Инструкция для помощников руководителей

РАБОТА ПОМОЩНИКА
Введение ....................................................................................................................................2
1. Подготовка проекта резолюции ..........................................................................................2
1.1. Создание проекта резолюции помощником руководителя ........................................2
1.2. Создание проекта подчиненной резолюции ................................................................5
1.3. Сортировка подчиненных поручений по уровню их поступления ...........................7
1.4. Создание проекта резолюции, используя подзадачи. .................................................9
2. Согласование срока исполнения поручения .......................................................................9
3. Контроль исполнения поручений ....................................................................................9
4. Работа с исходящими документами...................................................................................10
4.1. Проверка исходящего документа помощником Руководителя................................10
4.2. Согласование (утверждение) исходящего документа на основании решения
Руководителя........................................................................................................................10
5. Внутреннее согласование документов при помощи маршрута «Согласование». .........11
6. Списание в дело ...................................................................................................................11
Термины ...................................................................................................................................12
Введение
Настоящий документ содержит инструкции пользователей выполняющих роль
помощника руководителя, а также необходимые для работы справочные данные.
Работа помощника руководителя связана с процессом подготовки и утверждения
проекта резолюции (по поручению руководителя), а также с проверкой исходящих
документов, поступивших руководителю на согласование и подпись.
Помощник руководителя постоянно работает в
просматривает папки Входящие и Исходящие руководителя.
состоянии
замещения
и
Далее описаны этапы работы помощника руководителя в рамках данного процесса.
1. Подготовка проекта резолюции
1.1. Создание проекта резолюции помощником руководителя
После регистрации и отправки входящего документа на первичное рассмотрение
задание на вынесение резолюции поступает в папку руководителя На рассмотрение.
Помощник руководителя готовит проект резолюции, открывает задание с темой
«<№ документа> Рассмотреть: <Документ>» и просматривает электронные
документы.
Задание выполнить можно с одним из следующих вариантов:
 Отказать. Документ вернется инициатору. В тексте задания указать причину
отказа (например: документ отправлен Вашему руководителю по ошибке).

В дело. Документ поступит ответственному сотруднику за списание в дело.

На исполнение. В данном случае помощник
резолюции.
руководителя готовит проект
Чтобы создать проект резолюции необходимо:

В области вложений задания открыть шаблон карточки Поручение по РКК
или нажать на гиперссылку Вынести резолюцию.

Заполнить реквизиты в открывшейся карточке Поручения по РКК

Заполнить реквизиты карточки
Сохранить

Если необходимо создать еще одно равнозначное поручение, нажать кнопку
Добавить поручение.

При необходимости распечатать проект резолюции нажать кнопку Печать.

Для отправки резолюции на подпись руководителю в последнем созданном
поручении нажать кнопку На подпись. Задание поступит в папку
руководителю на утверждение.

Закрыть карточку Поручения по РКК, нажав кнопку Выход.

После согласования проекта резолюции руководителем, выполнить задание
с темой «<№ документа> Рассмотреть: <Документ>» с результатом На
исполнение.
Поручения по РКК и нажать кнопку
Реквизиты карточки «Поручения по РКК»
Реквизит
*Содержание поручения
Плановая дата
*Исполнитель
*Ответственный
Плановая дата (исп)
Поручение (исп)
*Автоматизирован (исп)
Телефон (исп)
Автор
Дата поручения
Состояние поручения
Срочность
*На контроле
Контролер
Главное поручение
Описание
Текст поручения. Можно воспользоваться заранее
подготовленными шаблонами поручений (гиперссылка Из
шаблона)
Плановая дата исполнения поручения.
Сотрудник, ответственный за исполнение поручения
Признак того, что исполнитель является ответственным
исполнителем по поручению. Признак «Да» может быть
установлен только у одного из исполнителей. Ответственному
сотруднику поступают задания проконтролировать
соисполнителей по поручению. Если нет ответственного по
поручению, то каждый сотрудник отчитывается перед
контролером.
Плановая дата исполнения поручения. Персональная для
каждого исполнителя. Не заполняется, если все исполнители
должны выполнить свои задания в указанные сроки в
реквизите Плановая дата.
Текст поручения. Персональное для каждого исполнителя. Не
заполняется, если все исполнители должны выполнить
поручение указанное в реквизите Содержание поручения.
Признак, указывающий, автоматизирован или нет исполнитель
по поручению. Поле заполняется автоматически от значения
указанного в поле Исполнитель. Для неавтоматизированных
исполнителей резолюцию необходимо распечатать (секретарь).
Телефон исполнителя. Заполняется автоматически от значения
указанного в поле Исполнитель
Автор выданного поручения. По умолчанию заполняется в
соответствии с установленными в РКК настройками.
Дата поручения. Может заполняться по умолчанию текущей
датой или датой предыдущего поручения, в соответствии с
установленными в РКК настройками
Признак, указывающий на текущую стадию жизненного цикла
резолюции. Меняется автоматически.
Признак, регулирующий сроки выполнения поручения.
Признак необходимости постановки поручения на контроль.
Сотрудник, ответственный за контроль исполнения поручения.
Ссылка на ведущее поручение. Заполняется автоматически при
вынесении подчиненной резолюции. Для первичной резолюции
реквизит пустой. Не доступно для редактирования.
Документ
Полное наименование документа, на который выносится
резолюция. Не доступно для редактирования.
Кнопки карточки «Поручения по РКК»
Реквизит
Сохранить
Отменить
На подпись
Утвердить
Прекратить
Печать
Добавить поручение
Подчиненное поручение
Связанные задачи
Электронные документы
Настройки
Описание
Сохраняет изменения в карточке поручения
Отменяет изменения в карточке поручения
Создает задачу на утверждение проекта резолюции для
руководителя (Используется помощниками руководителя)
Создает задачи для исполнителей, указанных в карточке
поручения. Подписывает резолюцию ЭЦП
Прекращает выданные задачи для исполнителей.
Подписанную резолюцию переводит в состояние «Отменено»
Выводит на экран печатную форму резолюции для дальнейшей
печати средствами редактора
Создает новое поручение текущего уровня
Создает новое, подчиненное текущему, поручение
Выводит список связанных с поручением задач
Выводит список связанных с поручением электронных
документов (резолюция)
Персональные настройки для Поручения по РКК
1.2. Создание проекта подчиненной резолюции
В рамках исполнения поручения может возникнуть необходимость выдать
подчиненные поручения. Это можно сделать следующим образом:
 Открыть задание в папке Входящие

Нажать гиперссылку Вынести резолюцию или открыть карточку Поручения по
РКК.

В карточке Поручения по РКК нажать кнопку Подчин. Поручения

На панели инструментов нажать Добавить новую запись.
Откроется карточка подчиненного поручения, в котором должно быть заполнено
поле Главное поручение.






Необходимо выполнить следующие действия:
Заполнить реквизиты карточки Поручения по РКК (см. п. 1.1)
Нажать кнопку Сохранить.
При необходимости распечатать проект резолюции нажать кнопку Печать.
Для отправки резолюции на подпись руководителю в последнем созданном
поручении нажать кнопку На подпись. Задание поступит в папку руководителю на
утверждение.
Закрыть карточку Поручения по РКК, нажав кнопку Выход.
После согласования проекта резолюции руководителем, выполнить задание с темой
«<№ документа> Рассмотреть: <Документ>» с результатом На исполнение.
1.3. Сортировка подчиненных поручений по уровню их поступления
В рамках исполнения поручения может возникнуть необходимость просмотра и
сортировки подчиненных поручений. Это можно сделать следующим образом:

Открыть карточку входящего документа и нажать кнопку Поручения:

В открывшемся окне «Поручения по РКК» выбрать вид иерархии Без иерархии:

Все поручения выстроятся одним списком. Далее анализируется столбец Дата
поручения:
При нажатии на столбец Дата поручения поручения по документу выстроятся по
возрастанию
или убыванию
даты поручения
1.4. Создание проекта резолюции, используя подзадачи.
В случае, когда руководитель выносит резолюции на документы посредством
подзадач, нужно:
 Открыть задание в папке Входящие.
 Нажать кнопку Создать подзадачу.
 Заполнить поля карточки подзадачи. В поле Маршрут вписать исполнителей.
В поле Срок вписать сроки по резолюции. В текст задачи написать текст
поручения.
 Нажать кнопку Старт.
2. Согласование срока исполнения поручения
При невозможности выполнить поручение в установленные сроки, возникает
необходимость отправить запрос о продлении срока по поручению. Исполнитель
направляет запрос инициатору поручения по типовому маршруту Согласование срока
исполнения. Для выполнения задания такого вида необходимо:

Открыть задание Согласование нового срока исполнения задания.


В области дерева задач ознакомиться с причинами изменения срока поручения.
Подтвердить принятие нового срока, нажав кнопку Выполнить с результатом
Принять срок.
Если вы согласны с возможностью изменения срока, но хотите
увеличить/уменьшить срок, который предложил исполнитель, нажать кнопку
Выполнить с результатом Изменить срок. Появится окно, которое попросит
ввести новую дату исполнения поручения.


Если изменение срока неприемлемо, завершить
Выполнить с результатом Отказать.
задание, нажать
кнопку
3. Контроль исполнения поручений
Поступление в папку Контроль с темой «Контроль: <Исполнитель> <Текст
поручения>» означает, что Вы являетесь контролером после выполнения заданий
исполнителями. Для осуществления контроля необходимо:
 Открыть задание «Контроль: <Исполнитель> <Текст поручения>».

Ознакомиться с прикрепленными документами (отчетом) о проделанной работе из
дерева задач или из карточки Поручения по РКК на вкладке Контроль.

Подтвердить корректность выполнения поручения, нажать кнопку Выполнить с
результатом Принять.
 При необходимости отправить задание на доработку. Для этого нажать кнопку
Выполнить с результатом На доработку, предварительно указав причину
возврата. Задания вернутся исполнителям.
4. Работа с исходящими документами
4.1. Проверка исходящего документа помощником Руководителя
В папку Входящие поступило задание с темой «На проверку:<Документ>». Чтобы
осуществить проверку необходимо:
 Открыть задание и ознакомиться с документом.

Если Вы согласны с документом, выполнить задание с результатом Проверено

Если Вы не согласны с документом, выполнить задание с результатом На
доработку.
4.2. Согласование (утверждение) исходящего документа на основании решения
Руководителя
В папке Входящие открыть задание «На согласование: <Документ>» («На
подпись: <Документ>»), распечатать документ и приложения, передать на подпись
руководителю.
 Если руководитель не согласовал документ, то в тексте задания или в документе (в
режиме рецензирования) указать причину отказа в согласовании и выполнить
задание с результатом На доработку. Документ вернется инициатору на
доработку.

Если руководитель подписал документ, подписать документ согласующей
(утверждающей) подписью от имени руководителя и выполнить задание с
результатом Согласовано.
Для подписи документа согласующей
контекстное меню выбрать Подписать.
подписью
по
документу
вызвать

Если поступило задание «На согласование: <Документ>», то флаг
Утверждающая подпись должен быть снят. Флаг От лица замещаемого
пользователя должен стоять, а в реквизите Пользователь должна быть фамилия
руководителя.

Если поступило задание «На подпись: <Документ>», то флаг Утверждающая
подпись должен стоять. Флаг От лица замещаемого пользователя должен
присутствовать, а в реквизите Пользователь должна быть фамилия руководителя.
5. Внутреннее согласование документов при помощи маршрута «Согласование».
Этот типовой маршрут используется, когда необходимо согласовать произвольный
документ без отправки как исходящее письмо. Можно указать три последовательных
этапа согласования, на каждом из которых может быть несколько параллельных
согласующих. Можно выполнить задание с результатом Согласовать либо На
доработку. После этапов согласования документ поступает на этап Подписант на
утверждение. Этот этап является не обязательным. После успешного согласования
указанными пользователями приходит оповещающее задание инициатору.
6. Списание в дело
После завершения всех работ по первичной резолюции руководителю (автору
резолюции) поступает задание «<№ документа> -Списать в дело». В рамках задания
руководитель должен принять решение о дальнейшей судьбе документа и может
поступить следующим образом:
 Если необходимо продолжить работы по документу, то в области вложений задач
открыть поручение по РКК и нажать кнопку Добавить поручение (п. 1.1).
Выполнить задание с результатом Выдано поручение.
 Если не планируется продолжать работу с документом, то выполнить задание с
результатом В дело.
Термины
СИСТЕМА DIRECTUM – корпоративная система электронного
документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение
эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их
совместной деятельности.
РЕГИСТРАЦИОННО – КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА (РКК) – карточка на
отдельный регистрируемый документ, которая содержит всю первичную
информацию о документе и о его состоянии.
ЗАДАЧА – некоторый объем работ, который нужно выполнить, ее
формирует инициатор.
ЗАДАНИЕ – работа в пределах задачи, которую нужно выполнить одному из
исполнителей задачи.
ВЛОЖЕНИЕ – ссылка на объект системы или запись справочника,
прикрепленная к задаче или заданию.
ЗАПИСЬ – строка списка, содержащая всю информацию об одном объекте
определенной области (например, в телефонном справочнике данные об одном
абоненте - это запись).
КАРТОЧКА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА – форма (характеристика
документа), содержащая набор полей, описывающих документ (наименование,
автор, тип документа, дата создания), которые могут быть использованы для
поиска и группировки электронных документов. В карточке также можно
назначать и изменять права доступа на документ.
КОМПОНЕНТА – объект системы с характерным интерфейсом, набором
данных и выполняемых функций, предназначенный для работы со
структурированной информацией.
МАРШРУТ – последовательность выполнения исполнителями заданий в
рамках задачи, задаваемая инициатором.
ОБЪЕКТ СИСТЕМЫ DIRECTUM – информационная единица системы
DIRECTUM: электронный документ, папка, задача, задание, компонента.
ПАПКА – структурная единица, позволяющая объединить ссылки на
электронные документы/задачи/задания/компоненты и другие объекты системы.
Сама папка также может входить в содержимое какой-либо папки.
ПОЛЕ – колонка списка, содержащая информацию определенной категории
(например, поля: фамилия, телефон, адрес).
СПРАВОЧНИК
–
хранилище
условно-постоянной
информации
определенной тематики, объединенной в одном месте системы.
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ – любая текстовая, звуковая, графическая и
другая электронная информация, хранимая в исходном формате того приложения,
в котором она была создана.