Сколько приказов составлять, если в отпуск идет совместитель

Сколько приказов составлять, если в отпуск идет совместитель
Отпускные внутреннего совместителя рассчитывают отдельно по каждой должности
Оформить отпуск внутреннего совместителя можно и одним приказом
Ни в Трудовом кодексе, ни в иных нормативных актах четко не сказано, как правильно
оформить уход в отпуск внутреннего совместителя: сколько заявлений ему написать и
сколько приказов компании оформлять. Причем такие вопросы возникают не только по
обычному отпуску, но и по учебному. Вносим ясность, как лучше поступить.
Очередной отпуск
Внутреннему совместителю отпуск положен одновременно с отпуском по основной
работе (ст. 286 Трудового кодекса). Но вот оплачивать каждый из них нужно отдельно.
Трудовой стаж и средний заработок рассчитывают отдельно по каждому месту работу (см.
«УНП» № 16, 2009, «Отпуск внутреннего совместителя оплачивают по особым
правилам»).
Поэтому в Роструде посоветовали взять с внутреннего совместителя заявление на отпуск
по каждому месту работы. А затем оформить два приказа о предоставлении отпуска по
форме № Т-6 и две записки-расчета по форме № Т-60. Если же компания не хочет
предоставить совместителю недостающие дни отпуска авансом, например, когда по
основному месту сотруднику положено 28 календарных дней, а по совместительству –
меньше, то заявлений будет три. Два на оплачиваемый отпуск и одно на отпуск за свой
счет.
В принципе можно обойтись одним заявлением и приказом, дополнив их необходимой
информацией (хотя отдельные заявления привычнее и проще). Есть ли риск, что
инспектор посчитает документы неверно оформленными и на этом основании откажет в
признании отпускных в налоговом учете? В Минфине России, как мы выяснили,
полагают, что, если документы будут содержать все необходимые данные, такие
претензии маловероятны.
Учебный отпуск
В отличие от ежегодных отпусков учебный отпуск внутреннему совместителю
оплачивают только по основному месту работы (ст. 287 Трудового кодекса). Хотя, по
сути, учебный отпуск будет предоставлен по обоим местам работы.
В такой ситуации заявление на отпуск без сохранения зарплаты по внутреннему
совместительству подавать не обязательно. Достаточно заявления на учебный отпуск по
основному месту работы. Приказ на отпуск также можно оформить один, но в нем нужно
будет сделать оговорку, что по совмещаемой должности гарантии и компенсации
сотруднику не предоставляются. В правильности такого документооборота нас заверили в
Роструде.
Отпуск для нового сотрудника: разъясняем спорные моменты
Как уведомить о начале отпуска
Ежегодные оплачиваемые отпуска (основные и дополнительные) согласно статье 123
Трудового кодекса предоставляются в соответствии с графиком отпусков, который
должен быть в каждой организации в обязательном порядке [1] . Этот документ всегда
должен находиться у кадровика под рукой. Поскольку кадровый специалист обязан не
только своевременно оформить отпуск по графику[2], но и уведомить работника под
роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК
РФ). Каким образом можно уведомить работника о начале отпуска?
Вариант 1. Можно подготовить два экземпляра уведомления и направить сотруднику.
Поскольку форма уведомления законодательством не установлена, каждый работодатель
вправе разработать свою. На втором экземпляре уведомления работник должен поставить
отметку о получении извещения, свою подпись, дату и вернуть его в отдел кадров[3].
Вариант 2. Приказы о предоставлении отпусков можно издавать таким образом, чтобы
работники были ознакомлены с ними не позднее чем за две недели до начала отпуска.
Например, отпуск предоставляется с 18 августа 2009 года, с приказом об отпуске работник
должен быть ознакомлен не позднее 3 августа 2009 года.
Важно помнить, что за задержку выплаты отпускных и (или) уведомление сотрудника о
начале отпуска с опозданием (позднее чем за две недели до его начала) работодатель
может быть оштрафован (ст. 5.27 КоАП РФ)[4]. Если работник будет предупрежден о
начале отпуска позднее чем за две недели либо ему вовремя не выплатят отпускные, то
работодатель (по письменному заявлению работника) обязан будет перенести работнику
отпуск на другой (согласованный с ним) срок.
Дополняем график отпусков
Таким образом, с сотрудниками, которые работают в компании давно, все ясно. Им отпуск
предоставляется по графику. А как быть с теми, у которых право на отпуск наступает в
текущем календарном году, но в графике их нет, поскольку приняты они после 17 декабря
2008 года[5]?
Как правило, отпуска за первый год работы таким сотрудникам предоставляются на
основании их личных заявлений. Однако (хотя об этом в Трудовом кодексе напрямую и не
говорится) целесообразнее было бы включать их в график отпусков. Во-первых, потому,
что все же дату отпуска должен определять работодатель с учетом производственных и
финансовых возможностей компании, а не работник[6]. Во-вторых, такой порядок
предоставления отпусков удобен для их учета. В-третьих, включение отпусков в график
исключает возможность конфликтных ситуаций по поводу сроков их предоставления.
Пример
В связи с открытием нового производства по изготовлению напольных покрытий в ЗАО
«Спектр» в январе 2009 года было принято на работу 50 сотрудников. Поскольку право на
использование отпуска, согласно статье 122 Трудового кодекса, у них возникает в
текущем году (по истечении шести месяцев работы в данной организации), инспектор по
кадрам подготовила приказ о включении их в график отпусков на 2009 год (образец см. на
стр. 23), распределив отпуска по месяцам (начиная с июля 2009 года) таким образом,
чтобы не был нарушен производственный процесс. При определении очередности
учитывались пожелания вновь принятых сотрудников и мнение выборного органа
первичной профсоюзной организации.
Сотрудников, принимаемых на работу с июля по декабрь, включать в график отпусков
текущего года не нужно. Так как право на отпуск у них возникнет только в следующем
календарном году, что будет учтено в графике на следующий год. В случае, если
сотрудник отработал у данного работодателя менее шести месяцев, ежегодный
оплачиваемый отпуск ему может быть предоставлен по соглашению сторон (ст. 122 ТК
РФ).
Определяем продолжительность отпуска
Как мы уже сказали выше, отпуск за первый год работы может быть предоставлен по
истечении шести месяцев непрерывной работы. Но какой продолжительности? Многие
работодатели полагают, что на полный отпуск (28 календарных дней) вновь принятые
сотрудники не имеют права, так как еще не заработали. Однако следует отметить, что
Трудовой кодекс не предусматривает предоставление отпусков пропорционально
отработанному времени. Поэтому отпуск предоставляется либо полностью, либо частями,
при условии, что стороны (работник и работодатель) достигнут соглашения не только по
поводу его разделения, но и по продолжительности каждой из его частей. Одна из частей
должна быть при этом не менее 14 календарных дней (ч. первая ст. 125 ТК РФ).
Пример
Сотрудник обратился с письменным заявлением о предоставлении ему части отпуска на 5
календарных дней (с понедельника по пятницу). Работодатель готов предоставить ему
часть отпуска, но продолжительностью 7 календарных дней (с учетом выходных).
Разделения отпуска в таком случае не происходит, так как соглашение не достигнуто.
Работодатель правомерно поставил на заявлении резолюцию «Отказать».
Инициатива на разделение отпуска может исходить не только от работника, но и от
работодателя.
Пример
Иванов М. принят в ЗАО «Сфера» с 2 марта 2009 года. Право на использование
ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 28 календарных дней у него
возникает с 2 сентября 2009 года. Руководитель компании предложил сотруднику
разделить отпуск на части (образец см. на стр. 25). Сотрудник согласился.
Определяем расчетный период
При предоставлении отпуска сотруднику, не отработавшему в компании одного года,
возникает вопрос: как определить ему период для расчета отпускных. Ведь по закону (ст.
114 ТК РФ) отпускные выплачиваются исходя из среднего заработка. А расчет среднего
заработка, согласно статье 139 Трудового кодекса, производится исходя из фактически
начисленной работнику заработной платы и фактически отработанного им времени за 12
календарных месяцев, предшествующих периоду сохранения заработной платы.
Обращаем ваше внимание, что согласно пункту 10 Положения об особенностях порядка
исчисления среднего заработка[7] расчетным в таком случае будет являться период
работы этого сотрудника в организации.
Пример
В ЗАО «Альфа» Ковальчук С. был принят на должность программиста с 11 января 2009
года с окладом 20 000 руб. Право на использование отпуска продолжительностью 28
календарных дней у него возникло с 11 июля 2009 года. 3 августа 2009 года сотрудник
обратился с заявлением предоставить ему часть отпуска продолжительностью 14
календарных дней. Работодатель согласился. В тот же день был издан приказ о
предоставлении отпуска по унифицированной форме № Т-6, на основании которого
бухгалтер рассчитала отпускные.
Расчетным в данном случае будет являться период с 11 января 2009 года по 31 июля 2009
года. Указанный период Ковальчук отработал полностью. Его доход составил 140 000 руб.
(20 000 руб. x 7 мес.) За январь оклад начислен полностью, так как с 1 по 10 января 2009
года – выходные и нерабочие праздничные дни.
Количество календарных дней, которое необходимо принять в расчет: 196,31 дн. (6 мес. x
29,4 дн. + (29,4 дн. : 31 дн. x 21 дн.), где 21 день – это количество календарных дней в
январе 2009 года, приходящееся на отработанное сотрудником время).
В результате, средний дневной заработок составил 713,15 руб. (140 000 руб. : 196,31 дн.).
Таким образом, отпускные составили 9984,10 руб. (713,15 руб. x 14 дн.).
В следующем номере мы поговорим об исчислении стажа для очередного отпуска.
Расскажем, как влияет на него отпуск за свой счет. В каких случаях и на сколько дней
происходит смещение рабочего года. Каким образом следует отразить это в кадровых
документах.
[1] О графике отпусков мы рассказывали в № 12, 2008 (читайте на www.kdelo.ru ).
[2] Приказ о предоставлении отпуска должен быть издан заранее, чтобы бухгалтерия
могла начислить по нему и выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала
отпуска (ст. 136 ТК РФ).
[3] Образец уведомления см. в № 7, 2009.
[4] Должностному лицу грозит штраф на сумму от 1000 до 5000 руб., юридическому лицу
– от 30 000 до 50 000 руб.
[5] Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждается не позднее чем за две недели
до наступления календарного года (т. е. не позднее 17 декабря).
[6] За исключением тех категорий работников, которым отпуск (в случаях,
предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами) предоставляется
в удобное для них время (например, несовершеннолетним, чернобыльцам).
[7] Утверждено постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.