных носителях диктуются
производственной необходимостью и порядком хранения документов,
установленным в ДОУ. По истечении этих сроков Администратор ИСПД
осуществляет уничтожение бумажных носителей ПД
в порядке,
установленном в ДОУ. По итогам уничтожения бумажных носителей ПД
составляется акт, подтверждающий факт уничтожения этих документов,
содержащий полный перечень уничтоженных документов. Данный акт
подписывается Администратором ИСПД, Администратором ДОУ и
руководителем ДОУ.
3.6. Все сейфы и шкафы, в которых хранятся бумажные носители ПД и
(или) ключи/дубликаты ключей от этих сейфов и шкафов, должны
опечатываться соответствующим Администратором одним из общепринятых
способов в конце каждого рабочего дня.
Приложение №1
Журнал учёта электронных/бумажных носителей
персональных данных (наименование ИСПД) в МБДОУ №42
№
Наименование
записи носителя ПД
1
2
Для
электронного
носителя ПДфлэш карта, CD
диск и т.д.
Для бумажного
носителя ПДнаименование
документа
Дата постановки Содержание
носителя ПД на носителя ПД
учёт,
(перечень
регистрационный
ПД)
номер носителя
ПД/дата внесения
изменений в
содержание
электронного
носителя ПД,
подпись
Администратора
ИСПД
3
4
Дата снятия
с учёта
носителя
ПД, подпись
Администра
тора ИСПД
5
Приложение №2
Журнал обращений пользователей электронных/бумажных
носителей персональных данных (наименование ИСПД) в МБДОУ №42
№ Наименован
ие
выданного
носителя ПД
1
2
В
соответствии
с параметром
2 Журнала
учёта
электронных/
бумажных
носителей
персональных
данных
(Приложение
№1)
Цель
выдачи
носителя
ПД
3
В том числе
отметка о
разрешении
выноса
носителя
ПД
за
пределы
здания ДОУ
Срок
выдачи
носителя
Отметка о
выдаче
носителя ПД
4
Указываетс
я
до
которого
часа
текущего
рабочего
дня
5
Дата и время
выдачи
носителя ПД,
подпись
Администрато
ра
ИСПД,
выдавшего
носитель ПД;
подпись
пользователя,
получившего
носитель ПД
Отметка о
возврате
носителя
ПД
6
Дата и время
возврата
носителя
ПД, подпись
Администра
тора ИСПД
выдавшего
носитель
ПД;
подпись
пользователя
, которому
был выдан
носитель ПД