ПОРЯДОК индивидуального учета результатов освоения

НОУ ВПО «Сибирская академия финансов и банковского дела»
Порядок индивидуального учета результатов освоения обучающимися
образовательных программ, хранения в архивах информации об этих
результатах на бумажных и (или) электронных носителях
СМК–П–03–20–2014
УТВЕРЖДЕНО
решением Ученого совета
НОУ ВПО САФБД
от 10 марта 2014 г.,
протокол № 3
ПОРЯДОК
индивидуального учета результатов освоения обучающимися
образовательных программ и хранения в архивах информации об этих
результатах на бумажных и (или) электронных носителях
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок индивидуального учета результатов освоения обучающимися
образовательных программ и хранения в архивах информации об этих результатах на
бумажных и (или) электронных носителях (далее – Порядок) разработан с целью
определения общих правил индивидуального учета результатов освоения обучающимися
образовательных программ в НОУ ВПО «Сибирская академия финансов и банковского дела»
(далее – Академия) и порядка хранения этих результатов в архивах Академии.
1.2. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Федеральным законом от
29.12.2012 г. № 273 «Об образовании в Российской Федерации».
1.3 Настоящий Порядок распространяется на учет индивидуальных результатов
освоения обучающимися образовательных программ высшего образования – программ
бакалавриата (специалитета), программ магистратуры, а также образовательных программ
среднего профессионального образования – программ подготовки специалистов среднего
звена (далее вместе – образовательные программы). Индивидуальный учет результатов
освоения обучающимися образовательных программ осуществляется на бумажных и
электронных носителях.
2. Осуществление индивидуального учета результатов освоения обучающимися
образовательных программ на бумажных носителях
2.1. Академия осуществляет индивидуальный учет результатов освоения
обучающимися образовательных программ на бумажных носителях.
2.2. К бумажным носителям индивидуального учета результатов освоения
обучающимися образовательных программ относятся:

журналы учета посещения занятий студентами;

зачетно-экзаменационные ведомости;

экзаменационные листы;

зачетные книжки обучающихся;

сводные ведомости учета успеваемости;

протоколы государственной итоговой аттестации;

дипломы об окончании образовательной программы и приложения к ним.
НОУ ВПО «Сибирская академия финансов и банковского дела»
Порядок индивидуального учета результатов освоения обучающимися
образовательных программ, хранения в архивах информации об этих
результатах на бумажных и (или) электронных носителях
СМК–П–03–20–2014
2.3. Журнал учета посещения занятий студентами (далее – журнал) оформляется
деканатом соответствующего факультета/института для каждой учебной группы на учебный
год. На каждую дисциплину в журнале выделяется необходимое количество страниц на весь
учебный год.
2.4. Включение фамилий обучающихся в списки журнала, а также исключение
фамилий обучающихся из списков журнала производится деканатом соответствующего
факультета/института после издания приказа ректора Академии.
2.5. Сформированный журнал должен быть сшит (переплетен).
2.6. Журнал хранится в деканате соответствующего факультета/института и выдается
старостам учебных групп для внесения информации о посещении и результатах обучения.
2.7. В журнале отражается текущее и промежуточное оценивание результатов
освоения образовательных программ по каждой учебной дисциплине (междисциплинарному
курсу) по пятибалльной системе цифрами «5», «4», «3», «2».
2.8. Все записи в журнале ведутся преподавателем шариковой ручкой синего или
черного цвета. В журнале недопустимы исправления, зачеркивания, небрежное ведение
записей.
2.9. Своевременность записей, правильность и аккуратность ведения журнала
контролируется начальником учебно-методического управления.
2.10. По окончании учебного года журналы проверяются сотрудниками деканата
соответствующего
факультета/института,
систематизируются
по
специальностям
(направлениям подготовки), курсам и хранятся на факультете/в институте.
2.11. Журналы хранятся в течение 5 лет, после чего списываются и уничтожаются в
соответствии с установленным порядком.
2.12. Документом, подтверждающим сдачу обучающимся зачета или экзамена по
учебной дисциплине (междисциплинарному курсу) является зачетно-экзаменационная
ведомость (экзаменационный лист).
2.13. Зачетно-экзаменационные ведомости формируются сотрудником деканата
соответствующего факультета/института на основе утвержденных рабочих учебных планов и
выдаются преподавателю в день проведения зачета или экзамена. Экзаменационные листы
формируются сотрудником деканата соответствующего факультета/института и выдаются
обучающемуся в случае индивидуальной сдачи зачета или экзамена. Зачетноэкзаменационные ведомости и экзаменационные листы заверяются подписью декана
факультета (директора института).
2.14. Ведомости (экзаменационные листы) заполняются преподавателем шариковой
ручкой синего или черного цвета без помарок и исправлений. Результаты сдачи экзаменов по
дисциплинам проставляются по пятибалльной системе прописью: «отлично», «хорошо»,
«удовлетворительно», «неудовлетворительно». Результаты сдачи зачетов фиксируются в
ведомости словами «зачтено», «не зачтено».
2.15. По окончании сдачи зачета или экзамена преподаватель сдает заполненную и
подписанную им ведомость в деканат соответствующего факультета/института.
Экзаменационный лист с оценкой и подписью преподавателя в деканат сдает студент.
НОУ ВПО «Сибирская академия финансов и банковского дела»
Порядок индивидуального учета результатов освоения обучающимися
образовательных программ, хранения в архивах информации об этих
результатах на бумажных и (или) электронных носителях
СМК–П–03–20–2014
2.16. Все зачетно-экзаменационные ведомости подшиваются по каждой группе
студентов отдельно (начиная с 1-го курса) и хранятся в деканате факультета/института в
соответствии с номенклатурой дел 5 лет с момента выпуска группы обучающихся.
2.17. Зачетные книжки оформляются на каждого обучающегося сотрудниками
деканата соответствующего факультета/института.
2.18. Зачетные книжки содержат положительные результаты промежуточной и
государственной итоговой аттестации, положительные результаты защиты курсовых работ и
практик. Порядок оформления, ведения и учета зачетных книжек обучающихся
регламентируется локальным актом Академии.
2.19. По окончании теоретического и практического обучения сотрудниками деканата
факультета/института составляется сводная ведомость успеваемости группы обучающихся
по всем учебным дисциплинам (междисциплинарным курсам, профессиональным модулям),
а также по всем видам практик, предусмотренным базовым учебным планом специальности
(направления подготовки). Сводная ведомость по группе обучающихся хранится вместе с
зачетно-экзаменационными ведомостями данной группы.
2.20. Решение об оценках по результатам государственной итоговой аттестации,
включающей государственный экзамен и (или) защиту выпускной квалификационной
работы, принимается государственной экзаменационной комиссией на закрытом заседании
простым большинством голосов.
2.21. Каждое заседание государственной экзаменационной комиссии оформляется
протоколом. Порядок заполнения и форма протокола заседания государственной
экзаменационной комиссии определены положениями об итоговой государственной
аттестации выпускников Академии.
2.22. Состав государственной экзаменационной комиссии утверждается приказом
ректора Академии на календарный год, по завершении которого все протоколы заседаний
данной государственной экзаменационной комиссии сшиваются и сдаются в архив на
хранение.
2.23. После завершения обучения по образовательной программе и успешного
прохождения государственной итоговой аттестации обучающемуся выдается диплом об
образовании и о квалификации и приложение к нему. Бумажные копии выданного диплома
об образовании и о квалификации и приложения к нему подшиваются в личное дело
обучающегося.
2.24. Личное дело обучающегося является обязательным бумажным носителем
индивидуального учета результатов освоения обучающимся образовательной программы.
2.25. Личное дело обучающегося формируется, заполняется и хранится в соответствии
с локальным актом Академии «Положение о формировании, ведении и хранении личных дел
обучающихся».
3. Осуществление индивидуального учета результатов освоения обучающимися
образовательных программ на электронных носителях
3.1. Электронный учет результатов освоения обучающимися образовательных
программ ведется средствами разработанной в Академии электронной системы «Студент».
НОУ ВПО «Сибирская академия финансов и банковского дела»
Порядок индивидуального учета результатов освоения обучающимися
образовательных программ, хранения в архивах информации об этих
результатах на бумажных и (или) электронных носителях
СМК–П–03–20–2014
3.2. Одной из задач электронной системы «Студент» является оперативная работа с
данными индивидуального учета обучающихся в процессе подготовки и обработки
первичных документов (зачетно-экзаменационных ведомостей, экзаменационных листов,
справок, приказов по движению студентов и др. документов).
Электронная система «Студент» генерирует учебные карточки обучающихся, которые
формируются и хранятся в течение всего периода обучения только в электронном виде. По
завершении обучения учебная карточка переносится на бумажный носитель и подшивается в
личное дело обучающегося.
3.3. Информация в электронную систему «Студент» заносится сотрудниками деканата
факультета/института. По окончании сессии на основании заполненных зачетноэкзаменационных ведомостей и экзаменационных листов сотрудниками деканатов
факультетов/института заносятся данные о промежуточной аттестации обучающихся в
соответствующие разделы электронной системы и учебные карточки обучающихся.
3.4. Центр инновационных компетенций и информационной политики несет
ответственность за программное функционирование электронной системы «Студент», а
также производит резервное копирование данных и их восстановление в актуальном
состоянии.
4. Осуществление хранения в архиве информации о результатах освоения
обучающимися образовательных программ
4.1. Бумажные носители индивидуального учета результатов освоения обучающимся
образовательной программы хранятся в его личном деле, которое подлежит сдаче в архив
Академии в соответствии с утвержденным порядком.
4.2. Сроки хранения в архиве информации о результатах освоения обучающимися
образовательных программ устанавливаются номенклатурой дел Академии.
4.3 Электронные носители, содержащие сведения о результатах освоения
обучающимися образовательных программ, хранятся до минования надобности.