Курсовая рабта пример по «Учет товара»
advertisement
СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 3 1 Структуризация проекта .................................................................................. 6 1.1 Анализ деятельности хладокомбината «Созвездие» .............................. 7 1.2 Формирование базовых документов по управлению проектом ИС «Учет товара» ..................................................................................................... 10 1.2.1 Устав проекта ..................................................................................................................10 1.2.2 План управления проектом ......................................................................................12 2 Реализация проекта информационной системы «Учет товара» с использованием MS Project .................................................................................. 19 2.1 Планирование проекта ............................................................................. 19 2.2 Ресурсы проекта........................................................................................ 22 2.3 Управление проектом............................................................................... 25 ЗАКЛЮЧЕНИЕ ..................................................................................................... 29 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ........................................... 31 ПРИЛОЖЕНИЕ ..................................................................................................... 33 Приложение А .................................................................................................... 33 Приложение Б ..................................................................................................... 36 Приложение В .................................................................................................... 39 Приложение Г ..................................................................................................... 40 ВВЕДЕНИЕ Торговля – обширнейшая область предпринимательской деятельности и сфера приложения труда – получила в последние годы новые импульсы своего развития. Торговля является одной из крупнейших отраслей экономики любой страны, как по объему деятельности, так и по численности занятого в ней персонала, а предприятия этой отрасли являются наиболее массовыми. Деятельность торговых предприятий связана с удовлетворением потребностей каждого человека. Для этого осуществляется управление проектом, а в дальнейшем создается проект информационной системы (ИС). Широкое развитие компьютерной техники и телекоммуникаций позволило собирать, хранить, обрабатывать и передавать информацию в таких объемах и с такой оперативностью, которые были немыслимы раньше. Благодаря новым информационным технологиям производственная и непроизводственная деятельность человека, его повседневная сфера общения поистине безгранично расширяются за счет вовлечения опыта, знаний и духовных ценностей, выработанных мировой цивилизацией. [1] Актуальность выбранной темы заключается в том, что учет товара одна из важных областей планирования производства. Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы современных торговых предприятий, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело информационными зависит от уровня средствами на базе оснащения компьютерных компании систем автоматизированного складского учета. [2] В настоящее время 85 % торговых предприятий используют современные информационные технологии, чтобы улучшить качество работы. В данной курсовой работе осуществляется управление проектом информационной системы «Учет товара». Управление проектом представляет собой методологию организации, планирования, руководства, координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении 3 жизненного цикла проекта, направленную на эффективное достижение его целей путем применения системы современных методов, техники и технологий управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству. Для эффективного управления проектами система должна быть хорошо структурирована. Суть структуризации сводится к разбивке проекта и системы его управления на подсистемы и компоненты, которыми можно управлять. [3] Для управления проектами используется специализированное программное обеспечение, такое как Microsoft Project, Planner, GanttProject и др. Управление проектом «ИС Учет товара» будет осуществляться в MS Project. Microsoft Project — программа управления проектами, разработанная и продаваемая корпорацией Microsoft. Данный программный продукт создан, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ. Microsoft Project создаёт расписания критического пути. Расписания могут быть составлены с учётом используемых ресурсов. Цепочка визуализируется в диаграмме Ганта. [4] Целью работы является осуществление ведения проекта ИС «Учет товара» для хладокомбината «Созвездие» в программе MS Project. Для решения поставленной цели, нужно выполнить следующие задачи: 1. проанализировать деятельность предприятия; 2. разработать Устав проекта и План управления проектом в соответствии с предметной областью предприятия; 3. осуществить управление проектом в MS Project. Курсовая работа состоит из введения, двух разделов и заключения. В первом разделе речь идет о структуризации проекта, а во втором – управлении разработкой ИС. Проект всегда нацелен на результат, на достижение определенных целей, на определенную предметную область. Если качественно управлять 4 проектом, то его можно будет использовать в любых организациях с подобной предметной областью. 5 1 Структуризация проекта Проект — это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов. Из этого определения можно сделать вывод о том, что всем проектам присущи три важные характеристики: 1. наличие дат начала и завершения; 2. результат каждого проекта — уникальный продукт или услуга; 3. направленность проекта на достижение определенных целей. Исходя из определения проекта, можно сформулировать, что такое управление проектами. Это область управления, охватывающая те сферы деятельности компании, в которых создание продукта или услуги реализуется как уникальный комплекс взаимосвязанных целенаправленных мероприятий при определенных требованиях, касающихся сроков, бюджета и характеристик ожидаемого результата. Проект не существует сам по себе, а находится в динамичной внешней среде и подвержен влиянию различных факторов, представленных на рис. 1. Особенности Риск Объем Проект Уникальность Значение Степень сложности Рисунок 1 - Факторы, влияющие на проект 6 1.1 Анализ деятельности хладокомбината «Созвездие» Общество является коммерческой организацией, имеет самостоятельный баланс, основные и оборотные средства, расчетный счет в банке, печать и штамп со своим наименованием и действует на основании полного хозрасчета и самофинансирования. Осуществляет свою деятельность в соответствии с Уставом, учредительными документами. Предприятие занимается продажей продуктов. Работает как с физическими, так и с юридическими лицами. Клиент, обращается в кассу за покупкой продуктов. Оператор предприятия составляет накладную в двух экземплярах, где указывает ФИО клиента, наименование купленных продуктов, их количество и общую сумму. Затем один экземпляр сотрудник отдает клиенту, чтобы получить товар на складе. Сборкой товара занимаются грузчики. Заведующая складом, анализируя текущее состояние склада и заказы клиентов, составляет общий заказ поставщику на приобретение партии товара, которые поступают на склад. Также продукцию предприятия предлагают торговые представители, а супервайзеры следят за их работой. По результатам деятельности предприятие предоставляет отчетность в главный офис. Основными целями организации являются: 1. хозяйственная деятельность, направленная на удовлетворение потребностей граждан, предприятий и организаций в товарах народного потребления; 2. получение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов предприятия. Для достижения указанных целей предприятие осуществляет следующие виды деятельности: розничную и оптовую торговлю продовольственными товарами, а также продукцией общественного питания. Организация имеет следующие помещения: 7 1. торговое – торговый зал и цех полуфабрикатов. 2. помещение для приёмки товара – разгрузочные помещения, холодильные камеры и приёмочные помещения, фасовочные. 3. административно-бытовые помещения – кабинеты руководства, комната отдыха, санитарный узел. 4. технические помещения – электрощитовая, вентиляционная камера. Помещения торговой организации взаимосвязаны. Расположение помещений для приёмки, хранения и подготовки товара к продаже и торгового зала обеспечивают кратчайший путь доведения товаров, при выполнении технических операций при подаче товаров в торговый зал. Предприятие современными оснащено прилавками, новым холодильным электронными весами. оборудованием, Обеспечено всем необходимым торговым инвентарём. В организации сложились следующие правила внутреннего трудового распорядка. Склад открывается в 9.00, закрывается в 17.00 часов. Перерыв на обед с 12.00 до 13.00. Каждый сотрудник работает в сумме 40 часов в неделю, как предусмотрено трудовым законодательством, также предусматривается время на подготовительную – заключительную работу с включением его в рабочее время, обеспечивается ритмичное чередование времени труда и отдыха работников в течение дня. Хладокомбинатом «Созвездие» руководит заведующая складом – Широкова Елена Петровна. Она принимает решения по важнейшим вопросам деятельности организации, направляет и координирует работу низших звеньев. У неё в подчинении находятся специалисты, которые выполняют функции по подготовке и реализации управленческих решений. В их деятельности сочетаются функции управления и исполнения. Реализацию товаров населению производит ОАО ПХК «Созвездие», как правило, за наличный расчет. Безналичные расчеты за товары могут производиться банковскими пластиковыми карточками через установленные терминалы, платежными поручениями со счетов вкладчиков. 8 На предприятии необходимо вести складской учет, регистрировать поступления и отгрузки, проводить инвентаризации, печатать складские документы и всегда знать реальные остатки и себестоимость. Из всего вышесказанного можно сделать вывод что внедрение информационной системы на предприятие крайне необходимо. Для того чтобы ИС была качественной, необходим хороший проект, которым нужно осуществить управление. В итоге, чтобы получить ожидаемый результат, нужно собрать данные для создания проекта и управлять им. 9 1.2 Формирование базовых документов по управлению проектом ИС «Учет товара» Чтобы грамотно управлять проектом информационной системы, нужно сформировать базовые документы по управлению проектом. Базовыми будут являться Устав и План управления проектом. 1.2.1 Устав проекта Устав проекта (приложение А) - документ, который авторизует выполнение проекта в организации и дает право руководителю проекта задействовать ресурсы организации в проекте. Устав проекта должен содержать следующую информацию: 1. требования к проекту и продукту проекта, в достаточно общем виде; 2. цель проекта; 3. информация о назначенном менеджере проекта и уровне его полномочий; 4. расписание контрольных событий; 5. отношения между участниками проекта; 6. функциональные организации и их участие; 7. допущения относительно организации и окружения, а также внешние допущения; 8. ограничения относительно организации и окружения, а также внешние ограничения; 9. реальная бизнес-ситуация, служащая обоснованием проекта с данными о прибыли на инвестиции; 10. бюджет проекта. [5] Написание устава значительно повышает вероятность успешного завершения проекта. Дело в том, что он документирует в явном виде намерения участников проекта в самом начале проекта и может служить основополагающей точкой разрешения споров между участниками проектной команды и исполняющей 10 организацией. В проекте зафиксирована гарантия участия необходимых сотрудников, т.е. заведующая складом Широкова Е.П., оператор ЭВМ Белянкина К.В. и кладовщик Калашникова М.Л. Так же зафиксированы порядок финансирования и отношения между участниками. Устав проекта можно назвать "охранной грамотой" для руководителей Мамонтовой С.П. и Широковой Е.П., которая предохраняет проект от неблагоприятных воздействий внешней среды и значительно снижает риски проекта. Ключевой точкой в уставе проекта является соглашение Мамонтовой С.П. с ОАО ПХК Созвездие о невозможности изменения устава проекта без изменения других проектных параметров. Если устав проекта подписан вышестоящим руководителем, то в случае перевода в другой проект одного или нескольких исполнителей, автоматически инициируется пересмотр графика проекта, его стоимости и функционала продукта. Для руководителя проекта гораздо проще и безопаснее добиться переноса сроков в момент изменения устава, чем в конце проекта. В первый раз написание устава проекта заняло довольно значительное время. Однако в следующем проекте старый устав можно использовать как шаблон и изменять его. Устав проекта во многом поможет при управлении проектом, т.к. некоторая информация из устава будет занесена в программу MS Project для осуществления управления проектом информационной системы «Учет товара». 11 1.2.2 План управления проектом План управления проектом (Приложение Б) – применение знаний, навыков, инструментов и методов управления к проектной деятельности для удовлетворения предъявляемых к проекту требований. Процесс разработки Плана управления проектом есть процесс документации действий, необходимых для определения, подготовки, интеграции и координации всех вспомогательных планов. Корректно составленный План является основным источником информации о том, как проект будет планироваться, оцениваться, контролироваться и закрываться. План управления проектом делится на 3 блока по характеру содержащейся информации: 1. вспомогательные планы (содержание, расписание, стоимость, качество, персонал, коммуникации, риски, конфигурация) 2. базовая линия проекта (расписание, стоимость, качество, конфигурация, риски) 3. результаты анализа. Документ объединяет следующие планы: план управления содержанием план управления расписанием план управления стоимостью план управления качеством план управления персоналом план управления коммуникациями план управления рисками и т.д. Для проекта информационной системы «Учет товара» создан план управления проектом, план управления коммуникациями и план управления рисками. В первом разделе плана управления проектом указывается название проекта, которое должно отражать его суть. Название не уместно изменять на 12 протяжении всего жизненного цикла проекта. Во втором разделе определяются цели и задачи проекта. Цели формируются исходя из требований заказчика, автоматизации основных которые в данном бизнес-процессов случае заключаются предприятия: в привлечение клиентов и увеличение прибыли. Третий раздел определяет требования к проектному решению и результаты проекта. Этот раздел является элементом базового содержания проекта. Для обеспечения связи между требованиями заказчика и результатами проекта рекомендуется использовать функцию качества. Чтобы определить инструмент для реализации управления проектом используется пятый раздел Плана. Шестой раздел представляет иерархическую структуру работ – это способ группировки элементов проекта, который упорядочивает и определяет общее содержание проекта. (Рисунок 2) Управление проектом Анализ деятельности предприятия Составление базовых документов Управление проектом с помощью специализированного ПО Microsoft Project Устав проекта План управления проектом План управления проектом Рисунок 2 - Иерархическая структура работ 13 Следующий раздел Плана – это потребность в ресурсах, которая определяется трудоемкостью работ, отраженных в разработанной иерархической структуре работ. Восьмой пункт Плана показывает укрупненный календарный план. Он разрабатывается на основе контрольных событий, информации из Устава проекта и информации из используемой методологии проектного управления. Следующий раздел Плана – девятый, называется критические факторы успеха. Он показывает условия, обеспечение которых на проекте может быть залогом успеха. Главными разделами являются десятый и одиннадцатый – это допущения и ограничения по проекту со стороны исполнителя. при реализации проекта эти ограничение и допущения могут быть изменены. Но в случае изменения или невыполнения ограничений и допущений исполнитель оставляет за собой право пересмотреть организационные и функциональные рамки. Еще один не мало важный раздел – это первоначально сформулированные риски. Важен он потому что, риски, определённые на ранних стадиях реализации проекта, помогут избежать грубых нарушений впоследствии. В план управления так же входит План управления коммуникациями и План управления рисками. Управление коммуникациями проекта (Приложение В) — управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации. Под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме. В качестве основных потребителей информации проекта выступают: заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта; 14 поставщики при возникновении потребности в материалах, необходимых для выполнения работ; исполнители работ. Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями. План коммуникаций является составной частью плана управления проекта. Он включает в себя: предмет коммуникации, цель коммуникации, частоту, дату начала и завершения, формат/средство связи и ответственное лицо. В рамках проекта существуют следующие виды коммуникаций: 1. внутренние и внешние (накладные, документы по отчетности, расчеты с поставщиками); 2. формальные и неформальные (передача информации между куратором и руководителем должна поддерживаться документально. Общение между сотрудниками не документируются); 3. письменные и устные (печатные документы, рукописные документы, передача информации по факсу. Передача информации в диалоге, электронное общение, общение по стационарному телефону). Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации. Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний. Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия: электронная почта, системы документооборота и архивирования данных. Процессы сбора и обработки 15 данных о фактических результатах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Отчетность о ходе выполнения включает: информацию о текущем состоянии проекта; информацию об отклонениях от базовых планов; прогнозирование будущего состояния проекта. Основные промежуточные результаты хода работ должны быть формально задокументированы. [6] Предмет коммуникации: отчеты о проделанной работе; Цель коммуникации: контроль хода управления проектом информационной системы «Учет товара»; Частота коммуникации: ежедневно, еженедельно; Дата начала/завершения: 10.02.2015 – 10.03.2015; Формат/средство связи: по электронной почте и в бумажном виде; Ответственное лицо: каждый участник команды проекта. План коммуникаций обеспечит своевременный сбора и сохранение необходимой проектной информации и в дальнейшем может быть использован как шаблон при управлении другими похожими проектами. Так же важным документом является План управления рисками. Причиной возникновения рисков являются неопределенности, существующие в каждом проекте. Риски могут быть "известные"- те, которые определены, оценены, для которых возможно планирование. Риски "неизвестные" - те, которые не идентифицированы и не могут быть спрогнозированы. Хотя специфические риски и условия их возникновения не определены, но большую часть рисков можно предвидеть. Процесс управления рисками предполагает проведение определенных шагов, в том числе: выявление предполагаемых рисков; анализ и оценки проектных рисков; выбор выборов управления рисками; применение выбранных методов; оценку результатов управления рисками. Управление рисками — специфическая область менеджмента, требующая знаний в области теории фирмы, страхового дела, анализа 16 хозяйственной деятельности предприятия, математических методов оптимизации экономических задач. Управление рисками осуществляется на всех фазах жизненного цикла проекта с помощью мониторинга, контроля и необходимых корректирующих воздействий. Процесс управления рисками проекта обычно включает выполнение следующих процедур: 1. планирование управления рисками - выбор подходов и планирование деятельности по управлению рисками проекта; 2. идентификация рисков – определение рисков, способных повлиять на проект, и документирование их характеристик; 3. качественная оценка рисков – качественный анализ рисков и условий их возникновения с целью определения их влияния на успех проекта; 4. количественная оценка – количественный анализ вероятности возникновения и влияния последствий рисков на проект; 5. планирование реагирования на риски- определение процедур и методов по ослаблению отрицательных последствий рисковых событий и использованию возможных преимуществ; 6. мониторинг и контроль рисков – мониторинг рисков, определение остающихся рисков, выполнение плана управления рисками проекта и оценка эффективности действий по минимизации рисков. Идентифицированные риски документируются в реестре рисков (Таблица 1). 17 Таблица 1 - Реестр рисков Первопричина Сдвиг сроков по проекту со стороны Заказчика Изменение требований к управлению проектом со стороны Заказчика Изменения в технологии управления проектом Условие Заказчику по какой-то причине стало необходимо ранее получить результат На предприятии Заказчика изменилась организационная структура Последствие Некорректное управление проектом Исполнитель по каким-то причинам на поздних стадиях управления проектом изменил технологию управления проектом. Обмен информацией затрудняется. Некачественное управление проектом Ошибки в проектом управлении Чтобы грамотно управлять проектом информационной системы были сформированы базовые документы – Устав и План управления проектом. Составив План управления проектом, стало ясно, зачем и как будет реализовано управление проектом, в какие сроки нужно собрать информацию, чтобы качественно управлять проектом, и какое программное обеспечение для этого необходимо. Внедрение проектного управления потребовало немного изменений в деятельности данного предприятия, а конкретно в использовании некоторого технического и программного обеспечения, а также в организационной структуре организации. Управление проектом даст компании серьезные преимущества, поскольку позволит быстро реагировать на повышение ассортимента продукции и увеличение клиентов. Для эффективного управления проектом вся необходимая информация структурирована. Суть структуризации сводится к анализу деятельности организации и формированию базовых документов по управлению проектом информационной системы. Целью управления проектом является достижение заранее определенных целей при заранее известных ограничениях и целесообразном использовании возможностей, реагировании на риски. 18 2 Реализация проекта информационной системы «Учет товара» с использованием MS Project Выбор программного продукта для управления проектом зависит от ряда факторов: масштаб проекта и цели проекта. Управление проектом информационной системы «Учет товара» будет осуществлено в таком программном обеспечении, как MS Project. Эта программа является удачной для данного проекта, т.к. он не финансируется, имеет небольшие масштабы и нацелен на стандартные результаты. Работа в MS Project требует от пользователя знакомства с теорией управления проектом, знания основных терминов и понятий. MS Project является мощным инструментом, помогающим управлять процессом планирования и выполнения проекта. 2.1 Планирование проекта Процесс планирования в среде MS Project имеет свою специфику. После того как определены цели проекта, сформулированы основные этапы и определено их содержание – был создан план управления проектом. Он поможет занести данные в MS Project. Необходимо создать и структурировать список задач проекта (Таблица 2), для каждой задачи нужно определить длительность и установить зависимости между этими задачами. Планирование осуществляется способом расчета критического пути. Структурное планирование включает в себя: 1. разбиение проекта на совокупность отдельных работ, выполнение которых необходимо для реализации проекта; 2. построение сетевого графика, описывающего последовательность выполнения работ; 3. оценка временных характеристик работ и анализ сетевого графика. Основную роль на этапе структурного планирования играет сетевой график. Сетевой график – это ориентированный граф, в котором вершинами обозначены работы проекта, а дугами – временные взаимосвязи работ. 19 График позволяет по заданным значениям длительностей работ найти критические работы проекта и его критический путь. Критической называется такая работа, для которой задержка ее начала приведет к задержке срока окончания проекта в целом. Критический путь – это путь от начальной к конечной вершине сетевого графика, проходящий только через критические работы. Суммарная длительность работ критического пути определяет минимальное время реализации проекта. Нахождение такого пути сводится к нахождению критических работ в два этапа: 1. вычисление раннего времени начала каждой работы проекта; 2. вычисление позднего времени начала каждой работы проекта. Чтобы вычислить критический путь для проекта информационной системы «Учет товара», нужно определить работы по проекту, их длительность и предшественников. Таблица 2 - Задачи проекта № 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Название работы Начало проекта Создание базовой документации Приобретение ПО Приобретение ТО Создание системы Установка системы на ПК Ввод начальных данных Обучение персонала Передача в эксплуатацию Конец П Длительность 0 дней 10 дней 5 дней 5 дней 20 дней 10 дней 15 дней 15 дней 5 дней 0 дней Предшественники 1 2 2 3;4 5 6 7 7 8;9 После того, как определены работы по проекту, нужно отразить их взаимосвязь в сетевом графике. (Рисунок 3) 20 5 3 1 8 10 7 2 9 6 4 Рисунок 3 - Сетевой график Далее производится вычисление раннего и позднего времени и составляется сводная таблица, где высчитывается резерв времени. И по этой таблице строится итоговый сетевой график, что и будет являться критическим путем работ по проекту. Проект желательно закончить по расписанию, для этого необходимо обратить особое внимание на задачи на критическом пути и назначенные им ресурсы. Если критическая задача занимает больше времени, чем ожидалось, или ресурсы для критической задачи неожиданно становятся недоступными, проект не будет Последовательность выполнен задач к первоначальной обычно взаимосвязана дате с окончания. использованием зависимости задач. Хотя в плане проекта обычно имеется много последовательностей взаимосвязанных задач, критический путь проекта определяется последовательностью задач, которая будет завершена последней. В MS Project критические задачи определяются как задачи, которые не имеют запаса времени (резерва). Однако можно изменить условие, когда задача становится критической – тем самым делать задачу критической, если она имеет запас времени в один или два дня. Это удобно, если требуется получать предупреждения о том, что задачи становятся критическими, когда все еще остается запас в один – два дня. 21 Запас времени определяется как разница между датами. В случае критических задач (задач, не имеющих запаса времени) даты раннего и позднего окончания совпадают. [7] 2.2 Ресурсы проекта Эффективное управление ресурсами – одно из главных достоинств Project. Оценка ресурсов плановой операции призвана определить, какие ресурсы (человеческие, оборудование или материальные средства) будут использоваться и в каком количестве, и когда каждый из ресурсов будет доступен для выполнения проектных операций. Ресурсы – это исполнители, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задач проекта. В Project представлено три типа ресурсов: трудовые ресурсы – это исполнители и оборудование, занятые в проекте; материальные ресурсы – материалы, потребляемые при выполнении задач проекта; затратные ресурсы – затраты, которые не связаны с использованием трудовых или материальных ресурсов, но должны быть учтены в плане проекта. В данном проекте используются такие ресурсы как, канцтовары программное обеспечение, техническое обеспечение и персонал (руководитель, администратор, архитектор). В Project для ресурсов определены свойства: доступность и стоимость. Доступность определяет, когда ресурс может работать над выполнением задач проекта, стоимость – затраты, связанные с использованием данного ресурса в проекте. Для определения рабочего времени и выходных дней ресурса, может быть создан собственный календарь ресурса. Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов. 22 Количество ресурсов в проекте ограничено. Максимально возможное число – 700 000 ресурсов. Можно вводить ресурсы по мере их назначения задачам, либо использовать список ресурсов, созданный для данного проекта. В проекте – 10 задач, каждой задаче соответствует от 1 до 3 ресурсов. Это говорит о том, что перегруженности нет. Для работы со списком ресурсов обычно используется представление Лист ресурсов. Чтобы связать задачу и ресурс, используются назначения. Задачам могут назначаться трудовые, материальные и затратные ресурсы. Ресурсы назначаются задачам проекта для того, чтобы указать, кто или что необходимо для выполнения этих задач согласно календарному плану. После выполнения назначений задачи планируются в соответствии с календарями ресурсов и единицами назначения, что позволяет осуществлять более точное планирование. Одной задаче может быть назначено несколько ресурсов. Один и тот же ресурс может быть назначен нескольким задачам. Выравнивание ресурсов – это процесс реорганизации плана проекта с целью ликвидации перегруженности его ресурсов. Для выравнивания применяются следующие основные приемы: 1. уменьшение объема назначения ресурса на некоторую задачу. Это может привести к увеличению ее длительности пропорционально ежедневному уменьшению трудозатрат; 2. реорганизация сетевого графика работ. В результате параллельные задачи, на которые назначен перегруженный ресурс, становятся последовательными и перегруженность преодолевается; 3. замена перегруженного ресурса другим свободным ресурсом или несколькими свободными. В результате повышаются риски снижения качества и увеличения длительности задачи; 4. вставить перерывы в задачах или назначениях для ликвидации их пересечений. Наличие перерыва позволяет высвободить один или 23 все ресурсы задачи, которые перестают быть перегруженными. Результат – увеличение длительности задачи; 5. учесть сверхнормативные трудозатраты ресурсов как сверхурочные. Сверхурочные трудозатраты назначаются сотрудникам в разумных пределах (не более 2 – 3 часов в сутки). Любой из вышеперечисленных методов может привести к ухудшению показателей проекта – либо к увеличению длительности, либо к повышению стоимости, либо и к тому и к другому. Поэтому не существует никаких общих рекомендаций по выравниванию, которое в каждом конкретном случае выполняется в зависимости от индивидуальных особенностей проекта и ресурсов, а качество выравнивания существенно зависит от опыта менеджера проекта. В системе имеется два способа выравнивания: автоматический и вручную. При автоматическом выравнивании Microsoft Project сам пытается избавиться от перегрузки перемещением задач на другие сроки или вставкой перерывов между задачами, оперируя резервами времени некритических задач. При ручном выравнивании загрузки ресурсов используются следующие типовые приемы: 1. изменение объемов назначений; 2. замена одного ресурса другим; 3. редактирование распределения трудозатрат; 4. прерывание задачи; 5. перенос трудозатрат в сверхурочные. В проекте информационной системы выполнено ручное выравнивание. Это не произвело каких-то существенных изменений, поэтому автоматическое тоже уместно. Равномерное распределение трудозатрат в течение рабочего дня полезно не только тем, что ресурсы перестают быть перегруженными в плане проекта. В процессе распределения работ формируется их расписание, вплоть до момента начала и окончания определенной задачи в определенный день. Имея настолько детальный план 24 работ, выполнять проект будет легче, поскольку в процессе выполнения проекта не придется думать о последовательности выполнения задач в течение дня, чтобы уложиться в срок и избежать простоя ресурсов. 2.3 Управление проектом Управление проектом было осуществлено с помощью следующих процедур: создание гиперссылок, заметок и редактирование настраиваемых полей. Чтобы сопроводить какую-либо задачу, ресурс или назначение заметкой, или документом нужно использовать вкладку Заметки диалогового окна сведений о задаче или ресурсе. Для быстрого отображения нужной вкладки диалогового окна можно на вкладке Задача (Ресурс) в группе Свойства нажать кнопку Заметки. В проекте была создана заметка на ресурс Программное обеспечение. (Рисунок 4) Рисунок 4 - Заметка к ресурсу Гиперссылки можно создавать для задач, ресурсов и назначений. Особенно удобно это делать, когда документ, сопровождающий проект, слишком объемен, чтобы сохранять его в файле проекта. Гиперссылки можно создавать и на другие объекты: страницы Интернет, адреса электронной почты, различные элементы текущего гиперссылку нужно: 25 документа. Чтобы создать 1. по любой ячейке задачи (ресурса, назначения) щелкнуть правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Гиперссылка; 2. в диалоговом окне Гиперссылка выбрать тип ссылки Файл; 3. при создании ссылки на файл с помощью элементов окна перейти в папку, содержащую нужный файл, и выделить его. Путь к файлу будет отображен в поле Адрес. 4. нажать кнопку ОК. Гиперссылка была использована в проекте, для задачи Создание базовой документации, т.е. создана ссылка на документ План управления проектом. (Рисунок 5) Рисунок 5 - Гиперссылка к задаче Для создания нового поля проще всего на вкладке Проект в группе Свойства нажать кнопку Настраиваемые поля или нажать эту же кнопку на вкладке Формат в группе Столбцы. Можно также в любом представлении, в котором отображается таблица задач или ресурсов, щелкнуть правой кнопкой мыши по названию столбца и в контекстном меню выбрать команду Настраиваемые поля. Появится диалоговое окно Настраиваемые поля. Поля можно создавать как для таблиц задач, так и для таблиц ресурсов. В проекте информационной системы дополнительное поле пригодилось в представлении Лист ресурсов, называется оно Должность. (Рисунок 6) 26 Рисунок 6 - Добавление поля Должность Так же в проекте некоторым задачам были назначены Календари. Их вид – стандартный, т.к. весь персонал по проекту работает по стандартному графику. (Рисунок 7) Рисунок 7 - Создание календарей По причине того, что систему уже можно считать начатой и того что ранее были созданы базовые документы некоторые задачи нужно пометить как завершенные на 100 %. (Рисунок 8) Рисунок 8 - Завершённые задачи Описанная методика управления проектом не претендует на универсальность, но она достаточно проста и логична, при этом позволила решить практические задачи проекта информационной системы «Учет товара». Использование этого подхода позволит успешно и в срок завершить данный проект. Правда, случались и сбои. Это происходило, потому что на 27 задачу Создание системы отводится 20 дней, а трудовой ресурс предназначался один – поэтому программа выдавала, что доступность данного ресурса превышена. Но данная проблема была решена тем что объем работ этого ресурса в данной задаче был уменьшен со 100 % на 50 %. (Приложение Г) Проект информационной системы реализован. Реализация началась с выбора программного обеспечения. Затем были созданы задачи с их продолжительностью и предшественниками, вычислен критический путь и построен сетевой график. Далее определены ресурсы. Тем временем эти задачи и ресурсы были занесены и связаны в программе MS Project. Для удобства работы со средой управления проектом, были осуществлены некоторые процедуры, такие как создание заметок, гиперссылок, настраиваемых полей. Так как произошел сбой по загруженности ресурсов и выравнивание ресурсов не помогло, нужно было как-то решать проблему. И поэтому пришлось воспользоваться объемом работ этого ресурса в задаче. В общем управление проектом корректно, работает без сбоев. 28 ЗАКЛЮЧЕНИЕ Учитывая все особенности работ торговых предприятий, анализируя порядок и особенности учета товаров и основных операций в организациях оптовой торговли, было реализовано управление проектом информационной системы «Учет товара», что позволит реализовать качественную информационную систему. Структуры документов, а также алгоритмы построения отчетов представляют собой хорошо проработанную систему, отличающуюся, с одной стороны, целостностью, с другой – универсальностью, что позволяет использовать ее после определенной настройки практически на любом предприятии. В процессе написания курсовой работы были проделаны два основных процесса – это структуризация проекта и реализация проекта в MS Project. Структуризация включает в себя анализ деятельности предприятия, он помог определить необходимость внедрения информационной системы на предприятие. Так же первый раздел включает формирование базовых документов, они структурируют и обобщают всю информацию о проекте и об окружении проекта. В результате этого раздела получилось общее мнение о проекте в целом. Второй раздел полностью описывает реализацию проекта в MS Project. Чтобы управлять проектом, были определены ресурсы, задачи и их взаимосвязь. А чтобы было удобно управлять таким проектом, были осуществлены основные процедуры, такие как гиперссылки, заметки и т.д. В ходе работы был выполнен ряд задач: 1. проанализирована деятельность предприятия; 2. разработан Устав проекта и План управления проектом в соответствии с предметной областью предприятия; 3. осуществлено управление проектом в MS Project. В результате достигнута цель курсовой работы – осуществлено управления проектом ИС «Учет товара» для ОАО «ПХК Созвездие». После 29 создания проекта ИС, можно ее реализовать с помощью технических средств. Информационная систему будет выполнять следующие задачи: 1. ведение складского учета товаров; 2. осуществление приема заявок от покупателей; 3. формирование документов отгрузки; 4. формирование отчетов: по остаткам, по резервам, по продажам; 5. ведение учета оплат на основе кассовых ордеров. Исходя из потребностей предприятия, приоритетов решаемых задач, допустимых сроков и затрат на внедрение можно выбирать оптимальный вариант автоматизации. При этом очень важно, что на базе одной и той же системы можно проводить поэтапную автоматизацию, получая реальную отдачу на каждом шаге. Начав с внедрения стандартных и специализированных решений, можно эффективно решить основные задачи автоматизации, затратив при этом минимум времени и средств, а в дальнейшем развивать систему в соответствии с индивидуальными особенностями предприятия, не останавливая при этом ее эксплуатации. 30 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 1. Курсовая работа: Проектирование информационной системы по взаимоотношению с клиентами издательского дома - http://www.bestreferat.ru/referat-215097.html; 2. Автоматизированная информационная система магазина "Магнит" http://www.0zd.ru/programmirovanie_kompyutery_i/avtomatizirovannaya_i nformacionnaya.html; 3. Курсовая работа: Управление проектами - http://refoteka.ru/r- 134032.html; 4. Microsoft Project - https://ru.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Project; 5. Устав проекта - http://bodunov.org/index.php/about-joomla/34- pmbok/2009-09-30-15-34-57/54-2009-09-30-18-32-22; 6. Управление коммуникациями проекта - http://bussin-proj.ru/kurs-lektsijpo-upravleniyu-proektami/97-upravlenie-kommunikaciyami-proekta.html; 7. Управление критическим путем проекта - https://support.office.com/ruru/article/Управление-критическим-путем-проекта-bc692e65-6245-45cf86b7-f7115c965d2f?CorrelationId=2145e462-e8f1-4293-881c6da204069b00&ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU; 8. Гагарина Л.Г. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем/ Л.Г. Гагарина. – М.: Инфра-М, 2007; 9. Гвоздева В.А. Основы построения автоматизированных информационных систем/ В.А. Гвоздева. – М.: Инфра-М, 2007; 10. Гвоздева Т.В. Проектирование информационных систем/ Т.В. Гвоздева. – М.: «Феникс», 2009; 11. Баронов В.В. Автоматизация управления предприятием/ В.В. Баронов. – М.: ИНФРА, 2000; 12. Попов И.И. Автоматизированные информационные системы (по областям применения)/под общей редакцией К.И. Курбакова. М.: Роюэкон. Акад., 1998; 31 13. Гагарина Л.Г. Автоматизированные информационные системы: учеб. пособие. М.: МИЭТ, 2003. 103 с.; 14. Рогова Е.М. Управление проектами: учеб. пособие. М.: Юрайт, 2013. 32 ПРИЛОЖЕНИЕ Приложение А Таблица 1 – Устав проекта № 1 Раздел Общая информация 2 Бизнес-причина возникновения проекта Цели проекта Стратегические: повысить прибыль компании, увеличить число клиентов компании. Оперативные: принятие нормативно-методических документов по управлению проектами, управление информационной системой. Требования, Автоматизировать основные бизнес-процессы удовлетворяющие предприятия, за счет этого привлечь клиентов и увеличить потребности, прибыль. А также упростить формирование запросов и пожелания и ожидания отчетов. заказчика, спонсора и других участников проекта Расписание основных 1. Организация рабочей группы, сбор предварительной контрольных событий информации 10.02.2015 – 11.02.2015 гг.; 2. анализ деятельности предприятия 12.02.2015 – 14.02.2015 гг.; 3. разработка Устава проекта 15.02.2015 – 17.02.2015 гг.; 4. разработка Плана управления проектом 18.02.2015 – 22.02.2015 гг.; 5. занесение данных в MS Project 23.02.2015 – 8.03.2015 гг.; 6. завершение проекта 9.03.2015 – 10.03.2015 гг. Продукт проекта и его Структура продукта проекта: структура регламентирующая документация; шаблоны и формы; обученный персонал; информационная система. 3 4 5 6 Пояснения Название проекта - ИС «Учет товара» Инициатор – Мамонтова С.П. Заказчик – ОАО ПХК «Созвездие». Недостаточная прибыль, бумажный документооборот. 33 Продолжение таблицы 1 № 7 Раздел Участники проекта 8 Окружение проекта 9 Допущения относительно организации и окружения, а также внешние допущения 10 Ожидания заинтересованных сторон 11 Ограничения относительно организации и окружения, а также внешние ограничения Пояснения Работники ОАО ПХК «Созвездие», а именно зав. складом – Широкова Е.П.; оператор ЭВМ – Белянкина К.В.; кладовщик – Калашникова М.Л. 1. Технологические (исследования, связанные с проектом); 2. финансовые (поставщики, потребители); 1. Заказчик и Исполнитель согласовывают допустимую длительность рабочего времени у Заказчика для консультантов и руководителя проектов Исполнителя; 2. сотрудники Исполнителя придерживаются рабочего графика, установленного на предприятии Заказчика; 3. Заказчик и Исполнитель устанавливают эффективную процедуру принятия решений; 4. Заказчик самостоятельно согласовывает ТЗ; 5. рабочие места для проектной команды будут представлены так, что все члены команды будут работать в одном помещении. 1. Куратор проекта от заказчика – выполнение целей проекта, коммерческий эффект; 2. Руководитель проекта от заказчика – реализация проекта, карьерный рост; 3. представители Исполнителя – своевременная оплата работ. 1. Проект реализуется с использованием того ПО, которое зафиксировано Заказчиком; 2. Устав подготовлен на основании информации, предоставленной Заказчиком. В случае изменения исходных данных параметры Устава будут пересмотрены; 3. Заказчик является ответственным за полноту предоставляемой информации о существующих на момент начала проекта ИС. Дополнительно выявленные требования будут отклонены Исполнителем; 4. Исполнитель своевременно согласовывает график заездов консультантов на предприятие Заказчика, и придерживается этого графика; 5. Исполнитель своевременно выделяет специалистов для выполнения работ проекта; 6. Исполнитель обязуется выполнить все задачи по этапам проекта в течение 1 месяца в срок, начиная с 10.02.2015 г. и заканчивая 10.03.2015 г. 34 Продолжение таблицы 1 № 12 13 14 15 Раздел Риски проекта Пояснения 1. Организационные (отсутствие выделения двух квалифицированных программистов для реализации проекта. Возможна несвоевременность предоставляемой информации); 2. технологические (проект не взаимодействует с другими системами); 3. процессные (возможно изменение структуры компании, в связи с этим на поздних стадиях изменятся цели и задачи); 4. внешние (нарушение условий контракта: стоимость проекта и временные рамки); 5. юридические (отсутствие санкций); 6. методологические (незнание методологий внедрения). Объем денежных Проект является некоммерческим и выделение денежных средств, выделенных средств не требуется. на достижение бизнесцели Назначение 1. Исполнитель руководителей проекта a) руководитель: Мамонтова С.П. (назначение и общее определение задач команде; требование выполнения полномочий ключевых ролевых функций; обращение за поддержкой членов проектной в случае необходимости); команды: РП, спонсор b) спонсор (куратор): Веденева Е.А. (утверждение целей и бюджета П; согласование назначений; получение сводной отчетности). 2. Заказчик a) руководитель: Широкова Е.П. (обращение за поддержкой в случае необходимости); b) спонсор (куратор): Широкова Е.П. (утверждение целей и бюджета П; согласование назначений). Периодичность 1. еженедельная – еженедельный отчет отчетности участников предоставляется руководителю проекта проекта администратором проекта по адресу его электронной почты. Обязательные разделы отчета: результат работы за неделю; изменение графика; текущие проблемы в проекте. 35 Приложение Б Таблица 2 – План управления проектом № 1 2 3 4 5 6 7 Раздел Название проекта Цели и задачи проекта Пояснение Информационная система «Учет товара». Цели: 1. стратегические: повысить прибыль компании, увеличить число клиентов компании; 2. оперативные: принятие нормативно-методических документов по управлению проектами, управление информационной системой. Задачи: 1. осуществить сбор информации; 2. осуществить управление проектом информационной системы. Требования к Автоматизировать основные бизнес-процессы проектному решению и предприятия, за счет этого привлечь клиентов и увеличить результаты проекта прибыль. А также упростить формирование запросов и отчетов. Результаты: промежуточные (анализ деятельности предприятия, созданные Устав проекта и План управления проектом); конечные (качественный проект). Границы проекта 1. Функциональные границы: основной бизнеспроцесс предприятия – получение прибыли, привлечение клиентов; 2. организационные: система разрабатывается для зав. складом, оператора и кладовщика; 3. технологические: проект должен подходить под техническое обеспечение, которое уже есть на предприятии; 4. географические: проект разработан только для ОАО ПХК «Созвездие» на городском уровне. Способ реализации Инструмент: Microsoft Word, Microsoft Project. проекта Первоначальная ИСР Рисунок 2. Потребность в ресурсах Документальные: Устав проекта, План управления проектом; Программные: операционная система Windows, Microsoft Word, Microsoft Project; Человеческие: команда проекта (системный архитектор, администратор баз данных, администратор приложений). 36 Продолжение таблицы 2 № 8 9 10 11 Раздел Укрупненный календарный план Пояснение 1. Организация рабочей группы, сбор предварительной информации 10.02.2015 – 11.02.2015 гг.; 2. анализ деятельности предприятия 12.02.2015 – 14.02.2015 гг.; 3. разработка Устава проекта 15.02.2015 – 17.02.2015 гг.; 4. разработка Плана управления проектом 18.02.2015 – 22.02.2015 гг.; 5. занесение данных в MS Project 23.02.2015 – 8.03.2015 гг.; 6. завершение проекта 9.03.2015 – 10.03.2015 гг. Критические факторы Компетентный состав команды; мотивация участников и успеха членов проектной команды. Допущения проекта 1. Заказчик и Исполнитель согласовывают допустимую длительность рабочего времени у Заказчика для консультантов и руководителя проектов Исполнителя; 2. сотрудники Исполнителя придерживаются рабочего графика, установленного на предприятии Заказчика; 3. Заказчик и Исполнитель устанавливают эффективную процедуру принятия решений; 4. Заказчик самостоятельно согласовывает Устав проекта и План управления проектом; 5. рабочие места для проектной команды будут представлены так, что все члены команды будут работать в одном помещении. Ограничения проекта 1. Проект реализуется на уже приобретённом Заказчиком программном обеспечении; 2. Устав проекта подготовлен на основании информации, предоставленной Заказчиком. В случае изменения исходных данных параметры Устава будут пересмотрены; 3. Заказчик является ответственным лицом за полноту предоставляемой информации; 4. Исполнитель своевременно согласовывает график заездов консультантов на предприятие Заказчика, и придерживается этого графика; 5. Исполнитель обязуется выполнить все задачи по этапам управления проектом в течение 1 месяца в срок, начиная с 10.02.2015 и заканчивая 10.03.2015. 37 Продолжение таблицы 2 № 12 Раздел Первоначально сформулированные риски 1. 2. 3. 4. Пояснение Организационные риски: отсутствие выделения двух программистов для реализации управления проектом; технологические: проект не взаимодействует с другими системами; процессные: возможно изменение структуры компании, в связи с этим на поздних стадиях изменятся цели и задачи проекта; внешние: нарушение условий контракта (стоимость проекта и временные рамки). 38 Приложение В Схема взаимодействия Заказчика ОАО ПХК «Созвездие» и Исполнителя Мамонтовой С.П. Мамонтова С.П. ОАО ПХК «Созвездие» Широкова Е.П. Веденева Е.А. Широкова Е.П. Мамонтова С.П. Иванов Е.А. Сидоров А.П. Иванов Е.А. Веденева Е.А. Котов Н.Л. Коноплев С.И. Петров И.С. 39 Приложение Г Решение проблемы загруженности ресурсов Проблема Решение проблемы 40
