- Адвокатская палата Смоленской области

1
Утверждена
Советом Адвокатской палаты
Смоленской области
Протокол № 7 от 04.03.2003г.
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в адвокатских образованиях
Адвокатской палаты Смоленской области
1. Делопроизводство личного состава образования.
1. Книга учёта личного состава (коллегии, бюро).
В книге ведется учет личного состава адвокатов в хронологическом
порядке с момента зачисления, с присвоением очередного номера личному
делу адвоката.
Запись в книге должна содержать сведения согласно приложению № 1.
При отчислении адвоката из состава образования и вторичном приеме
или восстановлении за ним сохраняется старый номер личного дела.
2. Личное дело адвоката должно содержать:
а) заявление о приеме в адвокатское образовании;
б) заполненный собственноручно адвокатом листок по учёту кадров с
фотографией;
в) автобиографию написанную от руки;
г) копию документа о высшем юридическом образовании;
д) выписку из протокола (приказа) о зачислении в адвокатское
образование.
В личных делах должны кроме этого храниться все документы,
характеризующие работу адвоката, копии решений о поощрениях и
взысканиях, заявления об отчислении из адвокатского образования, копии
постановлений об отчислении или исключении из реестра адвокатов
Смоленской области и др.
Личные дела подлежат постоянному хранению в несгораемом шкафу и
в случае перехода из одного адвокатского образования в другое пересылается
в руководящий орган образования, в случае создания адвокатского кабинета
личное дело передается в Совет Адвокатской палаты.
По новому месту работы адвокат подлежит новой регистрации в книге
учета.
3. Книга учёта кадровых приказов адвокатского образования.
В которой регистрируются все приказы по кадрам (прием и увольнение
адвокатов, технического персонала, поощрения и взыскания работников и
др.).
2
2. Делопроизводство канцелярии адвокатского образования.
1. Журнал учёта входящей документации (приложение № 2);
2. Журнал учёта исходящей документации (приложение № 3).
Журналы заводятся ежегодно, нумерация документов начинается с № 1
и запись производится в хронологическом порядке.
Все входящие и исходящие бумаги и документы по исполнении
подшиваются и хранятся в делах.
3.
Журнал учёта протоколов общих собраний и решений
президиума адвокатского образования.
Номенклатура дел:
- постановления, решения, указания Совета Федеральной палаты,
Совета палаты Смоленской области, распоряжения Министерства
Управления юстиции - срок хранения 5 лет;
- переписка с учреждениями, предприятиями и организациями – срок
хранения 3 года;
- протоколы общих собраний адвокатского образования и заседаний
президиума – срок хранения 5 лет;
- переписка с судами, прокуратурой, органами предварительного
следствия и дознания по вопросам о назначении защиты в порядке ст.51 УПК
РФ, а также оказания бесплатной юридической помощи по гражданским
делам - срок хранения 3 года;
- акты проверок ревизионной комиссии, совета палаты, налоговых
органов и др. - срок хранения 5 лет.
Все дела заводятся ежегодно, документы подшиваются в
хронологическом порядке. В каждом деле должна быть опись.
Документы , касающиеся непосредственной работы адвоката по поводу
находящегося в его производстве дела, хранятся в адвокатских
производствах, ответственность за ведение таких дел адвокат несет лично.
Адвокатские производства регистрируются в журнале учета соглашений, и
им присваивается соответствующий номер. Срок хранения адвокатских
производств не менее 5 лет. По решению руководителя адвокатского
образования или адвоката, в чьем производстве находилось дело может быть
продлен на неопределенный срок.
3. Дисциплинарное производство.
1. Журнал учёта дисциплинарных дел (приложение № 4).
На каждое частное определение судов или письмо судебных,
прокурорских или следственных органов, а также заявлений, жалоб граждан
и организаций на действия или бездействия адвоката заводится отдельное
дело, которое регистрируется в журнале.
3
Дисциплинарное дело должно содержать: определение, представление
суда или соответствующего органа, заявление, жалобу организации или
гражданина; письменные объяснения адвоката по существу дела; объяснения
свидетелей и иные документы, подтверждающие или исключающие
ответственность адвоката; заключение по делу.
Номера дисциплинарных дел составляются в хронологическом
порядке. Все дисциплинарные дела в случае принятия решения по ним в
адвокатском образовании за каждый год хранятся вместе с журналом
дисциплинарных
дел.
Дела,
переданные
на
рассмотрение
в
квалификационную комиссию и Совет палаты снимаются с учета.
4. Делопроизводство при работе с клиентами.
1. Журнал учёта соглашений и платных поручений (приложение № 5).
Каждое соглашение (приложение № 6) на ведение дела регистрируется
в журнале, в хронологическом порядке. Ответственность за правильное
оформление и своевременное списание отработанного вала несет адвокат,
принявший поручение на ведение дела. После отработки или расторжения,
соглашения подшиваются в отдельное дело с отметкой в журнале учёта, срок
хранения дел с соглашениями – 5 лет.
2.
Журнал учёта устных и письменных платных и бесплатных
консультаций (приложение № 7).
3.
Журнал учёта ордерных книжек (приложение № 8).
Ордер (по образцу, установленному Министерством юстиции РФ)
выдается адвокату на основании соглашения или документа о назначении
под роспись. Ордера учитываются в ордерных книжках и имеют сквозную
нумерацию с момента образования (реорганизации) адвокатского
образования до его ликвидации. Корешки ордеров хранятся в адвокатском
образовании в течение 5 лет, в случае ликвидации, передаются в
Адвокатскую палату.