УТВЕРЖДАЮ Глава администрации города Тулы .В.Авилов «___

УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
города Тулы
_______________Е.В.Авилов
«___»_______________2014
Должностная инструкция №______
по должности муниципальной службы
главного специалиста отдела ЗАГС по Центральному району
комитета ЗАГС администрации города Тулы
1. Общие положения
1.1.
Настоящая
должностная
инструкция
определяет
квалификационные требования, обязанности, права и ответственность
главного специалиста отдела ЗАГС по Центральному району комитета ЗАГС
администрации города Тулы.
1.2. Должность главного специалиста отдела ЗАГС по Центральному
району комитета ЗАГС администрации города Тулы (далее - главный
специалист отдела ЗАГС) является старшей должностью муниципальной
службы.
Служащий, замещающий должность главного специалиста отдела
ЗАГС, является муниципальным служащим муниципального образования
город Тула.
1.3. Главный специалист отдела ЗАГС назначается и освобождается от
должности главой администрации города Тулы по представлению начальника
отдела ЗАГС по Центральному району комитета ЗАГС администрации города
Тулы и согласованию с председателем комитета ЗАГС администрации города
Тулы и заместителем главы администрации города по социальной политике в
порядке, установленном законодательством.
1.4. Главный специалист отдела ЗАГС в своей работе руководствуется:
- общепризнанными принципами и нормами международного права и
международных договоров Российской Федерации, Конституцией Российской
Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Семейным
кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 15.11.1997
№ 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» и Законом Тульской области
от 07.12.2005 № 656-ЗТО «О наделении органов местного самоуправления в
Тульской области государственными полномочиями на государственную
регистрацию актов гражданского состояния», законами и нормативными
актами Российской Федерации и Тульской области, «Административным
2
регламентом предоставления государственной услуги по государственной
регистрации актов гражданского состояния органами, осуществляющими
государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории
Российской Федерации», Уставом муниципального образования город Тула,
муниципальными правовыми актами муниципального образования город Тула,
Положением о комитете записи актов гражданского состояния администрации
города Тулы, правилами внутреннего трудового распорядка, инструкцией по
делопроизводству в администрации города Тулы.
1.5. Главный специалист отдела ЗАГС работает под непосредственным
руководством начальника отдела ЗАГС по Центральному району комитета
ЗАГС администрации города Тулы (далее – начальник отдела ЗАГС).
1.6. Главный специалист отдела ЗАГС осуществляет свою деятельность
на основании Положения о комитете записи актов гражданского состояния
администрации города Тулы, и настоящей инструкции.
1.7. В случае временного отсутствия главного специалиста отдела ЗАГС,
в том числе болезни, отпуска, командировки, его обязанности исполняет
начальник отдела ЗАГС.
1.8. Изменения и дополнения в настоящую инструкцию вносятся в
порядке, предусмотренном Инструкцией по разработке и утверждению
должностных инструкций муниципальных служащих и работников,
занимающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной
службы, администрации муниципального образования город Тула.
2. Квалификационные требования
2.1. Муниципальный служащий, замещающий должность главного
специалиста отдела ЗАГС, должен знать законодательные акты РФ, Тульской
области, муниципальные правовые акты муниципального образования город
Тула в сфере муниципальной службы.
2.2. Муниципальный служащий, замещающий должность главного
специалиста отдела ЗАГС, должен иметь высшее профессиональное
образование.
2.3. Муниципальный служащий, замещающий должность главного
специалиста отдела ЗАГС, должен знать:
а) Конституцию Российской Федерации, федеральные законы и законы
Тульской области, указы Президента Российской Федерации и постановления
Правительства Российской Федерации, иные нормативные правовые акты,
регулирующие соответствующие сферы деятельности, применительно к
исполнению своих должностных обязанностей, правам и ответственности, в
том числе:
- Устав (Основной Закон) Тульской области, Устав муниципального
образования город Тула;
- законодательные и иные нормативные правовые акты Российской
Федерации и Тульской области, муниципальные правовые акты,
3
регламентирующие статус, структуру, компетенцию, порядок организации и
деятельности представительных и исполнительно-распорядительных органов
местного самоуправления;
б) положение об органе местного самоуправления, в котором
муниципальный служащий замещает должность муниципальной службы;
в) правила внутреннего трудового распорядка;
г) правила документооборота и работы со служебной информацией,
инструкцию по делопроизводству;
д) требования к служебному поведению;
е) задачи и функции органов местного самоуправления и отраслевого
(функционального) и территориального органа местной администрации;
ж) основы права и экономики;
з) порядок подготовки, согласования и принятия муниципальных
правовых актов;
и) основы информационного, документационного, финансового
обеспечения сфер деятельности органа местного самоуправления и
отраслевого (функционального) и территориального органа местной
администрации;
к) аппаратное и программное обеспечения;
л)
возможности
и
особенности
применения
современных
информационно-коммуникационных
технологий
в
отраслевых
(функциональных) органах администрации муниципального образования
город Тула, включая использование возможностей межведомственного
документооборота;
м) общие вопросы в области обеспечения информационной
безопасности.
2.4. Муниципальный служащий, замещающий должность главного
специалиста отдела ЗАГС, должен иметь навыки:
а) эффективной организации профессиональной деятельности во
взаимосвязи с государственными органами и органами местного
самоуправления Тульской области, государственными гражданскими и
муниципальными служащими Тульской области, организациями, гражданами:
б) ведение деловых переговоров и составление делового письма;
в) владения современными средствами, методами и технологией работы
с информацией и документами;
г) организации личного труда и планирования рабочего времени;
д) владение оргтехникой и средствами коммуникации:
е)
разработки
предложений
для
последующего
принятия
управленческих решений по профилю деятельности;
ж) организации взаимодействия со специалистами органов местного
самоуправления;
з) разработки проектов законов и иных нормативных правовых актов по
направлению деятельности;
и) составления и исполнения перспективных и текущих планов;
4
к) аналитической экспертной работы по профилю деятельности;
л) ведения служебного документооборота, исполнения служебных
документов, подготовки проектов ответов на обращения организаций,
граждан;
м) систематизации и подготовки аналитического, информационного
материала, в том числе для средств массовой информации;
н) коммуникативности и умения строить межличностные отношения;
о) организационно-аналитической работы, подготовки и проведения
мероприятий в соответствующей сфере деятельности, а также навыки работы с
людьми, заключающиеся в умении: планировать профессиональную
деятельность, проявлять активность и инициативу; реализовывать основные
формы работы: служебную переписку, ведение переговоров; рационально
применять имеющиеся профессиональные знания и опыт;
п) работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера;
р) работы с информационно-телекоммуникационными сетями, в том
числе сетью Интернет;
с) работы в операционной системе;
т) управления электронной почтой;
у) работы в текстовом редакторе;
ф) работы с электронными таблицами;
х) использования графических объектов в электронных документах;
ц) работы с базами данных.
3. Обязанности
3.1. Основной задачей главного специалиста отдела ЗАГС является:
- обеспечение полномочий главы администрации города Тулы по
осуществлению
государственных
полномочий
на
государственную
регистрацию актов гражданского состояния;
- обеспечение реализации Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ
«Об актах гражданского состояния» и «Административного регламента
предоставления государственной услуги по государственной регистрации
актов гражданского состояния органами, осуществляющими государственную
регистрацию актов гражданского состояния на территории Российской
Федерации».
3.2. Главный специалист отдела ЗАГС обязан:
- осуществлять государственную регистрацию расторжения брака,
содержащую следующие действия:
а) изучение и проверку документов, предъявленных заявителем
(заявителями), прием заявления;
б) проверку соответствия представленных документов установленным
законодательством требованиям;
5
в) регистрацию заявления в соответствующем журнале (электронной
базе), и назначение даты и времени государственной регистрации расторжения
брака (по взаимному согласию супругов);
г) подготовку и направление извещения о поступившем заявлении и
дате, назначенной для государственной регистрации расторжения брака, в
случаях, установленных законом (по заявлению одного из супругов);
д) осуществление государственной регистрации расторжения брака в
день обращения заявителя (на основании решения суда);
е) проверку документов, представленных заявителями в день
государственной регистрации расторжения брака;
ж) оформление двух экземпляров записи акта о расторжении брака,
ознакомление заявителя (заявителей) с ними, подписание актовой записи
сторонами;
з) оформление свидетельства (свидетельств) о расторжении брака,
ознакомление заявителя (заявителей) с ними;
и) внесение в соответствующий журнал сведений о выдаче заявителю
(заявителям) свидетельства (свидетельств) о расторжении брака;
к) осуществление контроля за проставлением заявителем (заявителями)
подписи в получении документов;
л) проставление штампов о расторжении брака в паспортах заявителей;
м выдачу свидетельства (свидетельств) о расторжении брака заявителю
(заявителям);
н) подготовку и направление извещения о расторжении брака в орган по
месту хранения записи акта о заключении брака для проставления
соответствующей отметки либо проставление отметки в первом экземпляре
записи акта о заключении брака и направлении извещения в орган по месту
хранения второго экземпляра записи акта гражданского состояния;
о) подготовку и направление сообщений о расторжении брака в
территориальный
орган
Росстата
в
случаях,
установленным
законодательством;
- осуществлять дооформление записи акта о расторжении брака,
содержащее следующие действия:
а) изучение и проверку документов, предъявленных заявителем;
б) проверку соответствия представленных документов, установленным
законодательством требованиям;
в) дооформление записи акта о расторжении брака, ознакомление
заявителя, подписание актовой записи сторонами;
г) оформление свидетельства о расторжении брака, ознакомление
заявителя с ним;
д) внесение в соответствующий журнал сведений о выдаче заявителю
свидетельства о расторжении брака;
е) осуществление контроля за проставлением заявителем подписи в
получении документа;
ж) проставление штампа о расторжении брака в паспорте заявителя;
6
з) выдачу свидетельства о расторжении брака;
и) подготовку и направление извещения о внесении изменений в запись
акта о расторжении брака в орган, осуществляющий государственную
регистрацию актов гражданского состояния, по месту хранения второго
экземпляра.
- осуществлять государственную услугу по выдаче повторных, новых
свидетельств по своему направлению деятельности;
- осуществлять регистрацию входящей корреспонденции, поступающей
в адрес начальника отдела ЗАГС и направление документов на рассмотрение
начальнику отдела ЗАГС;
- осуществлять отправку заказных писем, бандеролей через отделения
почтовой связи;
- осуществлять государственную услугу по ведению электронного
документооборота по письменным запросам организаций и граждан по своему
направлению деятельности;
- осуществлять выдачу свидетельств и справок, присланных из других
городов;
- осуществлять государственную услугу по восстановлению записи акта
гражданского состояния по своему направлению деятельности;
- осуществлять государственную услугу по аннулированию записи акта
гражданского состояния по своему направлению деятельности;
-по поручению начальника отдела ЗАГС осуществлять государственную
регистрацию заключения брака:
а) прием документов, удостоверяющих личность заявителей;
б) оформление двух экземпляров записи акта о заключении брака,
ознакомление заявителей с ними, подписание актовой записи сторонами;
в) оформление свидетельства о заключении брака, ознакомление с ним
заявителей;
г) внесение сведений в соответствующий журнал о выдаче заявителям
свидетельства о заключении брака;
д) осуществление контроля за проставлением заявителями подписей в
получении документов;
е) проставление штампов о заключении брака в паспортах заявителей;
ж) выдача свидетельства о заключении брака заявителям;
з) проведение церемонии государственной регистрации заключения
брака в торжественной обстановке.
- осуществлять чествование «Золотых юбиляров» семейной жизни;
- осуществлять разработку сценариев для проведения торжественной
регистрации заключения брака и юбилейных свадеб;
- осуществлять консультирование граждан
и разъяснение им
действующего законодательства по вопросам государственной регистрации
актов гражданского состояния в пределах своей компетенции;
- осуществлять работу и защиту информации в информационной
системе персональных данных отдела ЗАГС:
7
а) формирование и ведение электронной базы данных государственной
регистрации актов гражданского состояния:
б) обработку персональных данных в автоматизированных
информационных системах персональных данных (АИСПД) отдела ЗАГС;
в) обеспечение конфиденциальности своих паролей и ключей доступа к
ресурсам АИСПД;
г) выполнение правил работы со средствами защиты, установленными
на рабочем месте пользователя;
д) обеспечение конфиденциальности имеющейся информации и
персональных данных;
- осуществлять подготовку отчетов по установленным формам по
своему направлению деятельности;
- осуществлять обновление справочно-информационных стендов;
- осуществлять обеспечение полной сохранности вверенных ему
денежных документов (конвертов, марок);
- осуществлять подготовку отчетов об использовании денежных
документов;
- осуществлять формирование книг актовых записей в переплет по
своему направлению деятельности;
- участвовать в планировании работы отдела ЗАГС;
- осуществлять выполнение поручений начальника отдела ЗАГС;
- осуществлять повышение образования с целью поддержания
необходимого для выполнения служебных обязанностей уровня теоретической
подготовки;
- соблюдать ограничения, выполнять обязательства, не нарушать
запреты, установленные Федеральным законом от 02.03.2007 № 25-ФЗ
«О муниципальной службе в Российской Федерации» и другими
федеральными законами;
- уведомлять в письменной форме своего непосредственного начальника
о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей,
которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по
предотвращению подобных конфликтов;
- соблюдать трудовую дисциплину, правила охраны труда и
противопожарной безопасности;
- осуществлять иные обязанности в соответствии с федеральным
законодательством, законодательством Тульской области и иными
нормативно-правовыми актами Российской Федерации, Тульской области и
муниципальными правовыми актами муниципального образования город Тула,
поручениями заместителя главы администрации по социальной политике,
председателя комитета ЗАГС администрации города Тулы, начальника отдела
ЗАГС по Центральному району.
8
4. Права
4.1. Главный специалист отдела ЗАГС имеет право:
- представлять отдел ЗАГС в пределах делегируемых начальником
отдела ЗАГС полномочий;
- запрашивать и получать в установленном порядке информацию и
материалы, необходимые для исполнения должностных обязанностей;
- пользоваться соответствующими печатями и штампами в пределах
своей компетенции;
вносить
предложения
начальнику
отдела
ЗАГС
по
совершенствованию работы отдела ЗАГС;
- присутствовать на совещаниях по вопросам, отнесенным к
компетенции главного специалиста отдела ЗАГС;
- участвовать в учебных мероприятиях и семинарах с целью повышения
квалификации для надлежащего исполнения должностных обязанностей;
- иметь права и гарантии, установленные ст.11, ст.23 Федерального
закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской
Федерации».
5. Ответственность
5.1.Главный специалист отдела ЗАГС несет ответственность за:
- достоверность и своевременность предоставления отчетов о своей
работе;
- сохранность, надлежащее хранение и использование бланков
свидетельств государственной регистрации актов гражданского состояния и
использование штампов и печати, книг актовых записей;
- соблюдение служебной дисциплины, правил внутреннего трудового
распорядка, своевременное и качественное исполнение поручений начальника
отдела ЗАГС;
- достоверность и непредставление сведений о своих доходах, об
имуществе и обязательствах имущественного характера либо представление
заведомо недостоверных или неполных сведений;
- главный специалист отдела ЗАГС несет полную материальную
ответственность за недостачу вверенных ему денежных документов, а также за
ущерб, возникший у комитета ЗАГС в результате возмещения им ущерба
иным лицам, в соответствии с действующим законодательством;
5.2. За соблюдение ограничений, предусмотренных ст.13 Федерального
закона № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;
5.3. За ненадлежащее выполнение основных обязанностей
муниципального служащего, предусмотренных ст.12 Федерального закона
№ 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;
9
5.4. За соблюдение запретов, связанных с муниципальной службой,
предусмотренных ст.14 Федерального закона № 25-ФЗ «О муниципальной
службе в Российской Федерации»;
5.5. За достоверность и своевременность предоставления информаций,
справок по направлению своей деятельности;
5.6. За сохранность конфиденциальной и другой охраняемой
информации, полученной при исполнении должностных обязанностей по
муниципальной службе;
5.7. Главный специалист отдела ЗАГС несет ответственность за
выполнение возложенных на него обязанностей в соответствии с
действующим законодательством и настоящей должностной инструкцией;
5.8. Главный специалист отдела ЗАГС обязан уведомлять главу
администрации города Тулы, органы прокуратуры или другие
государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в
целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.
Разработано:
Председатель комитета ЗАГС
администрации города Тулы
_______________ О.В.Тургенева
(подпись, дата, Ф.И.О.)
Согласовано:
Начальник управления правовой работы
и контроля администрации города Тулы
______________
И.Б.Мохначева
(подпись, дата, Ф.И.О.)
Заместитель главы администрации города
по социальной политике
_______________
(подпись, дата, Ф.И.О.)
О.А.Осташко