Методика формирования протокола совещания проекта

МЕТОДИКА ЗАПОЛНЕНИЯ ПРОТОКОЛА СОВЕЩАНИЯ
Протокол совещания должен состоять из следующих разделов:





1.
«Вводная часть»;
«Участники»;
«Вопросы»;
«Решили»;
«Лист согласования».
«Вводная часть»
Во вводной части протокола совещания указываются наименование организации,
наименование вида документа, дата и место проведения совещания, а также повестка
совещания.
Наименование организации всегда указывается вместе с организационно-правовой
формой и должно соответствовать официально установленному наименованию. При
этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а в
расшифрованном виде.
Пример:
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«ТАТНЕФТЬ»
Имени В.Д. Шашина
После наименования организации указывается информация об утверждении
документа. Информация указывается в правой части документа. Информация включает
должность лица, утверждающего документ, его ФИО, а также дату утверждения
документа. Должностное лицо, утверждающее документ, ставит подпись напротив
своей фамилии.
Пример:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник ДИТ
____________ Н.Е. Гатауллин
«11» февраля 2013 г.
После информации об утверждении документа указывается наименование вида
документа и повестка совещания в соответствии с названием проекта, зафиксированным
в Приказе о запуске проекта.
Пример:
ПРОТОКОЛ
совещания по вопросам разработки информационной системы управления
персоналом открытого акционерного общества «Татнефть»
После наименования повестки совещания следует указать дату и место проведения
совещания. Датой совещания является день его проведения. Если совещание продолжалось
2
несколько дней, то дата протокола совещания включает даты его начала и окончания.
После фиксации даты начала и окончания совещания необходимо указать место
проведения совещания.
Пример:
10 февраля 2013 г.
Альметьевск
2.
«Участники»
В разделе «Участники» перечисляются должности, инициалы и фамилии
должностных лиц организации, которые участвовали в обсуждении и принятии решений
на совещании. Фамилии участников совещания должны располагаться в алфавитном
порядке.
Пример:
Участники:
Заместитель Начальника отдела кадров
Специалист Отдела кадров
Системный администратор
Помощник специалиста Отдела кадров
3.
- И.В. Атюнькина
- Т.С. Волкова
- Е.В. Капралов
- А.М. Чернова
«ВОПРОСЫ»
В разделе «Вопросы» указываются вопросы, требующие обсуждения участниками
совещания. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и
располагаются в порядке обсуждения. Текст в данном разделе должен отражать суть
обсуждаемых вопросов.
Все проблемные вопросы проекта, указанные в аналитическом отчете о ходе
проекта, должны быть обсуждены на совещании и внесены в протокол совещания по
проблемным вопросам проекта.
Пример:
ВОПРОСЫ:
1. Возможный сдвиг сроков окончания проекта.
2. Нехватка исполнителей для тестирования информационной системы.
4.
«РЕШИЛИ»
Текст раздела «Решили» состоит из отдельных пунктов, соответствующих
вопросам повестки совещания. Пункты нумеруются арабскими цифрами в соответствии с
повесткой дня. В каждом пункте должно быть указано решение по соответствующему
вопросу повестки. Также указываются лица, за которыми фиксируется ответственность
за реализацию решений, и сроки исполнения решений.
3
Пример:
РЕШИЛИ:
1.1
Изменить программу обучения персонала по работе с информационной системой.
Отв.: Т.С. Волкова
1.2
Срок – 11.02.2013
Скорректировать План-график проекта.
Отв.: Т.С. Волкова
Срок – 11.02.2013
2.1
Подготовить предложения по распределению ответственности между участниками
проектной команды.
Отв.: И.В. Атюнькина
2.2
Срок – 14.02.2013
Скорректировать Устав проекта.
Отв.: И.В. Атюнькина
Срок – 14.02.2013
После раздела «Решили» указывается ФИО секретаря, ведущего протокол. После
формирования и согласования протокола совещания секретарю необходимо поставить
свою подпись.
Пример:
Протокол вел
__________
А.М. Чернова
4
5.
«Лист согласования»
Раздел «Лист согласования» необходимо начинать с нового листа. В данном разделе
указываются должности участников совещания, имеющих полномочия на принятие
решений по проекту, их инициалы и фамилии. По итогам совещания указанные участники
совещания должны поставить подпись напротив своих ФИО.
Пример:
Лист согласования
к протоколу совещания по вопросам разработки информационной системы
управления персоналом открытого акционерного общества «Татнефть»
Должность
Заместитель Начальника
отдела кадров
Подпись
И.О. Фамилия
И.В. Атюнькина
______________
Специалист Отдела
кадров
______________
Системный
администратор
______________
Т.С. Волкова
Е.В. Капралов