Отчёт о выполнении показателей основных направлений

УТВЕРЖДАЮ
Управляющий делами
администрации Шпаковского
муниципального района
Ставропольского края
__________________ В.Б.Петривнев
__________________ 2015 года
ОТЧЕТ
о выполнении показателей основных
архивного отдела за 9 месяцев 2015 года
направлений
деятельности
За текущий период архивным отделом администрации Шпаковского
муниципального района проводилась определенная работа по выполнению
показателей основных направлений деятельности.
Приоритетными направлениями деятельности отдела являлись:
улучшение
качества
и
доступности
предоставления
населению
информационных услуг, в том числе оказания муниципальных услуг в
области архивного дела в электронном виде. В связи с открытием в районе
МФЦ в регламенты на оказание государственных услуг, утвержденные
постановлениями администрации Шпаковского муниципального района
Ставропольского края от 05.09.2012 г. № 837 по «Выдаче копий архивных
документов, подтверждающих право на владение землей по документам
Архивного фонда Ставропольского края, находящимся на временном
хранении в архивном отделе администрации Шпаковского муниципального
района Ставропольского края» и от 12.09.2012г. № 848 «По
информационному обеспечению граждан, организаций и общественных
объединений по документам Архивного фонда Ставропольского края,
находящимся на временном хранении в архивном отделе администрации
Шпаковского муниципального района Ставропольского края» внесены
изменения и направлены на рассмотрение в комитет Ставропольского края
по делам архивов.
21 января 2015 года специалисты архивного отдела приняли участие в
районном мероприятии – торжественном митинге, посвященном
освобождению Ставропольского края от фашистских захватчиков и
районном мероприятии по запуску «Часов обратного отсчета» в рамках
старта краевых мероприятий по празднованию 70-летия Победы в Великой
Отечественной войне 1941-1945 годов. Эта дата была выбрана неслучайно –
именно 21 января, 72 года назад Ставропольский край был освобожден от
немецко-фашистских захватчиков. Около десяти тысяч жителей
Шпаковского района приближали эту Победу, шесть тысяч так и не
вернулись домой. Память о героях почтили минутой молчания. В завершение
мероприятия все присутствующие возложили цветы к мемориалу «Огонь
Вечной Славы».
18 марта в составе делегации от Шпаковского района приняли участие
в краевом мероприятии - праздничном митинге, посвященном годовщине
присоединения Крыма к России. Более пяти тысяч человек собрались на
Крепостной горе краевой столицы, где прошла общественная акция
«Ставрополье встречает победную весну», посвященная первой годовщине
вхождения Крыма в состав России.
9 мая в «День Победы» и 22 июня в «День памяти и скорби»
сотрудники архивного отдела вместе со всеми пришли к мемориалу «Огонь
вечной славы», чтобы почтить память о погибших в годы ВОВ, пожелать
долгих лет жизни ныне живущим ветеранам и возложить цветы к мемориалу.
12 сентября специалисты отдела приняли участие в районных
юбилейных мероприятиях, которые проходили в ст.Темнолесской и были
посвящены 80 летию Шпаковского района,.
Вопрос о необходимости улучшения условий размещения архива
находится под контролем главы администрации муниципального района.
Архивному отделу выделено помещение по адресу г. Михайловск, ул.
Гагарина, 380. Срок перемещения архива не определен, так как не определен
срок окончания ремонта здания, в которое будет перемещено финансовое
управление. В настоящее время 55% документов из здания администрации г.
Михайловска перемещено в помещение большей площади здания
администрации района. В хранилище площадью 27,5м2 стеллажи
установлены в соответствии с требованиями п.2.11.3 Правил, имеется
система кондиционирования воздуха, светильники со светодиодными
лампами, на окнах темные металлические жалюзи, распашные металлические
решетки и металлическая дверь. Все документы закартонированы.
1. Обеспечение сохранности и государственного учета документов
Архивного фонда Российской Федерации.
В отчетном периоде улучшено физическое состояние 45 делСПКк
«Надеждинский»,
племзавода
«Пелагиадский»,
«Администрации
Шпаковского района», УТиСЗН и др.
Закартонировано 1634 дела постоянного хранения администрации
Темнолесского и В.Русского сельсоветов, Управления труда и Шпаковской
ЦРБ, Комитета по управлению имуществом и СПКк колхоз им. Чапаева.
Проведена сплошная проверка фондов №№ 116,156,220,251 и 257,
общее количество проверенных единиц хранения – 1141.
Комиссией по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска
необнаруженных дел утверждены документы на снятие с контроля:
акты о техошибках на 10 ед. хр. по ф.239 Акционерное общество
открытого типа звероводческое хозяйство «Молодежное» и 1 ед. хр. по ф.251
«Управление труда и социальной защиты населения Шпаковской районной
государственной администрации»; акты о необнаружении по ф.87
«Новомарьевская сельская администрация» на 1 ед. хр, ф.88 «Надеждинская
сельская администрация» на 4 ед. хр., ф.59 «Темнолесская сельская
администрация» на 2 ед. хр., ф.38 «Сельскохозяйственный производственный
кооператив-колхоз «Сенгилеевский» на 3 ед. хр., ф.120 «Шпаковский
районный союз потребительских обществ» на 2 ед. хр., ф.226
«Сельскохозяйственный производственный кооператив-колхоз «Пригородный» 1 ед. хр., ф.244 «Акционерное общество закрытого типа звероводческое
хозяйство «Лесные ключи» 1 ед. хр., ф.279 «Сельскохозяйственный
производственный кооператив-колхоз «Дубовский» 1 ед. хр., ф.248
«Терризбирком» -1 ед. хр., ф.215 опхоз «Михайловское» 2 ед. хр.; ф.193 СПКк
«Надеждинский» 1 ед. хр. и ф.203 СПКк племз. «Пелагиадский 1 ед. хр. и
ф.205 опхоз «Темнолесское» 2 ед. хр.; документы по ф.137 «Финансовое
управление» на техошибку (увеличение на 2 ед. хр.), ф.№245 «Шпаковской
районной государственной администрации» акт об обнаружении 2 ед. хр. и
необнаруженные 5 ед.хр.,
В комиссию по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска
необнаруженных дел по состоянию на 01.10.2015г. направлены на
рассмотрение (после доработки) документы по 4 фондам на снятие с учета 13
ед. хр:
- ф.162 колхз Чапаева – 1 ед. хр.;
- - ф.208 опхоз» Ставрополец» - 3 ед. хр.;
- ф.250 «Комитет по имуществу» -4 ед. хр;
- ф.223 Управление сельского хозяйства – 5 ед. хр;
Кроме того по ф. № 113 «Отдел образования Шпаковской районной
государственной администрации» составлены акты об обнаружении 3 ед.хр. и
необнаружении 4 ед.хр.; по ф. № 232 «Верхнерусская сельская администрация»
акт о необнаружении на 1 ед.хр.
Проведено фондирование: из ф.№241 СПКк «Верхнедубовский» 176
ед.хр. управленческих документов и 111 ед.хр. документов по личному
составу переведены в ф.№277 (нов.), 96 ед.хр. из ф.№162 СПКк им.Чапаева
переведены в ф.№278 (нов.) и 119 ед.хр. из ф.№229 СПКк «Дубовский»
переведены в новый 279 фонд. По документам избирательных комиссий:
актом об уточнении фондирования №1 от 24.04.2015 г. 23 (двадцать три)
ед.хр. «Избирательных комиссий по выборам в местные советы депутатов
трудящихся из ф.59 по Темнолесскому сельскому Совету и Избироательных
комиссий по выборам народных депутатов в Темнолесский сельский Совет
народных депутатов за 1955-1990 годы» переведены в новый фонд №283,
актом об уточнении фондирования №1 от 24.04.2015 г. 7 (семь) ед.хр. из ф.87
«Избирательных комиссий по выборам в местные советы народных
депутатов по Новомарьевскому сельскому Совету и Избироательных
комиссий по выборам в местные Советы народных депутатов по
Новомарьевскому сельскому Совету за 1985-1990 годы» переведены в новый
фонд №281, актом об уточнении фондирования №1 от 24.04.2015 г. 10
(десять) ед.хр. из ф.88 «Избирательных комиссий по выборам в местные
советы народных депутатов по Шпаковскому району и Избирательных
комиссий по выборам в местные советы народных депутатов по
Надеждинскому сельскому Совету за 1987-1990 годы» переведены в новый
фонд №282, актом об уточнении фондирования №1 от 24.04.2015 г. 9 (девять)
дел из ф.232 «Избирательных комиссий по выборам в местные советы
народных депутатов за 1982-1990 годы» Верхнерусского сельсовета
переведено в новый фонд №285. В связи с тем, что две описи фонда № 251
«Управление труда и социальной защиты населения Шпаковской районной
государственной администрации» начинаются с №1, по документам описи за
2007-2009 годы с №1 по №48 проведено уточнение фондирования. Актом об
уточнении фондирования №2 от 26.05.2015 г. 48 (сорок восемь) ед.хр.
документов по управленческой деятельности по описи №1за 2007-2009 г.
переведены в опись №3. Актом об уточнении фондирования №1 от
13.07.2015г. 480 ед.хр. документов постоянного хранения за 1997-2008г.
ф.№3 администрации МО г.Михайловска переведены в ф.№276(нов.) МО
г.Михайловска по описи №3 и 98 ед.хр. Дума МО г.Михайловска по описи
№1.
В 12 организаций района направлены письма-напоминания о
необходимости упорядочения документов в период их хранения в
организации.
Подготовлена и направлена в комитет Ставропольского края по делам
архивов анкета «Мониторинг состояния сохранности архивных документов
в архивном отделе администрации Шпаковского муниципального района по
состоянию на 01.09.2015г.».
2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации.
С 20 января по 10 февраля 2015 года в читальном зале Центральной
библиотеки г. Михайловска архивным отделом совместно с библиотекой г.
Михайловска в рамках старта краевых мероприятий по празднованию 70летия Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов проводилась
историко-документальная выставка «Ставрополье в период и после
оккупации», посвященная «72-й годовщине освобождения Ставрополья». В
основу выставки легли документы, характеризующие события того времени.
На стенде архивного отдела представлены архивные документы,
подтверждающие участие жителей района в происходящем, которые, с
риском для жизни в период оккупации старались сохранить народное
имущество. На базе выставки 20 и 22 января проведены «Уроки мужества» с
учащимися 9 и 11 классов СОШ №1 г. Михайловска. Детям была дана
возможность окунуться в события того времени и подержать в руках
подлинники документов, подтверждающих деятельность предприятий и
учреждений района периода 1943-1945 годов. С материалами выставки
смогли ознакомиться более 140 человек. Все желающие смогли оставить свое
впечатление от выставки в книге отзывов.
В рамках юбилейных мероприятий, посвященных подготовке к
празднованию 70 годовщины Победы в Великой Отечественной войне 19411945 годов архивным отделом подготовлена передвижная историкодокументальная выставка «Цена Победы», на которой впервые при
поддержке Комитета по делам архивов на Ставрополье размещены
документы из фондов Государственного архива Российской Федерации
(Москва) и Российского государственного военного архива (Москва): Указ
Президиума Верховного Совета СССР о военном положении, постановление
об образовании Государственного Комитета Обороны, приказ Наркомата
обороны СССР о мобилизации военнообязанных, документы об объявлении
9 мая Праздником Победы и поздравление Верховного Главнокомандующего
войскам Красной Армии с победоносным завершением войны. Их дополняют
документы государственных архивов Ставропольского края о ходе
мобилизации в крае, проведении военного обучения населения,
строительстве оборонительных сооружений, документы районного архива о
деятельности района в период оккупации, которые позволяют по-новому
взглянуть на известные факты истории и раскрывают трагедию и массовый
характер войны. Презентация выставки, на которой в администрации
Шпаковского района присутствовало 35 человек одновременно состоялась во
всех городах и районах края 20 февраля.
За время работы с выставкой ознакомились около 4000 посетителей.
Это юные «Молодогвардейцы», сотрудники администраций и учреждений
района, участники оргкомитета «Победа» и отчетно-выборной конференции
ветеранов войны и труда Шпаковского района, выставку посетили члены
общественных объединений «Всполох» и «Благовест».
Ведущий специалист архивного отдела Нечаева Светлана Вадимовна
на базе выставки провела с учащимися школ района 12 «Уроков мужества»,
на которых более 300 школьников получили уникальную возможность
окунуться в события того времени.
После перемещения выставки в канун празднования 70-летия Победы в
музей г. Михайловска выставку посетили делегация СОБР из г. Донецка,
воспитанники старших групп детских садов, учащиеся Детской
художественной школы, лицея им. Казачьего генерала Николаева и
воспитанники детско-юношеского центра «Типчак», жители и гости г.
Михайловска. Для них специалистами архивного отдела совместно с
работниками музея проведено 34 экскурсии. Все желающие оставили свое
впечатление от выставки в книге отзывов.
К 110 летию пос. Демино подготовлена виртуальная выставка «Демино
110 лет: история хутора в лицах и событиях». на которой размещены
документы из фонда Федерального государственного унитарного
предприятия «Учебно-опытное хозяйство Ставропольской государственной
сельскохозяйственной академии». Посетители странички архивного отдела
смогут ознакомиться с документами всего периода работы учхоза, который
на протяжении десятилетий обеспечивал практическое обучение студентов
Сельскохозяйственного института, занимался повышением квалификации
специалистов и руководителей сельскохозяйственной отрасли страны,
занимался научными исследованиями в области растениеводства и
животноводства.
На заседании Коллегии комитета по делам архивов 26.03.2015г.
начальник архивного отдела выступила по вопросу «О выполнении
архивным отделом предписаний по результатам проверки деятельности
отдела в сентябре 2013г.».
На заседании администрации Шпаковского муниципального района
13.04.2015г. был заслушан отчет «О деятельности архивного отдела в 2014г.
и задачах на 2015г.».
14 апреля 2015 года в администрации Шпаковского муниципального
района Ставропольского края состоялся выездной прием граждан
председателем комитета Ставропольского края по делам архивов Долговой
Еленой Ивановной, во время которого принято 5 человек, это жители города
Михайловска и села Пелагиада, обратившиеся по вопросам поиска сведений
о местах хранения периодической печати за 1945 год и документов о стаже
работы на предприятии, о нормативных требованиях к помещениям архива в
организациях, условиях хранения подлинников документов в музеях, сроках
хранения документов по защите прав несовершеннолетних. В ходе приема 4
заявителям даны устные разъяснения, один запрос принят на исполнение и
отработан в комитете Ставропольского края по делам архивов.
Материалы мероприятий, проведенных архивным отделом, размещены
в газете «Ставропольская правда от 30 января 2015 г., в газете «Наша жизнь
от 27.01.2015г. №5, от 03.03.2015г. № 14, от 07.04.2015г. №23, от30.06.2015г.
№47, на официальном сайте администрации района и направлены для
размещения на сайте комитета по делам архивов и в оргкомитет «Победа»
Ставропольского края.
Ведущий специалист архивного отдела прошла обучение в Центре
«Знание» в г. Ставрополе по теме: «Современный архив организации:
технологии хранения, автоматизация, управление деятельностью на
предприятиях различных форм собственности» и получила сертификат.
1октября 2015 г. запланировано проведение семинара с управляющими
делами администраций МО поселений района и ответственными за архив
организаций-источников комплектования архивного отдела администрации с
рассмотрением вопросов: «Сроки хранения архивных документов в
организациях-источниках
комплектования
муниципального
архива
Шпаковского района» и «Заполнение паспортов архивов организацийисточников комплектования муниципального архива Шпаковского района по
состоянию на 01.12.2015г.».
За отчетный период принято на хранение в архивный отдел
управленческой документации в количестве 793 ед.хр., в т.ч. 107 ед.хр. от
МО Верхнерусский сельсовет ф.254 за 2002- 2008г., 42 ед.хр. от МУП ЖКХ
Шпаковского района за 1998-2008 г. ф.280 (новый), 50 ед.хр. от
ликвидированного СПКк колхоз им.Чапаева за 1999-2013г. ф.162 (утв. ЭПК),
72 ед.хр. по ф.253 «Администрации МО ст.Новомарьевской» за 2000-2008 г.
и 1 ед.хр. по ф.276(нов.) МО г. Михайловска за 1999г., 144 ед. хр. от
Финансового управления администрации ШМР ф.286 (нов.) за 2005-2009 г.,
377 ед.хр. по описи №1 и 45 ед. хр. по описи №2 от Администрации ШМР
ф.287 (нов.). Документов по личному составу от ликвидированного
предприятия ООО «Гера» ф.284 (новый) принято 19 ед.хр..
ЭПК комитета утверждены описи на управленческую документацию в
количестве 793 ед.хр. и на 262 ед.хр. описей дел по личному составу, предл.
по фондированию МУП ЖКХ ф.№280 (нов.) и УТСЗН по ф.251 (в оп.№3).
Архивным отделом согласованы номенклатуры дел и акты о
выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,
организаций-источников комплектования архива администрации МО
Дубовского сельсовета, Управления труда и соцзащиты и внесение изменений
в номенклатуру дел г. Михайловска, в наблюдательном деле МУП ЖКХ
Шпаковского района в связи с назначением нового ответственного за ведение
архива обновлены документы.
В 7 организаций района направлены письма-напоминания о
необходимости своевременного упорядочения и сдачи документов на
хранение в архив в 2015 г..
3.Создание информационно-поисковых систем, учетных БД и
автоматизированного НСА.
Продолжилась работа по оцифровке архивных документов. В 1
полугодии 2015 года оцифровано 157 дел постоянного хранения
администрации Надеждинского, Казинского, Сенгилеевского и Деминского
сельсоветов, Новомарьевский, Цимлянский, Темнолесский. Верхнерусский и
Татарский сельсоветов содержащих наиболее востребованные документы –
постановления главы администрации за 1992-2006 годы (6878 постановление
и приложений к ним на 9964 листах). Оцифровано 38 описей дел постоянного
хранения на 10511 дел на 1847 листах, в том числе 30 описей согласно
графика 9 месяцев 2015 года и 8 описей-остатки 2014г.
В отчетный период БД «Архивный фонд» внесено 2667 записей, в том
числе 2609 заголовков дел, по 29 описям 29 фондов.
4. Предоставление информационных услуг и использование
документов.
В отдел массовых коммуникаций и информационных технологий
администрации муниципального района регулярно предоставлялись
информационные материалы по выставке в библиотеке г. Михайловска,
выставке «Цена Победы» и других мероприятиях, проводимых архивным
отделом для размещения на сайте администрации района.
Проведенный в I полугодии онлайн опрос на сайте администрации 76%
(29чел) удовлетворены качеством предоставления архивных услуг. 11%
(4чел.) не совсем удовлетворены и 13% (5чел) оказались не удовлетворены
(получившие отрицательный ответ).
За 9 месяцев 2015 года исполнено 588 социально-правовых запросов,
из которых 492 - с положительным результатом; все запросы исполнены в
установленные законодательством сроки от 2 до 10 дней. С использованием
абонентского пункта VipNet получен 201 запрос от Управлений Пенсионного
фонда Ставропольского края. Рабочее место начальника отдела подключено
к порталу госуслуг. Запросов по госуслугам в в отчетном периоде не
поступало, запросов через МФЦ – 10, с использованием абонентского пункта
VipNet запросов не поступало.
Исполнено 539 тематических запросов.
Пользователями архивной информации стали 5441 человек.
Сотрудниками архива для проведения работ использовано 5635 ед. хр.
5. Укрепление материально-технической базы.
Затраты на укрепление материально-технической базы за 9 месяцев
2015 года составили 69405 рублей. Приобретены жалюзи в новое хранилище
на сумму 5680 рублей, произведен демонтаж кондиционера в
архивохранилище г. Михайловска на сумму 2000 рублей, приобретены
конверты на сумму 3800 рублей и картон для сшива документов на сумму
1980 рублей, обучение специалиста на сумму 4100 руб., огнетушители на
сумму 5700 руб., приобретены архивные короба на 40184 руб. и
обслуживание ПО на 5962 рубля.
Начальник архивного отдела
администрации Шпаковского
муниципального района
Ставропольского края
Е.В.Полякова