Глава 2. Системы электронного документооборота

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Пермский филиал
федерального государственного автономного образовательного
учреждения высшего профессионального образования
"Национальный исследовательский университет
"Высшая школа экономики"
Факультет бизнес-информатики
Кафедра информационных технологий в бизнесе
УДК 004.94
Моделирование и анализ процессов внутреннего
документооборота предприятия
Выпускная квалификационная работа бакалавра
Работу выполнил студент
группы БИ-11-1
4 курса факультета бизнес-информатики
Е.С. Попова
Научный руководитель:
Доцент кафедры информационных
технологий в бизнесе, к.ф.-м.н., доцент
Л.В. Шестакова
“_____”
Пермь 2015
20__ г.
Оглавление
Введение ............................................................................................................................. 4
Глава 1. Бумажный и электронный документооборот .................................................. 6
Глава 2. Системы электронного документооборота ...................................................... 8
2.1.
Классификация систем электронного документооборота ............................... 8
2.2.
Сравнение существующих систем электронного документооборота ............ 9
2.2.1.
Система электронного документооборота «Directum» ............................. 9
2.2.2.
Система электронного документооборота «Docs Vision» ...................... 12
2.2.3.
Система электронного документооборота «Е1 Евфрат» ........................ 12
2.2.4.
Система электронного документооборота «1С: Документооборот 8» .. 14
2.2.5.
Сравнительная таблица систем электронного документооборота ......... 14
2.3.
Обзор системы электронного документооборота Directum. ......................... 15
2.3.1.
Общее описание системы ........................................................................... 15
2.3.2.
Обзор модулей системы. ............................................................................ 16
Глава 3. Внедрение системы электронного документооборота ................................. 20
3.1.
Вводная информация для внедрения системы электронного
документооборота ........................................................................................................ 20
3.1.1.
Цели внедрения системы электронного документооборота ................... 20
3.1.2.
Ожидаемый эффект от внедрения системы электронного
документооборота ..................................................................................................... 21
3.1.3.
Основные принципы внедрения системы электронного
документооборота ..................................................................................................... 22
3.1.4.
Этапы внедрения системы электронного документооборота ................. 23
3.1.5.
Содержание работ на этапах экспресс-анализа и ожидаемые
результаты…………………………………………………………………………..24
3.2.
Модель процесса AS IS ..................................................................................... 25
3.2.1.
Обозначение элементов моделирования ................................................... 25
3.2.2.
Описание процедуры и построение модели AS IS .................................. 26
3.2.3.
Описание модели AS IS процесса «Управление организационно-
распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)» ........................... 28
2
3.2.4.
Описание особенностей выполнения процесса «Управление
организационно-распорядительной документацией (Приказы\Распоряжения)» в
подразделениях предприятия .................................................................................. 31
3.3.
Предложения по оптимизации процесса документооборота с учетом
перспектив внедрения системы электронного документооборота ......................... 31
3.4.
Модель TO BE процесса «Управление организационно-распорядительной
документацией (Приказы/Распоряжения)» ............................................................... 37
3.5.
Требования к системе электронного документооборота предприятия ........ 47
3.5.1.
Требования к системе электронного документооборота ........................ 47
3.5.2.
Требования к инфраструктуре организации при внедрении системы
электронного документооборота ............................................................................ 48
Заключение ....................................................................................................................... 50
Библиографический список ............................................................................................ 51
Приложение А. Модель «Как есть» бизнес-процесса «Управление организационнораспорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)» .................................. 53
Приложение Б. Модель «Как будет» бизнес-процесса «Управление
организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)» ..... 54
3
Введение
Автоматизация
бизнес-процессов
внутреннего
документооборота
на
примере производственного предприятия является актуальной темой в связи с тем,
что позволяет решать такие задачи, как повышение эффективности работы всех
сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.
Электронный документооборот обеспечивает организацию и контроль всех
деловых процессов предприятия.
На сегодняшний день большое количество компаний – от малых
предприятий до крупных организаций – испытывают трудности с внутренним
документооборотом. Очень часто документы теряются, о них забывают или же
приходят в негодность. Помимо этого, проблемой многих организаций является
согласование документов: последовательность, с которой должен согласовываться
документ, а также зачастую это касается и расположения офисов предприятия.
Иногда, чтобы согласовать документ с контрагентом, офис которого находится за
несколько километров от главного офиса предприятия, сотруднику приходится
тратить на дорогу свое рабочее время, соответственно, на это уходит оплачиваемое
время работника, которое он мог бы проводить с большей пользой на своем
рабочем месте, выполняя свои прямые обязанности. Соответственно, возрастают
издержки в виде оплаты транспорта и рабочего времени сотрудника, которое
прошло впустую.
Прямым решением проблем такого типа является внедрение системы
электронного документооборота (далее СЭД), которая будет настроена под
конкретное предприятие. Разумеется, помимо решения вышеперечисленных
проблем, система включает в себя огромное количество полезных функций,
которые будут рассмотрены в работе.
Данная
выпускная
квалификационная
работа
имеет
практическое
применение, которое заключается во внедрении СЭД Directum на конкретном
производственном предприятии, которое занимает лидирующие позиции в области
производства кабельно-проводниковой продукции в России.
Объектом исследования являются процессы внутреннего документооборота
производственного предприятия.
4
Предметом исследования является процесс «Управление организационнораспорядительной документацией»
Цель работы заключается в моделировании и анализе процессов внутреннего
документооборота производственного предприятия.
Помимо
перехода
с
бумажного
документооборота
на
электронный
документооборот, улучшение работы предприятия также будет происходить за
счет усовершенствования его бизнес-процессов и, как следствие, грамотно
спроектированной схемы документооборота, что позволит сократить время
полного прохождения документа по всему маршруту.
Для достижения поставленной цели были сформулированы такие задачи,
как:
 проведение анализа систем электронного документооборота;
 изучение функциональных возможностей системы электронного
документооборота Directum;
 изучение нормативной и методической документации предприятия;
 построение
модели
AS
IS
для
процессов
внутреннего
документооборота компании;
 формирование предложений по усовершенствованию процессов
предприятия;
 построение
усовершенствованию
модели
TO
процессов
BE
в
на
рамках
основе
предложений
системы
по
электронного
документооборота Directum.
В ходе написания выпускной квалификационной работы будет рассмотрена
система электронного документооборота Directum и будет разработан проект
автоматизации бизнес-процессов исходя из технического проекта, составленного
по требованиям производственного предприятия в рамках вышеупомянутой СЭД.
5
Глава 1. Бумажный и электронный документооборот
Если мы хотим говорить о разновидностях документооборота, бумажного и
электронного, то логично было бы сначала дать определение таким понятиям, как
«бумажный носитель» и «электронный документ». Ведь вся работа с бумажным
документооборотом строится на взаимодействии с бумажными носителями,
соответственно, как и работа с электронным документооборотом стоится на
взаимодействии с электронными документами.
Бумажный документ представляет собой бумагу, на которой находится
какая-либо информация. Бумажный документ может применяться для хранения,
записи, чтения, передачи или распространения какой-либо информации. Им может
являться что угодно – от обыкновенной записки – до приказа высшего руководства.
Бумажный документ и по сей день является важнейшим способом хранения
информации – так как до сих пор существует ряд документов, которые по ГОСТу
[1] необходимо хранить в бумажном виде в архиве. Более того, по ГОСТу
необходимо соблюдать множество правил: начиная от шрифта, и заканчивая
форматом листа бумаги. Тем не менее, бумага является недостаточно надежным
носителем информации, так как ее легко можно потерять, помять, порвать,
испачкать – вследствие чего, бумажный документ может прийти в негодность.
Бумажный документооборот в организации представляет собой движение
бумажных документов по какому-то фиксированному маршруту. С ростом
организации увеличивается и количество документов, соответственно растет и
бумажный документооборот. Рост бумажного документооборота влечет за собой
большое количество проблем, связанных с путаницей документов и прочими
подобными проблемами. Конечно же есть и плюсы в том, чтобы вести бумажный
документооборот. В первую очередь, из-за отсутствия затрат на приобретение
компьютеров и программного обеспечения. Не стоит забывать и об обучении
сотрудников предприятия, которое может стоить немалое количество денег.
Небольшие компании просто не могут себе позволить приобрести систему
электронного документооборота, не говоря уж о самих компьютерах (а они, к
слову, тоже должны быть хорошо укомплектованы, чтобы система могла
полноценно работать без каких-либо задержек). Во-вторых, в некоторых случаях
6
бумажный документооборот надежнее электронного. Например, данные, которые
были занесены в журнал регистрации, не могут быть взломаны и скопированы
компьютерными мошенниками.
Электронный документ – это информация, представленная в электронной
форме.
Электронный
документ
может
восприниматься
человеком
с
использованием компьютеров, а также для передачи по средствам сети интернет
или обработки в информационных системах.
Юридическую значимость документу — как бумажному, так и электронному
— придает его содержимое и подписи.
Электронный документооборот – это своеобразное движение электронного
документа в системе с момента его создания или получения до момента
завершения
исполнения
или
отправления.
Электронный
документооборот
существует как внутренний, так и внешний.
Внутренний документооборот, о котором говорится в данной работе,
касается внутренних документов предприятия. Например, приказы, служебные
записки, заявления или распоряжения. То есть электронный документ не выходит
за пределы предприятия в ходе полного прохождения своего маршрута.
Внешний документооборот представляет собой обмен документами между
предприятиями. Например, исходящие и входящие письма. В этом случае, если
система
электронного
документооборота
установлена
только
у
одного
предприятия, а у второго она отсутствует, то приходится документ из электронного
вида распечатывать в бумажный, как и в обратном случае - входящее письмо
сканировать или заносить в систему вручную.
7
Глава 2. Системы электронного документооборота
2.1.
Классификация систем электронного документооборота
International Data Corporation (далее IDC) является аналитической фирмой,
которая специализируется на исследовании рынка информационных технологий.
Организация является подразделением компании International Data Group. На
сегодняшний день в IDC работают более тысячи аналитиков в 110 странах мира. [2]
По мнению аналитиков IDC системы электронного документооборота можно
разделить на следующие типы:
 СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-processes EDM). Системы
такого типа обеспечивают полный жизненный цикл (далее ЖЦ) работы с
документами.
 Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы такого типа позволяют
обеспечить корпоративную инфраструктуру для работы с документами.
Базовые функции такого типа СЭД очень схожи с СЭД, ориентированными на
бизнес-процессы. Они внедряются, как общекорпоративные технологии.
Система, которая будет рассмотрена в данной выпускной квалификационной
работе как раз-таки будет являться корпоративной системой электронного
документооборота.
 Системы управления содержимым (content management systems). Такие системы
обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым,
доставку содержимого. Облегчается задача обмена информацией между
приложениями благодаря тому, что она хранится не в виде документов, а в виде
объектов меньшего размера.
 Системы управления информацией (information management systems) – более
привычное названия для нас - порталы. Такие системы обеспечивают
объединение информации, управление информацией и доставку информации
через интернет.
 Системы управления изображениями (образами) (imaging systems). С их
помощью осуществляется переход документа из бумажного состояния в
электронную форму (обычно в формате TIFF). В число базовых функций
входят: сканирование, хранение, поиск и прочие.
8
 Системы управления потоками работ (workflow management systems). Данные
системы нужны для реализации маршрута потоков работ любого вида в рамках
любых бизнес-процессов. Они позволяют повысить эффективность и контроль
корпоративных бизнес-процессов.
2.2.
Сравнение существующих систем электронного документооборота
В данной работе будут изучены системы электронного документооборота
Directum, Docs Vision, Е1 Евфрат, 1С: Документооборот 8.
Выбор данных систем электронного документооборота связан с тем, что они
занимают более 50% регионального рынка СЭД по информации ГК «ИВС».
В
ходе
исследования
вышеупомянутых
систем
электронного
документооборота было выявлено, что каждая из систем выделяет такие
преимущества, как:
1. Масштабируемость. Это означает, что системой могут пользоваться
одновременно от десятков до десятков тысяч пользователей. Также в системе
могут храниться от тысяч до миллионов документов.
2. Гибкость настройки. Есть возможность настроить систему под конкретное
предприятие исходя из пожеланий заказчика.
3. Привычный интерфейс. В каждой из систем используется так называемый
«дружелюбный» интерфейс, который позволяет легко адаптироваться к системе.
4. Взаимодействие с другими системами. Очень часто требуется наличие
интеграции с другими системами, например, с 1 С: Предприятие. Рассмотренные
системы электронного документооборота также обладают такой возможностью.
Далее будут рассмотрены различия между системами.
2.2.1. Система электронного документооборота «Directum»
СЭД Directum позиционирует себя как корпоративная система электронного
документооборота (Enterprise Content Management). [3]
Помимо упомянутых ранее преимуществ СЭД Directum также располагает
такими возможностями, как:
1. Возможность работы в облаке (IaaS решения). На текущем этапе для
тестирования системы развернут демо-стенд системы в SaaS-облаке. Такая
9
возможность позволяет иметь доступ к системе электронного документооборота в
любое время и в любом месте.
2. Возможность работы как в desktop-клиенте, так и с мобильных
устройств. Недавним введением является то, что в системе можно работать с iPad и
планшетов Surface.
3. Возможность применения ЭЦП (электронная цифровая подпись). ЭЦП
позволяет подписывать документы в системе, при этом гарантируя авторство
подписи, и неизменность текста документа после его подписания. Наличие такой
возможности является несомненным достоинством системы, так как позволяет
экономить рабочее время сотрудников организации.
4. Есть возможность распознавания документов. При желаний заказчик
может ставить штрих-код на документы, благодаря чему в системе упростится
поиск документов, а также получение информации о них.
Существует три вида вариантов поставки СЭД Directum: Lite, Standard,
Enterprise. Вид поставки зависит от количества одновременно работающих с
системой пользователей.
Lite. Является облегченным вариантом поставки системы как для небольших
организаций,
так
и
для
подразделений
крупных
компаний.
Количество
пользователей системы соответствует числу приобретенных базовых клиентских
лицензий. В данном варианте поставки максимальное число пользователей
составляет 50.
Standard. Вариант поставки системы, предназначенный для средних
организаций. В системе одновременно может работать до 100 человек. Вариант
поставки
предполагает
покупку
конкурентных
лицензий,
которые
дают
возможность регистрировать в системе большее число пользователей, чем общее
количество приобретенных лицензий.
Enterprise. Наиболее мощный вариант поставки системы, предназначенный
для
крупных
кластерные
организаций.
решения,
имеет
Поддерживает
расширенную
высокую
масштабируемость
функциональность.
и
Количество
одновременно работающих пользователей не ограничено. Конечное число
пользователей ограничивается возможностями SQL-сервера. Если ресурсов SQL
сервера недостаточно – всегда можно приобрести более мощный. Независимые
10
испытания компании Directum подтвердили одновременную стабильную работу 10
000 пользователей.
Помимо приобретения базовых лицензий, в большинстве случаев, заказчику
необходимо приобретать дополнительные модули, которые позволяют расширить
функционал системы. Да и в целом производить некоторые изменения системы,
чтобы настроить ее под своё предприятие. А это, соответственно, стоит тоже
немалых затрат.
На сегодняшний день клиентами системы Directum по городу Пермь
являются такие компании, как Авиадвигатель, ГСИ-Пермнефтегазстрой, ЗападноУральский Банк Сбербанка России (филиал), Новомет-Пермь, Камский Кабель и
многие другие. Более конкретно с клиентами можно ознакомиться на сайте
компании.
Что касается цены за внедрение СЭД «Directum», то она формируется из
цены на серверные лицензии, цены на базовые клиентские лицензии и цены на
клиентские лицензии за дополнительные модули, а также цены на клиентские
лицензии за доп. модули. С ценами можно ознакомиться в представленной
таблице:
Таблица 2.1. Цены на поставку СЭД Directum
Lite
Standard
Enterprise
8.900 р.
16.800 р.
29.600 р.
Цена базовых клиентских лицензий
Цена за единицу лицензии
1.800 р.
6.800 р.
11.700 р.
Цена за пакет 20 лицензий
34.200 р.
129.200 р.
222.300 р.
Цена за пакет 50 лицензий
81.000 р.
306.000 р.
526.500 р.
Цена за пакет 100 лицензий
544.000 р.
936.000 р.
Цена за пакет 200 лицензий
1.755.000 р.
Цены клиентских лицензий на дополнительные модули (цены указаны за единицу пользователя
данным модулем)
Канцелярия
1 950 р.
5 900 р.
10 200 р.
Управление совещаниями и заседаниями 1 050 р.
3 500 р.
6 100 р.
Управление взаимодействием с
7 200 р.
12 500 р.
клиентами
Управление договорами
1 700 р.
5 800 р.
10 100 р.
Обращение граждан и организаций
7 700 р.
13 400 р.
Управление показателями
9 600 р.
16 800 р.
эффективности
Быстрая идентификация документов
2 700 р.
4 600 р.
Клиентская лицензия разработчика
5 370 р.
17 900 р.
27 600 р.
Цены дополнительных серверных лицензий
Веб-доступ
59 200 р.
96 400 р.
Портальные компоненты для SharePoint
37 100 р.
59 300 р.
Агент служб взаимодействия систем
41 500 р.
66 500 р.
Наименование
Цена за сервер
11
Наименование
Контроллер служб взаимодействия
систем
Служба файловых хранилищ
Служба ввода документов
Модуль интеграции с Microsoft
OCS/Lync
Веб-сервисы интеграции
Вторичный сервер репликации
Коннектор к 1С:Предприятие 8
Lite
17 580 р.
Standard
110 000 р.
Enterprise
110 000 р.
24 200 р.
37 300 р.
28 600 р.
38 800 р.
63 000 р.
48 600 р.
73 100 р.
122 500 р.
150 000 р.
97 700 р.
66 200 р.
2.2.2. Система электронного документооборота «Docs Vision»
Данная СЭД позиционирует себя как система управления документами,
задачами и бизнес-процессами организации. [4]
Что касается преимуществ системы, то в ней также реализована ЭЦП и
имеется программный продукт для iPad.
Существует также такой инструмент, как Менеджер для Outlook. Он
позволяет реализовать рабочее место в системе электронного документооборота
непосредственно внутри приложения MS Outlook.
Также имеется веб-доступ. В данной компании услуга веб-доступа
называется «Легкий клиент».
Цены на поставку Docs Vision также как и в Directum варьируются в
зависимости от вида серверной лицензии и от количества приобретаемых
лицензий:
Вид
Цена за ед.
лицензии
Цена за макс. Колво лицензий
Базовая (до 25)
Таблица 2.2. Цены на поставку Docs Vision
Расширенная (до 100)
Корпоративная (до 50 000)
4 100 р.
15 000
По запросу
102 500 р.
1 500 000
По запросу
2.2.3. Система электронного документооборота «Е1 Евфрат»
Е1 Евфрат говорят о своей СЭД как о комплексном программном решении,
которое
позволяет
автоматизировать
электронный
документооборот,
делопроизводство и бизнес-процессы в различных по масштабу государственных
учреждениях,
коммерческих
образовательных
учреждениях.
компаниях
Внедрение
12
и
предприятиях,
системы
научных
обеспечивает
как
и
в
соответствии с отечественными принципами управления, так и в соответствии с
западными стандартами. [5]
Что касается стоимости внедрения, то компания предлагает следующие
условия:
Таблица 2.3.Цены на поставку СЭД Е1 Евфрат
Кол-во
пользователей
Стоимость за
ед. лицензии
Общая
стоимость
5-19
20-49
7.300 р.
50-99
200 и более
Обсуждается
индивидуально
– 136.000 р. – 295.000 р. – 520.000 р. – Обсуждается
333.200 р.
584.100 р.
1.034.800 р.
индивидуально
6.800 р.
36.500 р.
138.700 р.
100-199
5.900 р.
5.200 р.
Помимо всего прочего, система «Е1 Евфрат» предлагает SaaS (Software as a
Service)
решение,
которое
позволяет
размещать
настроенную
серверную
компоненту системы заказчика вместе с документами на расположенном в датацентре сервере компании «Е1 Евфрат». Работа в данной системе осуществляется на
условиях ежемесячной арендной платы.
Для заказа SaaS решения компания предусмотрела несколько тарифов:
Наименование
«Экономный»
тарифа
Условия
1.5
типовых
потоков
документов
2.9 типов отчета
3.Хранение до
10Гб
информации
4.Возможность
одновременной
работы до 10
пользователей.
Цена в месяц
10.000 р.
«Базовый»
Таблица 2.4. Тарифы SaaS решений
«Профессиональный» «Неограниченный»
1.5
типовых
потоков
документов
2.9
типов
отчета
3.Настройка 5
доп. потоков и
3 доп. отчетов
4.Хранение до
30Гб
информации
5.Одновременн
ая работа 30
пользователей.
1.5 типовых потоков
документов
2.9 типов отчета
3.Настройка 10 доп.
потоков и 6 доп.
отчетов
4.Хранение до 100Гб
информации
5.Одновременная
работа
60
пользователей
6.Бесплатная
тех.
поддержка.
27.000 р.
49.000 р.
13
1.5
типовых
потоков
документов
2.9 типов отчета
3.Настройка 20 доп.
потоков и 10 доп.
отчетов
4.Хранение
до
200Гб информации
5.Одновременная
работа
100
пользователей
6.Бесплатная тех.
поддержка
7.Бесплатное
обучение
1
администратора, 1
технолога и 10
пользователей.
95.0
2.2.4. Система электронного документооборота «1С: Документооборот 8»
Программный продукт "1С: Документооборот 8", является преемником
программного продукта "1С: Архив 3", который уже более 10 лет применяется в
сотнях
организаций,
предприятий
и
учреждений,
и
предназначен
для
автоматизации документооборота предприятия. [6]
"1С: Документооборот 8" позволяет:
- упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность
утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
- сократить время поиска нужной информации и суммарное время
коллективной обработки документов;
- повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за
счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы
пользователей.
Что касается стоимости системы, то она также варьируется в зависимости от
многих параметров:
Таблица 2.5. Цены на поставку СЭД «1С: Документооборот 8»
Число рабочих мест
Общая стоимость программы
КОРП
ПРОФ
ДГУ
30-50 (10 активных пользователей)
185 400 р.
77 400 р.
159 000 р.
300-500 (100 активных пользователей)
504 000 р.
396 000 р.
477 600 р.
1000-2000 (400 активных пользователей) 1 572 000 р.
1 464 000 р.
1 545 600 р.
3000-5000 (1000 активных пользователей) 3 696 000 р.
3 588 000 р.
3 669 600 р.
2.2.5. Сравнительная таблица систем электронного документооборота
В ходе сравнения систем электронного документооборота была составлена
таблица преимуществ функциональных возможностей рассмотренных ранее
систем:
Таблица 2.6. Сравнительная таблица систем электронного документооборота
«1С»
Docs Vision
Directum
«Е1 Евфрат»
+
+ (2 б.)
Приобретается
+ (2 б.)
+ (2 б.)
отдельно (1 б.)
Ведение договоров
+
+
+ (2 б.)
Докупается
Докупается
+ (2 б.)
отдельно (1 б.)
отдельно (1 б.)
Управление
+
+ (2 б.)
работами
Только
в
+ (2 б.)
+ (2 б.)
расширенной
Наименование СЭД
Наличие webклиента
14
Наименование СЭД
«1С»
версии (1 б.)
Интеграция с
другими системами
+
+ (2 б.)
Докупается
+ (2 б.)
отдельно (1 б.)
+
Функция
не Функция
не Докупается
заявлена (0 б.)
заявлена (0 б.)
отдельно (1 б.)
+
+
+
Докупается
Докупается
Докупается
отдельно (1 б.) отдельно (1 б.)
отдельно (1 б.)
8
6
9
Ведение
клиентской базы
Распознавание
документов
Итоговый балл
2.3.
Docs Vision
«Е1 Евфрат»
Directum
+ (2 б.)
+ (2 б.)
+ (2 б.)
12
Обзор системы электронного документооборота Directum.
2.3.1. Общее описание системы
Система
Directum
является
корпоративной
системой
электронного
документооборота, которая упрощает работу с большим потоком документов. СЭД
Directum нацелена на повышение эффективности работы всех сотрудников
организации в разных областях их совместной деятельности.
Функционирование системы электронного документооборота Directum
зависит в первую очередь от той конфигурации, которую выберет заказчик. В
поставку могут входить девять модулей, реализующих функции электронного
документооборота и управления взаимодействием, а также средства, расширяющие
возможности их использования. Этими средствами являются такие модули, как:
модуль управления электронными документами, модуль управления деловыми
процессами, модуль канцелярия, модуль обращения граждан и организаций,
модуль управления взаимодействием с клиентами, модуль управления договорами,
модуль управления совещаниями и заседаниями, модуль управления показателями
эффективности, модуль интеграции с системами обмена документами.
Модули управления электронными документами и управления деловыми
процессами являются базовыми модулями системы. Остальные модули – являются
дополнительными модулями системы, которые позволяют расширить функционал
системы.
Также СЭД Directum оснащена дополнительными возможностями, которые
открывают большие возможности и помогают упросить работу с ней. Например,
15
технология быстрой идентификации, которая позволяет проставлять штрих код на
документы, чтобы в дальнейшем получать быстрый доступ к ним.
Помимо этого СЭД Directum интегрирован с приложениями Microsoft Office,
то есть, существует возможность взаимодействия с системой непосредственно из
приложений MS Office.
Также СЭД Directum оснащен веб-доступом. Это значит, что у пользователей
системы есть возможность получить доступ к данным системы Directum с
помощью веб-браузера.
Ещё одним полезным дополнительным средством является предметноориентированный
инструмент
разработки
IS-Builder.
Данный
инструмент
позволяет создавать и дорабатывать компоненты системы посредством визуальной
настройки их форм и задания вычислений на встроенном языке ISBL. Язык
предназначен для адаптации системы к нуждам конкретного предприятия
программистами этого предприятия.
Такое средство, как служба ввода документов позволяет автоматически
вводить документы, полученные из различных источников в систему DIRECTUM
(сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта).
Также в системе Directum реализована служба преобразования документов.
Она позволяет преобразовывать документ в форматы HTML, PDF, а также в
многостраничный TIFF при различных действиях пользователя с документами.
Например, при экспорте документов из системы.
В системе Directum также предусмотрена интеграция с 1С: Предприятие 8* и
Dynamics AX*.
2.3.2. Обзор модулей системы.
Структурно модули системы представляют собой наборы компонент
различных типов. Компоненты имеют характерный интерфейс и наборы данных,
определяемые их назначением.
16
Обзор базовых модулей
2.3.2.1.
В данной таблице представлен обзор базовых модулей системы:
Таблица 2.7. Базовые модули СЭД Directum
Краткое описание
Наименование
1.Управление
электронными
документами
2.Управление
деловыми процессами
Обеспечивает всю работу с электронными документами, начиная от
создания и редактирования в форматах различных приложений, до
управления доступом, защиты от изменений посредствам шифрования
и электронной цифровой подписи (ЭП).
Реализует автоматизацию процессов согласования и обработки
электронных документов (docflow). Выдает электронные задания и
контролирует их исполнение (workflow). [7]
Обзор дополнительных модулей
2.3.2.2.
В данной таблице представлен обзор дополнительных модулей, которые
расширяют функционал системы:
Таблица 2.8. Дополнительные модули СЭД Directum
Краткое описание
Модуль предназначен для секретарей и делопроизводителей,
облегчается выполнение рутинных операций в работе с бумажными
документами, поиску документов и отправке поручений в работу.
Наименование
1.Канцелярия
2.Обращения граждан
и организаций
3.Управление
взаимодействия с
клиентами
Позволяет организовать работы с обращения граждан и организаций в
соответствии с ФЗ № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан
Российской Федерации» в государственных организациях и на
крупных предприятиях.
Позволяет вести единую базу клиентов компании, учитывать все
контакты и маркетинговые мероприятия.
4.Управление
договорами
Организация процесса регистрации, согласования договоров и прочих
договорных документов, оперативная работа с ними (поиск, анализ,
редактирование и т.п.), а так же контроль за ходом договорного
процесса.
5.Управление
совещаниями и
заседаниями
Модуль поддерживает полный ЖЦ совещания, начиная от подготовки
и проведения и заканчивая согласованием протокола и контролем
исполнения решений.
6.Управление
показателями
эффективности
Позволяет проводить оперативный контроль и анализ бизнеспроцессов предприятия по ключевым показателям эффективности. [7]
В ходе написание выпускной квалификационной работы особое внимание
будет
уделено
единственному
дополнительному
17
модулю
–
это
модуль
«Канцелярия». Связанно это с тем, что данный модуль позволяет вести Журнал
регистрации, Номенклатуру дел и позволяет заполнять РКК (регистрационноконтрольные карточки), с помощью которых в дальнейшем можно будет
формировать отчеты о работе предприятия, а также в данном модуле реализована
работа с поручениями. Эти функции были необходимы для осуществления
внутреннего документооборота компании.
Рассмотрим функциональные возможности этого модуля более подробно.
2.3.2.2.1.
Модуль «Канцелярия»
Работа модуля «Канцелярия» тесно связана с работой других модулей СЭД
Directum.
Во многих организациях основная нагрузка по контролю исполнения
поручений или же по обеспечению бумажного документооборота лежит на
делопроизводственных службах предприятия. Для таких служб был разработан
модуль «»Канцелярия».
Обмен документами автоматизируется в соответствии со стандартом
Гильдии управляющих Документацией «Взаимодействие систем автоматизации
документационного обеспечения управления».
Данный модуль используется для автоматизации работы с официальными
бумажными документами, например, с приказами по основной деятельности,
входящими и исходящими письмами, запросами, поручениями и т.п. [8]
Работа с такими документами не может быть полностью переведена в
электронный вид, т.к. большинство документов, имеющих юридическую силу, по
законодательству должны оформляться в бумажном виде.
В то же время,
многие
организации
обмениваются
электронными
сообщениями и документами, которые считаются «официальными» наравне с
бумажными
документами,
и
поэтому
подлежат
регистрации,
вынесению
резолюций и т.д.
Модуль
облегчает
обработку
бумажных
документов
и
позволяет
автоматически обмениваться электронными документами между организациями.
Обработка бумажных документов осуществляется в соответствии с
требованиями
ГСДОУ
(Государственная
18
Система
Документационного
Обеспечения Управления), на которых базируется традиционная российская
технология делопроизводства.
Модуль «Канцелярия» обеспечивает:
 единую регистрацию всех входящих, исходящих и внутренних
документов с использованием регистрационно-контрольных карточек
(Далее РКК);
 регистрацию местонахождения бумажного документа на любом
этапе жизненного цикла документа.
 осуществление
контроля
за
своевременным
исполнением
поручений, резолюций и указаний руководства;
 списание документов в дело в соответствии с принятой в
организации номенклатурой дел;
 быстрый поиск информации по наличию,
состоянию и
движению бумажных документов в системе;
 получение
стандартных
форм
и
журналов,
статистических отчетов по документообороту организации.
19
а
также
Глава 3. Внедрение системы электронного документооборота
Вводная
3.1.
информация
для
внедрения
системы
электронного
документооборота
Выпускная
квалификационная
работа
выполняется
в
интересах
производственного предприятия (далее Заказчик), которое занимает лидирующие
позиции в области производства кабельно-проводниковой продукции в России.
Внедрение системы электронного документооборота влечет за собой
повышение эффективности выполнения процедур работы с корпоративной
документацией (информацией) и процедур основной деятельности и управления
организацией в целом.
3.1.1. Цели внедрения системы электронного документооборота
Повышение эффективности происходит за счет достижения следующих
целей:
• обеспечение внедрения корпоративных процедур создания, хранения и
использования
корпоративной
документации
(информации).
Накопление
корпоративных знаний (хранения истории переписки, обоснования принятых
решений и других документов), что дает возможность принимать решения,
основанные на прошлом опыте, избегать повторения ошибок, а также быстро
обучать новых сотрудников;
• усиление контроля исполнения поручений и анализ загрузки сотрудников
за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с
учетом сроков исполнения и результатов выполнения работ;
• сокращение сроков согласования и прохождения документов;
• автоматизация
основных
процедур
работы
с
корпоративными
документами. Ускорение документооборота за счет автоматического перемещения
документов
размножения
между
и
сотрудниками,
перемещения
отсутствия
бумажных
необходимости
копий
документов,
физического
возможности
параллельной рассылки документа. Сокращение бумажного документооборота за
счет: перевода внутренних управляющих документов в электронный вид и
использованием электронной цифровой подписи, использования вместо копий
документов с резолюциями (выдачи заданий в электронном виде с приложением
20
ссылок на электронные документы), единого общедоступного хранилища
документов, исключающего необходимость их копирования для использования
несколькими сотрудниками;
• организация
централизованной
работы
сотрудников
с
хранимой
документацией (информацией). Сокращение потерь документов за счет хранения
документов в едином электронном архиве и ведения регистрационных карточек на
существующие бумажные документы;
• организация
оперативного
доступа
специалистов
к
хранимой
документации (информации) с учетом ограничений прав доступа.
• обеспечение
эффективных
механизмов
поиска
документации
(информации). Сокращение времени на создание и поиск документов за счет
использования типовых шаблонов и ранее созданных документов, а также единого
структурированного хранения документов с возможностью поиска по ключевым
полям и тексту документов.
3.1.2. Ожидаемый
эффект
от
внедрения
системы
электронного
документооборота
При достижении целей внедрения организация получает следующие
эффекты:
• Обеспечение прозрачности бизнес-процессов;
Возможность оперативно отслеживать этапы выполнения процессов, что
делает деятельность организации прозрачной и контролируемой.
• Повышение исполнительской дисциплины;
Полный контроль со стороны руководства, система напрямую влияет на
исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы,
руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками
задачи не будут забыты или не выполнены.
• Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников;
Сокращаются временные затраты практически на все рутинные операции с
документами (создание, поиск, согласование и т.д.).
• Исключение утечки информации;
В отличие
от
традиционного "бумажного" документооборота, СЭД
обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами
21
пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с
помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые
пользователем
над
документом
(чтение,
изменение,
подписание),
протоколируются.
• Наличие необходимой информации "под рукой";
При реализации функций по сканированию и занесению в СЭД всех
поступающих документов (в том числе финансовых), руководители получают
возможность оперативно получать информацию.
• Максимально эффективное использование установленного в компании
программного обеспечения (далее ПО);
Часть функций "тяжелых" и дорогих ERP-решений могут быть перенесены в
СЭД. Например, согласование бюджета, утверждение заявки на финансирование и
т.д. Это позволит сократить затраты на расширение рабочих мест "тяжелых"
решений за счет использования системы.
• Рост конкурентных преимуществ.
Внедрение системы СЭД напрямую отражается на конкурентных
преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и
качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных
потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного
предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных
"незаменимых" сотрудников.
3.1.3. Основные
принципы
внедрения
системы
электронного
документооборота
При внедрении СЭД необходимо придерживаться следующих основных
принципов:
• активное
участие
высшего
руководства
Заказчика
в
решении
организационных вопросов и определении целей и методов реализации
проекта;
• разумная адаптация системы к действующим бизнес-процессам, а при
необходимости - встречное движение по оптимизации бизнес-процессов;
22
• опора на ИТ-специалистов организации в решении максимального числа
технических вопросов для обеспечения в дальнейшем самостоятельного
сопровождения и развития системы;
• документирование всех этапов внедрения для повышения ответственности
исполнителей и обеспечения четкого контроля за ходом внедрения (какие
мероприятия, кем, к какому сроку должны быть выполнены, почему не
выполнено и т.д.).
3.1.4. Этапы внедрения системы электронного документооборота
Внедрение системы электронного документооборота на производственном
предприятии будет состоять из четырех этапов:
1. Экспресс-анализ – определение цели и границ проекта, описание бизнеспроцессов, которые планируется автоматизировать, определение видов
документов, участвующих в описанных бизнес-процессах.
2. Проектирование системы – анализ бизнес-процессов:
• работа
с
внутренними
документами
(приказы/распоряжения):
разработка, согласование, подписание, регистрация документа, а также
ознакомление сотрудников с внутренними документами и контроль
местонахождения оригиналов документов и выдачи бумажных копий;
• контроль исполнения поручений/резолюций руководства по входящим
и внутренним документам;
• организация работы с номенклатурой дел (создание, хранение,
списание, уничтожение);
• выполнение поисков электронных документов и регистрационноконтрольных карточек по различным параметрам;
• получение необходимых стандартных форм и журналов;
• подготовка отчетности по документообороту организации.
Далее будет создан технический проект по результатам анализа, будет
произведено оформление инструкций по процессам.
3. Настройка
и
внедрение
системы.
Модификация
системы
в
соответствии с техническим проектом, установка системы, настройка
системы, тестовая эксплуатация, опытная эксплуатация.
4. Обучение сотрудников предприятия.
23
Данная выпускная квалификационная работа содержит этап экспрессанализа.
3.1.5. Содержание работ на этапах экспресс-анализа и ожидаемые
результаты
В рамках выпускной квалификационной работы из всех возможных бизнеспроцессов предприятия было принято решение рассматривать только внутренний
документооборот
компании,
а
именно
работу
с
ОРД
(организационно-
распорядительная документация), в которую будут входить все приказы и
распоряжения.
Вся работы была разбита на этапы, которые представлены ниже:
Этап 1.
Построение
модели
процесса
«Управление
ОРД
(Приказы/Распоряжения)» AS IS для производственного предприятия.
На данном этапе будут определены детальные процессы «Управление ОРД
(Приказы/Распоряжения)». На основе изучения предоставленной документации и
проведенных интервью с функциональными экспертами производственного
предприятия, построены и согласованы модели детальных процедур AS IS.
Ознакомиться
с
предоставленной
документацией
и
списком
функциональных экспертов можно в п. 3.2.1.
Модели детальных процедур будут формализованы в виде графических
диаграмм активности в нотации UML.
Этап 2. Выработка предложений по оптимизации процесса «Управление
ОРД» документооборота на основании модели AS IS с учетом перспектив
внедрения системы электронного документооборота Directum.
На данном этапе, на основе анализа фактической деятельности, результатов
проведенных интервью с функциональными экспертами производственного
предприятия, на основе построенных детальных моделей процедур AS IS и,
учитывая технологические возможности системы, будет сформирован перечень
предложений по совершенствованию процессов документооборота с учетом
перспектив внедрения СЭД.
Этап 3.
Разработка
Модели
(Приказы/Распоряжения)» TO BE.
24
процесса
«Управление
ОРД
На данном этапе, учитывая замечания и предложения руководителей и
специалистов производственного предприятия по совершенствованию бизнеспроцесса «Управление ОРД (Приказы\Распоряжения)», взяв за основу модели
детальных процессов AS IS, технологические возможности СЭД и выработанные
предложения
по
совершенствованию
процессов
документооборота,
будут
разработаны модели детальных процессов TO BE.
Модели детальных процессов формализованы в виде графических диаграмм
в нотации UML.
Этап 4.
Формирование
требований
к
системе
электронного
документооборота производственного предприятия.
На данном этапе будут описаны общие системно-технические требования,
предъявляемые
к
инфраструктуре
при
внедрении
системы
электронного
документооборота.
3.2.
Модель процесса AS IS
3.2.1. Обозначение элементов моделирования
При экспресс-анализе для описания бизнес-процессов и построении их
моделей, использовался программный продукт Rational Unigied Process и его
нотация [9].
Основные
элементы
моделирования
и
их
обозначение
на
модели
представлены в таблице 3.1.
Элемент
Таблица 3.1. Элементы моделирования и их обозначение на модели
Описание
Начальное состояние (start state). Каждая диаграмма должна
иметь только одно начальное состояние.
Конечное состояние (end state). Конечных состояний на
диаграмме может существовать множество.
Деятельность (activity). Элемент деятельность используется для
описания определенной деятельности субъекта или объекта.
Состояние (state).Элемент состояние используется для описания
определенных состояний какого-либо субъекта или объекта,
например, состояния ожидания.
Переход (state transition). Переход используется для описания
связи между элементами диаграммы деятельность или состояние.
Решение (decision). Для отображения действий, выполняемых по
условию, используется элемент решение.
25
Элемент
Описание
Горизонтальные синхронизаторы (horizontal synchronization).
Используются для отражения выполнения параллельной
деятельности.
Разделительные линии (swimlane). Используются для разделения
диаграммы на части.
Объект (object). Используются для изображения различных
сущностей, связанных с определенным видом деятельности.
Примечание (Note). Используется для примечаний.
Диаграммы активности AS IS и TO BE будут построены в пакете Rational
Rose.
Данный
инструментарий
представляет
собой
CASE-средство,
предназначенное для предметно-ориентированного анализа и проектирования
программного обеспечения. Плюсом Rational Rose является то, что при построении
модели программа сама генерирует код на различных языках, что, несомненно,
облегчает работу программистов.
3.2.2. Описание процедуры и построение модели AS IS
Объектом описания процесса и построения модели, в рамках данного
предложения, являлся процесс «Управление ОРД (Приказы\Распоряжения)»
производственного предприятия.
В ходе выполнения данного этапа была проанализирована следующая
документация, предоставленная компанией:
• Положение о канцелярии П-К-006-10;
• Положение об управлении делами П-УД-003-10 ;
• документ по управлению документацией СМК – СТО СМК 04-01;
• документ о порядке ведения делопроизводства на производственном
предприятии- СТО СМК 04-06;
• документ о требованиях к построению, изложению, оформлению
должностных инструкций, а также порядок разработки, изменения, регистрации,
учета должностных инструкций – СТО СМК 04-08;
• документ о порядке управления записями с целью получения достоверной
информации – СТО СМК 04-09;
• Регламент контроля исполнения поручений Руководителя;
26
• Регламент
по
организационно-распорядительному
и
договорному
документообороту производственного предприятия;
• Номенклатура дел.
Проведены рабочие встречи и интервью с руководителями и специалистами
служб Канцелярии и Управления делами предприятия.
Процесс «Управление документацией» является процессом верхнего уровня
и имеет декомпозицию. Для описания и построения модели процесса AS IS
предварительно была определена детализация, изображенная на рисунке 3.1.
Рисунок 3.1. Структура процесса «Управление ОРД»
В связи с тем, что темой выпускной квалификационно работы был выбран
внутренний документооборот производственного предприятия, было принято
решение в дальнейшем рассматривать бизнес-процесс, отражающий внутренний
документооборот компании, а именно такие процессы, как Управление приказами,
Управление распоряжениями и с Ведение номенклатуры дел.
С диаграммой, отражающей текущие бизнес-процессы производственного
предприятия, можно ознакомиться в Приложении А. Данная диаграмма является
результатом проделанной работы Этапа 1.
27
3.2.3. Описание
модели
AS
IS
процесса
«Управление
организационно-
распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)»
В данном параграфе описывается процесс «Управление ОРД», детальная
модель которого представлена в Приложении А. Для наглядной демонстрации
была создана менее детализированная диаграмма на рисунке 3.2.
Текст описания процесса:
1. Создание проекта Приказа/Распоряжения:
Сотрудник службы создает проект Приказа/Распоряжения, передает на
согласование руководителю (см.п.2).
2. Согласование проекта Приказа/Распоряжения начальником службы:
Начальник службы получает проект Приказа/Распоряжения:
a. Если замечаний нет, подписывает проект Приказа/Распоряжения и
передает его сотруднику для дальнейшей работы (см.п.4).
b. Если замечания есть, указывает их и передает сотруднику для
доработки (см.п.3).
3. Доработка проекта Приказа/Распоряжения:
Сотрудник службы получает проект Приказа/Распоряжения, вносит
изменения и передает для согласования начальнику службы (см.п.2).
4. Передача проекта Приказа/Распоряжения в Канцелярию на проверку
ошибок:
Сотрудник службы получает согласованный начальником службы
проект Приказа/Распоряжения и отправляет в Канцелярию в электронном
виде по Outlook (см.п.5).
5. Проверка на ошибки:
Зав. Канцелярии получает проект Приказа/Распоряжения, проверяет на
наличие ошибок:
a. Если есть замечания, вносит замечания и отправляет на доработку
(см.п.6).
b. Если замечаний нет, отмечает результат согласования и отправляет
сотруднику службы (см.п.7).
6. Доработка проекта Приказа/Распоряжения после проверки на ошибки:
28
Сотрудник
службы
получает
от
Зав.Канцелярии
проект
Приказа/Распоряжения, дорабатывает документ и отправляет вновь на
согласование в Канцелярию (см.п.5).
7. Отправка на согласование:
Сотрудник
службы
отправляет
по
Outlook
проект
Приказа/Распоряжения на согласование по списку согласующих (см.п.8).
8. Согласование:
Согласующие получают проект Приказа/Распоряжения на согласование:
a. Если есть замечания, вносят их и отправляют на доработку (см.п.9).
b. Если замечаний нет, вносят результат согласования и отправляют
сотруднику службы (см.п.10).
9. Доработка по замечаниям согласующих:
Сотрудник
службы
получает
от
согласующих
проект
Приказа/Распоряжения на доработку, дорабатывает документ:
a. Если замечания существенные, отправляет в Канцелярию на проверку
ошибок (см.п.5).
b. Если
замечания
не
существенные,
отправляет
на
повторное
согласование (см.п.8).
10.
Отправка документа на подписание:
После всех согласований сотрудник службы получает проект
Приказа/Распоряжения, распечатывает его и передает начальнику службы
на подписание. Начальник службы подписывает документ и передает его
сотруднику службы для передачи документа Генеральному директору
(см.п.11).
11.
Передача документа на подписание Генеральному директору:
Сотрудник службы распечатывает проект Приказа/Распоряжения и
электронное согласование и передает документы инспектору Канцелярии
(см.п.12).
12.
Инспектор Канцелярии передает документы Ведущему референту
(см.п.13).
13.
Подписание Приказа/Распоряжения Генеральным директором:
29
Ведущий
референт
передает
проект
Приказа/Распоряжения
Генеральному директору.
Генеральный директор подписывает Приказ/Распоряжение и передает
его
ведущему
референту.
Ведущий
референт
передает
Приказ/Распоряжение в Канцелярию для регистрации (см.п.14).
14. Регистрация Приказа/Распоряжения:
Инспектор Канцелярии регистрирует документ в Excel, сканирует
Приказ/Распоряжение и рассылает документ на ознакомление
руководителям. Затем ксерокопирует документ и помещает в ячейки для
служб. После этого проверяет, все ли «живые» подписи согласующих есть
на Приказе/Распоряжении:
a. Если не все подписи, Инспектор Канцелярии отмечает информацию о
наличии подписи в Excel и помещает Приказ/Распоряжение в ячейку
той службы, согласующий которой не расписался.
b. Если подписи есть все, то помещает Приказ/Распоряжение в дело.
: Сотрудник службы
: Начальник службы
: Зав.Канцелярии
: Согласующие
: Генеральный директор
Создать проект
Приказа\Распоряжения
Передать руководителю
для согласования
Доработать
проект
Получить
проект
Нет
Получить
проект
Согласовать?
Да
Проверить на
наличие ошибок
Есть
замечания?
Да
Доработать
проект
Нет
Отправить проект списку
согласующих в Outlook
Получить
проект
Да
Получить задание
на доработку
Есть
замечания?
Нет
Замечания
Да
существенны?
Нет
Доработать
проект
Распечатать
проект
Получить
подписанный проект
Подписать
проект
Подписать
проект
Зарегистрировать
документ
Поместить
документ в дело
Рисунок 3.2. Модель AS IS бизнес-процесса «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)»
30
3.2.4. Описание
особенностей
выполнения
процесса
«Управление
организационно-распорядительной документацией (Приказы\Распоряжения)» в
подразделениях предприятия
Отличительной
особенностью
бизнес-процесса
ОРД
«Управление
(Приказы\Распоряжения)» является то, что на предприятии отсутствует единая база
по подразделениям. Процессы в подразделениях выполняются фрагментарно.
Основные этапы процесса, такие как регистрация и контроль исполнения
осуществляется не всегда и не во всех подразделениях.
3.3.
Предложения по оптимизации процесса документооборота с учетом
перспектив внедрения системы электронного документооборота
Перечень предложений по совершенствованию процедур документооборота
в подразделениях производственного предприятия с учетом перспектив внедрения
системы, и имеющие отражение на Модели TO BE, приведен в таблице 3.2.
Приведенные в таблице предложения обусловлены:
 планируемым
вводом
в
повседневную
деятельность
ранее
не
выполняемых бизнес-процессов;
 совершенствованием действующих бизнес-процессов, за счет определения
их оптимальной структуры и параметров;
 совершенствованием процессов документооборота, за счет использования
технологических возможностей внедряемой СЭД;
 установкой
программного
обеспечение
СЭД
на
рабочие
места
руководителей и специалистов производственного предприятия;
 требованиями и ограничениями, вносимыми СЭД при ее внедрении.
Все предложения в таблице основаны на предполагаемом внедрении
системы электронного документооборота Directum. Предложения в таблице
разделены на функциональные и организационно-технические. Особенностью
является то, что каждое из них подразумевает, что система полностью
поддерживает все бизнес-процессы системы, которые необходимо реализовать.
Помимо этого СЭД обеспечивает поддержку всего жизненного цикла документа.
31
Таблица 3.2. Перечень предложений по совершенствованию бизнес-процесса «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)» документооборота в
подразделениях производственного предприятия
№
БП
№
1
Управление
приказами
(распоряжениями)
1.1
Описание предложений
Организационно-технические:
Примечание
Система обеспечивает поддержку практически всех
основных бизнес-функций процесса. Заложенные в систему
В бизнес-процессе TO BE предполагается технологические возможности в данном бизнес-процессе
использование СЭД.
значительно сокращают, как количество бумажных
носителей, так и общее время выполнения процесса. При
этом СЭД полностью обеспечивает поддержку всего
жизненного
цикла
документа,
дает
возможность
осуществлять контроль состояния электронного документа
на всех стадиях жизненного цикла. Кроме того система дает
возможность организовать, проконтролировать и принять
работы по исполнению данного, конкретного приказа
(распоряжения). Для обеспечения полноценного и
эффективного выполнения бизнес-процесса система
обеспечивает возможность динамического назначения
участников бизнес-процесса и маршруты прохождения
документа с временными параметрами.
№
БП
№
1.2
Описание предложений
Функциональные.
«Согласование проекта
Приказа/Распоряжения».
Функция поддерживается и обеспечивается
СЭД.
Выполняя
функцию,
проверяется
содержание
документа
на
соответствие
поставленным
целям
и
нормативным
документам, ставится визирующая электронная
цифровая подпись (далее ЭЦП) на проект
документа.
Выполняет ее, как правило, руководитель
подразделения - непосредственный
руководитель ответственного за подготовку
приказа/ распоряжения и согласующие,
ответственные в своей области.
Примечание
Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении
функции бизнес-процесса определяется настройками
системы, реализуемыми при внедрении системы, и
отражается в инструкции пользователя.
№
БП
№
1.3
Описание предложений
«Печать Приказа/Распоряжения
документа на подпись».
Функция поддерживается и
обеспечивается СЭД.
и
Примечание
передача Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении
функции бизнес-процесса определяется настройками
системы, реализуемыми при внедрении системы, и
отражается в инструкции пользователя.
Распечатывается согласованный
электронный документ, обеспечивается
передача бумажного документа на подпись
руководителю, ставится утверждающая
электронная цифровая подпись (ЭЦП) от лица
утверждающего.
Выполняет ее, как правило, секретарь
руководителя.
1.4
«Постановка
Приказа/Распоряжения
контроль исполнения».
на Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении
функции бизнес-процесса определяется настройками
системы, реализуемыми при внедрении системы, и
Функция
поддерживается
и отражается в инструкции пользователя.
обеспечивается СЭД. Постановка исполнения
Приказа/Распоряжения на контроль.
Выполняет ее, как правило, секретарь
руководителя или делопроизводитель, если
есть.
№
БП
№
1.5
Описание предложений
«Мониторинг
выполнения
Приказу/Распоряжению»
Примечание
работ
по Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении
функции бизнес-процесса определяется настройками
системы, реализуемыми при внедрении системы, и
Функция
поддерживается
и отражается в инструкции пользователя.
обеспечивается
СЭД.
Осуществляется
мониторинг хода и состояния выполнения работ
по исполнению Приказа/Распоряжения.
Выполняет ее лицо, назначенное за
контроль исполнения приказа (распоряжения),
либо
секретарь
руководителя
или
делопроизводитель, если есть.
1.6
«Приемка
работ
Приказа/Распоряжения».
по
исполнению Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении
функции бизнес-процесса определяется настройками
системы, реализуемыми при внедрении системы, и
Функция
поддерживается
и отражается в инструкции пользователя.
обеспечивается СЭД. Осуществляется приемка
работ по исполнению Приказа/Распоряжения
или выдача заданий на доработку.
Выполняет ее лицо, назначенное за
контроль исполнения приказа (распоряжения),
либо
секретарь
руководителя
или
делопроизводитель, если есть.
№
БП
№
Описание предложений
2
Ведение
номенклатуры дел и
архивное хранение
документов
2.1
Организационно-технические:
2.2
Функциональные возможности
Примечание
Система обеспечивает поддержку практически всех
основных бизнес-функций процесса. Заложенные в систему
В бизнес-процессе TO BE предполагается технологические возможности обеспечивают ведение
использование СЭД.
Номенклатуры дел в соответствии с ГОСТ в электронном
виде и сокращают общее время выполнения процесса, в
отличие от выполнения процесса традиционным способом.
Подготовка документов для передачи в архив
При подготовке документов для передачи в архив по
каждому номенклатурному делу можно распечатать
обложку дела, а также опись документов дела, что
значительно сокращает время на подготовку документов для
архивного хранения.
3.4.
Модель TO BE процесса «Управление организационно-распорядительной
документацией (Приказы/Распоряжения)»
Основой разработки модели TO BE является процесс «Управление
организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)»
AS
и
IS
сформированные
предложения
по
оптимизации
процессов
документооборота с учетом перспектив внедрения системы электронного
документооборота.
Модель была построена исходя из выявленных особенностей системы и
сформированного
перечня
предложений
по
совершенствованию
бизнес-
процессов предприятия в рамках системы электронного документооборота
Directum.
В данном параграфе описывается процесс «Управление организационнораспорядительной документацией (Приказы\Распоряжения)», детальная модель
которого представлена в Приложении Б. Для наглядной демонстрации была
создана диаграмма уровнем выше на рисунке 3.3.
В ходе описания процесса будут использованы такие понятия, как:
Задача – это сформированная инициатором в СЭД Directum задача,
которую необходимо выполнить. Помещается в папку «Исходящие».
Задание – это работа в пределах задачи, которую необходимо выполнить
одному из исполнителей задачи. Приходит в папку «Входящие».
Маршрут – это список исполнителей по той или иной задаче с указанием
последовательности и сроков исполнения заданий.
Типовой маршрут – это жесткий маршрут заранее настроенный
администратором системы.
Текст описания процесса:
1. Создание проекта приказа и задачи на согласование:
Инициатор
(Сотрудник
подразделения)
создает
электронный
организационно-распорядительный документ в системе электронного
документооборота.
Заполняет
назначает права, сохраняет.
37
карточку электронного
документа,
Инициатор
отправляет
организационно-распорядительный
документ (далее ОРД) вложением в задачу с использованием типового
маршрута
«К_Согласование
ОРД».
Проверяет
основании
справочника
параметры
Секретаря
(референта),
Подписывающего,
заполненные
маршрута:
на
Согласующих,
Ответственного
за
регистрацию. Руководитель будет заполнен из поля «*Руководитель»
карточки электронного документа.
2. Согласование
организационно-распорядительной
документации
Руководителем подразделения:
Руководитель подразделения получает Задание на согласование
ОРД: «Согласовать ОРД + {«Содержание»}» + «входящий №
{«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»». Стадия
жизненного цикла документа – «На согласовании».
 Если у Руководителя подразделения нет замечаний по документу,
то он подписывает документ визирующей электронной цифровой
подписью и выполняет Задание с результатом «Согласовано». В
случае если визирующий не поставил свою электронную подпись
(ЭЦП) на согласуемый документ, то при выполнении Задания с
результатом
«Подписано»
будет
выдано
предупреждающее
сообщение. В данном случае необходимо подписать документ
визирующей электронной цифровой подписью и выполнить
Задание с результатом «Согласовано». После этого Согласующие
получат Задание на согласование ОРД (см. п.3).
 Если у Руководителя подразделения есть замечания по документу,
то он пишет замечания в тексте Задания, выполняет Задание с
результатом
«На
доработку».
Инициатор
(Сотрудник
подразделения) получит Задание на устранение замечаний (см. п.4).
3. Согласование ОРД:
Согласующие получат Задание на согласование ОРД: «Согласовать
ОРД + {«Содержание»}» + «входящий № {«Регистрационный номер»}
от {«Дата регистрации»}»».
38
 Если у Согласующего нет замечаний по документу, то он
подписывает документ визирующей ЭЦП и выполняет Задание с
результатом «Согласовано». В случае если визирующий не
поставил свою электронную подпись (ЭЦП) на согласуемый
документ, то при выполнении Задания с результатом «Подписано»
будет выдано предупреждающее сообщение. В данном случае
необходимо подписать документ визирующей ЭЦП и выполнить
Задание с результатом «Согласовано». Документ пройдет этап
визирования
визирующими
только
с
после
результатом
выполнения
заданий
«Согласовано».
После
всеми
этого
Секретарь (референт) получит Задание на передачу ОРД на подпись
(см. п.5, п. а) или в случае, если в параметрах маршрута Секретарь
не указан, сам Подписывающий получит Задание на подписание
ОРД (см.п.5 п. b).
 Если у Согласующего есть замечания по документу, то он пишет
замечания в тексте Задания, выполняет Задание с результатом «На
доработку». Если хотя бы один из визирующих работников
выполнит Задание с результатом «На доработку», то после того, как
все Согласующие выполнят Задания, Инициатор (Сотрудник
подразделения) получит Задание на устранение замечаний (см. п.4).
4. Доработка ОРД:
При наличии замечаний Инициатор получает Задание на доработку
документа: «Доработать ОРД + {«Содержание»}» + «входящий №
{«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»». Стадия
жизненного цикла документа – «Доработка».
 Если
Инициатор
по
замечаниям
видит,
что
необходимо
подкорректировать документ, то он вносит в него изменения (если
документ был подписан ЭЦП или необходимо сохранить его
предыдущий вариант, то необходимо создать новую версию
документа, при этом старую версию сделать устаревшей) и
выполняет Задание с результатом «Отправить на повторное
39
согласование». Запустится новый цикл работ по тому же маршруту
с теми же Согласующими (см. п.2).
 Если Инициатор по замечаниям видит, что дальнейшая работа по
документу
нецелесообразна,
то
он
выполняет
Задание
с
результатом «Прекратить работы». Маршрут завершается. Стадия
жизненного цикла (далее ЖЦ) документа – «Прекращены работы
по документу». Руководитель подразделения получит уведомление
о прекращении работы по документу: «Прекращены работы по
документу + {«Содержание»}» + «входящий № {«Регистрационный
номер»} от {«Дата регистрации»}»».
5. Подписание приказа:
a. Если в параметрах маршрута указан Секретарь (референт), то
Секретарь (референт) получает Задание на передачу ОРД на
подпись: «Передать на подпись ОРД + {«Содержание»}» +
«входящий
№
{«Регистрационный
номер»}
от
{«Дата
регистрации»}»». Стадия ЖЦ документа – «На подписании» и
выполняет следующие действия: Распечатывает вложенные в
задачу документы, для каждого вложенного документа печатает
список ЭЦП (лист согласования), заверяет его своей подписью.
Передает документы с листом согласования Подписывающему.
Подписывающий получает бумажные документы, рассматривает
ОРД, проверяет наличие ЭЦП всех необходимых сотрудников на
листе согласования. Затем подписывает бумажный документ или
выносит замечания и возвращает Секретарю бумажные документы.
Секретарь получает бумажные документы от Подписывающего:
 Если
Подписывающий
подписал
бумажный
документ,
то
Секретарь подписывает документ утверждающей ЭЦП от лица
Подписывающего
и
выполняет
Задание
с
результатом
«Подписано». Стадия ЖЦ документа – «Подписан». Если
Секретарь не поставил утверждающую ЭЦП на согласуемый
документ и выполнил Задание с результатом «Подписано», то
40
будет выдано предупреждающее сообщение. В данном случае
необходимо
подписать
документ
утверждающей
ЭЦП
и
выполнить Задание с результатом «Подписано». Бумажный
документ Секретарь передаёт Ответственному за регистрацию.
После этого Ответственный за регистрацию получает Задание на
регистрацию (см. п.6);
 Если у Подписывающего есть замечания по документу, то
Секретарь заносит замечания в текст Задания, не подписывает
электронный документ ЭЦП и выполняет Задание с результатом
«На доработку». Задание на устранение замечаний получает
Инициатор (см. п.4).
b. Если в параметрах маршрута Секретарь (референт) не указан, то
Подписывающий
«Подписать
получает
ОРД
+
Задание
на
{«Содержание»}»
подписание
+
ОРД:
«входящий
№
{«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»». Стадия
ЖЦ документа – «На подписании». Подписывающий проверяет
наличие ЭЦП всех необходимых сотрудников.
 Если замечаний нет, Подписывающий распечатывает вложенные в
задачу документы, для каждого вложенного документа печатает
список
ЭЦП
(лист
согласования),
подписывает
бумажный
документ, затем подписывает документ утверждающей ЭЦП и
завершает Задание с результатом «Подписано». Стадия ЖЦ
документа – «Подписан». Если Подписывающий не поставил
утверждающую ЭЦП на согласуемый документ и выполнил
Задание
с
результатом
«Подписано»,
то
будет
выдано
предупреждающее сообщение. В данном случае необходимо
подписать документ утверждающей ЭЦП и выполнить Задание с
результатом «Подписано». Бумажный документ Подписывающий
передаёт
Ответственному
за
регистрацию.
После
этого
Ответственный за регистрацию получает Задание на регистрацию
ОРД (см. п.6).
41
 Если у Подписывающего есть замечания по документу, то
Подписывающий
заносит
замечания
в
текст
Задания,
не
подписывает электронный документ ЭЦП и выполняет Задание с
результатом «На доработку». Задание на устранение замечаний
получает Инициатор (см. п.4).
6. Регистрация приказа, отправка на исполнение и ознакомление:
Ответственный за регистрацию получает подписанный бумажный
ОРД
для
регистрации,
«Зарегистрировать
ОРД
получает
+
Задание
{«Содержание»}»
на
+
регистрацию:
«входящий
№
{«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»» и выполняет
следующие действия:
a. из карточки вложенного в Задание электронного документа по
кнопке РКК регистрирует документ, заполняя соответствующие
поля внутренней РКК, в том числе:
 если документ подшивается в дело, то в поле «Направлен в дело»
проставляет соответствующую дату;
 на закладке «Местонахождение» отмечает местонахождение
оригинала приказа;
 на закладке «Приложения» регистрирует сопроводительные
документы к приказу. Сохраняет. Стадия жизненного цикла
документа – «Зарегистрирован».
Если необходимо создать поручения, то из карточки Внутренние
РКК по кнопке «Поручения» создает поручения для исполнителей.
Заполняет поручение, назначает исполнителей. Затем создает
задачу по типовому маршруту «Исполнение поручений по РКК»,
запускает задачу. Исполнители поручения получат Задание на
исполнение (см.п.7). Если было создано несколько поручений, то
по кнопке Задача в РКК создает задачу Исполнителям по типовому
маршруту «Исполнение поручений по РКК»;
b. После создания поручений или если поручения создавать не нужно,
Ответственный за регистрацию проставляет регистрационный
42
номер и дату в соответствующих реквизитах бумажного документа;
c. Сканирует подписанный бумажный документ с номером и датой и
импортирует его в новую версию документа в системе.
d. Если
есть
необходимость
ознакомления
подразделений
организации с документом, то выполняет следующие действия:
 Ответственный за регистрацию заполняет закладку «Список
рассылки» в РКК. После формирования списка рассылки,
нажимает на кнопку Задача и выбирает типовой маршрут
«Ознакомление с документом». Отправляет ОРД на ознакомление.
Стадия жизненного цикла – «На ознакомлении».
e. Ответственный за регистрацию выполняет Задание на регистрацию
документа с результатом «Выполнить». Инициатор и Руководитель
подразделения получают уведомление о подписании и регистрации
ОРД.
7. Исполнение поручений по ОРД:
Исполнитель
получает
Задание
на
исполнение
поручения
«Исполнение поручения № по РКК №». Стадия ЖЦ документа – «На
исполнении». Если по поручению есть Контролер, то он получает
уведомление о назначении его Контролером по поручению.
a. Если поручение нельзя выполнить в срок, Исполнитель завершает
Задание с результатом «Запросить продление срока». После этого
Ответственный за регистрацию получает Задание «Согласовать
продление срока поручения № по РКК №». Ответственный за
регистрацию консультируется по телефону (или иным способом) с
руководителем о возможности продления срока.
 Если можно изменить срок, Ответственный за регистрацию
завершает Задание с результатом «Изменить срок», указать новый
срок. Исполнитель получит Задание «Исполнение поручения № по
РКК №». В поручении в поле плановая дата будет стоять новый
срок.
 Если работы нужно выполнить в изначально заданный срок,
43
Ответственный за регистрацию завершает Задание с результатом
«Отказать».
Исполнитель
получит
Задание
«Исполнение
поручение
Исполнитель
поручения № по РКК №».
b. Если
нужно
создать
подчиненное
завершает Задание с результатом «На исполнение», создает
подчиненное поручение. По кнопке «Задача» выбирает маршрут
«Исполнение поручения по РКК», стартует. Процесс выполнения
работ по подчиненному поручению аналогичен процессу работы с
поручениями.
c. Если не нужно создавать поручение и можно выполнить Задание в
срок, Исполнитель выполняет работы в соответствии с резолюцией
и завершает Задание с результатом «Исполнено».
 Если Контролера по поручению нет, задача завершается. Стадия
ЖЦ документа – «Выполнен».
 Если по поручению есть Контролер, он получает ЗаданиеКонтроль исполнения поручения:
 Если замечаний нет, завершить Задание с результатом «Принять».
Стадия жизненного цикла документа – «Выполнен».
Если замечания есть, завершить Задание с результатом «На
доработку». После этого Исполнитель получает Задание на
исполнение поручения. После исполнения, Контролеру снова
приходит Задание-Контроль.
8. Сдача документов в архив:
В конце года делопроизводитель отправляет приказы в архив. Для
этого:
 в справочнике Номенклатура дел открывает карточку дела
приказов;
 на закладке «Архивные реквизиты» нажимает на кнопку В архив;
 указывает *Дату передачи в архив, *Архив и Местонахождение в
архиве.
9. Мониторинг исполнения документа:
44
Для
получения
информации
по
выполнению
резолюций
руководителя делопроизводитель может воспользоваться любым из
перечисленных способов:
 с помощью различных отчетов («Просроченные Задания»,
«Сводная
таблица
по
выполнению
заданий»,
«Перечень
невыполненных поручений» и др.);
 с помощью поисков задач/заданий по параметрам с указанием
«Инициатора», «Исполнителя» и других параметров;
 с помощью специального поиска «Исходящие незавершенные
задачи»;
 в справочнике Внутренние РКК с использованием фильтров и
поисков;
 с помощью отчетов «Просроченные поручения» и «Контроль
исполнения резолюций» модуля «Канцелярия»;
 через автоматический запрос отчета по заданному расписанию:
для этого в поручении должны быть заданы параметры в области
«Отчет о выполнении» и администратор должен настроить
автоматический запуск сценария Агент рассылки запросов о
состоянии исполнения;
Для получения информации по исполнению документов, по
которым
Контролер
должен
осуществлять
контроль,
можно
воспользоваться одним из способов:
a. открыть уведомление о назначении Контролера, выбрать на панели
инструментов
пункт
Вид/Развернуть
текущую
задачу
с
подзадачами и просмотреть полный текст переписки;
b. открыть уведомление о назначении Контролера, открыть из окна
переписки карточку главной задачи, в ней выбрать пункт
Действия/Семейство задач и просмотреть переписку по всем
Заданиям.
45
: Инициатор
Создать эл.документ и
отправить по маршруту
: Руководитель подразделения
: Согласующие
Получить эл.документ на
согласование
Получить эл.документ на
согласование
Да
Есть
замечания?
Нет
Подписать
визирующей ЭП
Доработать
документ
Да
Да
: Секретарь
: Ответственный за регистрацию
Есть
замечания?
Нет
Подписать
визирующей ЭП
Распечатать
документы
Заверить
подписью
Проверить
документ
Да
Доработано?
Нет
: Подписывающий
Выполнить задание
"Подписан"
Есть
замечания?
Нет
Выполнить задание с результатом
"Прекратить работы"
Зарегистрировать
документ в системе
Создать
поручение?
Да
Инициировать
процесс
Сдать дела в
архив
Рисунок 3.3. Модель «Как будет» БП «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)»
3.5.
Требования к системе электронного документооборота предприятия
3.5.1. Требования к системе электронного документооборота
Выбор системы для внедрения и определение состава модулей, из
которых она состоит, обусловлен способностью системы электронного
документооборота достичь цели внедрения, которые ставит перед собой
организация. При выборе системы электронного документооборота учитывается
степень автоматизации бизнес-процессов.
Достижение целей внедрения осуществляется через решение следующих
бизнес-задач:
 в части делопроизводства. Ведение номенклатуры дел, работа с
внутренней
документацией,
контроль
исполнения
поручений/резолюций,
контроль возврата документов, формирование отчетности;
 в части управление взаимодействием с клиентами. Формирование
бизнес-стратегии в области работы с клиентами, создание и ведение единой
базы
организаций
и
контактных
лиц,
управление
маркетинговыми
мероприятиями, накопление и анализ данных о проведенных контактах и
маркетинговых мероприятий для построения различных отчетов;
 в части проектного документооборота. Соблюдение и контроль
процедур управления проектами, работа с планом проекта, управление рисками
проекта, контроль качества и эффективности управления проектом, создание
архива документов по проекту, обеспечение взаимодействия и коммуникаций
участников проекта;
 в части управление качеством. Управление внутренними аудитами,
управление
несоответствиями,
управление
корректирующими
и
предупреждающими действиями, управление замечаниями и рекламациями,
анализ со стороны руководства.
47
3.5.2. Требования к инфраструктуре организации при внедрении
системы электронного документооборота
Информационная инфраструктура организации при внедрении Системы
электронного
документооборота
должна
отвечать
требованиям
к
информационному пространству, клиентскому рабочему месту и к серверу.
Рабочие места СЭД находятся в едином информационном пространстве
организации и отвечают минимальным требованиям, предъявляем к локальным
рабочим местам при установке программного обеспечения СЭД;
Рекомендуемые требования к клиентскому рабочему месту [10]:

процессор: 1,6 -2,4 ГГц;

ОЗУ: 1 Гб и более;

Не менее 250 Мб (рекомендуется 1 Гб) свободного места на
жестком диске;

струйный или лазерный принтер (возможно сетевой);

системное программное обеспечение:
 Microsoft Windows 7 Professional/Enterprise/Ultimate 32-разрядная
или 64-разрядная;
 Microsoft Windows 8 Pro/Enterprise 32-разрядная или 64-разрядная;
 Microsoft Windows Server 2003/2008/2008 R2 Standard/Enterprise
Edition 32-разрядная или 64-разрядная;
 Microsoft Windows Server 2012 Standard/Datacenter Edition 32разрядная или 64-разрядная;

Офис: Microsoft Office 2007/2010 (кроме Starter Edition) 32-
разрядная или 64-разрядная версия;

Прочее:
 Приложения для работы с документами, хранящимися в СЭД;
 Microsoft Outlook 2003 SP3/2007/2010 32-разрядная версия или 64разрядная (для интеграции задач с календарями Outlook);
 Microsoft Internet Explorer 7.0 и выше;
 Microsoft .NET Framework 2.0.
48
Дополнительно необходимо учесть ресурсы, требуемые ОС.
Минимально поддерживаемым разрешением экрана является 800х600,
рекомендуемым разрешением является 1024х768 и выше.
Требования к серверу зависят от количества одновременно работающих
пользователей и объема обрабатываемых данных. Требования к аппаратной и
программной части сервера разрабатываются, исходя из усредненных условий
работы, и определяются при проектировании системы.
49
Заключение
Выпускная квалификационная работа имеет практическое применение,
которое
заключается
во
внедрении
СЭД
Directum
на
конкретном
производственном предприятии, занимающем лидирующие позиции в области
производства кабельно-проводниковой продукции в России.
В ходе работы был проведен анализ внутреннего документооборота
производственного предприятия, проведены рабочие встречи и интервью с
руководителями и специалистами служб Канцелярии и Управления делами
предприятия.
Была построена модель AS IS, отражающая процессы внутреннего
документооборота компании, а именно процесс прохождения организационнораспорядительной документации по маршруту. На основе модели AS IS были
выявлены слабые стороны и особенности внутреннего документооборота
предприятия:
 отсутствие единой базы по подразделениям предприятия;
 процессы в подразделениях выполняются фрагментарно;
 такие
процессы
как
регистрация
и
контроль
исполнения
осуществляются не всегда и не во всех подразделениях;
Были сформированы предложения по оптимизации процесса в рамках
системы электронного документооборота Directum – функциональные и
организационно-технические.
Как результат, была построена диаграмма TO BE с учетом всех
особенностей предприятия и возможностей системы. Результатом проделанной
работы является UML диаграмма активности, на основе которой будет
спроектирован Типовой маршрут в СЭД Directum для внедрения продукта на
предприятии. Данный продукт позволит сократить издержки предприятия, а
также повысит эффективность работы сотрудников.
50
Библиографический список
1. Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации.
Требования
к
оформлению документов [Текст] ГОСТ Р 6.30-2003. – М.: Госстандарт
России, 2003. 17 с: ил.
2. IDC MarketScape: Worldwide Social Media Management and Marketing
Applications 2015 Vendor Assessment. [Электронный ресурс] [Режим
доступа: http://www.idc.com/ ] [Проверено: 23.04.2015].
3. DIRECTUM — система электронного документооборота, автоматизации
делопроизводства и управления документами. [Электронный ресурс]
[Режим доступа: http://www.directum.ru] [Проверено: 20.02.2015].
4. СЭД
Docsvision
–
документооборота.
корпоративная
Автоматизация
система
электронного
бизнес-процессов.
Программа
управления документооборотом и делопроизводством. [Электронный
ресурс]
[Режим
доступа:
http://www.docsvision.com]
[Проверено:
20.02.2015].
5. СЭД "Е1 Евфрат"
- система электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства. [Электронный ресурс] [Режим доступа:
http://www.evfrat.ru] [Проверено: 20.02.2015].
6. Общее
описание
1С:
Документооборот
8|1C:
Предприятие
8.
[Электронный ресурс] [Режим доступа: http://v8.1c.ru/doc8] [Проверено:
20.02.2015].
7. Система электронного документооборота и управления взаимодействием
DIRECTUM Версия 5.0. Руководство пользователя. Изд: Компания
Directum 2014. , стр. 11.
8. Система электронного документооборота и управления взаимодействием
DIRECTUM Версия 5.0. Руководство по модулю «Канцелярия». Изд:
Компания Directum 2014. , стр. 7.
9. Трофимов, С.А. CASE-Технологии: практическая работа в Rational Rose.
Изд. 2-е, М.: Бином-Пресс, 2002 г. – 288 с.: ил. Стр. 95.
51
10. DIRECTUM – Электронный документооборот и управление. Содержит
типовые требования к аппаратному и программному обеспечению. //
DIRECTUM.
[Электронный
ресурс]
[Режим
http://www.directum.ru/4146748.aspx ] [Проверено 25.04.2015].
52
доступа:
Приложение А. Модель «Как есть» бизнес-процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)»
: Сотрудник службы
: Зав.Канцелярии
: Согласующ ие
: Начальник службы
NewSwimlane5 : Инспектор Канцелярии
: Инспектор Канцелярии (приказы)
: Вед.референт УД
: Ген.директор
Создать проек т
Приказа/Распоряж ения
Получить бумаж ный вариант
Приказа/Распоряж ения
Передать для согласования
рук оводителю
Доработать проек т
Приказа/Распоряж ения
Есть
замечания?
Да
Внести зам ечания,
передать на доработк у
Получить проек т
на доработку
Получить проек т
Приказа/Распоряж ения
Занять номер для
регистрации
Позвонить
инспек тору
Канцелярии
По Outlook
Нет
Подписать
Приказ/Распоряж ение
Получить подписанный рук оводителем
проек т Прик аза/Распоряж ения
Передать подписанный
Приказ/Распоряж ение сотруднику
Распечатать, проверить
на ошибки
Есть ошибк и?
Отправить проек т на согласование
зав.Канцелярии на п роверк у ошибок
Да
Доработать проек т
Приказа/Распоряж ения
Внести зам ечания в
проек т
Получить проек т
на доработку
Отправить проек т
на доработку
Получить согласованный
зав.Канцелярией проект
Нет
Отм етить результат:
согласовано
Отправить проек т на согласование
по списк у согласующих
Получить проек т
Приказа/Распоряж ения
Есть
замечания?
По Outlook
Да
Внести
замечания
Получить проек т с
замечаниям и
Отправить проек т
на доработку
Ож идать результатов от
всех согласующих
Получить проек т
Приказа/Распоряж ения
Зам ечания
существенные?
Нет
Доработать проек т
Приказа/Распоряж ения
Распечатать, проверить
на ошибки
Нет
Да
Доработать проек т
Приказа/Распоряж ения
Отправить проек т на согласование
зав.Канцелярии на п роверк у ошибок
Доработать проек т
Приказа/Распоряж ения
Получить согласованный
зав.Канцелярией проект
Получить согласованный проек т
Приказа/Распоряж ения
Есть ошибк и?
Да
Внести зам ечания в
проек т
Нет
Отправить проек т
на доработку
Отм етить результат:
согласовано
Отм етить результат:
согласовано
Получить бумаж ный вариант
Приказа/Распоряж ения
Подписать
Приказ/Распоряж ение
Распечатать проек т
ПРик аза/Распоряж ения
Передать подписанный
Приказ/Распоряж ение сотруднику
Передать руководителю
на подпись
Получить
Приказ/Распоряж ение
Получить
Приказ/Распоряж ение
Передать Прик аз/Распоряж ение и
список элек тр.согласования на п одпись
Получить подписанный ГД
Приказ/Распоряж ение
Получить подписанный рук оводителем
Приказ/Распоряж ение
Получить подписанный ГД
Приказ/Распоряж ение
Распечатать электронное
согласование из Outlook
Передать Прик аз/Распоряж ение
на регистрацию
Передать Прик аз/Распоряж ение в
Канцелярию
Зарегистрировать
Приказ/Распоряж ение в Exel
Отск анировать Прик аз/Распоряж ение
для рассылк и
Передать проек т Прик аза/Распоряж ения для
подписания ГД
Разослать Прик аз/Распоряж ение на
ознак омление всем руководителям
Разм нож ить, полож ить
в ячейк и для служ б
Есть подписи
согласующих?
Нет
Отм етк а в Exel о
наличии подписи
Да
Да
Забрать из ячейк и
Приказ/Распоряж ение
Поместить
Приказ/Распоряж ение в дело
Подписать бум аж ный вариант
Приказа/Распоряж ение
Передать в
Канцелярию
Подписать
Приказ/Распоряж ение
Передать Прик аз/Распоряж ение и список
элек тр.соглсования для подписания ГД
Все ли есть подписи
согласующих?
Нет
Поместить Приказ/Распоряж ение в
ячейк у для согласующего
Получить Прик аз/Распоря ж ение
от согласующего
Рисунок А.1. Модель «Как есть» бизнес-процесса «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)»
Передать подписанный
Приказ/Распоряж ение вед.референту
Приложение Б. Модель «Как будет» бизнес-процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)»
: Сотрудник подразделения
: Сотрудник подразделения
: Руководитель
подразделения
: Руководитель
подразделения
: Согласующие
ОРД
: Согласующие
ОРД
: Секретарь
(референт)
: Секретарь
(референт)
: Подписывающий
: Подписывающий
: Ответственный за :регистрацию
Ответственный за регистрацию
: Контролер
: Контролер
Получить Задание
наЗадание на
Получить
подписание
ОРД
подписание
ОРД
Нет
Создать эл. ОРД Создать эл. ОРД
карочку эл. документа,
Заполнить карочкуЗаполнить
эл. документа,
назначить права, сохранить
назначить права, сохранить
Задачу по маршруту
Создать Задачу поСоздать
маршруту
"К_Согласование
"К_Согласование ОРД",
запустить ОРД", запустить
руководитель
руководитель
подразд-я,согласующ
ие,
подразд-я,согласующ
ие,
секретарь, утверждающий,
секретарь, утверждающий,
контролер, делопроизводитель
контролер, делопроизводитель
Внести
изменения (при необходимости
Внести изменения (при
необходимости
создать новую версию)
создать новую версию)
Нет
Да
Да
Нет
Прекратить
работы?
Прекратить
работы?
ршить ЗаданиеЗавершить
с рез-том Задание с рез-том
"Прекратить работы""Прекратить работы"
Создать
Создать
поручение(я)?
поручение(я)?
Нет
Нет
Да
Получитьна
Задание на
Получить Задание
согласование
ОРД
согласование
ОРД
Создать Создать
поручение(я)?
поручение(я)?
Да
Да
Нет
Внести замечания
в Нет
Внести замечания
в
текст Задания
текст Задания
Задание с результатом
Завершить ЗаданиеЗавершить
с результатом
"Отправить
на повторное согласование"
"Отправить на повторное
согласование"
Стадия ЖЦ документа
- документа Стадия ЖЦ
Проверить Проверить На подписании
На подписании
наличие ЭЦП
наличие ЭЦП
В параметрах
маршрута
В параметрах
маршрута
указан
секретарь?
указан
секретарь?
Стадия ЖЦ -документа
- На
Стадия ЖЦ документа
На
согласовании
согласовании
Проверить
заполненные
параметры
на основании справочника,
ерить заполненные
параметры
на основании
справочника,
заполнить
недостающ
параметры при необходимости
аполнить недостающ
ие параметры
прииенеобходимости
Нет
Внести замечания
в
Внести замечания
в
текст Задания
текст Задания
Подписать Подписать
бумажный ОРД
бумажный ОРД
Получить
Задание
на согласованиеОРД
ОРД
Получить
Задание
на согласование
Подписать
Подписать
визирующвизирующ
ей ЭЦП ей ЭЦП
Завершить
с
Завершить
Задание Задание
с
результатом
"Согласовано"
результатом
"Согласовано"
Завершитьс Задание с
Завершить Задание
"На доработку"
результатомрезультатом
"На доработку"
Уведомление
о прекращ
ении
Уведомление
о прекращ
ении
работ по документу
работ по документу
Получить
Задание на
Получить Задание
на
доработку ОРД доработку ОРД
Стадия
ЖЦ документа ЖЦ документа
"Прекращ
ены работы по
щ ены работы
по
Стадия ЖЦ
Стадия ЖЦ
документу"
ту"
документа документа Доработка
Доработка
РаспечататьРаспечатать
Да
ОРД
ОРД
Завершить
Задание с Задание с
Завершить
результатом
"На доработку"
результатом
"На доработку"
Да Да
Подписать эл.ОРД
Подписать эл.ОРД
Утверждающей
ЭЦП
Утверждающей
ЭЦП
Создать
Создать
поручение(я)?
поручение(я)?
Да Да
Внести
замечания
Внести
замечания
в в
Задания
тексттекст
Задания
Завершить Завершить
Задание с Задание с
рез-том "Подписано"
рез-том "Подписано"
Нет
Нет
Стадия
ЖЦ документа
Стадия
ЖЦ документа
На подписании
На подписании
Подписать
Подписать
визирующ
ейЭЦП
ЭЦП
визирующ
ей
Завершить
Заданиесс
Завершить
Задание
результатом
"Согласовано"
результатом
"Согласовано"
Получить
Задание
на на
Получить
Задание
передачу
ОРД
на подпись
передачу
ОРД
на подпись
Стадия ЖЦ
Передать подписанный
Передать подписанныйдокумента бумажный ОРД
бумажный ОРД Подписан
Стадия ЖЦ
документа Подписан
ПолучитьПолучить
документыдокументы
на подпись
на подпись
Рассмотреть
ОРД
Рассмотреть
ОРД
Завершить
Задание
Завершить
Задание
с с
результатом
"На доработку"
результатом
"На доработку"
Распечатать
Распечатать
вложенные
документы
вложенные
документы
Распечатать
лист
согласования,
Распечатать
лист
согласования,
заверить
своей
подписью
заверить
своей
подписью
Передать
документы
на на
Передать
документы
подписание
подписание
Проверить
наличие ЭЦП
Проверить
наличие ЭЦП
на листе на
согласования
листе согласования
Подписать
документ или
Подписать
документ или
вынести замечания
вынести замечания
ПередатьПередать
документ для
документ для
дальнейших
работ
дальнейших
работ
Получить Задание
на
Получить
Задание на
регистрацию ОРДрегистрацию ОРД
Получить подписанный
Получить подписанный
Стадия ЖЦ документа
Стадия
ЖЦ документа бумажный ОРД бумажный
ОРД
Зарегистрирован
Зарегистрирован
ЗарегистрироватьЗарегистрировать
эл.
эл.
документ по кнопке
РКК
документ
по кнопке РКК
Получить
бумажный
Получить
бумажный
ОРД
ОРД
Документ
Документ
подписан?
подписан?
Да Да
Подписать
Подписать
утверждающ
ей ЭЦП
утверждающ
ей ЭЦП
Нет
Создать
поручение
Стадия Стадия
ЖЦ
ЖЦ
документа
документа
Подписан
Подписан
При
При
необходимости
необходимости
Передать
Передать
подписанный
ОРД ОРД
подписанный
Ознакомить подразделения
с подразделения с
Ознакомить
ОРД?
ОРД?
Да
Да
Нет
Завершить
Задание
с с
Завершить
Задание
результатом
"На"На
доработку"
результатом
доработку"
Уведомление
о подписании
и
Уведомление
о подписании
и
регистрации
ОРД
регистрации
ОРД
Отсканировать Отсканировать
подписанный бум.док-т
подписанный бум.док-т
Импортировать скан
в новую версию
Импортировать
скан в новую версию
исходного эл. документа
исходного эл. документа
Внести
замечания
в в
Внести
замечания
текст
Задания
текст
Задания
Стадия ЖЦ документа
Стадия ЖЦ документа
- Подписан и
- Подписан и
зарегистрированзарегистрирован
Создать
поручение
Проставить № и Проставить
дату на
№ и дату на
бумажном документе
бумажном документе
НетНет
Завершить
Задание
с
Завершить
Задание
с
результатом
"Подписано"
результатом
"Подписано"
Нет
Документ требует Документ требует
исполнения?
исполнения?
Да
Да
Стадия ЖЦ Стадия ЖЦ
документа - документа
На
- На
ознакомлении
ознакомлении
Уведомление
Уведомление о подписании
и о подписании и
регистрации ОРД регистрации ОРД
Заполнить
закладку
"Список закладку "Список
Заполнить
Нет
рассылки" в карточке
РКК в карточке РКК
рассылки"
Создать из карточки
Создать из карточки
РКК задачу
РКК задачу
Выбрать маршрут
"Ознакомление
с "Ознакомление с
Выбрать
маршрут
документом", запустить
документом", запустить
Завершить Задание
на регистрацию
с на регистрацию с
Завершить
Задание
результатом "Выполнить"
результатом "Выполнить"
Рисунок Б.1. Приложение Б. Модель «Как будет» «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)»
Передать бумажный документ
руководителю для ознакомления
(блок:
Создать
поручение
Получить входящий
бумажный документ
Ознакомиться с документом, подписать, при
необходимости вынести резолюцию
на рисунке Б.1.)
Получить входящий бумажный
документ от руководителя
New Sw imlane7 : Ответственный за регистрацию
Передать документ
делопроизводителю
: Исполнитель
: Контролер
Отсканировать входящий бумажный
документ с резолюцией
Из РКК по кнопке "Поручения"
Создать в системе эл.документ с
видом "Образ входящего документа"
создать поручение
Да
Связать Образ входящего документа с
Заполнить карточку поручения,
назначить
исходным
входящим документом
Получить Задание-Уведомление о
назначении контролером по поручению
исполнителей и контролера при необходимости
Вынесена
резолюция?
Из карточки Поручения по кнопке Задача выбрать
Да
маршрут "Исполнение поручений по РКК"
Стартовать задачу,
нажав кнопку "Старт"
Создать
поручение
Получить Задание "Исполнение
поручения № по РКК №"
ДаНет
Есть контролер
по поручению?
Поместить входящий
Нет
документ в папку хранения
Открыть задание,
ознакомиться
Указать местонахождение
оригинала документа в РКК
Установить
новый срок
Завершить Задание с
результатом "Отказать"
Завершить Задание с
результатом "Изменить срок"
Да
Завершить Задание с результатом
"Запросить продление срока"
Нет
Нет
Проконсультироват
ься с
руководителем о
возможности
продления срока
(вне системы)
Нужно запросить
продление срока?
Есть контролер
по поручению?
Да
Нет
Продлить?
Выполнить
поручение
Завершить Задание с
результатом "Исполнено"
Завершить Задание с
результатом "Отказать"
Установить
новый срок
Завершить Задание с
результатом "Изменить срок"
Да
Продлить?
Нет
Создать подчиненное
поручение?
Да
Нет
Получить Задание "Согласовать продление
срока поручения № по РКК №"
Завершить Задание с
результатом "На исполнение"
Происходит создание
подчиненного поручения
Да
Есть контролер
по поручению?
Получить Задание-Контроль
по поручению
Завершить Задание с
результатом "Выполнить"
Получить Задание "Согласовать продление
срока поручения № по РКК №"
(from State/Activity Model2)
Нет
Устранить
замечания
Получить Задание
на доработку
Есть
замечания?
Да
Завершить Задание с
результатом "На доработку"
Нет
Завершить Задание с
результатом "Принять"
Рисунок Б.2. Создание поручения по ОРД