- Центр научно-методического обеспечения

Создание электронных
мониторинговых таблиц
в программе Excel 2007
г. Лысьва, 2013
Брошюра предназначена для педагогов школ, дошкольных образовательных учреждений, желающих научиться создавать мониторинговые таблицы с использованием программы Microsoft Office Excel 2007
Брошюра ориентирована на пользователей, имеющий
некоторый опты работы с программой Excel.
Сборник подготовила методист МБОУ ДПО «Центр
научно-методического обеспечения г. Лысьва»
Липатникова О.И.
2
Содержание
Задание .................................................................................. 4
Вставка таблицы из программы Word............................... 5
Изменение параметров страницы ..................................... 7
Размещение таблицы на требуемом количестве страниц .. 7
Печать строк или столбцов на каждой странице ................. 8
Оформление порядковых номеров ...................................... 8
Оформление границ таблицы ............................................. 9
Проверка вводимых значений ............................................ 10
Вставка формул ................................................................. 11
Нахождение суммы баллов ................................................ 11
Нахождение среднего балла .............................................. 13
Определение места по количеству баллов (функция РАНГ)
............................................................................................. 14
Вставка формулы для нахождения уровня (функция ЕСЛИ)
............................................................................................. 15
Подсчет количества значений (функция СЧЕТЕСЛИ) ......... 19
Нахождение процентов ...................................................... 21
3
Задание
Для того чтобы более целенаправленно работать над созданием электронной таблицы, поставим перед собой цель:
Создать электронную таблицу для обработки результатов мониторинговых исследований по следующему образцу:
Для создания данной таблицы нужно знать и уметь следующее:
-Создавать и оформлять границы таблицы,
- Уметь вставлять формулы
- Уметь вставлять функции ЕСЛИ, СЧЕТЕСЛИ (в том числе
вложенные)
- Уметь задавать параметры ввода данных
В содержание
4
Вставка таблицы из программы Word
Таблицу можно создавать непосредственно в программе
Excel или копировать из текстового документа.
Часто при вставке готовых таблиц из программы Word
можно наблюдать следующую картину: содержимое одной
ячейки таблицы, созданной в программе Word, размещается в
нескольких ячейках программы Excel.
Например:
Было в Word
Фамилия, имя,
отчество
Бондаренко Людмила Вениаминовна
Липатникова Ольга
Ивановна
Котлярова
Ангелина Константиновна
Скопировали в Excel:
сентябрь
Чтобы избежать долгой правки содержимого ячеек в
программе Excel, перед копированием таблицу в документе
Word нужно подготовить: удалить символы абзаца из ячеек.
Для этого открываем текстовый документ, созданный в программе Word. На панели инструментов нажимаем 1 раз левой
клавишей мыши на значок
- непечатные символы. После
чего на рабочей области документа появляются знаки, которые не выводятся на печать – знаки абзацев, пробелы и т.п.
5
Для того чтобы таблица из программы Word правильно
вставилась в документ программы Excel, необходимо:
- удалить знаки абзацев - в ячейках таблицы,
- скопировать таблицу в документе Word
- и вставить её в книгу Excel
Если все символы удалены, результат будет следующим:
Было в Word
Скопировали в Excel:
В содержание
6
Изменение параметров страницы
Размещение таблицы на требуемом количестве страниц
Не всегда таблица, созданная в книге Excel, помещается
(распечатывается)
на требуемом количестве страниц.
Чтобы задать
количество
страниц, на которых
располагается таблица, переходим на панель инструментов
Разметка страницы/Параметры страницы.
После нажатия на «квадрат» появляется окно Параметры страницы.
Возможно, чтобы таблица поместилась на нужном количестве страниц, достаточно изменить величину полей на
вкладке Поля или изменить ориентацию с книжной на альбомную на вкладке Страница.
(Проверить изменение можно нажав на
кнопку Просмотр).
Если
изменение
величины полей и изменение ориентации страницы не решает проблемы, можно задать параметры на вкладке Страница в открытом окне
Параметры страницы
Масштаб/Разместить не
более чем на: устанавливаем количество страниц в ширину и высоту, проверяем через
Просмотр. В содержание
7
Печать строк или столбцов на каждой странице
Удобно, когда при
распечатке таблицы,
располагающейся на
нескольких листах,
верхняя
строка
(шапка
таблицы)
выводится на каждой странице автоматически.
Задать печать строк
можно через окно Параметры
страницы/вкладку Лист/пункт Печатать на каждой странице/сквозные строки.
Для выбора диапазона печати нажимаем на кнопку
правее слов сквозные строки. Выделяем строки, разворачиваем окно по кнопке
. Нажимаем на ОК.
Аналогично можно задать печать столбцов.
В содержание
Оформление порядковых номеров
При оформлении таблицы обычно первая колонка содержит номера по порядку.
В программе Excel нет возможности создания списка (как
в программе Word). Задать порядковые номера можно с помощью маркера заполнения.
8
Как это делается:
Выделите первую из заполняемых ячеек (где будет значение 1). С клавиатуры наберите 1. В соседней ячейке (например, нижней) занесите 2.
Выделите ячейки со значениями 1 и 2. Подведите указатель мыши к нижнему правому углу выделенного диапазона
(на черный квадрат), нажмите левую клавишу и переведете
указатель мыши по всему диапазону ячеек, где будут располагаться порядковые номера. После чего левую клавишу мыши отпустите.
В содержание
Оформление границ таблицы
Один из способов оформления границ
таблицы: выделите диапазон ячеек, входящих в таблицу. На панели инструментов
Главная откройте меню Границы, выберите
нужный вариант оформления. Например, Все
границы.
В содержание
9
Проверка вводимых значений
Иногда требуется, чтобы в таблицу заносилось ограниченное
количество данных (например, только числа 1, 3 и 5).
(В нашем случае это столбцы «1 вопрос», «2 вопрос», «3 вопрос»).
Для этого устанавливают проверку вводимых значений:
1. Выделяем диапазон ячеек, для которого устанавливаем
ограничение.
2. В меню выбираем пункт Данные и кнопку Проверка
данных…
3. В появившемся окне выбираем Тип данных: Список
В поле Источник: через точку с запятой без пробелов заносим значения (или выделяем диапазон ячеек на рабочем листе). После чего нажимаем на ОК.
В содержание
10
Вставка формул
В таблице Excel расчеты можно выполнять:
- непосредственно занося формулы с клавиатуры, выбирая
знаки действий, записывая названия ячеек и обозначения
функций;
- с использованием кнопки
(для часто используемых
действий суммы, среднего значения)
- через меню Формулы/Вставить функцию
В общем случае вставка форму начинается со знака =.
В содержание
Нахождение суммы баллов
Вставлять формулы для нахождения суммы баллов будем в
столбец «Сумма баллов»
1 способ.
Выделяем ячейку, в которую нужно вставить формулу для
нахождения суммы (H2). Щелкаем по ячейке с данными (C2 –
в нашем случае), с клавиатуры набираем +, щелкаем по другой ячейке с данными (D2), с клавиатуры + и т.д. После выделения ячейки G2 нажимаем на Enter. В ячейке отображается ответ.
Аналогично записываются формулы для нахождения разности, произведения, деления и т.п.
Для просмотра или редактирования формулы выделяем ячейку с формулой - после чего в строке формул отображается
формула. Для редактирования формулы щелкаем 2 раза левой
клавишей мыши по строке формул. При появлении текстового курсора удаляем символы или добавляем новые.
11
Пример записи для нахождения суммы баллов:
2 способ.
Выделяем ячейку, в которую нужно вставить формулу для
нахождения суммы.
На панели Главная нажимаем на кнопку
Сумма
. В открывшемся меню выбираем пункт  Сумма. Выделяем диапазон
ячеек, который нужно сложить. Нажимаем
на Enter.
Пример записи для нахождения суммы баллов:
В программе Excel имеется возможность копирования формул. Для этого нужно:
- занести один раз формулу
- выделить ячейку с формулой
- подвести указатель мыши к нижнему правому углу, пока
указатель не именит свой вид на черный «крестик» 
- нажать на левую клавишу мыши и переместить по диапазону ячеек для вставки копии формулы. После чего левую клавишу мыши отпускаем.
В содержание
12
Нахождение среднего балла
1 способ.
Самый простой способ найти среднее значение через кнопку
на панели инструментов Главная.
На панели Главная нажимаем на кнопку Сумма
. В открывшемся меню выбираем пункт Среднее. Выделяем диапазон ячеек для нахождения среднего значения. Нажимаем на
Enter.
Пример записи для нахождения среднего значения:
2 способ.
Вставить функцию для нахождения среднего значения
можно через
меню Формулы/Вставить
функцию.
В открывшемся окне
выбираем категорию
Статистические
/СРЗНАЧ.
Переходим на второй шаг по кнопке
ОК.
13
На втором шаге выделяем
диапазон ячеек для нахождения среднего значения.
Нажимаем на ОК.
В содержание
Определение места по количеству баллов (функция
РАНГ)
Вставляем формулу для определения места, занимаемого учеником по набранному количеству баллов в столбец
«Ранг (место по порядку»).
Иногда требуется определить, на каком месте находится
учащийся в соответствии с набранным количеством
баллов.
Для этого используется функция РАНГ. Она
вставляется через
меню
Формулы/Вставить
функцию.
В открывшемся
окне выбираем категорию
Статистические /РАНГ.
Переходим на второй шаг по кнопке
ОК.
14
На втором шаге щелкаем по ячейке с данными для первого
учащегося, переводим текстовый курсор в поле Ссылка, выделяем диапазон ячеек, в котором находятся значения баллов
для всех учащихся. Для закрепления диапазона ячеек при копировании нажимаем на клавиатуре на F4 (запись должна выглядеть как на рисунке). Затем на кнопку на ОК в окне Аргументы функции.
Если
Вы хотите, чтобы первое место находилось по
наибольшему количеству баллов, то в поле Порядок ничего
не заносим, если наоборот – ставим 1.
В содержание
Вставка формулы для нахождения уровня (функция
ЕСЛИ)
В столбец «Уровень освоения программы» вставим вложенную функцию ЕСЛИ
В программе Excel есть возможность выводить в ячейке в
зависимости от набранного количества баллов некоторые
15
значения (например, уровни освоения программы «высокий»,
«средний», «низкий»). Для этого вставляется вложенная
функция ЕСЛИ.
В ячейке E2 значение равно некоторому значению баллов.
В ячейку F2 вставляем формулу, которая позволит отображать слова «высокий», «средний», «низкий» при следующих условиях:
Высокий – если сумма баллов больше или равна 10
Средний – если сумма баллов больше 7, но меньше 10
Низкий – меньше или равна 7.
Выделяем ячейку, в которую будет вставляться формула
(например, F2).
Далее вставляем формулу ЕСЛИ через Формулы/Вставить функцию
В открывшемся окне выбираем категорию Логические,
выделяем ЕСЛИ.
16
На втором шаге открывается окно Аргументы функции
В поле Лог_выражение прописываем условие: если в
ячейке с баллами (щелкаем по ячейке E2) значение больше
или равно 10 (значение баллов может быть любым другим,
число набираем на клавиатуре), то… в поле Значение_если_истина в кавычках с клавиатуры набираем значение «высокий», в текстовое поле Значение_если_ложь с
17
клавиатуры заносим другое крайнее значение – например,
«низкий». В окне нажимаем на кнопку ОК.
Продолжим редактирование формулы в строке формул.
Ставим текстовый курсор в строке формул после точки с запятой и с клавиатуры записываем вложенную формулу ЕСЛИ ( (щелкаем по ячейке E2)>7 (значение баллов может
быть любым другим, число набираем на клавиатуре),
"средний";. Проверьте, чтобы количество открывающих и закрывающих скобок было одинаково.
Формула для вывода трех уровней должна выглядеть следующим образом:
=ЕСЛИ(E2>=10;"высокий";ЕСЛИ(E2>7;"средний";"низкий"))
Если нужно вывести 4 уровня, то формула имеет вид:
=ЕСЛИ(E2>=10;"высокий";ЕСЛИ(E2>7;"средний";ЕСЛИ(E2>
3;"ниже среднего";"низкий")))
Если нужно вывести 5 уровней, то формула будет следующая:
=ЕСЛИ(E2>=10;"высокий";ЕСЛИ(E2>8;"выше среднего";ЕСЛИ(E2>6;"средний";ЕСЛИ(E2>4;"ниже среднего";"низкий"))))
После редактирования формулы нажмите на Enter.
!
Обратите внимание, что количество баллов, название
ячеек, слова, появляющиеся в ячейке могут отличаться
от приведенного в примере.
18
Кроме того, баллы, от которых начинается тот или иной уровень, можно занести в отдельные ячейки и при написании
формулы записывать не числа, а названия ячеек, в которые
занесены числа.
Формулы, записанные таким образом, будут иметь вид:
ЕCЛИ(E2>=D10;"высокий";ЕСЛИ(E2>E10;"средний";"низкий"))
или
=ЕСЛИ(E2>=D10;"высокий";ЕСЛИ(E2>E10;"средний";ЕСЛИ(
E2>F10;"ниже среднего";"низкий")))
В содержание
Подсчет количества значений (функция СЧЕТЕСЛИ)
Подготовим таблицу со следующим содержимым:
В ячейки столбца «кол-во человек» вставим формулы для
нахождения количества значений – СЧЕТЕСЛИ.
Выделяем ячейку, куда будем вставлять формулу.
19
Далее вставляем формулу СЧЕТЕСЛИ через панель Формулы/Вставить функцию
В открывшемся окне выбираем категорию Логические, выделяем СЧЕТЕСЛИ.
На втором шаге выделяем диапазон ячеек, в котором считаем
количество значений. Для закрепления диапазона ячеек при
копировании нажимаем на F4 на клавиатуре.
20
В текстовом поле Критерий записываем слово, количество
значений которого нужно подсчитать. После чего нажимаем
на ОК.
Формула будет иметь вид:
=СЧЁТЕСЛИ($F$2:$F$4;"высокий")
В содержание
Нахождение процентов
Вставляем формулу для нахождения процента числа с
столбец «процент»
Выделяем ячейку, в которую вставляем формулу. С клавиатуры записываем знак «=». Далее щелкаем по ячейкам со
значениями, с клавиатуры выбираем знаки действий, ставим
скобки. Для того, чтобы «закрепить» диапазон слагаемых
ячеек, после выделения каждой ячейки нажимаем на клавиатуре на F4.
Заканчивается ввод формулы нажатием на Enter.
Формула будет выглядеть так:
21
=G7/($G$7+$G$8+$G$9+$G$10)
В ячейке отображается результат вычислений в долях
единицы. Для отображения в процентах выделяем ячейку,
нажимаем на панели инструментов на кнопку
В содержание
22
.
Для заметок
23
Для заметок
24