О Регламенте организации выставочно

О Регламенте организации выставочноконгрессных мероприятий
Правительства Ярославской области и
органов исполнительной власти области
В целях внедрения единых подходов к планированию, организации,
финансированию выставочно-конгрессной деятельности структурных
подразделений аппарата Правительства области и органов исполнительной
власти Ярославской области
ПРАВИТЕЛЬСТВО ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1.
Утвердить прилагаемый Регламент организации и проведения
выставочно-конгрессных мероприятий Правительства Ярославской области и
органов исполнительной власти области.
2. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя
Губернатора области Бушуева А.В.
3. Постановление вступает в силу с момента подписания.
Губернатор области
С.А. Вахруков
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Губернатора области
.
.2012
А.В. Бушуев
Заместитель Губернатора области
.
.2012
С.В. Берёзкин
Заместитель Губернатора области
.
.2012
И.С. Елфимов
Заместитель Губернатора области
.
.2012
А.В. Епанешников
Заместитель Губернатора области
.
.2012
В.Г. Костин
Заместитель Губернатора области
.
.2012
М.В. Боровицкий
Заместитель Губернатора области –
директор департамента
финансов Ярославской области
.
.2012
А.П. Фёдоров
Начальник управления коммуникаций
и общественных связей Правительства области
.
.2012
О.А. Лилеева
Начальник государственно-правового
управления Правительства области
.
.2012
А.С. Краснов
Электронная копия сдана:
Исполнитель: Васильева Ирина Александровна – главный специалист отдела имиджевых
проектов управления коммуникаций и общественных связей Правительства области, тел.
401-627
Направить: заместители Губернатора области, органы исполнительной власти,
структурные подразделения аппарата Правительства области по списку рассылки
(прилагается)
ПРОВЕРЕНО
Начальник административно-контрольного
управления Правительства области
.
.2012
Приложение к проекту постановления на __ лл.
В.М. Дубов
Пояснительная записка к проекту Постановления Правительства
Ярославской области «Об утверждении Регламента организации и
проведения выставочно-конгрессных мероприятий Правительства
Ярославской области и органов исполнительной власти области».
Проект Постановления подготовлен в связи с необходимостью
определения порядка взаимодействия структурных подразделений аппарата
Правительства области и органов исполнительной власти Ярославской
области с уполномоченным органом, ответственным за координацию
выставочно-конгрессной деятельности.
Настоящий регламент организации и участия в выставочноконгрессных мероприятиях определяет основные принципы, единые
подходы, а также последовательность действий структурных подразделений
аппарата Правительства области и органов исполнительной власти
Ярославской области (далее – ОИВ ЯО) при планировании, организации,
финансировании выставочно-конгрессных мероприятий (далее - ВКМ) с
целью внедрения комплексного системного подхода по осуществлению ВКД,
повышения эффективности организации и участия в ВКМ, оптимизации
расходования бюджетных средств на выставочно-конгрессную деятельность,
внедрения единого визуального представления региона.
Принятие регламента позволит внедрить:
- критерии отбора ВКМ для включения в план выставочно-конгрессной
деятельности Правительства области;
- порядок планирования, финансирования, организации и отчетности
по выставочно-конгрессным мероприятиям;
- внедрение критериев оценки эффективности организации и участия в
ВКМ.
Принятие настоящего постановления не потребует внесения изменений
в иные нормативные акты по данному вопросу.
Начальник управления коммуникаций
и общественных связей Правительства области
О.А. Лилеева
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением
Правительства области
от ______№ ______
Регламент
организации и проведения выставочно-конгрессных мероприятий
Правительства Ярославской области и органов исполнительной власти
области.
1. Общие положения.
1.1.
Выставочно-конгрессная
деятельность (далее
– ВКД)
Правительства области является эффективным инструментом внешних
коммуникаций и осуществляется в целях:
- формирования положительного имиджа региона за счет
информирования целевых аудиторий о достижениях и перспективах развития
региона как территории с достойным уровнем социально-экономического
развития, благоприятным инвестиционным климатом;
- продвижения приоритетных проектов Правительства области,
привлечения партнеров, инвесторов, туристов;
- развития внешнеэкономических и культурных связей предприятий и
организаций региона, развития всех видов кооперации, расширения рынков
сбыта товаров и услуг, производимых в Ярославской области;
- обмена информацией, изучения лучших практик, получения обратной
связи;
- развития делового и событийного туризма в Ярославской области как
отрасли экономики.
1.2. Структурные подразделения аппарата Правительства области и
органы исполнительной власти являются инициаторами участия и
организации отраслевых выставочно-конгрессных мероприятий, отвечают за
содержательное наполнение, а также за эффективность участия в
мероприятии.
1.3. Уполномоченный орган по координации ВКД является
организатором выставочно-конгрессных мероприятий и отвечает за
организационно-техническую реализацию мероприятия и его имиджевую
составляющую.
1.4. Настоящий регламент организации и участия в выставочноконгрессных мероприятиях определяет основные принципы, единые
подходы, а также последовательность действий структурных подразделений
аппарата Правительства области и органов исполнительной власти
Ярославской области (далее – ОИВ ЯО) при планировании, организации,
финансировании выставочно-конгрессных мероприятий (далее - ВКМ) с
целью внедрения комплексного системного подхода по осуществлению ВКД,
повышения эффективности организации и участия в ВКМ, оптимизации
расходования бюджетных средств на выставочно-конгрессную деятельность,
внедрения единого визуального представления региона.
1.5. Основные задачи Регламента:
- Внедрение критериев отбора ВКМ для включения в план
выставочно-конгрессной деятельности Правительства области;
- внедрение порядка планирования, финансирования, организации и
отчетности по выставочно-конгрессным мероприятиям;
- внедрение критериев оценки эффективности организации и участия
в ВКМ.
1.6. Ответственным органом за внедрение единых подходов к
планированию,
организации
и
контролю
выставочно-конгрессной
деятельности Правительства области и ОИВ ЯО является уполномоченный
орган по координации ВКД.
2. Основные понятия и термины.
2.1. Основные термины:
Выставка
–
ограниченное
во
времени
мероприятие
специализированной тематики, проводимое в конкретном месте,
ориентированное на специалистов, в рамках которого участники экспоненты
(субъекты
рыночных
отношений
различных
форм
собственности, сфер деятельности и знаний) на основе конкретных образцов
(экспонатов) либо презентаций представляют широкий круг предложений,
товаров и услуг одной или нескольких отраслей с целью продвижения и
сбыта.
Конгрессное мероприятие
(конгресс, форум,
конференция,
симпозиум,
круглый
стол)
–
мероприятие,
предполагающее
профессиональную аудиторию и обсуждение определенной проблематики;
проводится самостоятельно либо является частью деловой программы
выставки, в связи с чем используется определение «выставочно-конгрессное
мероприятие».
Презентационное мероприятие – предварительно организованная
встреча по определенной тематике, для специально приглашенной
аудитории, в целях демонстрации социально-экономического потенциала
области и приоритетных проектов; проводится в рамках выставочноконгрессного мероприятия, деловой миссии, либо является отдельным
мероприятием.
Инициатор выставочно-конгрессного мероприятия – структурное
подразделение аппарата Правительства или ОИВ ЯО, инициирующие
участие или организацию ВКМ, отвечающий за концептуальное и
содержательное наполнение и результат участия или проведения
мероприятия.
Уполномоченный орган – структурное подразделение аппарата
Правительства - координатор и организатор выставочно-конгрессной
деятельности, ответственный за внедрение единых подходов к
планированию, организации, контролю и оценке эффективности участия в
ВКМ Правительства области и ОИВ ЯО.
Выставочный организатор - юридическое лицо или индивидуальный
предприниматель, осуществляющий деятельность по организации и
проведению выставочно-конгрессного мероприятия в России и за рубежом, в
том числе по подготовке выставочной экспозиции, и мероприятий,
проводимых в рамках выставки.
Выставочный оператор - юридическое лицо или индивидуальный
предприниматель, действующий в роли субподрядчика и оказывающий
участникам весь комплекс или отдельные виды услуг по их участию в
выставке.
Экспонент - участник выставки.
Организационный комитет мероприятия - координирующий орган,
действующий в период подготовки и проведения ВКМ, основными задачами
которого являются разработка и реализация плана мероприятий, курирование
процессов подготовки к ВКМ (техническое обеспечение, работа с
участниками мероприятия, размещение, питание, транспорт, безопасность,
финансовое обеспечение, продвижение и освещение мероприятия в СМИ,
культурная программа).
Программный комитет мероприятия - координирующий орган,
действующий в период подготовки и проведения ВКМ, основной задачей
которого является выработка концепции мероприятия, его тематической
направленности, формата и деловой программы, выбор и утверждение
докладчиков, экспертов и участников.
Рабочая группа по подготовке к мероприятию – группа
специалистов, сформированная для разработки и реализация плана по
подготовке мероприятия.
2.2. Классификация выставочно-конгрессных мероприятий.
По значимости мероприятия:
- Мероприятия федерального значения: ВКМ, имеющие значения для
страны в целом, которые проводятся при поддержке Правительства
Российской Федерации.
- Мероприятия межрегионального значения: ВКМ имеющие значение
для нескольких регионов страны.
- Мероприятия регионального значения: ВКМ, имеющие значение
только для одного региона, представляющие одну или несколько отраслей.
По цели участия:
- Имиджевые: выставки-презентации, ориентированные на настоящих
(т.е. уже имеющихся) клиентов, партнеров для презентации благоприятного
экономического, инвестиционного, туристического и культурного имиджа
Ярославской области.
- Целевые: ВКМ, направленные на решение конкретных целей
участия, таких как привлечение потенциальных партнеров, инвесторов,
поддержка предприятий и организаций региона.
По территориальному признаку:
- Действующие на территории страны: ВКМ, проводимые внутри
страны (на территории России).
- Действующие на территории других стран: ВКМ, проводимые на
территории других стран (за рубежом).
По географическому составу участников:
- Всемирные: международные ВКМ, на которых страны
демонстрируют свои достижения в области экономики, науки, техники и
культуры.
- Международные: ВКМ, в которых не менее 10% общего числа
участников
составляют
иностранные
организации,
выставочное
оборудование и предоставляемый набор услуг должны соответствовать
международным стандартам.
- С международным участием: ВКМ с числом иностранных участников
менее 10% от общего числа участников.
- Национальные: ВКМ с участием организаций отдельно взятой страны.
- Межрегиональные: ВКМ, демонстрирующие продукцию и услуги
производителей из нескольких регионов.
- Региональные: ВКМ с участием организаций только из того
города/региона, где проводится мероприятие.
По отраслевому (тематическому) признаку:
- Универсальные:
ВКМ, где демонстрируются различные
продовольственные и непродовольственные товары.
- Специализированные многоотраслевые: ВКМ с участием
представителей смежных/разных отраслей национальной экономики.
- Узкоспециализированные или отраслевые: ВКМ, на которых
представляются товары и услуги с участием узкого круга специалистов.
2.3. Формы участия в выставочно-конгрессных мероприятиях:
- участие со стендом или выставочной экспозицией;
- выступление с докладами на конгрессных мероприятиях или в
деловой программе выставок;
- организация тематической презентации Ярославской области в
рамках выставочно-конгрессного мероприятия;
- посещение выставочно-конгрессных мероприятий;
- организация собственных выставочно-конгрессных мероприятий на
территории Ярославской области.
3. Порядок планирования выставочно-конгрессной деятельности
Правительства области.
3.1. Выставочно-конгрессная деятельность осуществляется на
основании Плана выставочно-конгрессных и презентационных мероприятий
и в соответствии с утвержденным бюджетом в рамках областных целевых
программ ОИВ ЯО и ведомственной целевой программы уполномоченного
органа.
3.2. В План включаются мероприятия следующего формата:
- выставочно-конгрессные и презентационные мероприятия с
организацией стенда или экспозиции Ярославской области;
- ВКМ на территории Ярославской области, инициируемые ОИВ ЯО;
- ВКМ, в деловой программе которых планируется участие
официальной делегации Ярославской области.
3.3. Структурные подразделения аппарата Правительства и органы
исполнительной власти отбирают выставочно-конгрессные мероприятия для
включения в план на основании следующих критериев:
- соответствие темы ВКМ стратегическим направлениям развития
региона;
- участие первых лиц государств, федеральных ОИВ, представителей
регионов РФ, топ-менеджеров компаний и организаций;
- известность и высокий уровень организации мероприятия, его
масштаб;
- уровень докладчиков, экспертов, количество посетителей,
экспонентов, целевая аудитория;
- наличие деловой программы (семинары, конференции, форумы) и
возможности выступления с докладом;
- наличие возможностей для презентации региональных проектов;
- наличие постоянно обновляемого сайта ВКМ;
- возможность поиска и назначения встреч он-лайн на сайте
мероприятия;
- наличие и количество информационных спонсоров ВКМ, высокий
уровень рекламно-информационного сопровождения мероприятий;
- наличие положительных отзывов участников и посетителей прошлых
лет;
- наличие анонсирующих публикаций о мероприятии в ведущих СМИ,
в том числе федеральных и электронных, представленность в социальных
сетях
- эффективность и результативность участия ОИВ ЯО в данном
мероприятии в предыдущие периоды (на основании отчета об участии).
3.4. Для включения мероприятий в План ВКД, структурные
подразделения аппарата Правительства и ОИВ ЯО - инициаторы ВКМ
направляют в срок до 01 июня года в адрес Уполномоченного органа заявку
и предварительную смету (Приложение № 1 – заявка на организацию стенда
и посещение делегацией ВКМ, Приложение № 2 – заявка на организацию
ВКМ на территории Ярославской области, Приложение № 3 – шаблон
сметы).
3.5. Ответственность за своевременное предоставление заявок
возлагается на руководителей структурных подразделений аппарата
Правительства области и ОИВ ЯО.
3.6. В срок до 15 июля года, предшествующего планируемому,
Уполномоченный орган:
- осуществляет экспертизу ВКМ на основании критериев (согласно п.
3.3. данного Регламента).
определяет соответствие объема финансирования заявленному
формату участия,
- принимает решение о включении мероприятий в план ВКД и объеме
финансирования,
- согласовывает план мероприятий с заместителями Губернатора
области, курирующими отраслевые направления деятельности,
- формирует сводный план,
- информирует ОИВ ЯО (для включения мероприятий и объема их
финансирования в ОЦП ОИВ ЯО или ВЦП уполномоченного органа).
3.7. После утверждения бюджета в случае сокращения бюджетных
ассигнований уполномоченный орган по согласованию с ОИВ ЯО
перераспределяет финансирование на ВКМ на основании приоритета –
участия в ВКМ Губернатора области.
3.8. Заместитель Губернатора, курирующий ВКД, утверждает сводный
план по представлению уполномоченного органа, уполномоченный орган
размещает сводный план на портале ОИВ ЯО.
3.9.
Предложения
по
участию
в
выставочно-конгрессных
мероприятиях, направленные в Правительство области после утвержденного
плана мероприятий и бюджета на ВКД на очередной год направляются на
имя заместителя губернатора, курирующего направления деятельности, для
передачи в отраслевой ОИВ ЯО для оценки целесообразности участия на
основании критериев согласно п. 3.3. данного Регламента.
3.10. ОИВ ЯО в случае принятия решения о целесообразности участия и
после согласования с курирующим заместителем губернатора направляет в
уполномоченный орган заявку на включение мероприятия в ОЦП или ВЦП.
3.11. Уполномоченный орган
- осуществляет экспертизу ВКМ на основании критериев (согласно п.
3.3. данного Регламента).
определяет соответствие объема финансирования заявленному
формату участия,
- принимает решение о включении мероприятий в план ВКД и объеме
финансирования,
- перераспределяет бюджет в рамках запланированных ассигнований на
ВКД либо совместно с профильным ОИВ ЯО привлекает внебюджетное
финансирование,
- вносит изменения в ВЦП либо информирует ОИВ ЯО для внесения
изменений в областную целевую программу.
3.12. Шаблоны документов по выставочно-конгрессной деятельности
(формы заявок, сметы, отчетов), методические материалы, нормативноправовые акты, макеты стендов Ярославской области располагаются в
информационной системе «База знаний органов государственной власти
Ярославской области ДИАрама» в разделе «Материалы ОИВ», в подразделе
«УКиОС», в папке «Выставочно-конгрессная деятельность». В эту же папку
уполномоченный орган, СППЯО и ОИВ ЯО выкладывают заполненные
заявки и отчеты по ВКМ.
4. Порядок финансирования
выставочно-конгрессной деятельности Правительства области.
4.1.
Финансирование
выставочно-конгрессных
мероприятий
закладывается ОИВ ЯО в рамках профильных областных целевых программ
(далее – ОЦП) или в ведомственной целевой программе (далее - ВЦП),
формируемой уполномоченным органом по ВКД.
4.2 Выставочно-конгрессные мероприятия, инициированные ОИВ ЯО,
проводящиеся на регулярной основе, имеющие приоритетное значение для
развития региона и влияющие на формирование имиджа региона,
включаются в ВЦП уполномоченного органа.
4.3. Выставочно-конгрессные мероприятия, инициируемые ОИВ ЯО,
необходимые для продвижения и реализации проектов, заложенных в
областных целевых программах включаются в ОЦП.
4.4. При формировании областной целевой программы ОИВ ЯО,
уполномоченный орган определяется исполнителем по разделу организации
выставочно-конгрессных мероприятий, ОИВ ЯО является соисполнителем.
4.5. Регистрационный взнос по участию в мероприятии и
командировочные расходы не включаются в строку расходов на ВКД в
рамках ОЦП или ВЦП, а относятся к расходам на содержание Правительства
области или ОИВ ЯО.
4.6. Выставочно-конгрессные мероприятия, запланированные к
посещению ОИВ ЯО, не отражаются в ОЦП или ВЦП, а включаются в план
работы ОИВ ЯО.
4.7. Инициаторам и организаторам ВКМ рекомендуется привлекать
дополнительное финансирование из внебюджетных источников.
5. Порядок участия ОИВ ЯО и структурных подразделений
аппарата Правительства в выставочно-конгрессных мероприятиях.
5.1. Посещение ВКМ.
Требования к участию:
- использование презентационной и сувенирной продукции
Правительства области;
- организация и проведение встреч и переговоров;
- размещение материалов с выставочно-конгрессного мероприятия
(презентации докладчиков, информационные буклеты, полезные
контакты) в информационной системе «База знаний органов
государственной власти Ярославской области ДИАрама».
5.2. Выступление с докладом в рамках ВКМ (форумы, конгрессы,
саммиты, конференции, круглые столы, деловая программа в рамках
выставки).
Требования к участию:
- подготовка мультимедийной презентации (Power Point и др.);
- перевод презентации на иностранные языки (в случае необходимости);
- организация и проведение встреч и переговоров;
- организация церемонии подписания соглашения;
использование
презентационной
и
сувенирной
продукции
Правительства области;
- использование информационных стоек с материалами Правительства
области на площадке мероприятия;
- организация экспозиции Ярославской области или установка мобильной
выставочной конструкции (при необходимости), согласование макета
стенда Ярославской области с уполномоченным органом в срок за 2
недели до отправки макета в печать;
- освещение мероприятий в СМИ, размещение пресс-релиза на странице
ОИВ портала органов власти;
- размещение материалов с выставочно-конгрессного мероприятия
(презентации докладчиков, информационные буклеты, полезные
контакты) в информационной системе «База знаний органов
государственной власти Ярославской области ДИАрама».
5.3. Участие со стендом или выставочной экспозицией.
ВКМ,
требующие
организации
стенда,
осуществляются
Уполномоченным органом совместно с инициирующим данное мероприятие
органом исполнительной власти или структурным подразделением аппарата
Правительства Ярославской области.
5.3.1. Общие требования к организации стенда в рамках ВКМ.
- использование оптимальных конструкторских решений в области
застройки выставочных стендов, передовых технологий презентации
(мультимедийные и видео презентации, 3D–проекции, другие средства
визуализации), а также натурных образцов;
- оформление стендов в соответствии с Книгой единых стандартов
Правительства Ярославской области; внедрение единых элементов одежды
стендистов либо специальной формы;
- подготовка языковой адаптации стендов (при необходимости);
- подготовка пакета раздаточных материалов: презентационной и
сувенирной продукции;
- проведение анкетирования посетителей, формирование базы
посетителей;
- проведение встреч и переговоров на стенде;
- проведение церемонии подписания соглашений;
- использование презентационной и сувенирной продукции
Правительства области;
- освещение мероприятий в СМИ, размещение пресс-релиза на
странице ОИВ портала органов власти;
- подготовка фотоотчета;
- размещение материалов с выставочно-конгрессного мероприятия
(презентации докладчиков, информационные буклеты, полезные
контакты) в информационной системе «База знаний органов
государственной власти Ярославской области ДИАрама».
5.3.2. Порядок подготовки выставочно-конгрессного мероприятия со
стендом Ярославской области.
Задачи
Разработка
Функции ОИВ ЯО –
инициатора ВКМ
Функции
Уполномоченного
органа (УО)
Подготовительная работа до мероприятия
- определение целей и задач
- формирование
концепции ВКМ
участия;
- подготовка информации о
проектах для презентации;
- утверждение концепции.
- утверждение плана.
Формирование
плана подготовки
ВКМ
Формирование
- согласование сметы ВКМ;
бюджета ВКМ
- привлечение
внебюджетного
финансирования.
Подготовка НПА - согласование НПА.
концепции.
- разработка плана;
- координация реализации
пунктов плана.
- составление сметы и
бюджета ВКМ.
- подготовка и
согласование нормативноправовых актов по
участию в ВКМ.
- организация и
проведение заседаний
рабочей группы.
- подготовка списка
делегации области;
- разработка пакета
участия соэкспонентов;
- работа с
соэкспонентами.
Обеспечение
деятельности
рабочей группы
Формирование
делегации
области
- участие в рабочей группе.
Подготовка
стенда области
- разработка макета
стенда;
- выбор подрядчиков,
работа с дизайнерами и
застройщиками;
- направление заявки на
участие и аренду
выставочной площади;
- подготовка информации
в каталог выставки,
перевод информации на
иностранный язык.
- определение формата
- подготовка единой
участия в деловой программе; деловой программы
- предварительная
делегации ЯО в рамках
организация переговоров на
ВКМ, с управлением
стенде;
протокола и внешних
- подготовка докладов,
связей (в случае участия
презентаций, перевод на
губернатора области);
иностранный язык;
- включение докладов,
Подготовка
программы
участия
- направления в УО списков
потенциальных экспонентов
и участников ВКМ;
- направление приглашений
участникам в ВКМ;
- утверждение состава
делегации.
- подготовка предложений по
визуальному оформлению
стенда;
- утверждение макета стенда;
- согласование информации в
каталог выставки.
Подготовка
презентационной
продукции
- подготовка церемоний
подписания соглашений;
- утверждение программы
участия в ВКМ.
- утверждение пакета
презентационной и
сувенирной продукции.
Работа со СМИ
- участие представителей
ОИВ ЯО в качестве
ньюсмейкеров.
Организация
командирования
- оплата регистрационного
взноса за участие и
командировочных расходов
сотрудников ОИВ ЯО.
- выступление с докладами на
круглых столах;
- проведение презентации
области;
- подписание соглашений;
- проведение
запланированных встреч и
переговоров на стенде;
- работа с посетителями
стенда;
- обход выставки, сбор
информации и материалов.
Организация
работы во время
мероприятия
презентаций, церемоний
подписания соглашений
ЯО в деловую программу
ВКМ.
- разработка и
изготовление
презентационной и
сувенирной продукции.
- работа со СМИ,
разработка и реализация
информационной
кампании.
- бронирование и заказ
билетов членам делегации
области.
- приемка стенда у
застройщика;
- координация проведения
мероприятий деловой
программы;
- информационное
обеспечение:
- организация
фотосъемки;
- проведение
анкетирования
посетителей стенда (в
случае необходимости).
Подведение
- работа с новыми
- подготовка отчета об
итогов участия
контактами;
эффективности - подготовка отчета по
организации ВКМ;
участию.
- обработка результатов
- размещение материалов с
анкетирования (в случае
ВКМ в «ДИАрама»
проведения).
5.4. Организация выставочно-конгрессного мероприятия на
территории области.
ВКМ на территории Ярославской области, инициированные ОИВ ЯО и
включенные в план ВКД, осуществляются Уполномоченным органом
совместно с ОИВ ЯО – инициатором ВКМ.
5.4.1. Общие требования к организации ВКМ.
- начало подготовки к ВКМ не позднее 9 месяцев до мероприятия;
- соответствие целей и задач мероприятия формату и целевой группе
спикеров и посетителей;
- обязательное проведение анализа рынка мероприятий подобной
тематики для определения даты проведения, формата мероприятия,
тематики, спикеров;
- проведение конгрессного и выставочного мероприятия на единой
площадке, наличие необходимого оборудования;
- привлечение софинансирования для организации ВКМ из
внебюджетных источников;
- привлечение профессиональных подрядчиков для организации ВКМ;
- привлечение отраслевых ассоциаций, общественных организаций,
ведущих экспертов к подготовке ВКМ;
- организация стенда или презентации Ярославской области в рамках
ВКМ;
- наличие фирменного стиля мероприятия;
- наличие сайта с он-лайн сервисами аккредитации и бронирования
гостиниц и т.д.;
- обеспечение синхронным или последовательным переводом в случае
участия иностранных экспертов;
- работа с участниками, экспертами, обеспечение безопасности
участников ВКМ;
- продвижение и информационное сопровождение ВКМ, привлечение
информационных спонсоров.
5.4.2. Порядок подготовки выставочно-конгрессного мероприятия на
территории Ярославской области.
Задачи
Разработка
концепции ВКМ,
утверждение
места и времени
проведения.
Формирование
плана подготовки
к ВКМ.
Формирование
бюджета
мероприятия
Организация
работы
программного и
Функции ОИВ ЯО –
инициатора ВКМ
- заполнение паспорта
ВКМ;
- утверждение концепции
ВКМ.
- утверждение плана
подготовки.
- согласование сметы и
бюджета форума;
- определение
спонсорской политики;
- привлечение
внебюджетного
финансирования.
- подготовка и
утверждение списков
программного комитета
Функции Уполномоченного
органа (УО)
- проведение аналитического
исследования аналогичных
по тематике мероприятий в
России и за рубежом;
- формирование концепции.
- разработка плана
подготовки;
- координация реализации
пунктов плана.
- подготовка
предварительной сметы;
- определение бюджета расходной и доходной части
ВКМ.
- подготовка списков
организационного комитета;
- координация работы
организационного комитетов
Подготовка НПА
Подготовка
деловой
программы ВКМ
Работа со
спонсорами
Работа с
участниками
ВКМ
- координация работы
программного комитета;
- согласование списков
организационного
комитета.
- согласование НПА.
- формирование тематики
ВКМ;
- выбор и приглашение
спикеров и экспертов;
- разработка программы
ВКМ;
- определение условий
участия для спикеров и
экспертов;
- подготовка докладов и
представителей ОИВ ЯО;
- участие в пресс-подходах
и пресс-конференциях;
- проведение переговоров
с участниками ВКМ;
- подписание соглашений;
- проведение презентации
области.
-утверждение пакета
спонсора;
- выбор компаний и
направление предложения
о спонсорстве
- определение целевых
аудиторий посетителей
ВКМ;
- утверждение пакета
участника (по категориям);
- утверждение списка
участников для рассылки
УО (по категориям);
- рассылка приглашений
VIP-участникам;
- подготовка программы
пребывания на ВКМ
официальных делегаций ,
согласование с
оргкомитета.
- подготовка и согласование
нормативно-правовых актов
по организации ВКМ.
- формирование единой
программы проведения
ВКМ;
- подготовка
приветственного слова,
доклада Губернатора;
- координация проведения
деловой программы:
модератов, участников,
соблюдение регламента.
- разработка спонсорских
пакетов;
- работа со спонсорами.
- разработка пакета
участника (по категориям),
подготовка списков
участников, рассылка
приглашений, аккредитация
участников, организация
работы call-центра;
- ведение базы данных;
- согласование участия
Губернатора в ВКМ;
- включение в график и
согласование программы
участия Губернатора с
управлением протокола и
Разработка и
реализация
информационной
и рекламной
кампании,
разработка и
изготовление
презентационной
продукции
Организация
обеспечивающей
деятельности
управлением протокола и
внешних связей ПЯО.
- организация встреч
Губернатора в рамках
ВКМ.
- согласование
информационной и
рекламной кампании
ВКМ, макетов
презентационных
материалов.
- согласование схемы
проживания, питания
участников ВКМ,
транспортной схемы,
культурной программы
ВКМ.
внешних связей,
секретариатом Губернатора;
- организация аккредитации
участников на площадке
ВКМ.
- разработка фирменного
стиля ВКМ;
- разработка и изготовление
презентационной и
сувенирной продукции;
- разработка и реализация
информационной и
рекламной кампании ВКМ;
- работа с
информационными
спонсорами, организация
работы пресс-центра,
координация СМИ;
- разработка сайта ВКМ,
работа по его наполнению и
продвижению;
- организация он-лайн
регистрации, сервиса matchmaking;
- создание и актуализация
страницы ВКМ в
социальных сетях;
- организация фото- и
видеосъемки, он-лайн
трансляции на сайте ВКМ, в
twitter;
- анкетирование участников
ВКМ (при необходимости).
- обеспечение размещения в
гостиницах участников
ВКМ, разработка схемы
размещения участников;
- подготовка схемы питания
участников ВКМ;
- разработка и утверждение
транспортной схемы с
силовыми структурами,
транспортное обеспечение
участников ВКМ;
- работа с
соответствующими
Оформление
площадки ВКМ
Организация
выставки в
рамках ВКМ
- направление списка
потенциальных
экспонентов в УО;
- направление
приглашений VIPучастникам;
- согласование концепции
выставки, пакета
экспонента, плана-схемы
размещения экспонентов.
структурами по организации
безопасности и
медицинского обеспечения
ВКМ.
- разработка и реализация
культурной программы
ВКМ;
- организация работы
волонтеров;
- организация синхронного
или последовательного
перевода;
- организация анкетирования
участников ВКМ (в случае
необходимости).
- оформление помещений
(баннеры, навигация, прессволл);
- согласование схемы
застройки и материалов с
пожарной службой и
службой безопасности;
- контроль за техническим
оснащением помещений
площадки ВКМ, процессом
монтажа оборудования и
стендов.
- формирование концепции
выставки;
- подготовка пакета
экспонента;
- формирование базы
данных, рассылка
приглашений и заявок на
участие, работа с
экспонентами;
- формирование планасхемы размещения
экспонентов;
- подготовка
информационных и
презентационных
материалов участника
выставки;
- организация работы по
застройке стендов;
Организация
стенда
Ярославской
области в рамках
ВКМ
Подведение
итогов
мероприятия
- предоставление
информации о проектах в
УО;
- согласование макетов
стенда и презентационной
продукции;
- работа на стенде
сотрудников ОИВ ЯО;
- проведение
запланированных встреч и
переговоров на стенде.
- работа с контактами по
итогам мероприятия;
- подготовка отчета по
проведению ВКМ.
- организация церемонии
открытия выставки.
- формирование концепции
стенда области;
- разработка дизайн-макета
стенда и презентационной
продукции;
- застройка стенда и
изготовление
презентационных
материалов;
- работа с подрядчиками.
- информационное
освещение итогов форума;
- формирование сборника
материалов;
- отправка благодарностей
участникам ВКМ;
- обработка результатов
анкетирования участников
ВКМ;
- подготовка отчетов.
6. Отчетность, оценка и анализ эффективности участия.
6.1. Уполномоченный орган проводит оценку результатов по итогам
участия ОИВ в ВКМ в целях:
- оценки эффективности участия в ВКМ;
- анализа целесообразности затрат;
- совершенствования работы по организации и участию в ВКМ.
6.2. По итогам участия или организации ВКМ структурные
подразделения аппарата Правительства области и ОИВ ЯО предоставляет в
уполномоченный орган отчет не позднее 20 дней после окончания ВКМ.
Отчет предоставляется по форме согласно приложению № 4 и приложению
№ 5. Ответственность за своевременное предоставление отчетов возлагается
на руководителя СППЯО и ОИВ ЯО.
6.3. Уполномоченный орган готовит отчет и в случае необходимости
предоставляет в ОИВ ЯО в течение 20 дней информацию по следующим
разделам:
- количество и качество упоминаний в средствах массовой информации
об участии Правительства области в ВКД;
- количество положительных отзывов о мероприятии на основании
анкетирования;
- фото-отчет.
6.4. По итогам календарного года уполномоченный орган готовит
сводный аналитический отчет Губернатору области об участии структурных
подразделений аппарата Правительства области, органов исполнительной
власти Ярославской области в ВКМ, а также предоставляет предложения по
совершенствованию организации ВКМ.
Приложение № 1
к регламенту организации и
проведения ВКМ
ФОРМА ЗАЯВКИ
на включение мероприятий в план выставочно-конгрессных мероприятий
«Организация стенда Ярославской области на выставке,
посещение делегацией области выставочно-конгрссного мероприятия»
1
2
3
4
Наименование структурного
подразделения аппарата
Правительства области, органа
исполнительной власти Ярославской
области, подающего заявку
Полное наименование мероприятия
Дата проведения
Место проведения (страна, город,
выставочный центр, павильон)
Сайт мероприятия
Тематика мероприятия
Организаторы мероприятия
Обоснование выбора выставочноконгрессного мероприятия (включая
8
краткий сравнительный анализ
мероприятий аналогичной тематики)
Цели и задачи участия в
9
мероприятии
10 Ожидаемые результаты от участия
5
6
7
Форма участия в мероприятии
 Посещение ВКМ
 Организация стенда
11
 Выступление с докладом
 Организация тематической презентации области
 Проведение встреч и переговоров
Уровень представительства от Правительства области
 Губернатор Ярославской области
 Заместители Губернатора Ярославской области
12
 Руководители структурных подразделений Правительства области
и органов исполнительной власти Ярославской области
 Сотрудники структурных подразделений Правительства области и
органов исполнительной власти Ярославской области
13 Участники мероприятия/ соэкспоненты
Представители органов местного
самоуправления Ярославской
области
Представители предприятий
Ярославской области
Представители общественных
организаций и ВУЗов Ярославской
области
Другие
Объем финансирования, необходимый для организации участия в
мероприятии
(тыс. руб.):
14 Всего
Из средств бюджета Ярославской
области
Из других источников (указать
каких)
Командировочные расходы
представителей Правительства
области и иных ОИВ:
Разработка и издание
15 презентационных и информационных
материалов (каких?)
Участие в мероприятиях деловой
16 программы представителей
Правительства области (в каких?)
Организация выставочного стенда
Предполагаемая площадь
17 выставочной экспозиции
Ярославской области (кв.м.)
Проекты для презентации на стенде
18
области
Ответственное лицо, заполнившее данную форму _________________________
Тел., факс,___________________ E-mail___________________________________
Дата заполнения_______________________________________________________
Руководитель _________________________________________________________
Главный бухгалтер ____________________________________________________________
Приложение № 2
к регламенту организации и
проведения ВКМ
ФОРМА ЗАЯВКИ
на включение мероприятий в план выставочно-конгрессных мероприятий
«Организация выставочно-конгрессного мероприятия на территории
Ярославской области»
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Наименование структурного
подразделения аппарата
Правительства области, органа
исполнительной власти Ярославской
области, подающего заявку
Полное наименование мероприятия
Тематика
Обоснование выбора тематики
мероприятия, его сроков,
необходимости проведения в
Ярославской области (включая
краткий сравнительный анализ
мероприятий аналогичной тематики в
России, ключевых компетенций
Ярославской области)
Цели и задачи организации ВКМ
Ожидаемые результаты от
проведения мероприятия
Соорганизаторы мероприятия
Дата проведения
Место проведения (требования к
инфраструктуре)
Целевые группы участников и
посетителей, количественный состав,
участие иностранных экспертов
Уровень и количество экспертов и
докладчиков
Сайт мероприятия (при наличии)
Мероприятия деловой программы
(формат, тематика):
 Пленарное заседание
 Круглые столы
 Мастер-классы
 Выставка
 Стенд Ярославской области
 Презентации проектов (ярмарка
проектов)
 Культурная программа
 Экскурсионная программа
14
15
16
17
Уровень представительства от
Правительства области:
- Губернатор Ярославской области
- Заместители Губернатора области
Тематика выставки (при организации
выставки)
Целевая группа экспонентов и
количественный состав (при
организации выставки)
Бюджет мероприятия (тыс. руб.), доходная и расходная части
Всего:
Из средств бюджета Ярославской
области:
Из других источников (указать
каких):
Ответственное лицо, заполнившее данную форму ______________________
Тел., факс,___________________ E-mail________________________________
Дата заполнения____________________________________________________
Руководитель ______________________________________________________________
Главный бухгалтер__________________________________________________
Приложение № 3
к регламенту организации и
проведения ВКМ
ШАБЛОН СМЕТЫ
на организацию стенда области и участие в деловой программе выставочноконгрессного мероприятия.
№
Наименование
Организация выставочного стенда
1.
Аренда открытой/закрытой выставочной
площади/рабочего места
2.
Регистрационный взнос за участие в выставке
(базовый пакет участника выставки)
3.
Аккредитация участников выставки/
дополнительные пропуски на выставку/
бэджи/пропуски на машину
4.
Разработка дизайн-макета выставочного стенда
5.
Застройка выставочного стенда:
конструкторская проработка стенда, выставочные
конструкции, напольное покрытие, оборудование и
мебель, электрооборудование и электричество,
печать изображения, согласование с площадкой
проведения, монтаж/демонтаж выставочного стенда,
погрузо-разгрузочные работы.
6.
Аренда мультимедийного оборудования
(плазменная стена, плазменная панель, тачскрин,
ноутбук, аудио-система (колонки) и т.д.)
7.
Приобретение мобильных выставочных конструкций
8.
Печать информации на баннерной ткани/
фотопанелях/ планшетах/ евророллах/
самоклеющейся пленке
9.
Транспортные расходы
10. Представительские расходы
Организация презентации в рамках выставки: аренда
11.
помещения и мультимедийного оборудования
Изготовление презентационной продукции, рекламная и
информационная кампания
1.
Изготовление пакета презентационной продукции
(буклеты, листовки, CD/DVD, флешки,
приглашения, папки, каталоги, открытки, дипломы,
карты, блокноты, пакеты и т.д.)
2.
Изготовление мультимедиа-презентаций, роликов
3.
Изготовление сувенирной продукции
Сумма,
тыс. руб.
Услуги по изготовлению и размещению рекламных
модулей в СМИ, на телевидении, на радио, в
интернете, на выставочной площадке и т.д.
5.
Публикация дополнительной и рекламной
информации в каталоге выставки
6.
Участие в "Спонсорском пакете" ВКМ
(трансляции по внутренней связи в павильоне,
распространение рекламной продукции на
мероприятиях выставки, использование логотипа в
оформлении павильона, выставочной площадки, на
бейджах, в материалах выставки, приглашениях на
выставку, упоминание спонсора в рекламной
кампании в СМИ, на сайте выставки, специальные
мероприятия в пользу спонсора, организация
торжественного приема от имени спонсора и т.д)
Дополнительные расходы на участие
1. Оплата перевеса багажа
2. Страхование макетов, выставочного оборудования
3. Питание: кейтеринг, кофе-брейк, фуршет, коктейль
4. Таможенное оформление грузов
Доставка грузов (грузоперевозки) (Доставка макетов,
5. выставочных конструкций, презентационных
материалов до выставки и обратно)
Оплата услуг переводчика (Устный и письменный
6.
перевод)
Командировочные расходы (не включаются в смету для плана ВКД)
1.
Регистрационный взнос за участие в деловой
программе выставки, форума (участие в
конференциях, семинарах, презентациях)
2.
Транспортные расходы (авиа, жд билеты)
3.
Проживание в гостинице
4.
Трансфер
5.
Командировочные расходы
6.
Экскурсионная программа
4.
Ответственное лицо, заполнившее данную форму _____________________
Тел., факс,___________________ E-mail______________________________
Дата заполнения_________________________________________________
Руководитель ___________________________________________________
Главный бухгалтер ______________________________________________________
ШАБЛОН СМЕТЫ
на организацию выставочно-конгрессного мероприятия на территории
Ярославской области
№
Наименование
Обеспечение площадки проведения
1.
Аренда конференц-зала / выставочной площадки
2.
Аренда быстровозводимых павильонов
3.
Свето-звуковое оснащение
4.
Пожарная охрана
5.
Охрана площадки
6.
Уборка площадки
7.
Подключение электроэнергии
8.
Подключение интернета (Wi Fi)
Оформление площадки (баннеры, указатели движения
и разделов выставки, информационные стенды,
9.
цветочное оформление, шары)
10. Строительство конференц-залов
11. Оборудование пресс-центра
12. Оборудование зоны пресс-подходов
13. Строительство сцены
Организация офиса дирекции, телефонизация и
14. техническое обеспечение
15. Организация медпункта
Застройка выставки (разработка дизайн-макета
16. выставочной композиции)
17. Аренда оборудования, мебели
Организационные расходы
Транспортные расходы (транспортное обеспечение
1.
участников ВКМ)
2.
Организация регистрации (изготовление бэджей)
Работа менеджеров выставочного оператора по
3.
организации мероприятия
4.
Оплата услуг привлеченных сотрудников
5.
Страхование выставочного оборудования
Организация питания: кейтеринг, кофе-брейк, фуршет,
6.
коктейль
7.
Оплата услуг переводчика
Услуги по обработке и анализа результатов
8.
соц.исследования
Реклама и продвижение ВКМ
Сумма,
тыс. руб.
Разработка фирменного стиля проекта (логотип, бланк,
1.
визитка, фирменный цвет)
Макетирование и изготовление официального каталога
2.
(+CD, DVD)
3.
Реклама в СМИ (изготовление, размещение)
4.
Прямая рассылка (почтовая, факсовая, курьерская)
5.
Информационная кампания
Рекламная полиграфическая продукция
(буклеты, информационные письма, заявки, плакаты,
папки, пригласительные и входные билеты, программы
6.
деловых мероприятий и т.д.)
Деловая полиграфия (vip-приглашения, бланки,
7.
визитные карточки)
8.
Сувенирная продукция (блокноты, ручки, пакеты)
9.
Наружная реклама (перетяжки, щиты)
10. Звуковая реклама
11. Фото и видеосъемка
12. Изготовление мультимедиа-презентаций/
Реализация деловой, конкурсной и презентационной программы
Реализация программы на сцене (оплата услуг
1.
ведущего и других участников)
Расходы по организации конкурсной программы
2.
(работа комиссии, орг.расходы)
Расходы по проведению соц.опроса (разработка анкет,
3.
работа соц. группы)
Командировочные расходы приглашенных vip-участников
1.
Транспортные расходы (авиа, ж/д билеты)
2.
Проживание в гостинице
3.
Трансфер
4.
Командировочные расходы
5.
Экскурсионная программа
Ответственное лицо, заполнившее данную форму _____________________
Тел., факс,___________________ E-mail______________________________
Дата заполнения_________________________________________________
Руководитель ___________________________________________________
Главный бухгалтер ______________________________________________________
Приложение № 4
к регламенту организации и
проведения ВКМ
ФОРМА ОТЧЕТА
об организации стенда Ярославской области на выставке,
посещении делегацией области выставочно-конгрссного мероприятия
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Наименование структурного
подразделения аппарата
Правительства области, органа
исполнительной власти Ярославской
области, подающего отчет
Наименование мероприятия, дата и
место проведения
Объём запланированного
финансирования (тыс. руб.)
Объём
фактического
финансирования (тыс. руб.):
- бюджетные средства
- внебюджетные средства (указать
источники)
Формат участия
 Организация выставочного
стенда области
 Посещение делегацией
Участники
делегации
и
соэкспоненты
(ФИО),
предприятия/компании Ярославской
области, указать какие, количество
представителей
Участие в мероприятиях деловой Описание
программы
 Проведение переговоров
 Выступление с докладом
 Организация презентации области
на стенде или в зоне презентаций
 Подписание соглашений
 Участие в конкурсной программе
 Проведение промо-мероприятий
(дегустации, лотереи, конкурсы,
выступления
музыкальных
коллективов)
 Организация пресс-подхода
8.
Организация стенда области:
Перечень проектов, представленных
на стенде (проекты Правительства
области, ОМС МО ЯО, предприятий
и организаций ЯО):
Площадь стенда
9.
10.
11.
12.
13.
Использование презентационной и
сувенирной
продукции
представителями
Правительства
области (вид, количество)
Результаты, оценка эффективности
участия в мероприятии. Реализованы
ли цели участия в мероприятии
Целесообразность
участия
в
мероприятии в следующем году
Предложения
по
повышению
эффективности участия
Отзывы представителей предприятий
области, принимавших участие в
мероприятии
ФИО, должность и подпись лица, подготовившего отчет
Контактный тел., факс, e-mail:
Дата
Руководитель
ФИО, подпись, дата
Главный бухгалтер
ФИО, подпись, дата
Приложение № 5
к регламенту организации и
проведения ВКМ
ФОРМА ОТЧЕТА
об организации выставочно-конгрессного мероприятия
на территории Ярославской области
1.
2.
3.
Наименование структурного
подразделения аппарата Правительства
области, органа исполнительной власти
Ярославской области, подающего отчет
Наименование мероприятия, дата и
место проведения
Сайт мероприятия
5.
Объём
запланированного
финансирования
Объём фактического финансирования:
- Бюджетные средства
- Внебюджетные средства (указать
источники)
Соорганизаторы
6.
Спонсоры мероприятия
7.
Информационные партнеры
8.
Цели мероприятия (какие):
4.
- Удалось осуществить
- Не удалось осуществить
9.
10.
11.
Результаты мероприятия
Участники
мероприятия
(общее
количество)
Количество и уровень экспертов и
спикеров
Уровень участников
География (из каких городов, областей,
стран)
Количество региональных, российских и
зарубежных участников/экспонентов
Отраслевая структура
участников/экспонентов
Взаимодействие с федеральными
структурами
Мероприятия деловой программы в
рамках ВКМ:

Пленарные заседания

Круглые столы

Семинары

Конкурс проектов

Презентации компаний/региона

Пресс-конференции

Промо-мероприятия

выставка
13. Выставка (в случае организации)
Количество
выставочной
площади
(сданной в аренду участникам выставки)
или предоставленной на иных условиях
Количество экспонентов
12.
14. Наличие фирменного стиля ВКМ
Рекламно-полиграфическая продукция
15.
мероприятия:
Рекламно-информационное
16.
сопровождение мероприятия
Взаимодействие с прессой (прессподходы,
интервью,
пресс-анонсы,
размещение информации в пресс17.
центре, публикации о регионе/проектах
к выставке в специализированных
изданиях)
Площадка (уровень застройки, наличие
помещений
и
18. необходимых
оборудования, оформление, навигация)
Генеральный
подрядчик-застройщик
19.
(контактное лицо, телефоны, mail, сайт)
20 Отзывы по работе с застройщиком
Целесообразность
организации
21.
мероприятии в следующем году
Какие
меры
(стратегические,
организационные, административные,
другие)
необходимо
22. финансовые,
принять для повышения эффективности
участия:
ФИО, должность и подпись лица, подготовившего отчет_______________
Контактный тел., факс, e-mail_______________________________________
Руководитель структурного подразделения__________________________
Главный бухгалтер _________________________________________________