Инструменты эффективности Напоследок расскажу о своих

Инструменты эффективности
Напоследок расскажу о своих любимых программах и сервисах, без
которых сложно быть продуктивным. Постараюсь без премудростей.
Хранение файлов
Программы вроде Дропбокса (dropbox.com), Гугл-драйва (drive.google.com)
и Яндекс-диска (disk.yandex.ru) делают одно и то же. Они тихо сидят в
памяти и, когда есть интернет, постоянно делают резервные копии ваших
документов в интернете и отдают их на другие ваши компьютеры. Вот
когда это может понадобиться:
Когда ломается жёсткий диск или крадут ноутбук. Если вы
положили свои документы в Дропбокс, на Яндекс или в Гугл, их
самые свежие копии всегда в вашей папке в интернете.
Когда у вас два компьютера, например — на работе и дома.
Поработали с документами на работе, все сохранили, вернулись
домой. Файлы автоматически синхронизировались. Если вдруг
пожар — изменения в файлы легко внести из дома.
Когда на встрече или в пути, и нужно срочно достать или переслать
рабочий файл, которого нет ни в почте, ни на флешках. Открываете
свою интернет-папку через смартфон или с ноутбука и скачиваете
нужный файл. Даже если рабочий или домашний компьютер
выключен. Помимо скачивания можно сгенерировать ссылку на
файл и отправить ее по почте.
Чтобы сервис был на пользу, нужно направить его на папку вроде «Мои
документы», чтобы через него можно было достать любой важный
рабочий файл. Документы, лежащие у вас вне этой папки, будут
недоступны через интернет.
Из всех сервисов такого рода самый зрелый — Дропбокс. Он умеет
создавать общие папки для нескольких пользователей и генерировать
публичные ссылки на файлы. У него симпатичный клиент для айфона, и
многие популярные айфоновские программы интегрируются с ним, как с
родным (например, GoodReader или IAwriter).
Но из всех Дропбокс и самый дорогой: бесплатно он даёт только 2
гигабайта для документов. Гугл-драйв, для сравнения, дает бесплатно 5 ГБ,
Яндекс-диск — 10.
У Гугл-драйва, зато, есть интеграция с Гугл-документами и бесплатная
система сохранения версий: чтобы можно было «откатить» документ до
любого состояния в прошлом и восстановить старую версию. Дропбокс за
такую возможность берет 10$ в месяц.
За деньги Дропбокс дает 50 ГБ за 10$ в месяц, Гугл — 25 ГБ за 2,5$. Цены на
Яндекс на момент написания поста неизвестны.
У таких сервисов есть проблема безопасности: если ваши ключи от ячейки
попадут не в те руки, ваши документы можно будет не только скачать, но и
безвозвратно удалить со всех компьютеров. Хуже дело обстоит с Яндексом
и Гуглом — ведь они норовят привязаться к вашим главным аккаунтам на
этих сервисах. И если потерять личную почту или доступ к соцсети уже
само по себе страшно, то отдавать в руки злоумышленников еще и рабочие
документы — хуже не придумаешь.
Мое решение — хранить рабочие документы в платном Дропбоксе, а
бесплатный Яндекс-диск использовать как публичную папку. Например,
если нужно всем в офисе раздать видеоролик, я выложу его в Яндекс и дам
ссылку. В Дропбоксе ролик хранить не буду, потому что он большой, да и
незачем.
Системы совместной работы
Системы совместной работы — это корпоративные форумы, только
общение идет не по темам, а по задачам. Такие системы нужны, чтобы
хранить все общение по проекту на одном ресурсе, доступном через
Интернет. Это удобно не только для удаленных сотрудников, но и для
работы в офисе. Когда все записано и формализовано, работа идет
слаженнее.
Расскажу о трех системах, которыми можно пользоваться совершенно
бесплатно.
Бейскемп (basecamphq.com) — самая известная американская система.
Умеет ставить задачи, делать списки дел, публиковать общие сообщения,
вести деловой календарь (один на всю компанию). Сделан по принципу
«лучше меньше, да лучше» — в том смысле, что умеет мало, но свое дело
знает. Плохо работает в старых браузерах, может подтормаживать в
пиковое время, мобильная версия очень тяжелая и замороченная — на
EDGE может грузиться и 5 минут, и 10. В бесплатной версии ограничение
по объему места для файлов и количеству одновременных проектов, это
неудобно. Если начинать им пользоваться, то лучше сразу за деньги — от
20$ в месяц.
Тимер (teamer.ru) — герой-минималист. Умеет только ставить задачи и
следить за сроками. Календаря, общего форума, личного ежедневника,
личных сообщений, интеграции с внешними сервисами — ничего этого нет.
Оформлен предельно аскетично, работает быстро, существует сейчас
только в бесплатной версии без ограничений. При активной работе
заваливает неинформативными письмами-уведомлениями. Когда в нем
больше пяти проектов с дюжиной задач, ориентироваться в этом хаосе
трудно.
Мегаплан (megaplan.ru) — авианосец среди систем совместной работы.
Самая технологичная с точки зрения способов управления. Может
полностью автоматизировать постановку задач. Плотно интегрируется с
Гугл-календарем. Ведет учет клиентов и сделок, строит отчеты по работе
отделов, хранит документы, оповещает по СМС. Это настоящий центр
управления бизнесом. В нем не хватает только полноценной бухгалтерии и
системы склада. В бесплатной версии одновременно могут работать до
трех человек, в остальном без ограничений. Платная версия от 2$ в месяц,
цена зависит от количества сотрудников в системе. Хорошая
русскоязычная поддержка, ежемесячные бесплатные обновления.
Показ картинок
Чтобы срочно показать другу, что у происходит у вас на экране, нужна
«Гяза» (gyazo.com) и ей подобные: «Минус» (minus.com), или «Скринснэпр»
(screensnapr.com).
Работают просто: запускаете программу, обводите место на экране,
которое хотите показать другу, программа делает снимок этого места,
загружает на сервер и дает вам секретную ссылку. Ссылку отправляете в
скайп, мол, посмотри. Не нужно запускать фотошоп, возиться с файлами,
давать им имена, устанавливать степень сжатия. Программки умные, сами
все сделают.
«Гяза» из всех сейчас, пожалуй, самая простая и универсальная. Жаль, что
на странице, где публикуется ваша картинка, сверху и снизу висят баннеры.
Почитать попозже
Эти программы создавались для того, чтобы люди больше залипали в
интернете на интересных статьях и видео. Мы же можем их использовать
строго наоборот — чтобы залипать если не меньше, то хотя бы более
предсказуемо.
Pocket (getpocket.com) — самая распространенная, недавно обновленная и
наиболее агрессивная в своих намерениях. Интегрируется в триста
приложений для айфона, живет в браузере и в качетве программы-клиента.
Механика простая: находишь интересное — складываешь в «Покет» —
читаешь, позже.
Instapaper (instapaper.com) — немного более аскетичная, но по сути то же.
Получить максимум пользы от этих программ просто: завести здоровую
привычку не читать ничего сразу, а откладывать все интересное на потом.
То есть вообще ничего не читать сразу. Эффект мгновенный: время на
залипание в интернете снижается в разы, а процесс разбора отложенного
становится в сто раз интереснее, потому что все интересные статьи уже
отобраны. Сидишь, смакуешь.
— Матерь божья! Это же опять Мегаплан!
Да хоть бы и Мегаплан :-)
У нас по-прежнему самая продвинутая система совместной работы, и мы ее
по-прежнему раздаем бесплатно в разумных пределах. Но нам не жалко
порекламировать и других ребят с хорошими сервисами. Кстати, если вам
кажется, что в Мегаплане не хватает каких-то инструментов, чтобы
нормально работать — пришлите идею в Реформал. Мы читаем и берем на
заметку.
Например, нас очень просили сделать версию для смартфонов. Сейчас мы
альфа-тестируем версию клиента для андроида. Будет еще и для айфона.
А еще у нас идет проект: наш гендиректор Саша Волчек сделал серию
видео о том, как повышать продажи. Раздаем бесплатно, потому что
продажи — это хорошо.
Всем любви и продаж!