Flip POST Flip POST. POST

Общая характеристика системы документооборота компании Flip POST
Базой для создания модели электронного документооборота будет являться
реально существующая международная компания Flip POST. Компания Flip
POST работает в сфере международных почтовых отправлений и может
доставить любой груз в любую точку планеты. Курьерская служба Flip POST
доставляет - «из рук в руки»:
Компания ООО "Flip Post" осуществляет следующие виды деятельности:
 Курьерская деятельность доставляет - «из рук в руки»:
 бумажную корреспонденцию, письма, документы – для партнеров и
клиентов;
 поздравления, посылки и подарки – для друзей и близких;
 а также – различные грузы любого веса и размера.
 Деятельность в области электросвязи
 Почтовая и курьерская деятельность
 Деятельность национальной почты
 Деятельность специальной связи
 Деятельность почтовой связи общего пользования
 Деятельность по осуществлению почтовых переводов денежных
средств
 Деятельность по приему, обработке, перевозке и доставке (вручению)
почтовых отправлений
 Организация перевозок грузов
 Транспортная обработка грузов и хранение
 Торговля автотранспортными средствами и мотоциклами, их
техническое обслуживание и ремонт
 Техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств
Внутри предприятия можно выделить 4 отдела: секретариат, бухгалтерия,
отдел продаж и отдел кадров.
Для
нормативного
урегулирования
и
защиты
электронного
документооборота в организации, специалистами ДОУ был разработан ряд
документов:
1.Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу
руководству поступающих документов, осуществление контроля
правильности оформления документов, представляемых на подпись
руководству;
2. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения,
оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение
сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое
информирование руководства по этим вопросам;
3. Разработка и проектирование бланков документов;
5. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
6.Организация контроля работы с документами в структурных
подразделениях;
7.Разработка
(совместно
с
соответствующими
структурными
подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм
и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской
дисциплины;
8.Осуществление контроля правильности оформления и формирования
структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в
архив;
Использование электронной подписи (ЭП) также регламентируется
инструкциями и правилами по использованию ЭП.
Ведущую роль в организации защиты системы электронного
документооборота на предприятии играют руководитель предприятия
(генеральный директор), а также его заместитель (менеджер по
административной работе), непосредственно возглавляющий эту работу.
Руководитель предприятия несет персональную ответственность за
организацию и проведение необходимых мероприятий, направленных на
обеспечение безопасности системы электронного документооборота.
Он обязан:
 знать фактическое состояние дел в области защиты системы
электронного документооборота;
 определять обязанности и задачи должностным лицам и структурным
подразделениям предприятия в этой области;
 проявлять высокую требовательность к персоналу предприятия в
вопросах о системе электронного документооборота;
 оценивать деятельность должностных лиц и эффективность
мероприятий по защите системы электронного документооборота.
ГОЛОВНАЯ
ОРГАНИЗАЦИЯ
В МОСКВЕ
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ
ДИРЕКТОР
ОФИСМЕНЕДЖЕР
ОТДЕЛ КАДРОВ
Сотрудники
(курьерская
служба)
Сотрудники
(Таможенн
ые услуги)
Сотрудники
(Страхован
ие)
БУХГАЛТЕРИЯ
Налоговые
органы
Банк
ОТДЕЛ ПРОДАЖ
Клиенты
Представительства
других стран
Рисунок 1 – Модель документооборота компании Flip
POST
Страховые
организации