WEBTOOL. Ведение маршрутов и назначение заданий

Краткая инструкция
«Ведение маршрутов и назначение заданий»
В центральной базе данных
Компания SoftServe, Inc
Оглавление
Вход в программу. ........................................................................................................................................................... 3
Подключение к webtool (Центральная База Данных - ЦБД) ..................................................................................... 3
Ведение маршрутов......................................................................................................................................................... 4
Создание, редактирование Маршрутов агента. ........................................................................................................ 4
Поиск маршрутов. ......................................................................................................................................................... 4
Создание маршрута. ..................................................................................................................................................... 6
Редактирование торговых точек. ................................................................................................................................. 14
Назначение заданий. ..................................................................................................................................................... 18
Вход в программу.
Подключение к webtool (Центральная База Данных - ЦБД)
Откройте стартовую страницу http://ehrmann.datacenter.ssbs.com.ua/
Выберите и нажмите WEBTOOL (Отчетность):
Доступ на WebTool отчетность – предоставляется юнит аналитиком вашего региона.
Если неверно ввести логин и пароль белее 3х раз при входе в WebTool или модуль карт, то
система заблокирует учётную запись. Для повторного входа необходимо закрыть браузер
и повторить попытку.
Ведение маршрутов.
Создание, редактирование Маршрутов агента.
Поиск маршрутов.
1) Раскройте выпадающий список “Торговые точки”
2) Перейдите в справочник “Маршруты”
3) Ищите маршруты агента с помощью фильтров, в фильтре “Объект оргструктуры”
выберите агента.
Если у агента созданы маршруты – они отобразятся списком в таблице.
Временное отключение фильтра поиска – снимите галку с фильтра,
для применения фильтра – поставьте галку.
Удаление фильтра – Нажмите «Очистить»
Для просмотра наполнения маршрута выберите маршрут
Создание маршрута.
Перед принятием решения о создании маршрута убедитесь, что его нет в системе. Для этого
найдите и проверьте все маршруты агента.
Примечание: Если на один день агенту в системе будет два или больше маршрутов, план его
посещений будет равен сумме визитов каждого маршрута.
Создание маршрута происходит в две фазы:
•
создание объекта маршрут с заполнением настроек маршрута,
•
наполнение маршрута визитами.
Создание объекта маршрут
Для создания нового маршрута используйте команду “Создать -> маршрут” в главном
меню.
В открывшемся окне заполните поля и настройки
№ – номер маршрута, заполняется системой автоматически
Внешний код – номер маршрута для использования другими системами, заполняется
системой автоматически.
Маршрут – наименование маршрута, необходимо ввести название маршрута согласно дню
недели и цикличности, описано ниже.
Точка синхронизации – точка синхронизации КПК, необходимо выбрать название точки
синхронизации согласно названию базы дистрибьютора
Объект оргструктуры – выберите агента.
Уровень оргструктуры – уровень агента, заполняется системой автоматически.
Объект географии – выберите город из выпадающего списка, чтобы ограничить базу ТТ для
формирования плановых визитов маршрута.
Уровень географии – уровень географии, заполняется системой автоматически.
Примечание: если для маршрута не выбран город, то список ТТ для формирования плановых визитов
будет содержать все ТТ страны; если же у маршрута выбран город, то список ТТ, для
формирования плановых визитов, будет содержать ТТ, которые принадлежат выбранной
территории.
Маршрут упорядочен – не устанавливайте настройку, настройка жестко определяет
последовательное прохождение визитов, агент на КПК должен пройти визиты по порядку,
проскочить на визит, не выполнив все предыдущие визиты нельзя.
Номер дня недели – выберите из выпадающего списка день недели для которого создаете
маршрут. Выпадающий список содержит набор предопределенных значений выполнения
маршрута:
0-Без привязки к дню – маршрут для каждого дня
1-Понедельник – маршрут для понедельника
2-Вторник – маршрут для вторника
3-Среда – маршрут для среды
4-Четверг – маршрут для четверга
5-Пятница – маршрут для пятницы
6-Суббота – маршрут для субботы
7-Воскресенье – маршрут для воскресенья
Цикличность – выбрать цикличность маршрута из выпадающего списка. Выпадающий список
содержит набор предопределенных значений цикличности маршрута:
0-Еженедельный
1-По нечетным дням
2-По четным дням
3-По нечетным неделям
4-По четным неделям
5-Каждая 1-я неделя месяца
6-Каждая 2-я неделя месяца
7-Каждая 3-я неделя месяца
8-Каждая 4-я неделя месяца
11-Каждая 1-я неделя года
12-Каждая 2-я неделя года
13-Каждая 3-я неделя года
14-Каждая 4-я неделя года
21-Один раз в 4-ре недели начиная с 1-ой
22-Один раз в 4-ре недели начиная с 2-ой
23-Один раз в 4-ре недели начиная с 3-ой
24-Один раз в 4-ре недели начиная с 4-ой
Начальная дата – выберите из выпадающего списка день недели с которого создается
маршрут.
Конечная дата – выберите из выпадающего списка день недели, когда маршрут перестанет
действовать и перестанет попадать в план.
Дата – дата создания маршрута, заполняется системой автоматически.
После того, как пользователь заполнит все необходимые характеристики нового маршрута
и нажмет сохранить, список маршрутов дополнится новым элементом. Поле Статус
созданного маршрута приобретет значение Активный.
Статус – определяет активен или не активен маршрут, три значения из выпадающего
списка:
2-Активный – маршрут попадет в КПК и в отчетность
8-Отпуск – маршрут не попадет в КПК, не отразится в отчетности, визиты маршрута не
будут удалены, данный статус используйте только во время уважительной причины
отсутствия агента на маршруте (Отпуск, Болезнь, Отгул, Собрание).
9-Неактивный – маршрут не попадет в КПК, не отразится в отчётности, визиты маршрута
будут удалены. Используйте если маршрут не корректен и его нужно деактивировать.
Правило наименования маршрута.
Правильно наименовывайте маршруты для быстрого и однозначного выбора маршрута на
КПК.
Правильное расположение и корректное наименование маршрутов в КПК облегчат выбор
агентом маршрута на текущий день, при не верном выборе все визиты будут внеплановыми.
Маршруты в КПК сортируются по названию, для корректности расположения маршрутов
перед наименованием ставьте порядковую цифру.
Рекомендация названия еженедельных маршрутов.
Пример:
Название маршрута
Номер дня недели
Вариант 1
Цикличность
Вариант 2
1 – Понедельник
0 - Еженедельный
1 Понедельник
1 Пон
2 - Вторник
0 – Еженедельный
2 Вторник
2 Вт
3 – Среда
0 – Еженедельный
3 Среда
3 Ср
4 – Четверг
0 – Еженедельный
4 Четверг
4 Чт
5 – Пятница
0 – Еженедельный
5 Пятница
5 Пт
Еженедельный маршрут как правило состоит из пяти дней, график работы агентов по дням
может быть индивидуальным, в зависимости от договоренности работы с точками. Возможно
в маршруте агента будет Суббота (наименуйте маршрут “6 – Суббота”) или Воскресенье
(наименуйте маршрут “7 – Воскресенье”).
Рекомендация названия двухнедельных маршрутов.
Пример:
Номер дня недели
Цикличность
Название маршрута
Вариант 1
Вариант 2
1 – Понедельник
3 – По нечетным неделям
11 Пон НечетНед
11 Понед НечНед
2 – Вторник
3 – По нечетным неделям
12 Вт НечетНед
12 Вторн НечНед
3 – Среда
3 – По нечетным неделям
13 Среда НечетНед
13 Среда НечНед
4 – Четверг
3 – По нечетным неделям
14 Четверг НечетНед
14 Четв НечНед
5 – Пятница
3 – По нечетным неделям
15 Пятница НечетНед
15 Пятн НечНед
1 – Понедельник
4 – По четным неделям
21 Понедельник ЧетНед
21 Понед ЧетН
2 - Вторник
4 – По четным неделям
22 Вторник ЧетНед
22 Вторн ЧетН
3 – Среда
4 – По четным неделям
23 Среда ЧетНед
23 Среда ЧетН
4 – Четверг
4 – По четным неделям
24 Четверг ЧетНед
24 Четв ЧетН
5 – Пятница
4 – По четным неделям
25 Пятница ЧетНед
25 Пятн ЧетН
Двухнедельных маршрут как правило состоит из десяти дней, график работы агентов по
дням может быть индивидуальным, в зависимости от договоренности работы с точками.
Возможно в маршруте агента будет Суббота (наименуйте маршрут “16 Суб НечетНед”, “26
Субб ЧетНед”) или Воскресенье (наименуйте маршрут “17 Вос НечетНед”, “27 Воскр
ЧетНед”).
Наименование маршрута должно точно идентифицировать привязанный день недели и
цикличность. Если наименование ошибочно – значит все выполненные визиты по данному
маршруту будут внеплановыми.
Наполнение маршрута торговыми точками для визитов
В справочнике Маршруты можно наполнить маршрут торговыми точками для визитов или
изменить существующий маршрут.
Для наполнения маршрута торговыми точками для визитов выберите нужный маршрут и
нажмите кнопку “Привязать”.
Появится окно выбора торговых точек для наполнения маршрута визитами.
Перед наполнением маршрута обязательно воспользуйтесь фильтрами. В фильтрах
обязательно выберите необходимое Ответственное лицо. Для выбора можно использовать
фильтры “Юридическое лицо”, “Сеть” и т.д.
Выберите необходимую точку или несколько точек сразу проставляя на против них
галочки.
Если маршрут упорядочен, то добавлять торговые точки для визитов необходимо по
одной в той последовательности, как их будет посещать агент.
Для сохранения привязок торговых точек к маршрутам нажмите в правом нижнем углу
ОК. Если маршрут упорядочен, то после добавления каждой точки необходимо нажимать
ОК.
Редактирование торговых точек.
При наличии прав редактирования точек можно менять торговые точки.
1) Раскройте выпадающий список “Торговые точки”
2) Перейдите в справочник “Маршруты”
3) Выберите точку синхронизации
4) Ищите маршруты агента с помощью фильтров, в фильтре “Ответственное лицо”
выберите агента
Изменение полей таблицы.
В таблице точек можно добавлять и удалять необходимые поля. Для этого правой
клавишей мыши кликните на любом заголовке поля. Откроется меню команд:
Для удобства работы с таблицей, мышкой удерживая за заголовок, переместите поле в
удобное место. Не нужные поля можно убрать из таблицы выбрав правой кнопкой мыши на
заголовке скрыть колонку и вернуть поле нажав выбор колонок.
Для просмотра данных/редактирования привязок точки, кликните левой клавишей
мыши на торговую точку. Откроется окно просмотра данных торговой точки
В верхней части отобразиться атрибутика торговой точки, её реквизиты и характеристики.
При необходимости корректировки атрибутов торговой точки нажмите в верхней части
справочника кнопку «редактировать», для создания «создать».
Закладка “Общее”.
Основные данные точки: коды, название, адреса, тип точки, ответственное лицо, статус и т.п.
Закладка “Контакты”.
Хранится контактная информация точки. Вносите/редактируйте контакты точки.
Закладка “Принадлежность”.
Привязки точки к узловой торговой точки, улице, дому и т.п.
Можно редактировать принадлежность точки к маршруту агента напрямую из справочника
торговой точки.
Для изменения принадлежности ТТ к маршрутам необходимо выбрать в нижней части
справочника закладку «маршруты» с помощью кнопки «привязать» вывести список
маршрутов.
В появившемся окне выбрать фильтр по ответственному за маршрут объекта
отргструктуры, выбрать маршрут, к которому будет принадлежать точка и добавить ее к
маршруту нажатием ОК в левом нижнем углу.
Назначение заданий.
Торговым точкам можно назначать задания
Для назначения заданий на группу точек, отметьте галочкой торговые точки и нажмите «Создать
задание» в верхней правой части экрана над справочником
В открывшемся окне введите
•
Тип (не обязательно),
•
•
Задание (обязательно),
Описание (обязательно).
Для действующего задания статус должен быть “2 - Активный”.
После заполнения задания обязательно нажмите «сохранить» и/или «сохранить и закрыть»
Просмотреть созданные задания, а также отметку об их выполнении можно зайдя в торговую точку на
закладке «Задания».