Информация о результатах, проведенных отделом загс области

Информация о результатах, проведенных отделом загс области
проверок органов местного самоуправления по выполнению
переданных полномочий по государственной регистрации
актов гражданского состояния и перечень
основных недостатков и нарушений в I-ом полугодии 2015 года
В соответствии с пунктом 11 статьи 3 Закона Тамбовской области от 22
февраля 2005 г. N 293-З "О наделении администраций городских округов,
муниципальных районов, городских и сельских поселений Тамбовской
области государственными полномочиями по государственной регистрации
актов гражданского состояния", на отдел записи актов гражданского
состояния Тамбовской области (далее – отдел загс области) возложены
полномочия по осуществлению контроля за деятельностью администраций
городских округов, муниципальных районов, городских и сельских поселений
области по государственной регистрации актов гражданского состояния.
Сроки и последовательность административных процедур и
административных действий при осуществлении контроля за исполнением
администрациями городских округов, муниципальных районов, городских и
сельских поселений области переданных им полномочий на государственную
регистрацию актов гражданского состояния определены административным
регламентом
исполнения государственной функции «осуществление
контроля за исполнением органами местного самоуправления переданных им
полномочий на государственную регистрацию актов гражданского
состояния», утвержденным приказом отдела загс области 07.11.2011г. № 39 с
изменениями от 26.06.2013 г., в соответствии с которым осуществляются
проверки.
В соответствии с Планом проверок органов, осуществляющих
государственную регистрацию актов гражданского состояния, (далее – План
проверок), в период с января по июнь 2015 года, было проведено 37 плановых
выездных проверок органов, осуществляющих государственную регистрацию
актов гражданского состояния, в т.ч.:
отделы ЗАГС администраций Инжавинского и Мучкапского районов,
города Рассказово;
Администрации сельсоветов Мучкапского района:
- Заполатовский,
- Краснокустовский,
- Кулябовский,
- Сергиевский,
- Троицкий,
- Чащинский,
- Шапкинский;
Администрации сельсоветов Уваровского района:
-Березовский,
-Верхнешибряйский,
- Лучевский,
- Моисеево- Алабушский,
- Нижнешибряйский,
- Павлдодарский
- Подгорненский;
Администрации сельсоветов Бондарского района:
- Граждановский,
- Кершинский,
- Кривополянский,
- Митропольский,
- Нащекинский,
- Пахотноугловский,
- Прибыткинский;
Администрации сельсоветов Уметского района:
- Березовский,
- Бибиковский,
- Глуховский,
- Оржевский,
- Сергиевский,
- Скачихинский.
- Софьинский,
- Сулакский;
Администрации сельсоветов Никифоровского района:
- Екатерининский,
- Озерский,
- Сабуро-Покровский,
- Юрловский,
- Ярославский.
Внеплановые проверки за указанный период не проводились, в связи с
отсутствием оснований.
Жалоб на действия (бездействие) сотрудников органов ЗАГС Тамбовской
области в отчетном периоде в отдел загс области не поступало.
Проведение проверок осуществлялось в строгом соответствии с
Административным регламентом исполнения государственной функции
«осуществление контроля за исполнением органами местного самоуправления
переданных им полномочий на государственную регистрацию актов
гражданского состояния», утвержденным приказом отдела загс области от
07.11.2011г. № 39, с изменениями от 26.06.2013 г.
(далее –
Административный регламент).
Основными нормативными правовыми актами, регулирующими
деятельность органов ЗАГС, в части касающейся организации деятельности,
на соответствие которым оценивалась деятельность субъектов проверок,
являлись: Федеральный закон от 15.11.1997 №143-ФЗ «Об актах гражданского
состояния» (далее – Закон №143-ФЗ), Семейный кодекс РФ от 08.12.1995 г.
(далее – СК РФ), постановление Правительства РФ от 31.10.1998 №1274 «Об
утверждении форм бланков заявлений о государственной регистрации актов
гражданского состояния, справок и иных документов, подтверждающих
государственную регистрацию актов гражданского состояния» (далее –
постановление Правительства), Правила заполнения бланков записей актов
гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной
регистрации актов гражданского состояния, утвержденные постановлением
Правительства РФ от 17.04.1999 №432 (далее – Правила), Перечень типовых
управленческих архивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный
Приказом
Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень),
Закон Тамбовской области от 22 февраля 2005 г. № 293-З "О наделении
администраций городских округов, муниципальных районов, городских и
сельских поселений Тамбовской области государственными полномочиями по
государственной регистрации актов гражданского состояния" (далее – Закон
№ 293-З), административный регламент предоставления государственной
услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния
органами, осуществляющими государственную регистрацию актов
гражданского состояния на территории Российской Федерации,
утвержденный приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 29
ноября № 412 (далее – административный регламент).
Для проведения проверки проверяемый отдел загс представляет
следующие документы:
- Положение об отделе загс;
- должностные инструкции;
- номенклатуру дел;
- свидетельства о государственной регистрации актов гражданского
состояния;
- журналы прихода и расхода бланков свидетельств о государственной
регистрации актов гражданского состояния;
- планы работ;
- книги записей актов гражданского состояния;
- опись архивного фонда;
-организационно – распорядительную документацию по защите
автоматизированных информационных систем обработки персональных
данных.
Для проведения проверки проверяемая администрация сельсовета
представляет следующие документы:
- распорядительный документ о возложении обязанностей по
государственной регистрации актов гражданского состояния на должностное
лицо администрации сельсовета с правом подписи и проставления гербовой
печати на свидетельствах и записях актов о государственной регистрации
актов гражданского состояния, а также об его ответственности за учет,
хранение и расходование свидетельств о государственной регистрации актов
гражданского состояния;
- номенклатуру дел;
- информацию о количестве зарегистрированных актов гражданского
состояния;
- свидетельства о государственной регистрации актов гражданского
состояния;
- журналы прихода и расхода бланков свидетельств о государственной
регистрации актов гражданского состояния;
- отчеты о движении свидетельств о государственной регистрации актов
гражданского состояния;
- журналы регистрации выдачи справок;
- акты об уничтожении испорченных свидетельств о государственной
регистрации актов гражданского состояния;
- акты об уничтожении документов с истекшим сроком хранения;
- записи актов гражданского состояния за текущий месяц.
В результате анализа основных недостатков и нарушений, выявленных
в ходе проверок администраций городских округов, муниципальных районов
области за указанный период, были установлены типичные нарушения и
недостатки:
1. В части Положения об отделе, должностных инструкций,
распорядительного документа о возложении обязанностей по
государственной регистрации актов гражданского состояния на
должностное лицо администрации сельсовета:
- нарушение ст.2 Закона № 293-З – неполное или неточное отражение
прав и обязанностей, предусмотренных статьей 2 Закона № 293-З, для
администраций городских округов и муниципальных районов Тамбовской
области по реализации переданных им государственных полномочий по
государственной регистрации актов гражданского состояния в Положении об
отделе;
- нарушение пункта 7 статьи 6 Закона №143-ФЗ – в случае, если в
Положении, должностных инструкциях не предусмотрена возможность
передачи полномочий начальника отдела загс специалисту на время
отсутствия, путем принятия на уровне администрации муниципального
образования соответствующего распоряжения.
- нарушение статьи 3 Закона
Тамбовской области от 4 июля 2007 №
223-З «О муниципальной службе в Тамбовской области"- в случае если
требования для замещения должностей муниципальной службы,
предусмотренные в должностных инструкциях, не соответствуют типовым
квалификационным требованиям для замещения должностей муниципальной
службы, предусмотренным законодательством;
- в распорядительном документе о возложении обязанностей по
государственной регистрации актов гражданского состояния на должностное
лицо администрации сельсовета не наделено правом подписи и проставления
гербовой печати на бланках записей актов гражданского состояния, а также на
него не возложена ответственность за учет, хранение и расходование бланков
свидетельств о регистрации актов гражданского состояния.
2. В части номенклатуры.
Несоответствие номенклатуры Переченю типовых управленческих
архивных
документов,
образующихся
в
процессе
деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с
указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Министерства
культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558;
3. В части делопроизводства
На папках дел отсутствуют, предусмотренные для указания реквизиты:
наименование отдела загс, наименование дела, индекс дела, срок хранения со
ссылкой на соответствующую статью, дата начала и окончания дела, индекс
дела, указанный на папке дел, не соответствует индексу дела по номенклатуре.
Журналы по учету прихода и расхода бланков строгой отчетности
ведутся на все виды свидетельств о государственной регистрации актов
гражданского состояния.
4. Ведение архива, оборудование архивного помещения.
Нарушение Основных правил работы архивов организаций (одобрены
решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 ) - в случае если актовые
книги имеют ветхий переплет, подшиты с нарушением (актовые книги сшиты
по 600-800 листов).
Оформление описи архивного фонда требует доработки.
5. Требования к помещениям, в которых предоставляется
государственная услуга
Нарушение пункта 54 Административного регламента - в случае, если
на информационных стендах в помещении, предназначенном для
предоставления государственной услуги, и официальных интернет-сайтах
органов загс отсутствует информация, предусмотренная вышеназванным
пунктом или размещенные сведения, требуют актуализации.
Анализ выявленных нарушений за указанный период, дает основания
полагать, что характер нарушений в целом аналогичен нарушениям,
выявленным в 2014 году.
Информацию по результатам устранения выявленных нарушений
отделы загс и администрации сельсоветов направляют в отдел загс области в
сроки, установленные отделом загс области.